Cómo priorizar

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En ocasiones, puede parecer que todo el mundo se derrumba. El trabajo y la escuela empiezan a acumularse, tienes labores del hogar y responsabilidades, compromisos con los amigos y familiares, algunos días no tienen suficientes horas. Aprender a priorizar de forma efectiva puede ayudarte a convertirte en un trabajador más eficiente, ahorrar tiempo, energía y reducir el estrés. Aprende a organizar tus tareas en distintas categorías y niveles de dificultad, y empieza a abordarlas como un profesional. Ve al paso 1 para obtener más información.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Crea tu propia lista de cosas por hacer

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Elige un plazo de tiempo para tu lista. ¿Tendrás una semana particularmente ocupada? ¿Un día de locura? Tal vez pensar en todo lo que necesitas hacer antes de fin de año te está volviendo loco. Cualquiera que sea el carácter de tus compromisos, elige el plazo de tiempo de la lista de prioridades que esperas crear para empezar a gestionar esas prioridades y convertir ese estrés en acciones significativas.^{[1]
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- Por lo general, las metas a corto plazo incluirán elementos de muchas categorías diferentes. Podrías tener muchas tareas del trabajo que debes culminar para el final del día, así como los recados que debes realizar antes de irte a casa y muchas cosas que hacer en casa cuando llegues. Podrías tener una lista de generadores de estrés; es decir, todas las cosas que debes hacer en las siguientes horas.
- Las metas a largo plazo podrían incluir ambiciones más grandes que deberán dividirse en múltiples pasos que también deberás priorizar. Podrías colocar "postular a universidades" en una lista de cosas por hacer a largo plazo, lo que incluirá diferentes actividades más pequeñas. Sin embargo, el simple hecho de dividirla simplificará y desmitificará el proceso.
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Apunta todo lo que necesites hacer. Empieza a dividir y a apuntar lo que necesitas hacer exactamente en el orden en el que las cosas se te ocurran. Dentro del plazo de tiempo que te está causando estrés, elige todas las tareas (grandes o pequeñas) que deben completarse y elimínalas de la lista. Enumera los proyectos que debes culminar, las decisiones que deben tomarse y los recados que deben realizarse.
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Categoriza las cosas que necesitas hacer. Puede ser de mucha utilidad dividir todo en categorías diferentes, creando básicamente listas diferentes de cosas por hacer para las diferentes áreas de tu vida. Las tareas del hogar podrían ser una categoría, mientras que los proyectos del trabajo o de la escuela podrían ser otra. Si tienes una vida social muy ocupada, podrías tener muchas cosas que hacer los fines de semana para lo cual también debes prepararte y priorizar. Crea listas separadas para cada una.
- Asimismo, si prefieres tener todo en un solo lugar, podrías considerar crear una lista general de cosas por hacer para las tareas del hogar y las responsabilidades, compromisos laborales y cosas necesarias para tu vida social. Si te sientes abrumado, podría ser de utilidad juntar todo, para que puedas empezar a ver la importancia de las tareas individuales en comparación con las otras.^{[2]
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Ordena la lista. Identifica las actividades más importantes o urgentes de la lista y vuelve a escribirla con esas actividades incluidas como las más importantes. Todo depende de ti y de los temas de tu lista, podrías decidir que las actividades escolares son más importantes que los proyectos del trabajo o viceversa.
- Si todo es igual de importante y necesario, mantén la lista desordenada y complétala por orden alfabético o al azar. Solo preocúpate de completar las tareas de la lista de forma activa, ya que lo que importa es que las hagas.
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Mantén la lista en un lugar visible. Esto aplica en especial para las listas a largo plazo. Mantén tu lista en un lugar visible en dónde puedas usarla como recordatorio de lo que necesitas culminar, tachando los elementos que ya completaste.
- Si tienes una lista análoga en un pedazo de papel, cuélgala en un lugar al que siempre mires, como en la puerta de la refrigeradora o en un tablero de anuncios cerca de la puerta principal o en la pared de tu oficina.
- También puedes mantener una lista abierta en tu computadora mientras trabajas en otras cosas, para que puedas tenerla siempre en tu mente y eliminar algunos elementos cuando los culmines.
- Las notas adhesivas son grandiosos recordatorios para la casa. Si en la pantalla de tu televisión colocas una nota adhesiva que te recuerde que tienes que hacer un trabajo, recordarás que tienes que hacer lo que es importante en lugar de perder el tiempo con algo menos productivo.

Parte 2

Parte 2 de 3:
Clasifica tus proyectos

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Clasifica la importancia de cada tarea. ¿Cuáles son las cosas más importantes de tu lista? En general, podrías decidir que las tareas del trabajo o de la escuela son más importantes que las actividades sociales y las tareas del hogar, pero pueden existir algunos valores atípicos. Por ejemplo, tienes que comer y bañarte, pero el lavado de ropa podría esperar un día más mientras culminas un proyecto importante del trabajo.
- Define algunos niveles diferentes (pueden ser tres) para clasificar las diferentes tareas y criterios de tu lista. Las tareas de alta, media y baja importancia podrían ser la forma más adecuada y simple de empezar a clasificar la importancia de las cosas de tu lista. Elige con criterio.
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Clasifica la urgencia de cada tarea. Considera las fechas límite cercanas y tu capacidad para trabajar con ellas. ¿Qué es lo que debes hacer más pronto? ¿Qué es lo que debes culminar al finalizar el día? ¿Qué tareas podrías postergar un poco más?
- Es importante considerar el tiempo que te toma completar cada una de las tareas, incluso podrías asignar un tiempo determinado a algunas tareas. Si consideras que ejercitarte a diario es una prioridad, pero tienes muchísimo trabajo que hacer, encuentra un momento adecuado para ejercitarte por un máximo de 30 minutos.
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Clasifica el esfuerzo requerido para cada tarea. Podría ser muy importante que envíes algo por correo postal al final del día, pero no es una tarea muy difícil. Clasifica todo lo de tu lista según su dificultad para que sepas como situarlo en relación con las demás tareas.
- Podría ser de utilidad usar niveles como difícil, moderado y fácil para clasificar las tareas, en lugar de tratar de juzgarlas comparándolas entre sí. No te preocupes por ordenarlas antes de darles una clasificación, si es de utilidad hacerlo.
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Compara todas las tareas y ordena la lista. Pon en la parte más alta de la lista las tareas más importantes y urgentes que requerirán la menor cantidad de esfuerzo para maximizar tu trabajo en el tiempo que le has asignado.

