Comment rédiger un plan de gestion de changement

Il existe deux types de plans de gestion de changement. L'un aborde l'impact des modifications apportées à une organisation et facilite la transition. La seconde aide à suivre les changements apportés à un projet unique, permettant ainsi de créer un compte rendu clair des modifications apportées à des produits ou à la portée du projet en question. Ces plans visent à communiquer ce qui doit être fait de façon claire et précise.

Méthode 1

Méthode 1 sur 2:
Rédiger un plan pour gérer des changements organisationnels

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Montrez les raisons des changements à effectuer. Listez les facteurs qui ont conduit à la décision d'apporter des changements, comme les défauts de performance, la nouvelle technologie ou un changement dans la mission de l'organisation.
- Une approche consiste à décrire la situation actuelle de l'entreprise et la situation future que ce plan vise à créer ^{[1]
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  Source de recherche}.
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Définissez la nature et la portée des modifications. Décrivez brièvement la nature escomptée du projet. Déterminez si cela affectera les postes, les modifications du processus, les changements de politique ou la structure de l'organisation. Listez les départements, les groupes de travail, les systèmes ou tout autre composant qui pourraient subir un ajustement ^{[2]
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Source de recherche}.
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Décrivez l'appui des intervenants. Listez toutes les parties prenantes concernées par le plan, par exemple, la direction générale, le chef de mission, le promoteur, les consommateurs ou les employés affectés par le changement. Pour chacune de ces parties, précisez si l'intervenant soutiendra les changements à effectuer.
- Pensez à dresser un tableau qui puisse expliquer clairement et succinctement cette information. Pour chaque partie concernée, évaluez le niveau de priorité (élevée, moyenne ou faible) des données suivantes : sensibilisation, niveau de soutien, influence ^{[3]
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  Source de recherche}.
- Si possible, menez des entrevues individuelles afin d'évaluer l'appui des intervenants.
4
Mettez en place une équipe. Cette équipe sera chargée de communiquer avec toutes les parties prenantes, d'écouter les diverses préoccupations et de veiller à ce que l'opération se déroule dans les meilleures conditions possible. Choisissez des gens qui sont très crédibles dans l'entreprise et qui possèdent de bonnes compétences en communication ^{[4]
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Source de recherche}.
- Vous devriez faire appel à un promoteur parmi les cadres supérieurs ^{[5]
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  Source de recherche}. Insistez sur le fait qu'il s'agira d'un travail actif pour favoriser les changements et pas seulement pour approuver le plan.
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Élaborez une approche avec la direction. Recevoir tout l'appui de l'entreprise est essentiel pour la réussite de l'opération. Permettez à tous les cadres supérieurs de fournir des commentaires sur les changements et de collaborer entre eux pour jouer un rôle actif dans ce projet ^{[6]
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Source de recherche}.
6
Établissez un plan pour chaque acteur. Pour chaque intervenant, y compris ceux qui soutiennent le projet, évaluez les risques et les problèmes impliqués. Confiez à l'équipe mise en place la tâche consistant à aborder ces préoccupations.
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Créez un plan de communication. La communication est l'élément clé de ce processus. Communiquez fréquemment avec toute les parties concernées. Renforcez les raisons qui sous-tendent les changements à opérer, ainsi que les avantages qui en découleront.
- Les acteurs devraient recevoir une communication personnelle et bidirectionnelle. Les réunions face à face sont essentielles ^{[7]
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  Source de recherche}.
- La communication doit provenir d'un promoteur de la direction principale, du supérieur hiérarchique direct de chaque employé et de n'importe quel autre porte-parole en qui les acteurs ont confiance ^{[8]
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  Source de recherche}. Toutes les communications doivent faire passer un message cohérent.
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Prêtez attention à toute résistance. Il y a toujours des résistances aux changements. Cela se produit à l'échelon individuel et par conséquent, vous devez communiquer personnellement avec les parties prenantes pour découvrir la cause de ces résistances. Soyez attentif aux doléances afin que l'équipe de gestion puisse y remédier. Ces préoccupations comprennent généralement les points suivants ^{[9]
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Source de recherche}.
- Aucune motivation ou aucun sentiment d'urgence.
- Aucune compréhension de la situation globale ou des raisons de la nécessité des changements.
- Un manque de participation dans le processus.
- Une incertitude concernant la stabilité de l'emploi, les futurs rôles ou les exigences et les compétences requises pour des postes futurs.
- Une incapacité de la direction à répondre aux attentes concernant la mise en œuvre du changement ou la communication.
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Franchissez les obstacles. Vous devez donner suite aux revendications en renforçant la communication ou en changeant de stratégie. D'autres revendications peuvent nécessiter des approches complémentaires, que vous pouvez inclure dans votre plan ou confier à l'équipe de gestion. Examinez laquelle de ces options convient le mieux à votre organisation.
- Pour toute modification dans les postes ou dans le processus, fixez-vous comme priorité absolue la formation des employés ^{[10]
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  Source de recherche}.
- Si vous planifiez une période de transition aussi harmonieuse que possible, organisez des réunions ou augmentez les avantages des employés ^{[11]
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  Source de recherche}.
- Si les intervenants ne sont pas motivés, offrez-leur des incitations ^{[12]
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  Source de recherche}.
- S'ils se sentent écartés du projet, organisez une réunion pour recueillir les commentaires et examiner les modifications à apporter au plan.
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Méthode 2

