Cómo evitar la mala comunicación

Coescrito por Kelli Miller, LCSW, MSW

La mala comunicación puede ser divertida, frustrante o molesta. Si quieres reducirla, habla con claridad y omite las suposiciones. Pregúntale a la persona para así cerciorarte de que te haya entendido. Al comunicarte por un medio electrónico, deberás ser claro, conciso e informativo. Si escuchas con eficacia, esto también puede ser de utilidad para evitar la mala comunicación. Si dedicas un esfuerzo a las conversaciones, podrás reducir el riesgo de comunicarte de forma errada.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Emplear una comunicación clara

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Piensa antes de hablar. Si piensas en tus palabras, podrás organizar tus pensamientos y prepararte para decir algo relevante. Verifica que tus palabras estén organizadas de modo que puedas decir lo que en verdad quieras expresar, en especial si vas a tener una conversación importante.
- Ten en cuenta que tu actitud y tono podrán comunicar mucho. Mantén un enfoque delimitado y no te salgas del tema.
- Si tienes dificultades para decir lo que quieres expresar, anota una lista a fin de garantizar que cubras todo lo que quieras.
- Toma una pausa intencional antes de hablar. Con frecuencia, tu instinto será iniciar la conversación de forma apresurada. No obstante, si usas pausas de forma consciente y dedicas un momento a concebir tus pensamientos antes de hablar, esto aumentará la probabilidad de que tengas una comunicación clara y que las personas estén listas para escuchar.
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Capta su atención. Tener la atención de una persona consiste en cerciorarte de que esté escuchando y comprenda las palabras que digas. Entabla contacto visual y hazle preguntas para verificar que te esté escuchando. Si está distraída o haciendo algo más, capta su atención o inténtalo en otro momento. Si parece que está distraída con otras cosas, pide su atención al decir algo como “Tengo que cerciorarme de que lo entiendas” o “Apreciaría que me des toda tu atención”.^{[1]
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- Si parece distraída, dile que hablarás con ella en otro momento, cuando esté más libre.
- Por ejemplo, si tienes que hablar con alguien, pero está haciendo algo, indícale que necesitan hablar y que quieres su atención.
- No critiques ni grites a las personas para obtener su atención. Ve hacia ellas y háblales en persona siempre que sea posible.
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Ten en cuenta tus suposiciones. Podrías asumir que las personas entienden lo que dices o lo que les pides que hagan. Sin embargo, deberás aclararle a la persona todo aquello sobre lo cual podría tener dudas. Si vas a dar indicaciones, aclara todo lo que podría tener que hacer como una preparación. Podrías sobrevalorar o subestimar el nivel de conocimiento o habilidad que tenga, por lo que será mejor que preguntes.^{[2]
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- Deberás hacerlo en especial si vas a hablar con alguien de una cultura diferente a la tuya. Podrías asumir que entiende el lenguaje coloquial o de otro tipo, pero no estará de más que preguntes. Si alguien luce confundido, trata de explicarle mejor.
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Sé cortés. La cortesía en la comunicación consiste en ser abierto, sincero y amable. No deberás decir algo que pueda ser pasivo agresivo, sarcástico o burlón en torno a la persona con la que estés hablando. Concéntrate en ser amigable y decir lo que quieras expresar de un modo que pueda comprenderse con facilidad. Si vas a interrumpir a otras personas, ser grosero e irrespetuoso, no te comunicarás con eficacia.^{[3]
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- El sarcasmo puede malinterpretarse con facilidad. Podrías usarlo para bromear, pero si dices lo opuesto a lo que querías expresar, esto puede generar malentendidos. Las personas podrían confundirse con lo que en verdad querías decir. El sarcasmo también podría volverse cruel sin que te des cuenta.
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Verifica que haya entendido. Hazle preguntas a la persona para verificar que te haya entendido. Esto puede ser algo tan sencillo como preguntarle “¿Lo entiendes?” o “¿Tienes alguna pregunta?”. Esto le dará la oportunidad de expresar toda inquietud o problema que tenga.^{[4]
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- Esto puede ayudar a las personas a sentirse cómodas al hacer preguntas o pedir una explicación.
- Si vas a dar indicaciones, pídele que te las repita a fin de verificar que te haya entendido.
- En algunas circunstancias, lo apropiado será resumir la información de forma breve.
  - Por ejemplo: "Solo quiero dejar las cosas en claro: primero nos encargaremos de la cuenta García, luego tendremos una reunión rápida para hablar sobre la manera en la que solucionaremos los problemas de comunicación, ¿entendido?".
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Vuelve a hablarle más adelante. Vuelve a hablar con la persona con la que te estés comunicando para así garantizar que has sido claro. Si le has enviado un correo electrónico, envíale otro y pregúntale “¿Cómo van las cosas? ¿Tienes alguna pregunta?”. Si has hablado con alguien, vuelve a abordarlo 1 o 2 días después para decirle “Solo quería saber cómo estabas. ¿Está todo bien?”.^{[5]
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- Si crees que podrían haber tenido una mala comunicación, aprovecha este momento para comunicar con claridad todo lo que podría ser confuso.
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Ser un buen oyente

