Cómo organizar una conferencia web

Las empresas, los blogueros y las organizaciones sin ánimo de lucro emplean conferencias web como una forma de promocionar sus instituciones y brindar capacitación por Internet. Si quieres organizar tú mismo una conferencia web, debes determinar qué es lo que quieres lograr con ella, lo cual te servirá para planificar el evento perfecto. Luego, fomenta el interés y reúne un público. Por último, será momento de organizar realmente el evento, y recuerda hacer seguimiento después.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Hacer un bosquejo y planificar la conferencia web

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Determina el propósito que quieras cumpla la conferencia web. Debes tener un objetivo simple y alcanzable y también algo que puedas lograr con la ayuda de la conferencia web. Cuando hayas finalizado el objetivo predominante, se te facilitará mucho más la planificación de los detalles del evento.^{[1]
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- En caso de que seas un bloguero financiero, podrías querer usar una conferencia web para publicitar tu pericia y conseguir una mayor cantidad de seguidores.
- En caso de que seas una organización sin ánimo de lucro, es probable que quieras usar la conferencia web para atraer la atención hacia tu causa y recaudar fondos.
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Elige la plataforma más adecuada para ti para alojar la conferencia. Cada opción conlleva un precio distinto, así como también un conjunto único de características. La plataforma costará más mientras más características te brinde. Si es tu primera conferencia web, puedes empezar por un servicio gratuito y luego, después de haberte establecido y recaudado una cantidad suficiente de dinero como para tener un presupuesto para una conferencia web, puedes optar por una solución más permanente.^{[2]
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- Es importante que adjudiques tiempo a la investigación de estas plataformas y que adaptes la tuya a tu objetivo.
- Puedes configurar una transmisión pública en vivo de manera gratuita en Google Hangouts On Air con YouTube Live usando tu cuenta de Google+, aunque en esta plataforma no están disponibles los elementos que permiten realizar sesiones de preguntas y respuestas en vivo. Asimismo, al público se le hará más difícil conectarse contigo directamente durante el evento.^{[3]
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- Un servicio más lujoso es OmNovia, con el cual podrás organizar eventos de calidad superior con prácticamente todas las opciones que puedas imaginar. Puedes comunicarte con ellos para que te brinden un estimado específico en cuanto al precio.
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Elige oradores que te ayuden a crear una excelente conferencia web. Podrías ser el único orador que participe en la conferencia web pero, si lo que quieres es que esta tenga una sensación más parecida a una conversación o incluso a un debate, es probable que necesites a dos oradores, como mínimo. Tampoco debes superar los 5 oradores por conferencia, ya que, si el panel es demasiado grande, es posible que el público empiece a sentirse abrumado con la sesión.^{[4]
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- Opta por personas que puedan proporcionarle al público conocimiento al que de por sí no pueda acceder.
- Como otra alternativa, podrías buscar un orador que el público vaya a reconocer, lo cual podría atraer a una gran cantidad de espectadores.
- Comunícate de ser posible por correo electrónico con los oradores. De lo contrario, quizás puedas emplear las redes sociales. Infórmales que vas a organizar una conferencia web y que su pericia es justo lo que necesitas para que el evento sea perfecto.
