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Cet article a été coécrit par Michael R. Lewis. Michael R. Lewis est chef d'entreprise à la retraite, entrepreneur et conseiller en placement au Texas. Il a plus de 40 ans d'expérience dans le domaine des affaires et de la finance notamment en tant que vice-président de la Blue Cross Blue Shield of Texas. Il est titulaire d'une licence en administration des entreprises industrielles de l'université du Texas à Austin.
Il y a 12 références citées dans cet article, elles se trouvent au bas de la page.
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Si vous êtes propriétaire d'un établissement de crédit et octroyez des crédits à votre clientèle, il est important de définir des procédures pour les créances clients. On parle de créance client lorsque vous permettez à votre clientèle de recevoir un service ou de prendre immédiatement possession d'un produit en échange d'une promesse de vous payer plus tard. Autrement dit, vous lui permettez de prendre possession de vos produits avant même qu'elle ne vous paie. Si vous acceptez les cartes de crédit, la société émettrice gère les risques. Dans le cas où les clients doivent payer par chèque ou en espèces, vous devez vérifier les paiements et gérer les risques [1] . Traiter les créances clients consiste à mettre en place des procédures pour l'octroi de crédit, générer des factures, conserver des relevés des paiements exigibles et reçus et réaliser des fonctions de comptabilisation.
Étapes
Partie 1
Partie 1 sur 4:Définir des pratiques de crédit
Partie 1
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1Élaborez une procédure de demande de crédit. Déterminez si vous souhaitez accorder des crédits à des particuliers ou seulement à des sociétés. Demandez à tous vos clients de remplir une demande afin de pouvoir évaluer leur solvabilité. Vérifiez les comptes de tous les demandeurs de crédit [2] [3] .
- Les particuliers doivent fournir leur nom, leurs informations de contact, des renseignements sur leur emploi et leur numéro de sécurité sociale.
- Les entreprises quant à elles doivent fournir leur nom commercial, les renseignements de contact de leur service de comptabilité, leur historique de crédit accordé par d'autres entreprises et le nom de leurs directeurs.
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2Établissez les conditions générales de vente. Élaborez un document expliquant vos besoins et les obligations du client. Précisez également la date d'échéance des paiements. Par exemple, vous pouvez indiquer que les paiements doivent s'effectuer dans un délai de 30 jours à compter de l'achat. Précisez le montant des intérêts à verser pour retard de paiement. Indiquez que le client devra payer les frais de chèques retournés ou de recouvrement de créances [4] .
- Les demandeurs de crédit doivent pouvoir signer le formulaire afin de confirmer qu'ils ont lu et compris les clauses.
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3Respectez les lois sur le crédit à la consommation. Le crédit à la consommation est un contrat par lequel un prêteur met à disposition d'un emprunteur (soit des particuliers ou des sociétés financières) une somme d'argent remboursable pour financer les achats de biens et services. En France, la loi Lagarde a réformé le crédit à la consommation en vue de protéger les consommateurs. Cette loi impose également de nouvelles obligations aux prêteurs. Voici quelques dispositions que prévoit cette loi [5] .
- Les prêteurs ne doivent en aucun cas faire savoir dans les publicités que le crédit améliore la situation du client.
- L'emprunteur est libre de choisir l'assurance qui lui convient le mieux.
- Les établissements de crédit sont tenus de vérifier la solvabilité de l'emprunteur et s'assurer que ce dernier n'est pas inscrit dans le fichier FICP.
- Pour en savoir plus sur les lois régissant le crédit à la consommation, consultez cet article.
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Partie 2
Partie 2 sur 4:Facturer les clients
Partie 2
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1Comprenez ce que c'est qu'une facture. Une facture est un document qu'un acheteur reçoit d'un vendeur au moment de la vente. Elle détaille les produits et services qui ont été vendus, leur cout et la date à laquelle le paiement est prévu [6] . La facture est différente du reçu. Un reçu d'achat n'est délivré que si le client paie intégralement au moment de l'achat. S'il paie à une date ultérieure ou de façon échelonnée, vous devez lui délivrer une facture [7] .
