Cómo organizar tu día

Tener un horario para tu día te ayudará a administrar tu tiempo con más eficiencia. Puedes hacer más cosas y es menos probable que olvides tareas o te desvíes. Aunque podría parecer más simple hacerte cargo de las cosas a medida que se presenten, podrías abrumarte, desorganizarte y olvidar cosas. Hacer y mantener un horario puede tomar un poco de tiempo para que te acostumbres, pero pronto te alegrarás de haberlo hecho; te ayudará a reducir el estrés y hacerte sentir con más control de tu vida. Organizar tu día te permite autorregularte y monitorear tu propio comportamiento manteniendo un registro de lo que necesitas hacer y lo que has hecho.^{[1]
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Parte 1

Parte 1 de 2:
Hacer un horario

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Obtén un calendario o una agenda. Asegúrate de que el calendario tenga el espacio apropiado para listar tus tareas. Algunos calendarios ofrecen planificadores semanales, diarios o por hora. También puedes usar un cuaderno. Elige lo que se adapte mejor a tus deseos y necesidades.^{[2]
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Fuente de investigación} Elijas lo que elijas, comprométete con tu decisión. No trates de tener una agenda para el trabajo, una para la escuela, etc. Todo debe estar en un lugar.^{[3]
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- También existen muchos calendarios digitales para tu teléfono o laptop que pueden sincronizarse en todos tus dispositivos electrónicos de tal manera que siempre tengas acceso a tu calendario en donde estés. Asimismo, hay un número de aplicaciones que pueden ayudarte a organizar tu día con recordatorios y cronómetros.^{[4]
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- Podría ser recomendable elegir un calendario digital o físico que tenga un poco de espacio adicional para que puedas añadir notas a tu horario. Esto puede ayudarte a mantener un registro no solo de lo que hayas hecho sino cómo lo hiciste o cómo te hizo sentir. Por ejemplo, tal vez debajo de la sección “Ir al gimnasio” en tu calendario, no solo quieras tacharlo sino también anotar: “¡Corrí 1,6 km extra hoy y se sintió muy bien!”. Añadir notas puede ayudarte a mantener un mejor registro de tu comportamiento.^{[5]
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- Si vas a cambiar de un calendario físico a uno digital, podrías encontrar las cosas un poco desordenadas por un par de días a medida que te acostumbres al nuevo sistema. Mantén ambos contigo durante los primeros días y revisa para asegurarte de no olvidar nada ni programar dos tareas a la misma hora.
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Organiza tus tareas. Los calendarios electrónicos te permiten clasificar diferentes tareas por colores. Por ejemplo, puedes asignarle el color rojo a las cosas relacionadas con el trabajo, azul a las cosas relacionadas con la escuela, verde a las tareas domésticas, anaranjado a las vacaciones y rosa al ejercicio. También puedes hacerlo fácilmente si usas un calendario de papel o un cuaderno; simplemente usa bolígrafos, lápices o resaltadores de colores. Una vez que hayas diferenciado los diversos tipos de tareas que necesitas organizar, puedes trabajar para priorizarlas.
- Organizar y clasificar tus tareas por colores también te ayudará a visualizar y entender a qué le dedicas mucho de tu tiempo. Por ejemplo, podrías ver que hay mucho rojo (trabajo) y verde (tareas domésticas) en tu horario, pero muy poco rosa (ejercicio). Notar la escasez de ejercicio podría ayudar a motivarte para intentar programar más tiempo para ello.
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Prioriza tus tareas. Es importante determinar qué tareas son más importantes y deben realizarse primero y cuáles pueden esperar. Usemos un ejemplo para aprender la priorización. Digamos que tienes dos exámenes, un informe de laboratorio, un ensayo y una presentación en la misma semana. ¡Uf!
- Hazte algunas preguntas para descubrir qué deberías hacer primero y por cuánto tiempo: ¿Qué tarea tengo que presentar primero? ¿Qué tareas tomarán la mayor cantidad de tiempo en completar? ¿Qué tareas son más importantes en relación a su valor? Por ejemplo, ¿cuánto valen los exámenes, el informe de laboratorio, el ensayo y la presentación en términos de tu calificación final? ¿Qué tarea será la más exigente?
- Finalmente, necesitarás decidir si la fecha límite, la duración del tiempo necesario o el valor relativo de tus tareas programadas es tu prioridad. Tú te conoces mejor a ti mismo y tus habilidades.^{[6]
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Marca tus tareas prioritarias. Una vez que hayas decidido cómo priorizar tus tareas, márcalas en tu horario. Puedes repasar tu horario diario y escribir “A” al lado de cada artículo importante que debes realizar primero, “B” junto a tareas que debes terminar antes de mañana, “C” junto a las tareas que debes terminar para el viernes y así sucesivamente.
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Programa tiempo para cada tarea. Escribe cuánto tiempo esperas pasar en cada tarea. Por ejemplo, podrías haber programado tiempo en un día dado para estudiar (2 horas), ejercitarte (1 hora), escribir 2 correos electrónicos (30 minutos) y pasear al perro (30 minutos). Es clave permitirte la cantidad de tiempo necesario para completar cada tarea; solo te estresarás si programas un horario demasiado ajustado y no eres realista acerca de la cantidad de tiempo que tardan las cosas.
- Recuerda incorporar tiempo de viaje en tu horario. Por ejemplo, ¿necesitas manejar desde la biblioteca donde estudias al gimnasio?
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Añade márgenes de tiempo a tu horario. La mayoría de las personas generalmente subestiman la cantidad de tiempo que toman las tareas. Considerar todo el tiempo que implica incluso prepararse para hacer ciertas tareas y relajarse después te ayudará a organizar tu día con más precisión.
- Siempre trata de sobreestimar cuánto durará algo por unos cuantos minutos. Trata de añadir un 25 % al tiempo que asignes para las tareas en tu horario. Por ejemplo, programa algo que técnicamente tome 4 minutos por 5 minutos, las tareas que técnicamente tardan 8 minutos por 10, y así sucesivamente. Estos minutos adicionales se sumarán y proveerán un margen que puede ayudarte a evitar que llegues tarde o te retrases.
- Pregúntate si hay alguna tarea pequeña adicional alrededor de las tareas más grandes que necesites tomar en cuenta en tu horario. Por ejemplo, ¿necesitas bañarte después del gimnasio? ¿Usualmente terminas hablando con un amigo por 15 minutos en el vestidor? La mayoría de las personas descubren que su ejercicio programado de 1 hora más bien dura alrededor de dos horas.
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Deja espacio en tu horario. Mantén un poco de espacio libre al final de tu horario para tareas o cosas de prioridad baja que tengas que hacer más adelante en la semana. Si tienes tiempo hoy o en cualquier otro punto durante la semana, puedes comenzar a trabajar en esas tareas para adelantar. Estas tareas adicionales podrían incluir revisar tu armario u organizar tu sistema de declaración de impuestos en casa. Estas son tareas de prioridad baja que con el tiempo te gustaría terminar pero no son urgentes ni están atadas a una fecha límite específica.

