Comment ouvrir une pharmacie

Engagez un comptable. Avoir un bon comptable est indispensable pour toute petite entreprise. Un autre défi auquel vous serez confronté sera de rassembler les fonds nécessaires au démarrage de votre pharmacie et de gérer vos finances. Alors, embauchez quelqu'un qui a de l'expérience en comptabilité pour vous faciliter la tâche. Un comptable vous aidera non seulement à payer vos impôts et à équilibrer vos finances, mais il vous donnera aussi des conseils financiers sur les décisions stratégiques des milieux d'affaires. Par conséquent, vous devriez embaucher quelqu'un de confiance. Au moment de recruter un comptable, vous devriez prendre en considération un certain nombre de points ^[3] .

• Habituellement, la meilleure façon de trouver un comptable fiable est de demander autour de vous. Rapprochez-vous d'autres propriétaires de pharmacie et essayez de connaitre leurs comptables et de savoir s'ils sont satisfaits de leur travail. Renseignez-vous aussi auprès de la chambre de commerce et d'industrie de votre ville pour savoir si elle organise des activités sociales à l'intention des propriétaires de petites entreprises où vous pourrez interagir avec des comptables potentiels.
• Prenez rendez-vous avec des comptables potentiels. La plupart d'entre eux accepteront gracieusement de vous rencontrer. Après avoir dressé une liste de candidats, rencontrez-les et discutez avec eux de leur expérience et de leurs qualifications pour déterminer s'ils conviendraient à votre entreprise.
• Découvrez si certains des candidats ont de l'expérience dans le domaine médical et dans une petite entreprise. Les petites entreprises et les pharmacies ont des besoins bien particuliers et vous devriez choisir une personne ayant travaillé dans ce type d'entreprise ou dans le domaine médical et qui a une meilleure connaissance de ces secteurs.

Élaborez un plan d'affaires. Avant d'obtenir un financement ou de chercher des investisseurs, élaborez un plan d'entreprise. Vous devrez ensuite le présenter aux investisseurs éventuels afin de mobiliser des capitaux. Avec l'aide de votre comptable et d'autres conseillers juridiques ou financiers, élaborez un plan qui traite de tous les aspects de votre entreprise concernant son démarrage et sa croissance. Un bon plan d'affaires devrait comprendre au moins les éléments suivants ^{[4] [5]} .

• Une section décrivant les services qui seront offerts. Y a-t-il quelque chose qui vous démarque d'autres pharmacies ? Allez-vous exploiter une niche en particulier ? Les investisseurs voudront voir cette description afin de déterminer si votre pharmacie offrira le type de service pour que cela soit profitable.
• Une projection de la rentabilité de votre pharmacie. Quels sont vos bénéfices annuels prévus ? Combien de temps vous faudra-t-il pour commencer à réaliser un profit ? Que deviendra votre pharmacie dans les prochaines années ? Il est important d'effectuer des calculs à long terme pour montrer aux investisseurs qu'ils réaliseront des profits s'ils vous fournissent les capitaux nécessaires.
• Une analyse détaillée de vos couts. Quel est le montant exact du capital dont vous aurez besoin pour ouvrir la pharmacie ? Il s'agit des couts de loyer, des frais juridiques, des couts publicitaires, des frais de rénovations ainsi que des couts de démarrage de votre entreprise. Cela inclut également les frais associés aux opérations courantes de l'entreprise. Il faut habituellement plusieurs semaines pour que les pharmacies obtiennent de l'argent des compagnies d'assurance pour les médicaments qu'elles vendent. Par conséquent, vous aurez besoin d'une aide financière pour couvrir vos dépenses jusqu'à ce que vous perceviez ces ressources.
• De combien de fonds disposez-vous déjà ? Habituellement, les investisseurs et les banques voudront s'assurer que vous avez injecté vous-même des fonds dans l'entreprise. Essayez de vous renseigner sur les conditions qui s'appliquent dans votre pays.

Demandez un prêt à la banque. Les emprunts bancaires peuvent couvrir vos dépenses sur une période allant de quelques mois à quelques années, selon le type de prêt. Présentez votre plan d'affaires à une banque pour faire une demande de prêt. Concevoir un plan d'affaire solide prouvera à la banque que votre projet sera un investissement sûr et augmentera vos chances de recevoir un prêt. N'oubliez pas non plus que l'on vous posera probablement beaucoup de questions sur votre entreprise, mais aussi sur votre plan d'affaires. Alors, soyez prêt à expliquer de façon détaillée votre projet et à présenter votre plan de financement ^[6] .