Méthode 2 sur 2:
Suivre les changements apportés au projet

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Définissez les rôles. Listez les rôles qui seront attribués à chacun pour ce projet. Décrivez les responsabilités et les compétences requises pour chaque rôle. À tout le moins, déléguez un chef de mission pour mettre en œuvre les modifications au quotidien ainsi qu'un promoteur pour suivre l'ensemble des progrès accomplis et prendre d'importantes décisions.
- Pour de vastes projets dans une grande société, vous pourriez devoir répartir les rôles entre plusieurs personnes possédant des connaissances spécialisées.
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Mettez en place une commission de contrôle. Les projets informatiques comportent généralement une commission de contrôle des changements, composée de représentants de chaque groupe des parties concernés. Cette commission sera chargée d'approuver les demandes au lieu du chef de la mission et de communiquer les décisions aux parties prenantes. Cette approche convient très bien aux projets avec un certain nombre d'acteurs concernés et qui peuvent nécessiter une réévaluation fréquente des objectifs fondamentaux.
3
Créez un processus pour appliquer les demandes. Une fois qu'un membre de l'équipe identifie un progrès, comment faire passer les choses de l'idée à la réalité ? Décrivez ce processus ici, comme convenu par l'équipe. Voici à quoi cela pourrait ressembler ^{[13]
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Source de recherche}.
- Les membres de l'équipe doivent remplir un formulaire de demande et l'envoyer au responsable de projet.
- Le chef de mission doit saisir les renseignements du formulaire dans le journal de demandes et met à jour ce journal au fur et à mesure que les requêtes sont prises en considération ou rejetées.
- Le gestionnaire demande aux membres de l'équipe d'écrire un plan plus précis et d'estimer les efforts nécessaires.
- Le chef de mission transmet le plan au promoteur en vue de son adoption éventuelle.
- Les modifications ont été apportées. Les parties concernées sont fréquemment informées des progrès.
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Créez un formulaire de demande. Les données suivantes doivent figurer dans le formulaire et doivent être saisies dans le journal des modifications ^{[14]
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Source de recherche}.
- La date de la demande de modification.
- Le nombre de requêtes attribuées par le gestionnaire de projet.
- Le titre et la description.
- Le nom, courriel et numéro de téléphone de la personne qui remplit le formulaire.
- La priorité accordée à chaque requête (élevée, moyenne ou faible). Pour des changements urgents, vous pourriez devoir exiger des délais précis.
- Le numéro de produit et de version (pour les projets informatiques)
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Ajoutez des informations supplémentaires. Le journal de modifications doit également permettre d'assurer le suivi des décisions prises et de contrôler de près leur mise en application. Outre les informations issues des formulaires de demande, vous devrez réserver un espace pour ^{[15]
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Source de recherche} :
- l'approbation ou le rejet des demandes,
- la signature de la personne qui approuvera ou rejettera les demandes,
- le délai de mise en œuvre des changements,
- les dates auxquelles les modifications prendront fin.
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Assurez le suivi des décisions importantes. En plus du journal des modifications, le projet pourrait bénéficier d'un compte rendu des décisions importantes. Ce relevé peut vous faciliter la tâche à long terme ou aider à suivre plus facilement les projets dont certains changements sont intervenus au niveau de la direction. Ce dossier peut également servir de guide de communication aux clients ou aux instances dirigeantes. Pour chaque modification apportée dans les délais, la portée ou les exigences du projet, les niveaux de priorité ou la stratégie à adopter, incluez les renseignements suivants ^{[16]
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Source de recherche}.
- L'initiateur du projet.
- La date à laquelle la décision a été prise.
- Une synthèse des raisons qui sous-tendent la décision ainsi que la démarche utilisée pour les atteindre. Veuillez inclure tout document pertinent au processus.
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Conseils

Établissez une relation de confiance et de fidélisation avec les consommateurs et les membres de votre personnel. Les changements effectués dans l'entreprise peuvent mettre mal à l'aise les gens. En communiquant de façon efficace avec vos employés, vous obtiendrez leur soutien.