- La facture est différente du relevé. Un relevé est envoyé au client avec une ou plusieurs factures actuelles et précise la somme totale due. Son rôle principal est de simplifier le processus de facturation.
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2Choisissez votre méthode de facturation. Deux options s'offrent à vous : vous pouvez soit délivrer vous-même les factures ou engager une société pour le faire. Si vous n'êtes qu'à vos débuts, chargez-vous-en vous-même. Vous pourrez ainsi approfondir vos connaissances sur les finances de votre société. Plus tard, vous pourrez confier cette tâche à une autre personne [8] .
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3Incluez toutes les informations pertinentes sur la facture. Écrivez clairement le mot facture. Incluez des informations permettant d'identifier le client et les produits ou les services qui ont été fournis. N'oubliez pas de préciser clairement votre nom, le nom de votre unité commerciale et l'adresse à laquelle les clients doivent envoyer les paiements [9] .
- Attribuez un numéro unique à chaque facture.
- Indiquez clairement la date.
- Indiquez le nom et l'adresse du client, ainsi que le nom et l'adresse de votre société.
- Précisez clairement les produits ou les services achetés, ainsi que la date d'achat.
- Indiquez la somme due et la date d'échéance du paiement.
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4Choisissez d'émettre des factures électroniques ou sur papier. Vous avez la possibilité d'envoyer des factures sur papier par la poste, des factures électroniques par courriel ou faire les deux. Les clients devraient indiquer comment ils voudraient recevoir les factures. La facturation électronique est plus pratique et moins couteuse que la facturation papier. Toutefois, certains clients n'aiment pas communiquer des renseignements d'ordre financier en ligne. De plus, si un client change d'adresse e-mail, vous pourriez avoir du mal à le contacter [10] .
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5Essayez de joindre à la facture une enveloppe-réponse. Les clients pourront ainsi faire parvenir plus facilement leur paiement. Inscrivez directement votre adresse sur l'enveloppe. Si vous le souhaitez, prenez une enveloppe à fenêtre, imprimez votre adresse sur la facture et demandez au client de s'assurer que votre adresse apparait dans la fenêtre. Si un client paie habituellement en ligne ou en personne, prenez-en note. Si un client ne désire pas recevoir d'enveloppe-réponse, épargnez-vous cette dépense [11] .
- Afin de faciliter le processus de paiement, mettez en place un système de dépôt direct permettant de déduire automatiquement des comptes clients les prix facturés. Généralement, il est facile de mettre en place un tel système par l'entremise de vos banques.
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Partie 3
Partie 3 sur 4:Assurer le suivi des créances clients
Partie 3
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1Optez pour un système de gestion de créances. Vous pourriez préférer les systèmes de saisie de données manuelle hors ligne utilisant Excel. Toutefois, si votre société est en pleine croissance, vous pouvez automatiser votre processus de management avec un logiciel de gestion de créances clients comme QuickBooks. Vous pouvez également utiliser des outils Web de gestion de finances tels que Mint ou FreshBooks [12] .
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2Utilisez un système manuel de suivi de créances clients. Vous aurez ainsi la possibilité de dresser un chiffrier dans Excel. Créez des colonnes pour la date, le nom du client, le montant dû, le numéro de facture et la date de paiement. Inscrivez les renseignements dans le tableau pour envoyer vos factures et recevoir les paiements [13] .
- Vous devrez créer un modèle de facture et l'utiliser pour émettre toutes vos factures.
- Conservez un fichier des comptes clients et un dossier des factures payées.
- Les factures non réglées sont conservées dans le fichier des créances.
- Une fois que les factures sont payées, supprimez-les directement du fichier des créances et mettez-les dans le dossier des factures payées.