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Emplea asistentes o un organizador en el caso de los públicos más grandes. En caso de que tengas un público pequeño, quizás puedas manejar una sesión de preguntas y respuestas en vivo aparte de transmitir el contenido principal pero, si tu público es de más de 25 personas, es recomendable que cuentes por lo menos con un organizador o asistente. Esta persona podrá monitorear la transmisión de la sesión de preguntas y respuestas en tanto tú hablas, elegir las mejores preguntas y dártelas cuando empiece la sesión.^{[5]
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- Asimismo, podrías optar por que haya un organizador a cargo de uno o dos (o más) asistentes.
- Tener ayuda será particularmente crucial en caso de que vayas a interactuar con el público en el transcurso de la conferencia en lugar de hacerlo durante una sesión establecida al final.
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Escribe un bosquejo y un guion generales para la conferencia web. Puedes empezar por una historia personal como una forma de ayudar a que los espectadores establezcan una conexión contigo y de ilustrar las razones por las cuales el objetivo general de tu conferencia sea importante. Luego, pasa al contenido principal de la conferencia. Puedes brindar información específica sobre tu organización o bien elaborar una guía paso a paso con la cual les enseñes algo a los espectadores. Termina con una conclusión y la sesión de preguntas y respuestas.^{[6]
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- No es necesario que el guion constituya lo que vayas a decir al pie de la letra, pero es recomendable que tengas temas detallados de discusión por si acaso te pongas nervioso o te pierdas. Ten cuidado de tomar nota de todos los pormenores (por ejemplo, las estadísticas, los nombres y las fechas).
- Empieza por un bosquejo simple con viñetas y luego llénalo con más detalles. De este modo, podrás empezar visualizando el evento en su totalidad.
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Elabora elementos visuales con los cuales mantengas interesado al público. Puedes emplear un servicio como PowerPoint, Google Slides o algo parecido y elaborar una presentación que puedas mostrarle al público durante la conferencia web. Estos elementos visuales pueden abarcar imágenes, viñetas con información importante, y cualquier referencia o guía que consideres que los lectores podrían apreciar. Los elementos visuales deben mantenerse simples y el texto debe ser limitado.^{[7]
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- Evita repetir directamente lo que digas en las diapositivas. Es recomendable que resumas los puntos clave o enumeres los datos y estadísticas, pero no querrás que los espectadores sientan que podrían haber simplemente descargado tu presentación y omitido la conferencia web.
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Determina si es que el público debería pagar por asistir. En caso de que trabajes para una organización sin ánimo de lucro, podrías apoyar a la causa de la organización usando las tarifas de los espectadores. Sin embargo, si eres un bloguero que intenta dar a conocer su nombre, quizás debas enfocarte en conseguir una gran cantidad de espectadores y no tanto en recaudar dinero. En caso de que vayas a establecer que los espectadores paguen una tarifa, será necesaria una plataforma para conferencias web que incluya este servicio.^{[8]
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- Después de establecerte como un organizador exitoso de conferencias web, quizás te sea más fácil cobrarle al público.
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Programa una sesión de práctica para así resolver los problemas, de haberlos. Lleva a cabo una conferencia web de práctica con entre 3 y 5 días de anticipación al evento verdadero. Considéralo un ensayo general. Pon a prueba toda la tecnología y repasa el guion y los temas de discusión. Puedes pedirle a un amigo o un asistente que finja ser un miembro del público para así poder llevar a cabo algunas preguntas y respuestas de práctica. Toma nota de todo lo que salga mal o que podría mejorarse.^{[9]
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Establecer una conexión con el público