Parte 2

Parte 2 de 2:
Ceñirte al horario

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Revisa tu calendario o agenda. Acostúmbrate a revisar tu calendario cada mañana y cada noche para prepararte para el día siguiente. Asimismo, todos los días debes programar unos cuantos minutos, tal vez después de tomar tu café matutino, o durante tu viaje diario, para revisar qué necesitas hacer para el día y añadir nuevas cosas o tachar cosas viejas.
- ¡Evaluar y trabajar en tu horario por unos cuantos minutos antes de abordarlo puede ser una buena manera para empezar tu día motivado!^{[7]
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- Usa la alarma en tu teléfono o computadora para recordarte ciertas tareas o citas. Por ejemplo, muchas citas de doctores o dentistas se reservan por adelantado. Puede ser útil programar un recordatorio que suene una alarma aproximadamente una semana antes de la cita. De esa manera, puedes planear como corresponde.
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Completa tus tareas en orden de prioridad. Ya habrás designado tu lista de prioridades en tu horario, así que ocúpate de ellas ininterrumpidamente.
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Modifica tu horario según sea necesario. Aunque debes tratar de ceñirte lo más que puedas a tu horario, a veces pasan cosas y necesitas hacer modificaciones. Mueve las tareas más flexibles o de menor prioridad para otro día en caso de que surja una emergencia, complicación o conflicto con el horario.
- Sin embargo, ten cuidado de no dejar que tus tareas se acumulen y se desborden con demasiada frecuencia al día siguiente. Si notas que esto pasa muy seguido, trata de darte más tiempo para cada tarea en el día programado, en lugar de tener que reorganizar los siguientes días.
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Tacha las tareas que estén completas. ¡Esto puede ser muy satisfactorio para muchas personas! Recuerda transferir las tareas incompletas al horario del día siguiente.
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¡Prémiate! Es importante darte un poco de refuerzo positivo después de haber completado tus tareas y haberte ceñido a tu horario. Después de haber completado tus tareas para el día, prémiate con un baño relajante, tu programa de televisión favorito o un dulce. Te sentirás hábil y merecedor de dichos premios cuando los hayas ganado.^{[8]
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Evalúa y haz ajustes según sea necesario. Es importante revisar de vez en cuando para determinar si tu horario está funcionando para ti. Una forma de hacerlo es observar tu agenda diaria evaluando al mismo tiempo tus propios estados de ánimo y sentimientos. ¿Ves más que nada marcas de verificación al lado de las tareas y generalmente te sientes positivo y productivo? Si tu respuesta es sí, ¡entonces tu horario probablemente está funcionando bien para ti!
- Sin embargo, si notas que aplazas demasiadas tareas para el día siguiente (y luego para el día después de ese, y así sucesivamente) y te sientes desmoralizado, probablemente debes hacerle algunas modificaciones a tu horario.
- Identifica las áreas problemáticas mirando tu agenda y viendo qué se retrasa. Podrías necesitar reevaluar y reordenar tus prioridades si la tarea que se queda a medio camino es importante para ti (como el ejercicio). También podrías necesitar reconsiderar el tiempo asignado para cada tarea. Por ejemplo, en vez de darte 2 horas en la mañana para alistarte, considera reducir dicho tiempo a 1 hora tres días a la semana y programar 30 minutos para trotar con el tiempo extra que se haya desocupado.
- Ten en cuenta que reorganizar tu horario es común y completamente normal. Toma tiempo para que las personas desarrollen una rutina que funcione mejor para ellas.

Consejos

Tu tiempo es valioso. Mantener un horario te ayudará a aprovechar al máximo el tiempo que tienes.
Mantener un horario puede alertarte de patrones que de lo contrario podrían pasar desapercibidos. Por ejemplo, tal vez sigues despertándote muy cansado cada jueves debido a que vas a la hora feliz después del trabajo cada miércoles por la noche. De este modo, puedes reajustar tu vida como corresponde una vez que reconozcas este hábito. Tal vez en lugar de ir a la hora feliz cada semana, puedes optar por ir cada dos miércoles para que aún puedas disfrutar de un respiro con tus colegas pero tampoco estés cansado todos los jueves.^{[9]
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Crear y ceñirte a un horario puede ayudarte a ser más eficiente y productivo ya que asociarás tareas a tiempos establecidos. Esto significa que puedes evitar la excusa: “¡No hay suficiente tiempo!”.^{[10]
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