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3Assurez le suivi des créances clients à l'aide d'un logiciel. Si vous utilisez un logiciel comptable disposant d'une option de créances clients, vous pouvez vous en servir pour garder facilement une trace des factures et des paiements dus. Vous pouvez directement modifier les informations relatives à la clientèle et aux ventes dans le système. Cela vous permettra de générer automatiquement les factures sur papier et électroniques. Si le système utilise Internet, vous pouvez envoyer directement les factures aux clients par courrier électronique. Vous avez la possibilité de lancer un rapport qui vous indiquera les factures qui sont encore impayées, vous évitant ainsi de conserver des dossiers papier séparés pour les factures payées et impayées [14] .
- Avec un logiciel de comptable, vous pouvez également classer les factures par ordre chronologique. Ce processus consiste à séparer les factures impayées par le nombre de jours de retard de paiement, vous permettant ainsi d'appliquer une politique en matière de recouvrement qui stipule certaines mesures lorsque les paiements sont en retard de 30, 60 ou 90 jours.
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4Émettez des relevés de compte mensuels aux clients. Le relevé de compte est différent de la facture. Il est émis une fois par mois et détaille tous les montants qui restent dus sur les anciennes factures. Le relevé de compte indique également les paiements perçus. Pour finir, ce document indique tout solde reporté qui demeure impayé [15] . Dans le cas des comptes qui restent impayés, il faudrait mettre en place un système qui vous permettra de repérer, de suivre et de recouvrer les comptes en souffrance.Publicité
Partie 4
Partie 4 sur 4:Appliquer les méthodes de comptabilisation des créances clients
Partie 4
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1Utilisez un logiciel de comptabilité pour automatiser le processus. Un logiciel de comptabilité vous permettra non seulement de produire les factures, mais aussi d'établir automatiquement vos états financiers du mois. L'avantage d'une telle automatisation, c'est qu'elle vous fait gagner énormément de temps et vous facilite le travail, plutôt que de devoir saisir manuellement les mêmes informations plus d'une fois. Ce système présente un autre avantage, notamment une occurrence réduite de fautes lorsque vous tapez différents montants ou des informations sur différents rapports.
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2Faites un état de la vente de services à crédit. Tout d'abord, créditez le compte de vente du montant dû pour le service. Puis, débitez les créances clients du même montant. Lorsque le client paie, débitez le compte courant du montant payé. Ensuite, créditez le compte client du même montant.
- Supposons que vous envoyez une facture de 5 000 € à un client pour la prestation d'un service.
- Passez une écriture de débit de 5 000 € sur les créances clients. Au bilan, les créances clients qui figurent à l'actif augmentent.
- Passez une écriture au crédit de 5 000 € sur les ventes. Les ventes augmentent ainsi dans les états financiers.
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3Faites un état de la vente de marchandises à crédit. D'abord, passez des écritures comptables dans le journal pour enregistrer la vente et les créances connexes. Tout comme vous l'avez fait pour le service, vous devez créditer les ventes et les créances clients. Ensuite, considérez la réduction du stock vendu au client comme cout de revient et enregistrez-la.
- Supposons que vous avez effectué une transaction commerciale de 10 000 € dans laquelle vous avez vendu 7 000 € de marchandises au client.
- Passez une écriture au crédit de 10 000 € sur les ventes et une écriture de débit de 10 000 € sur les créances clients.
- Ensuite, passez une écriture de débit de 7 000 € au cout des marchandises vendues. Cela se présente sous forme d'une dépense dans les états financiers. Passez ensuite une écriture au crédit de 7 000 € au compte de stocks. L'actif de stock diminue de 7 000 € dans le bilan.
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4Comptabilisez les créances irrécouvrables. La meilleure méthode de comptabilisation des créances douteuses consiste à estimer le nombre de factures non réglées et s'accumulant chaque mois dans les écritures de journal. Avec cette technique, il est possible de comptabiliser les charges reliées aux créances irrécouvrables dans le même mois où les factures ont été émises. Elle est conforme au principe du rapprochement, selon lequel toutes les charges doivent être comptabilisées dans le même mois que les revenus qu'elles ont permis de générer.