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Entiende el lenguaje corporal. Una gran parte de la comunicación es no verbal. Presta atención, ya que esto puede ser muy importante. Mantén el contacto visual y nota todo cambio en el de la persona o el tuyo. Observa la postura de la persona y sus expresiones faciales, y determina si hay alguna inconsistencia. Si notas diferencias, vuelve a hacer una pregunta o pide una explicación.^{[6]
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Escucha con atención. Brinda toda tu atención cuando la persona esté hablando. Muchas personas tratan de idear lo que van a decir a continuación, pero deberás mantener tu atención centrada en quien esté hablando. Las personas valoran que las escuchen y las entiendan, y una de las maneras más eficaces de lograrlo será escuchando de forma activa. Apunta con el cuerpo hacia ella e inclínate en su dirección. No recurras a las distracciones (como los celulares) y mantente centrado en la persona.^{[7]
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- No bastará con solo oír las palabras que diga, tendrás que escuchar la información y la forma en la que se comunique. Por ejemplo, su voz podría cambiar al hablar sobre algo emotivo o si se siente incómoda.
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No interrumpas. Si alguien está hablando, haz tu mejor esfuerzo por no interrumpir. Deja que termine de expresar sus pensamientos antes de comentar sobre ellos o decir algo más. Esto demostrará que estás escuchando y que te importa lo que dice. Si sueles interrumpir a las personas con frecuencia, ellas podrían sentirse frustradas al hablarte y ser incapaces de comunicar todo lo que querían decir.^{[8]
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- Si dejas que la persona exprese sus pensamientos de forma completa, esto significará que la estás escuchando con total atención y no te preocupan tus propias palabras. De este modo, ella se sentirá más cómoda al mencionar todo y no olvidará algo que quería decir por el hecho de que la conversación se desviara.
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Haz preguntas. Si hay algo que no está claro o que no entiendes del todo, deberás hacer preguntas en torno a ello. Di algo como “¿Podrías explicarme qué querías decir con ___?” o “Creo que no he entendido ___. ¿Puedes explicármelo?”.
- Si la persona sigue hablando y no quieres interrumpirla, anota las preguntas de modo que no olvides hacérselas.
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Parte 3

Parte 3 de 3:
Comunicarse por un medio electrónico

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Organiza la información. Si tratas de comunicar cierta información, deberás verificar que esta llegue a la persona con eficacia. Por ejemplo, si estás planificando un evento, tendrás que brindar información importante como el lugar, la hora y lo que los asistentes deberán llevar. Indica de forma explícita toda dirección o paso que las personas deban seguir, y verifica que la información sea clara.
- Antes de enviar la información o la invitación, verifica que tenga toda la información necesaria.
2
Usa pocas palabras. Deberás ser directo al comunicarte con mensajes de texto o correos electrónicos. Un correo electrónico extenso o con muchas palabras puede complicar lo que intentas decir. Si vas a pedir algo, sé directo y haz la petición. Podrías indicar el motivo por el que lo necesites, pero no digas demasiado. Tan solo expresa lo que necesites y termina el correo poco después.^{[9]
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- Si sueles escribir correos electrónicos o mensajes de texto extensos, es probable que las personas solo les den un vistazo rápido en lugar de leerlos de forma minuciosa. Si no puedes dejar de escribir mucho, contempla la opción de colocar lo más importante al principio.
- Ten en cuenta que los correos electrónicos no brindan tantas pistas sociales como las expresiones faciales y el tono de voz. Por lo tanto, deberás usar un lenguaje claro y evitar el sarcasmo.
  - Los emoticones son útiles en los correos sociales, pero serán inapropiados en la mayoría de los de tipo laboral.
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Concéntrate en un solo tema. El mensaje deberá ser lo más sencillo posible. No te vayas por las ramas ni brindes demasiados detalles adicionales, y no toques varios temas en un solo correo. Lo mejor será concentrarse en un punto o tema a la vez, en lugar de muchas cosas en un correo electrónico. Si tienes varios temas que abordar, aborda uno a la vez por correo. De este modo, la persona podrá eliminar cada correo a medida que toque cada tema, y no olvidará hacer o abordar algo.^{[10]
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- Si insistes en tocar varios temas de una sola vez, deberás definirlos con claridad. Usa listas de viñetas u otro sistema de organización para aclarar el contenido.
4
Ve directo al punto. No hay problema en empezar los correos electrónicos diciendo algo como “¿Cómo estás?” u otro saludo amable, pero no dediques demasiado tiempo a hablar sobre algo no relacionado con lo que buscas. Céntrate en la petición o información que quieras compartir con ella. No te vayas por las ramas ni brindes demasiados detalles previos. En lugar de ello, ve directo a lo que quieras o tengas que decir.^{[11]
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Consejos

No uses el sarcasmo en el chat, los mensajes instantáneos o los correos electrónicos sin emoticones. Por lo general, el sarcasmo no se comunica de forma apropiada a través de los mensajes, por lo que será mejor que lo uses en persona.

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