Comment présenter une motion en conseil d'administration

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Le principe primordial de toute réunion de conseil d'administration est que la réunion doit être une discussion effective qui suit une bonne procédure du début jusqu'à la fin. Si vous souhaitez faire une proposition d'une action lors d'une telle réunion, vous devrez respecter ces lignes directrices pour faire entendre votre voix et pour que votre proposition soit prise au sérieux, quelle que soit sa qualité. Cette proposition d'action s'appelle « faire une motion ». Il existe une méthode formelle pour faire une motion.

Partie 1

Partie 1 sur 3:
Connaitre les exigences de l'organisation

1
Connaissez les règles. Toutes les organisations n'utilisent pas exactement les mêmes procédures ou le même niveau de formalité. Si votre organisation dispose d'une documentation écrite sur sa méthode préférée pour faire une motion, lisez-la attentivement.
2
Apprenez par des exemples. Observez comment les autres membres de votre organisation font des motions pendant les réunions.

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Partie 2

Partie 2 sur 3:
Planifier la motion

1
Votre motion doit être spécifique, unique et concise. Incluez tous les détails pertinents et évitez d'inclure les détails non pertinents. Soyez sans ambigüité et laissez autant que possible un peu de place à l'interprétation.
2
Préparez-vous. Ce n'est pas tout le monde qui peut faire une motion exactement comme il ou elle le pense réellement et il n'y a rien de mal en cela. Si nécessaire, élaborez votre motion par écrit au préalable et préparez-vous soigneusement pour sa présentation.
3
Considérez la présentation. Les convictions personnelles comptent beaucoup dans des situations comme celles-ci et la présentation efficace d'une idée peut faire toute la différence dans la façon dont cette idée est perçue et comprise.
4
Commencez votre motion avec « je motionne… ». Vous pouvez essayer de dire « je motionne de... » ou « je motionne que… ». C'est l'équivalent de « je propose ».

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Partie 3

Partie 3 sur 3:
Faire la motion

Tel qu'indiqué dans les règles de Robert sur l'ordre du jour.

1
Obtenez la parole. Avant de présenter votre motion, il est nécessaire que vous obteniez la parole de la personne qui préside la réunion. Si vous présentez votre motion sans considérer cette étape, il est probable que vous ne soyez pas pris au sérieux.
- Attendez que la parole vous soit donnée ou offerte d'une autre façon.
- Saluez la personne qui préside la réunion par son titre, tel que « Président » ou « Modérateur ». Saluez aussi les autres participants en utilisant « Monsieur » pour les hommes et « Madame » pour les femmes (mariées ou non mariées).
2
Faites votre motion. C'est le moment de la vérité, mais, si vous avez planifié ou pratiqué votre présentation (ou avez pris votre café de l'après-midi), ce sera très facile pour vous.
- N'oubliez pas de commencer par « je propose... »
- Adressez votre motion à l'assemblée tout entière, pas seulement au président.
- Ne présentez pas plus d'une motion à la fois.
3
Attendez que votre motion soit soutenue. Avec quelques exceptions, toute motion doit être soutenue par un autre membre du Conseil. Ceci dans le but de veiller à ce que la Commission ne passe pas du temps à évaluer une proposition importante en faveur d'un seul membre. C'est pourquoi une bonne présentation est efficace et cruciale.
- Dans un cadre formel, pour appuyer une motion, une personne peut dire « j'appuie ou soutiens cette motion » ou même simplement « je soutiens ».
- Dans certains cas, par exemple lorsqu'un consensus est apparent, le président peut choisir de sauter cette étape et passer à la prochaine.
4
Permettez que le président puisse énoncer la question. Une fois la motion appuyée, le président va la confirmer. C'est ce qu'on appelle « énoncer la question ».
- Jusqu'à ce que le président énonce la question, votre motion n'est pas formellement considérée par le Conseil.
5
Participez au débat. Une fois que le président énonce la question, le Conseil peut en débattre. En règle générale, un seul membre à la fois peut discuter de la question et il ne peut parler deux fois que s'il n'y a pas un autre membre « qui ait encore parlé » et qui souhaiterait parler.
- Vous pouvez participer au débat.
- D'autres membres peuvent faire des motions secondaires pour amender la motion principale.
6
Votez. Une fois le débat clôturé, le président demandera « qui vote en faveur de la motion » et comptera les votes affirmatifs.
- Le président ne demandera les votes négatifs que si les votes affirmatifs ne sont pas majoritaires.
7
Autorisez le président à déclarer le résultat du vote. Le président annoncera le résultat, invitera l'agent ou le membre concerné à prendre des mesures et présentera le prochain point inscrit à l'ordre du jour.

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