Trouvez des investisseurs privés. En plus des crédits bancaires, trouvez des investisseurs particuliers afin de couvrir les couts de démarrage et d'exploitation de votre entreprise. Demandez de l'aide à vos amis, à votre famille ou même à d'autres chefs d'entreprise qui souhaitent diversifier leurs séries de projets. Présentez-leur votre plan d'entreprise pour leur démontrer que votre pharmacie leur apportera des bénéfices tangibles.

• L'accord avec ces investisseurs devrait définir exactement le type de partenariat entre eux et vous. Ne feront-ils que vous accorder un prêt qui sera remboursé avec intérêts ou bien achèteront-ils des actions de votre entreprise ? Pour éviter tout problème, précisez clairement quel type de partenariat vous allez entretenir au cas où ils vous fourniraient les fonds nécessaires. Il sera utile de rédiger un contrat et de le faire authentifier par un notaire pour rendre l'accord officiel et juridiquement contraignant.

Assurez votre entreprise et votre activité. Comme pour toute autre entreprise, vous devrez souscrire une assurance pour votre pharmacie afin de prévenir les pertes financières. Certaines couvertures comme l'assurance contre le vol et l'incendie sont la norme pour les petites entreprises. D'autres couvertures telles que l'assurance responsabilité civile professionnelle sont un peu différentes. N'oubliez pas de discuter avec votre comptable, un agent d'assurances et un avocat pour savoir quelle assurance vous devrez souscrire pour votre pharmacie.

Rédigez un manuel à l'intention des employés. Gérer une petite entreprise peut réserver bien des surprises. Par conséquent, il est très important de mettre en place des procédures pour permettre à vos salariés de répondre de façon adéquate à diverses situations qu'ils pourraient vivre. Demandez à tous les nouveaux employés de lire le manuel dans le cadre de leur formation pour vous assurer qu'ils se familiarisent avec les politiques et les procédures de votre pharmacie.

• Créez une politique en matière de service à la clientèle. La satisfaction de vos clients devrait être votre priorité lorsque vous lancez une petite entreprise. Alors, assurez-vous que tous vos employés sont amicaux et serviables.
• Décrivez également les attitudes à éviter sur le lieu de travail. Précisez clairement les comportements qui constitueront un motif d'avertissement et de congédiement. De cette façon, si vous devez congédier un employé, vous pouvez dire à l'intéressé que les motifs de son licenciement sont énumérés clairement dans le document.

Menez une enquête de préembauche. Peu importe le nombre de tâches que vous pouvez gérer à la fois, vous aurez besoin d'une excellente équipe dans votre entreprise pour réussir. Soyez prudent quand vous embauchez tous vos employés, des pharmaciens aux caissiers. Procédez à la vérification de leurs antécédents, interviewez-les et soyez sûr qu'ils sont tous à la hauteur de la mission. Un seul mauvais employé pourrait donner une mauvaise réputation à votre entreprise et cela pourrait affecter vos affaires ^[7] .

Engagez un pharmacien. Tout propriétaire d'une officine doit engager un pharmacien titulaire du diplôme d’État de docteur en pharmacie. Si vous envisagez d'ouvrir une pharmacie et avez suivi des études pharmaceutiques, vous pouvez assumer la fonction de pharmacien. Il convient toutefois de préciser que vous devez avoir effectué un stage de fin d'études de 6 mois ou pouvoir justifier d'une expérience professionnelle d'au moins 6 mois. Même en pareil cas, vous devrez avoir quelques pharmaciens réservistes que vous pouvez appeler si vous tombez malade ou avez besoin d'un jour de congé. En tant que chef d'entreprise, vous devriez également vous concentrer sur la réussite de votre pharmacie. Parfois, cela voudra dire que vous devez prendre du recul par rapport à vos fonctions de pharmacien et gérer l'entreprise dans son ensemble.

Embauchez des techniciens pharmaceutiques. Ces derniers aident les pharmaciens à compter les médicaments, à rédiger les ordonnances et à faire des appels téléphoniques. Ce poste nécessite généralement des diplômes de niveau Bac + 2 à Bac + 4, mais certains pharmaciens préfèrent recruter des étudiants pour ces tâches, car ils ont une assez bonne connaissance du système de gestion des médicaments et des pharmacies. Si vous cherchez de bons techniciens, placez des annonces de recrutement dans les écoles de pharmacie voisines. Généralement, il est nécessaire d'avoir deux techniciens qui doivent être de service en tout temps, mais vous pouvez recruter plus si vous avez une forte clientèle.