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Determina el tamaño que quieras que tenga el público. Existen pros y contras distintos en cuanto a los públicos más grandes y más pequeños. Los públicos más grandes pueden correr la voz con mayor rapidez en cuanto a lo que tengas para ofrecer, aunque no podrás establecer una conexión individualmente con cada miembro del público. Por otro lado, quizás con un público más pequeño puedas responder a las preguntas de todos los asistentes, pero podrías tener una exposición limitada.^{[10]
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- Asimismo, para un público más grande, deberás usar una plataforma más avanzada para conferencias web. En muchos casos, los servicios básicos tienen un límite de 25 personas para la cantidad de asistentes.
- En caso de que de por sí seas un bloguero u organizador de conferencias web establecido, quizás no necesites la exposición.
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Publicita la conferencia web en las redes sociales y en tu sitio web o blog. ¡Hora de correr la voz! Publica en Instagram una fotografía de ti mismo dando una charla con una leyenda breve en la que describas el evento. Luego, brinda una descripción más detallada a través de Facebook. Tuitea a tus seguidores recordatorios diarios sobre el evento y recuerda emplear tus propias páginas web para la promoción.^{[11]
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- Twitter e Instagram son un poco más casuales, por lo que puedes usar estas plataformas para interactuar con el público usando el humor. Incluso podrías publicar un GIF o un meme con el cual captes el objetivo del evento.
- Empieza con la promoción del evento por lo menos con 2 semanas y hasta con un mes de anticipación.
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Elabora una página de registro para la conferencia web. En muchos casos, las plataformas para conferencias web te brindarán este servicio. Mediante la página de registro, los asistentes podrán inscribirse para el evento y recibir recordatorios relacionados y correos electrónicos de seguimiento. Si así lo deseas, en esta página también puedes configurar la capacidad para pagar una tarifa de asistencia.^{[12]
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Elabora una lista de correos electrónicos para poder comunicarte con las personas inscritas. En caso de que la plataforma para conferencias web que utilices no tenga la opción de crear una página de registro, puedes elaborar tú mismo una lista de correos electrónicos. Conecta con el público y recopila su información de contacto a través de tu sitio web o las redes sociales. Por ejemplo, podrías sugerir que los asistentes te envíen su información de contacto en un mensaje directo privado por Facebook o Twitter.^{[13]
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Envía correos electrónicos de recordatorio para que las personas se presenten en la conferencia. Mediante la página de registro o la lista de correos electrónicos, puedes ponerte en contacto con el público una semana, 24 horas y una hora antes del inicio del evento. En el recordatorio debe haber un resumen breve de aquello sobre lo que trate la conferencia web y la fecha y hora del evento.^{[14]
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Parte 3

