Comment rédiger une lettre d'introduction

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En général, une lettre d'introduction est communément utilisée dans les relations d'affaires, pour établir le contact avec le destinataire, demander des renseignements ou présenter un nouveau produit ou un service. Vous écrirez souvent une lettre d'introduction à des personnes que vous ne connaissez pas personnellement, ce qui ne vous facilite pas la tâche pour trouver le ton et le style appropriés afin de retenir l'attention du lecteur. Cependant, vous pouvez appliquer quelques astuces qui vous aideront à rédiger une lettre concise, claire et efficace pour toucher le destinataire.

Partie 1

Partie 1 sur 3:
Rédiger l'introduction

1
Adressez votre lettre à une personne précise. Autant que possible, adressez vos lettres d'introduction aux personnes qui seront intéressées de les lire. Si vous écrivez à une entreprise qui recrute ou si vous présentez un rapport général et que vous n'êtes pas sûr de l'identité du destinataire, adressez votre lettre à toutes les personnes concernées ou au responsable du recrutement ou bien mentionnez le titre de la personne concernée.
- Au début de votre lettre, indiquez votre position, votre titre ou rôle et expliquez l'objet de votre demande. Normalement, vous n'avez pas besoin de mentionner votre nom dans la lettre, car il fera partie de votre signature.
2
Présentez clairement l'objet de votre lettre. Dans une lettre d'introduction, il est important d'indiquer, dès les premières phrases, l'objet de votre lettre. Que voulez-vous ? Pourquoi écrivez-vous ? Si votre lettre ne répond pas à ces questions, elle n'incitera pas le destinataire à vous accorder un entretien et il est fort possible qu'elle finisse dans la corbeille.
- Allez droit au but. Par exemple, votre lettre peut commencer de la manière suivante : « J'ai l'honneur de vous écrire dans le but d'avoir des renseignements sur l'offre d'emploi concernant le poste de nouveau contrôleur » ou « Je vous écris pour vous présenter un nouveau produit que notre société a récemment mis sur le marché. » Ces introductions sont des déclarations d'intention très efficaces, qui devraient apparaitre le plus tôt possible dans votre lettre.
3
Adoptez un ton ou un style approprié. En écrivant une lettre d'introduction, il est bon d'adopter un style cohérent et ouvert. Cependant, votre style ne doit pas être froid, tendu ou mécanique, car pour une lettre d'introduction, le ton doit être professionnel et chaleureux. En effet, il est important de maintenir une certaine chaleur humaine, tout en ayant un contenu professionnel.
- Les rédacteurs inexpérimentés commettent une erreur fréquente qui consiste à éviter les expressions usuelles, à tel point que la lettre ressemble plus à un texte traduit qu'à un texte rédigé soigneusement. Vous pouvez employer certaines expressions familières pour donner à votre lettre une connotation chaleureuse tout en gardant le côté professionnel intact. Laissez la lettre vous représenter.
- N'essayez pas de paraitre plus intelligent que vous l'êtes, en employant des termes ronflants, au lieu de ceux que vous utilisez normalement. Il ne s'agit pas d'une thèse de maitrise, mais bien d'une lettre d'introduction. Employez les termes adéquats et soyez concis.
4
Référez-vous à une à relation commune. Dites comment vous avez connu l'offre d'emploi ou la société à laquelle vous vous adressez et évoquez votre relation avec le destinataire. En lisant une lettre d'introduction, l'employeur ou le responsable du recrutement devrait avoir une idée claire sur votre personnalité et les raisons qui vous ont encouragé à présenter votre candidature. De plus, il voudrait également s'assurer que votre profil correspond bien aux exigences du poste. Si vos motifs sont assez puissants, vous finirez par obtenir un entretien qui vous offrira une chance d'être recruté.
- Si vous connaissez quelqu'un qui travaille dans la société ou si vous avez été recommandé pour présenter votre candidature ou bien si vous connaissez une personne qui a déjà bénéficié de l'aide de votre institution pour accomplir ses recherches, il est préférable de le mentionner au début de l'introduction. C'est un bon moyen pour informer ou rafraichir la mémoire de quelqu'un en disant : « C'est Clovis Dardentor qui m'en a parlé ! »
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Partie 2