Embauchez des caissiers. Généralement, les établissements pharmaceutiques disposent d'un espace réservé au stockage des médicaments et d'une section destinée à la vente de produits cosmétiques et ménagers. Dans ce cas, vous devriez avoir deux caissiers, un pour chaque espace. De cette façon, vous n'aurez pas de longues files d'attente et vous n'aurez pas à vous soucier du bon fonctionnement de l'entreprise.

Engagez des magasiniers. Ces employés vont s'assurer de la propriété des étagères, de l'approvisionnement des rayons, ainsi que la propreté de l'officine. Leur travail est très important, car si votre pharmacie est en grand désordre, cela fera fuir les clients. Le nombre de magasiniers que vous embaucherez dépend de la taille de votre entreprise : si vous avez une petite officine, engagez un seul employé qui sera disponible en tout temps, mais si vous avez une grande pharmacie, vous aurez probablement besoin de plus de personnes.

Recrutez des gestionnaires. Si votre pharmacie est assez petite, vous pouvez superviser vous-même les espaces réservés au stockage des médicaments et aux produits cosmétiques. Cependant, si votre pharmacie est plus grande, vous devriez confier certaines tâches à des gestionnaires. Ceux-ci seront chargés de la supervision des employés et des activités dans un secteur donné. Ils s'occuperont également de certaines tâches telles que les assurances, la facturation, la comptabilité et d'autres tâches administratives. Si vous avez une grande pharmacie, vous pourriez devoir engager deux gestionnaires, un pour superviser l'officine et un autre pour superviser la section de vente de produits de beauté. De cette façon, ils peuvent vous tenir au courant de tout ce qui se passe dans toute la pharmacie.

Embauchez un personnel de sécurité si nécessaire. Malheureusement, les pharmacies deviennent de plus en plus une cible prisée par les voleurs et les agresseurs. Pour cette raison, il peut être préférable d'avoir un agent de sécurité en service pour prévenir les vols à main armée et assurer la sécurité de la pharmacie.

Achetez tout l'équipement nécessaire. Vous aurez besoin à tout le moins des éléments suivants pour réussir une ouverture officielle. Cette liste n'est qu'une suggestion et vous pourriez découvrir que vous aurez besoin d'autres éléments pour préparer votre entreprise ^[8]  :

• des ordinateurs et tous les logiciels nécessaires,
• des caisses enregistreuses,
• des téléphones et des lignes téléphoniques,
• des chaises de bonne qualité pour un usage dans les salles d'attente. Elles devraient comporter des accoudoirs pour que les patients handicapés ou âgés puissent se lever facilement,
• les stocks de produits pharmaceutiques et cosmétiques, les produits d'entretien, les compléments alimentaires et tout ce que vous souhaitez vendre,
• les flacons et bouteilles de pilules.

Organisez efficacement les espaces de la pharmacie. L'agencement et de l'aménagement de la pharmacie sont importants pour donner envie aux clients de faire leurs achats chez vous. Un mauvais aménagement des locaux fera fuir les clients, ce qui pourrait affecter ou ruiner l'image de votre entreprise. Veuillez tenir compte des orientations suivantes ^[9] .

• Installez une caisse enregistreuse à la porte d'entrée pour que les clients puissent payer et sortir en temps opportun.
• Toutes les activités liées à la pharmacie devraient se faire derrière le comptoir à l'arrière du magasin. Ainsi, le personnel sera en mesure de travailler efficacement. Cette mesure est également importante pour des raisons de sécurité.
• Assurez-vous que les couloirs soient assez larges pour faciliter le passage des personnes handicapées et en fauteuil roulant.
• Prévoyez une salle de consultation. Votre pharmacie doit disposer d'un espace privé où pharmaciens et techniciens peuvent conseiller les patients. Idéalement, il doit se trouver à l'arrière de l'officine afin que le pharmacien n'ait pas à s'éloigner de son poste pour conseiller un patient.
• Organisez les couloirs par produits et accrochez de petites pancartes pour indiquer les produits qui s'y trouvent. Ainsi, les clients pourront retrouver plus rapidement ce dont ils ont besoin et repartiront avec un sentiment de satisfaction.

