Comment rédiger une lettre de recommandation pour un locataire

Coécrit par Carla Toebe

Lorsqu’un locataire prend la décision de déménager, il peut vous demander une lettre de recommandation. Une telle missive n’a pas besoin d’être très explicite. Cela dit, elle doit mentionner si le locataire a été ponctuel dans le paiement du loyer, s’il a pris soin du local et s’il s’est montré respectueux à l’égard des autres. Si le locataire a eu une mauvaise attitude, vous devriez envisager de ne pas écrire de lettre de recommandation, car une lettre défavorable pourrait vous exposer à une responsabilité légale. Très souvent, dans le secteur de la location, vous aurez à répondre à une demande de location de la part d’un futur propriétaire ou d’une entreprise de services de contrôle. Dans ce cas, il est préférable de prendre un formulaire d’autorisation signé par le demandeur qui vous autorise à publier des informations relatives à ses antécédents de location. Pour une telle demande, il faut répondre précisément aux questions posées plutôt que de donner des informations supplémentaires inutiles.

Partie 1

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Collecter des informations

1
Confirmez la durée de la location. Un futur propriétaire voudra savoir combien de temps la personne a été votre locataire. Parcourez vos documents pour trouver les dates. Vous devriez avoir une copie des contrats de location que la personne a signés.
- Si vous n’avez aucun document, consultez vos relevés bancaires. Vérifiez les mois au cours desquels vous avez effectué des dépôts de loyer sur votre compte.
2
Mentionnez si le locataire a payé son loyer à temps. Un futur propriétaire voudra également connaitre la stabilité du locataire. Par conséquent, vérifiez vos relevés pour voir s’il a payé à temps et en intégralité.
- Autrement, mentionnez le retard dont il a accusé dans le paiement du loyer. Avez-vous dû insister ou le sommer par écrit de s’acquitter de son loyer en retard ?
3
Vérifiez si des plaintes ont été déposées. Votre lettre de recommandation doit également mentionner si vous avez reçu des plaintes concernant le locataire en question, surtout de la part des autres locataires. S’il y a eu des plaintes, donnez-en les motifs.
- Pensez aussi à la politesse dont faisait montre votre locataire lorsque vous lui parliez. Était-il compréhensif ou coléreux ? Abordait-il les problèmes ?
- Veillez aux plaintes concernant les animaux de compagnie. Beaucoup de propriétaires hésitent à louer à des gens ayant des animaux de compagnie. Y a-t-il donc eu des plaintes au sujet du chien d’un locataire ou d’un autre animal domestique ?
4
Vérifiez le local. Vous devez également mentionner dans votre lettre si le locataire a laissé le local en bon état. Était-ce propre ? Êtes-vous tenu de faire des réparations ? Le locataire aurait-il causé une infection parasitaire ? Dites au locataire que vous souhaitez inspecter les lieux avant de rédiger la lettre de recommandation.
- Tant que le locataire vit encore chez vous, vous devez le tenir informé avant d’entrer dans l’appartement. Vérifiez la prescription légale de votre pays en matière du préavis à accorder.
5
Refusez d’écrire une lettre défavorable. Écrire une telle lettre peut créer des ennuis. Par exemple, le locataire pourrait se mettre en colère du fait que la lettre ne lui est pas favorable. En outre, il pourrait contester l’exactitude des informations que vous avez données et plaider que le caractère défavorable de votre lettre l’a empêché de trouver un appartement.
- Vous pouvez refuser d’office d’écrire une lettre de recommandation, ce qui est souvent la meilleure solution dans une telle situation.
- De même, vous ne devez pas donner à un mauvais locataire une lettre de recommandation favorable. Si vous mentez à un propriétaire potentiel, vous pourriez avoir à en répondre devant la justice ^{[1]
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  Source de recherche}.
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Partie 2