Parte 3 de 3:
Dirigir la conferencia web sin problemas

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Pídele al organizador que dirija el chat, de ser posible. El organizador actúa como el director. Debe abordar con rapidez cualquier problema que surja, sobre todo con la tecnología. Asimismo, puede contar con una copia del guion y apoyarte tras bastidores en caso de que lo necesites.^{[15]
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Ten cuidado de que todo esté dispuesto correctamente una hora antes del inicio. Dirígete al espacio en donde vayas a filmar la conferencia web con mucha anticipación a la hora de inicio. Cierra las ventanas y las puertas y coloca en la entrada un letrero que diga "No entrar ni molestar" para así asegurarte de que el espacio permanezca en silencio durante el evento. Revisa toda la tecnología (sobre todo el micrófono) para poder resolver cualquier problema.
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Dedica alrededor de 5 minutos a la introducción. Esta debe ser breve pero cautivadora. Aprovecha este tiempo para atraer de inmediato al público y establecer una conexión con él. Asimismo, en la introducción debes presentar el objetivo de la conferencia web y la forma como vayas a lograrlo.^{[16]
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- Por ejemplo, imagina que tu conferencia web trata sobre las mejores formas de ahorrar dinero cuando tienes un presupuesto limitado. Para empezar la conferencia, podrías decir algo como "Vivir sin ahorros es aterrador. ¡Yo he pasado por eso! Y por mucho me encantaba comer fideos para ramen, me di cuenta rápidamente de que comer comida barata no bastaba para llenar mi cuenta de ahorros".
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Reserva aproximadamente 25 minutos para la presentación principal. Este constituye el meollo de la conferencia web. Debes dar entre 4 y 5 lecciones clave durante esta sección, cada una de las cuales debe poder seguirse con facilidad y, para cuando terminen esos 25 minutos, el público debe poder hacer lo que les digas sin problemas. Suplementa la cátedra valiéndote de los elementos visuales.^{[17]
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- Dedica una cantidad equitativa de tiempo a cada lección. Por ejemplo, en caso de que debas cubrir 5 lecciones en 25 minutos, puedes dedicarle 5 minutos a cada una.
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Lleva a cabo una sesión de preguntas y respuestas de 10 minutos al término de la conferencia. Las preguntas y respuestas constituyen tu oportunidad para establecer una conexión directa con los espectadores, así como también le mostrará al público que tienes respuestas improvisadas para las preguntas para las que no hayas estado preparado. De este modo, demostrarás que de verdad eres un experto.^{[18]
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- Asimismo, durante la sesión de preguntas y respuestas, puedes introducir temas relacionados que no hayas tenido tiempo de cubrir en la sección principal de la conferencia web.
- En caso de que nadie te haga preguntas, debes preparar de antemano como mínimo 5 preguntas y respuestas. Puedes introducirlas diciendo algo como "Una pregunta que me suelen hacer es cuánto debería ahorrar una persona de entre 20 y 30 años todos los meses para su jubilación".
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Ponte de pie y emplea un micrófono, de ser posible. Será necesario que tengas acceso a un espacio que cuente con un proyector y una pantalla para poder ponerte de pie. Luego, podrás dirigirte al público en tanto te desplazas por los elementos visuales usando un control remoto para la presentación. Mediante este método, transmites energía, además de que es útil para que el público se mantenga interesado.^{[19]
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Alinea la cámara directamente con tus ojos en caso de que no vayas a estar de pie. A través de tus expresiones faciales, reproduce la energía que no vasa tener naturalmente al estar de pie y caminando. Sonríe y establece contacto visual con la cámara. No olvides que el público se encuentra del otro lado de ella.^{[20]
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- En caso de que tengas la intención de compartir la pantalla de la computadora con los miembros del público, podría ser una mejor opción que te sientes frente a la computadora.
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Incorpora componentes interactivos de forma que todos se involucren. Pídeles a tus asistentes o al organizador que lleven a cabo una encuesta (o más) en vivo e incorpora las respuestas del público a tu presentación. Asimismo, debes asegurarte de que los asistentes puedan hacer preguntas en el transcurso del evento, aunque vayas a recopilarlas para responderlas al final.^{[21]
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- Existen varias plataformas para conferencias web que ofrecen opciones para encuestas en vivo, así como también recuadros para chat y otras opciones interactivas. No olvides tomar estas opciones en consideración al momento de elegir una plataforma.
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Graba la conferencia web para compartirla con quienes no hayan podido asistir. En parte, lo que hace que una conferencia web sea tan útil es que se puede volver a acceder a ella aunque el evento haya terminado. Puedes publicar un enlace a la grabación de la conferencia web en las redes sociales y en tu sitio web e informarles a tus seguidores que es posible ponerse en contacto contigo si tienen alguna pregunta aunque no hayan asistido al evento en vivo.^{[22]
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- En muchos casos, las plataformas para conferencias web también ofrecen servicios de grabación.
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Haz seguimiento por correo electrónico para saber cuáles fueron las reacciones de las personas a la conferencia web. Envía uno como mínimo una hora después de que haya concluido el evento de forma que este se encuentre fresco en la mente del público. Luego, envía otro correo electrónico de seguimiento en el espacio de una semana para agradecerles a las personas por haber asistido, pedirles retroalimentación y darles información sobre los eventos que hayas planificado en el futuro.^{[23]
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- Debes escribir estos correos electrónicos antes del evento de forma que estés preparado para enviarlos con rapidez.

Consejos

Por lo general, las conferencias web deben durar una hora, como máximo. Mantén la tuya corta y simple de forma que las personas puedan adjudicar un tiempo para asistir y asimilar tu contenido.
Mira charlas TED u otras conferencias web populares en línea como una forma de aprender a cautivar al público.

Advertencias

No debes llevar a cabo un evento de este tipo sin preparación (a menos que vayas a organizar una conferencia web solo por diversión), ya que una mala conferencia puede hacer que tengas la reputación de no estar preparado o de ser desorganizado, y luego tendrás que trabajar duro para corregir las suposiciones de los demás acerca de ti.