- Si vous n'accumulez pas les créances irrécouvrables et que vous attendez simplement de comptabiliser ces dernières lorsqu'un client ne paie pas, cela viole le principe du rapprochement.
- Par exemple, si vous estimez qu'une facture de 40 000 € ne sera pas payée dans un délai d'un mois, procédez à l'inscription d'une écriture d'une dépense de 40 000 € sur le compte des créances douteuses. Cela apparait comme un poste de dépenses dans votre état financier.
- En outre, passez une écriture comptable d'un crédit du même montant au compte provision pour créances douteuses dans le bilan.
- Quand vous identifierez les factures qui demeurent impayées, il vous suffit de retirer une somme d'argent des comptes provisions pour créances douteuses et de créditer les comptes clients.
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5Comptabilisez les escomptes pour paiement anticipé. Si vous offrez une remise pour un paiement anticipé, le client paiera moins que le montant total inscrit sur la facture. Enregistrez ensuite l'écart en tant que réduction des bénéfices dans le compte de remise sur ventes. Cela vous permettra de vérifier les écarts relevés dans le compte de résultat.
- Supposons que vous envoyez une facture de 1 000 € à un client et que vous lui offriez une remise de 10 %, soit 100 €, pour avoir payé 10 jours plus tôt. Pourtant, ce client ne paie que 900 €.
- Passez une écriture de 1 000 € sur les créances clients.
- Débitez 900 € sur les ventes et 100 € sur l'escompte sur vente.
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6Préparez un état historique des créances clients. Un tel rapport vous donnera des détails sur toutes les factures non réglées. Il est structuré de manière à montrer l'ancienneté des factures. Par exemple, il peut y avoir des colonnes pour les factures actuelles, celles dont le retard de paiement est de 0 à 15 jours, 16 à 30 jours, de 31 à 45 jours et plus de 45 jours. Vous pouvez vous en servir pour estimer vos créances irrécouvrables. Vous pouvez également vous servir de ce rapport pour identifier les factures nécessitant des mesures de suivi.Publicité
Références
- ↑ https://www.sba.gov/content/extending-credit-to-your-customers
- ↑ http://www.beginner-bookkeeping.com/accounts-receivable-procedures.html
- ↑ https://www.sba.gov/content/extending-credit-to-your-customers
- ↑ http://www.beginner-bookkeeping.com/accounts-receivable-procedures.html
- ↑ https://www.gcfinance.fr/lexique, loi-lagarde.html
- ↑ https://sumup.co.uk/invoices/dictionary/invoice/
- ↑ http://www.smallbusinessdoer.com/sales-receipt-or-invoice/#.VmTe33arTIU
- ↑ http://www.inc.com/guides/accounts-receivable-setup.html
- ↑ https://www.gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include
- ↑ https://www.pitneybowes.com/pr/articles/the-challenges-of-invoicing-customers.html
- ↑ https://www.pitneybowes.com/pr/articles/the-challenges-of-invoicing-customers.html
- ↑ http://www.inc.com/guides/accounts-receivable-setup.html
- ↑ http://www.beginner-bookkeeping.com/accounts-receivable-procedures.html
- ↑ http://www.beginner-bookkeeping.com/accounts-receivable-procedures.html
- ↑ http://www.accountingcoach.com/blog/difference-between-invoice-statement
À propos de ce wikiHow
Michael R. Lewis
Entrepreneur et conseiller financier
Cet article a été coécrit par Michael R. Lewis. Michael R. Lewis est chef d'entreprise à la retraite, entrepreneur et conseiller en placement au Texas. Il a plus de 40 ans d'expérience dans le domaine des affaires et de la finance notamment en tant que vice-président de la Blue Cross Blue Shield of Texas. Il est titulaire d'une licence en administration des entreprises industrielles de l'université du Texas à Austin. Cet article a été consulté 2 872 fois.
Catégories: Entreprise
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