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Rédiger la lettre

1
Faites la mise en forme de la lettre. Rédigez votre lettre sous le format d’une lettre commerciale standard. Si vous avez un entête, vous pouvez vous en servir lors de l’impression de la lettre. Sinon, insérez votre adresse en haut de la lettre.
- Adoptez une police lisible pour la plupart des gens. Une police Arial ou Times New Roman de taille 12 à 14 est acceptable.
2
Insérez une salutation. Vous ne savez probablement pas à qui le locataire montrera la lettre. En conséquence, vous devriez écrire la formule À qui de droit en guise de salutation. Mettez deux points après la salutation ^{[2]
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Source de recherche}.
3
Énoncez les faits. Votre lettre ne doit pas être longue. Si vous en avez la possibilité, écrivez un seul paragraphe dans lequel vous faites le portrait du locataire sur la base des informations que vous avez collectées. Si vous aviez eu un différend avec un locataire, vous pourriez avoir besoin d’un second paragraphe.
- Vous pouvez par exemple écrire : Par la présente, je recommande Jean Dupont qui est mon locataire depuis avril 2012 à Marseille. Il a été un bon locataire qui a toujours payé son loyer à temps et en intégralité. Je n’ai jamais enregistré de plaintes le concernant. Il maintient son appartement propre et signale les réparations nécessaires au moment opportun. Je lui louerai certainement à nouveau mon appartement et je prévois de rembourser intégralement sa caution ^{[3]
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  Source de recherche}.
- S’il y a des informations défavorables à partager, revoyez donc le paragraphe ci-dessus. Vous pourriez par exemple dire : Jean a généralement été un bon locataire. Toutefois, j’ai reçu une plainte en juin 2012 concernant les aboiements de son chien. Mais, après une discussion avec lui, je n’ai plus eu d’autres problèmes avec lui.
4
Demandez à la personne de vous contacter si elle a des questions. Vous devriez faire savoir au propriétaire potentiel la façon dont il peut vous contacter. Laissez votre numéro de téléphone ainsi que votre adresse de courriel si vous en avez.
- Vous pouvez écrire : Pour plus d’informations concernant ce locataire, veuillez me contacter au 5555-4444 ou par courriel au proprio555@yahoo.fr.
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Concluez votre lettre. Mettez : Veuillez agréer, Monsieur ou Madame, l’expression de mes sentiments distingués, puis laissez environ quatre lignes vides. Écrivez à présent votre nom ^{[4]
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Source de recherche}. N’oubliez pas de signer dans la partie vide en utilisant un stylo bleu ou noir.
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Évitez d’être trop indulgent envers le locataire. Si vous faites l’apologie d’un locataire, les potentiels propriétaires pourraient soupçonner que vous essayez de vous débarrasser d’un locataire à problème et que les mérites que vous vantez sont trop beaux pour être vrais. Au lieu de cela, tenez-vous-en aux faits et choisissez un langage neutre.
- Néanmoins, soyez honnête. Si vous mentez, le futur propriétaire pourrait alors vous poursuivre pour fausse déclaration ^{[5]
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  Source de recherche}.
7
Relisez votre lettre. Mettez la lettre de côté pour un instant, puis revenez-y avec les idées plus claires ^{[6]
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Source de recherche}. Vous devriez corriger les fautes éventuelles comme les erreurs grammaticales, les fautes de frappe ou les omissions.
- Lisez la lettre à haute voix. Cela constitue une bonne technique pour repérer les fautes.
8
Envoyez la lettre. Le locataire pourrait vous demander d’envoyer la lettre directement au futur propriétaire. Toutefois, il est très probable qu’il demande à l’avoir. Dans tous les cas, faites une copie de la lettre que vous allez conserver avant de l’envoyer.
- Vous pouvez vous attendre à ce que votre locataire lise la lettre d’une façon ou d’une autre. Par exemple, si votre locataire se voit refuser une location, il voudra certainement savoir la raison à cela. Il se pourrait que le propriétaire lui dise que la lettre de recommandation que vous avez rédigée le concernant n’est pas concluante.
- Pour cette raison, vous pourriez lui montrer la lettre au cas où il y aurait des informations défavorables. Vous pouvez discuter avec votre locataire de la possibilité de faire fi de la lettre de recommandation.
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