Partie 2 sur 3:
Rédiger le corps de la lettre

1
Mettez en valeur le lien entre vos compétences et l'offre. Si vous présentez vos qualifications, vos compétences et votre aptitude à remplir la fonction ou mener le projet, il est important d'en parler clairement, en quelques phrases. Expliquez aussi comment votre expérience va de pair avec votre aptitude, qu'il s'agisse d'un nouvel emploi, d'une mutation ou d'un emploi totalement nouveau.
- Exposez l'expérience que vous avez dans l'activité ou l'industrie que vous avez mentionnée dans la lettre. Si vous avez bien cadré la lettre d'introduction comme il a été recommandé précédemment, elle sera axée sur une certaine activité professionnelle ou économique. Pour améliorer l'impact de votre lettre, il est utile d'inclure vos compétences et votre expérience ^{[1]
  X
  Source de recherche}.
- Le fait de souhaiter occuper un emploi est une chose et être qualifié pour l'obtenir en est une autre. Si vous avez indiqué dans l'introduction que vous êtes intéressé par le poste, car vous êtes la personne idoine, vous n'avez pas besoin de le répéter cinquante fois dans votre lettre. Le fait d'écrire que vous voulez vraiment ce travail ne fera pas de vous nécessairement le meilleur candidat pour occuper le poste en question.
2
Soyez aussi précis que possible. Proposez un horaire pendant lequel vous serez disponible pour une rencontre ou indiquez exactement la suite que vous souhaitez avoir en réponse à votre lettre. Dans le cas où vous vouliez une entrevue pour discuter en détail de vos qualifications, dites-le. Si vous voulez le travail purement et simplement, dites-le aussi. Renseignez-vous au sujet du processus de recrutement ou de l'offre à laquelle vous répondez, puis essayez de passer à la prochaine étape du processus.
- Orientez la lettre d'introduction vers un type d'emploi déterminé. Vous n'êtes pas obligé de le mentionner explicitement, mais ne perdez pas de vue l'objectif que vous poursuivez.
3
N'incluez pas des renseignements qui sont mentionnés dans votre curriculum vitæ. Évitez d'énumérer vos diplômes, les prix que vous avez gagnés et des noms connus, car c'est une mauvaise pratique. Ne perdez pas de temps en répétant une information qui peut être lue rapidement dans votre curriculum vitæ. Vous ne cherchez pas à écrire des informations qui sont accessibles plus rapidement et plus facilement ailleurs, n'est-ce pas ? Vous écrivez pour faire votre propre promotion et mettre un pied à l'étrier.
4
Écrivez pour obtenir un entretien. Vous n'aurez jamais un emploi ou quoi que ce soit par la seule force d'une lettre. L'écriture de la lettre vous permet de faire un premier pas et vous donne une chance de prouver au destinataire que vous êtes l'employé ou la personne dont il a besoin. Pour cette raison, il est bon d'aller droit au but en mettant en valeur vos qualifications et en montrant qu'elles sont appropriées pour l'emploi en question. Ensuite, essayez de passer à l'étape suivante, qu'il s'agisse d'une entrevue ou d'une autre phase du processus d'embauche.
- Répétez les informations les plus importantes dans la conclusion. Avant de clore la lettre avec une formule de politesse, efforcez-vous de rappeler brièvement votre objectif.
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Partie 3

Partie 3 sur 3:
Réviser et parfaire la lettre

1
Révisez et améliorez votre lettre. Après l'écriture d'une première mouture, il est primordial de relire votre texte et de faire les ajustements nécessaires. Tous les bons rédacteurs savent qu'un texte n'est jamais prêt, s'il n'a pas été révisé. Dès que votre lettre est terminée, vous avez pratiquement accompli le plus gros du travail, mais vous devez trouver le temps pour la réviser et la parfaire.
- La révision va plus loin que la correction des erreurs matérielles et des fautes d'orthographe. Relisez votre lettre complètement et vérifiez que vous avez respecté les accords entre les sujets et les verbes, que vos phrases sont cohérentes et que votre texte reflète clairement votre message.
- Lorsque vous estimez que votre lettre est bien rédigée, vous devez la relire pour vérifier les questions de dernière minute, notamment les fautes de frappe, d'orthographe et la présentation de la lettre.
2
Soyez simple et concis. En général, les lettres d'introduction devraient tenir sur le recto d'une page, c'est-à-dire ne pas dépasser les 300 ou 400 mots. Souvenez-vous que vous écrivez à une personne qui a beaucoup de paperasse à passer en revue pendant un temps limité. Votre destinataire n'aimerait pas passer au crible une lettre d'introduction particulièrement longue. Il serait dommage que vos efforts tombent à l'eau, par conséquent efforcez-vous d'être concis. Limitez-vous à n'insérer dans votre lettre que les informations les plus importantes ^{[2]
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Source de recherche}.
3
Présentez votre lettre correctement. Il s'agit de la disposition du texte sur la page. Votre lettre doit avoir une introduction distincte, des paragraphes et une brève conclusion. Si votre lettre ne contient qu'un long paragraphe, sans ni vos coordonnées ni une formule de politesse, vous ne serez pas recruté et vous n'aurez pas d'entretien.
- Incluez votre curriculum vitæ en pièce jointe à la lettre d'introduction. Cependant, cette lettre doit être la première pièce d'un dossier de candidature.
- Insérez vos coordonnées. En relisant votre lettre pour la dernière fois, assurez-vous que vous avez indiqué vos coordonnées, généralement à la partie supérieure droite de l'entête. Veuillez inclure aussi votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et d'autres informations de base.
4
Pensez à ajouter un postscriptum. Plusieurs professeurs et enseignants suggèrent d'inclure les informations urgentes ou les plus pertinentes dans un postscriptum (P.-S.) à la suite de la signature. Souvent, cette méthode fonctionne bien, en raison de la façon avec laquelle les personnes réagissent en lisant une lettre. Au lieu de placer les informations importantes dans la conclusion, il est préférable de les inclure dans un postscriptum. Alors que cela peut sembler informel pour certains, ce moyen serait peut-être plus efficace pour mettre en évidence des informations importantes et vous démarquer de vos concurrents.

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