Mettez en place un système de sécurité. Toutes les entreprises doivent être équipées d'un système de sécurité pour protéger leurs employés, mais aussi leurs investissements financiers. Installez des caméras de surveillance, des alarmes, des grilles pour les fenêtres et un coffre-fort pour déjouer le plan des voleurs.

Obtenez tous les permis, licences et autorisations nécessaires. Les licences que vous devriez détenir varient en fonction de votre pays de résidence. Par conséquent, vous devriez consulter les autorités compétentes dans votre pays pour vous assurer que vous remplissez toutes les conditions requises. Vous pouvez également consulter un avocat spécialisé en droit des pharmacies pour vous simplifier les formalités ^[10] .

• Par exemple en France, vous devriez être soumis à la délivrance d'une licence par décision du directeur général de l'agence régionale de santé (ARS). Dans un premier temps, vous devrez faire la demande auprès de cette agence qui transmettra votre dossier pour avis au préfet, aux syndicats représentatifs des pharmaciens titulaires d'officine et au Conseil régional de l'ordre des pharmaciens.
• En outre, si vous envisagez d'exploiter une pharmacie vous devez en faire la déclaration auprès du conseil régional de l'ordre des pharmaciens. Vous devez également décider du statut juridique pour votre entreprise, par exemple en optant pour une société à responsabilité limitée (SARL), une société en nom collectif (SNC), une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), etc. Cliquez sur ce lien pour plus de détails.

Organisez une préinauguration. Toute nouvelle entreprise devra faire face à de petits problèmes qui doivent être réglés et votre pharmacie ne fera pas exception à la règle. Par conséquent, il est judicieux de prévoir un peu de temps avant l'ouverture officielle pour régler ces problèmes.

• Si vous avez un grand nombre de clients à la cérémonie d'inauguration et que vous rencontrez des problèmes, votre personnel et vous pouvez rapidement être débordés. Si le service en pâtit, votre entreprise peut finir par avoir une mauvaise réputation dès le départ.
• Pour éviter tout problème majeur, ouvrez vos portes un ou deux mois avant l'ouverture officielle de votre entreprise. Cela vous aidera à tout peaufiner avec seulement quelques clients. De cette façon, vous pouvez garantir que tout se déroulera sans heurt à l'inauguration.

Essayez de promouvoir votre pharmacie avant l'inauguration officielle. Assurez-vous que tous les membres de la communauté soient au courant de l'inauguration de votre pharmacie. Il y a plusieurs façons de faire connaitre votre entreprise avant son ouverture officielle.

• Accrochez devant votre entreprise une grande banderole ou il est écrit Bientôt ouvert pour que les piétons et les conducteurs sachent qu'une pharmacie va bientôt ouvrir ses portes.
• Distribuez des dépliants par la poste ou remettez-les en main propre. Décrivez votre entreprise ainsi que les services que vous offrirez. Il serait également judicieux de préciser que vous proposez des rabais à l'occasion de l'inauguration de la pharmacie afin d'attirer les clients.
• Utilisez les réseaux sociaux. Créez un compte sur un réseau social pour votre entreprise. Partagez-le sur votre compte personnel et demandez à vos proches et votre personnel à en faire autant. Si assez de gens le partagent, cela pourrait vous rapporter pas mal de visibilité.

Organisez une grande manifestation. Une fois que votre pharmacie est bien installée et que vous aurez résolu tous les problèmes éventuels, annoncez l'inauguration officielle de votre société à la communauté locale. Contactez les agences de presse locales pour savoir si elles couvriront l'évènement. Déterminez également si le maire ou une autre autorité de votre localité pourrait participer à la cérémonie d'inauguration. En fait, cela va susciter l'intérêt de la presse et de beaucoup de gens. Avec une cérémonie en grande pompe, vous pouvez être sûr que toute la communauté sera au courant de l'ouverture de votre entreprise pharmaceutique.

Joignez-vous aux organismes locaux. Les pharmaciens et les autres propriétaires de petites entreprises jouent souvent un rôle actif dans leurs communautés locales. Cela les aide à se faire connaitre, à révéler leurs entreprises au public et accroitre leurs profits. Essayez de savoir si des évènements seront organisés dans les écoles, les parcs, les établissements religieux et les associations civiles de votre région. Restez actif dans votre communauté pour faire connaitre votre entreprise.