Parte 3

Parte 3 de 3:
Aborda la lista

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Haz una cosa a la vez y culmínala. Es difícil trabajar en completar la lista eligiendo las tareas al azar y haciendo un poco de todo. Después de muchas horas, tu lista lucirá justo como luce ahora, incompleta. En lugar de trabajar un poco en cada tarea, trabaja en una sola cosa hasta terminarla y luego empieza a trabajar en la siguiente después de un breve descanso. No realices ninguna otra tarea de la lista hasta que hayas culminado las primeras cosas que sean más importantes.
- También puedes buscar proyectos de diferentes listas que puedan combinarse de forma efectiva. Si bien no es una buena idea revisar tus apuntes de matemáticas y escribir tu trabajo de historia al mismo tiempo, podrías sentarte en la lavandería y esperar a que tu ropa seque mientras estudias, ahorrando así tiempo mientras culminas tareas importantes.^{[3]
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Elige qué delegar y qué aplazar. Si el Internet deja de funcionar en tu casa, podría ser tentador ir a la biblioteca y empezar a leer sobre la conexión wi-fi para poder diagnosticar el problema desde cero, pero no sería lo mejor si tienes que terminar de cocinar la cena, calificar veinte trabajos para la mañana siguiente y hacer otras cincuenta cosas. ¿No sería mejor llamar a la compañía de cable?
- Está bien decidir que no vale la pena perder el tiempo en algo o que delegar una tarea por un costo es mejor que perder tiempo tratando de hacerla. Podrías comprar una nueva cerca de alambre costosa o podrías obtenerla revisando exhaustivamente el depósito de chatarra, hurgando entre desechos sólidos por muchas horas bajo el cálido sol, pero si el ahorro solo se trata de unos pocos dólares, podría ser mejor comprar una cerca nueva.
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Alterna la variedad de tareas de tu lista. Dividir los tipos de actividades que realizarás te ayudará a mantenerte despejado cuando realices tus tareas y a culminar tu lista un poco más rápido. Alterna una lista de tareas de la escuela con una de tareas del hogar para ser el trabajador más eficiente. Toma breves descansos entre ellas y haz tareas diferentes. Te mantendrás despejado y eficiente.
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Empieza con las tareas menos deseadas o más difíciles. Dependiendo de tu temperamento, podría ser bueno para tu estado de ánimo completar primero lo que quieres hacer al último. Es probable que no sea la actividad más difícil ni la más importante, pero deshacerte de ella para realizar después las menos agobiantes podría ser eficaz para algunas personas.
- Tu ensayo de inglés podría ser más importante que tu tarea de matemáticas, pero si realmente odias las matemáticas, deshazte de ella primero para que puedas dedicarle todo el tiempo necesario a tu ensayo, concentrándote totalmente en él.
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Dale más prioridad a la importancia que a la urgencia en algunos casos. Podrías estar en una situación en la que solo tienes 10 minutos para cruzar toda la ciudad y llegar a la biblioteca para recoger el nuevo disco de Juego de Tronos que ordenaste, lo que lo vuelve lo más urgente de tu lista. Pero podrías dedicar ese tiempo a algo mejor, trabajando en tu ensayo de inglés, que es una tarea más importante. Habrás ahorrado más tiempo si recoges tu DVD al día siguiente, cuando tengas más tiempo para hacerlo.
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Tacha las tareas de la lista conforme las completes. ¡Felicitaciones! Conforme completes la lista, tómate un feliz momento para tachar cada tarea cumplida, borrarla del archivo o cortarla agresivamente del papel con una navaja oxidada y lanzarla al fuego como si fuera una ceremonia. Tómate un minuto para recompensarte por cada pequeño logro. ¡Lo estás logrando!

Suministros

Lápiz
Papel
Resaltador

Consejos

Considera dividir una tarea larga en muchas tareas más pequeñas. Las tareas más pequeñas son menos abrumadoras y es más fácil cumplirlas.
Tómate un tiempo para descansar, relajarte y recuperarte.
Sé realista sobre lo que puedes lograr en un determinado tiempo.
Pide ayuda. Delega parte de tu lista a tus familiares o amigos.
En el caso de un proyecto escolar, todo lo que vale más puntos o tiene que presentarse antes debe estar en la parte más alta de la lista.
Reserva tiempo adicional por si surge algo inesperado.
Si dos tareas tienen la misma importancia o urgencia, considera cuál es la tarea que requiere la menor cantidad de esfuerzo.
Media hora o una hora por tarea es una cantidad razonable de tiempo para concentrarte antes de requerir un descanso.
Las tareas que requieren un mayor esfuerzo pueden necesitar un tiempo adicional para completarlas.
Usa un documento de wordpad o una hoja de cálculo en tu computadora. Esto evita que tengas que volver a copiar una lista.
Ayuda y enseña a los demás. Si completas tus tareas antes de lo previsto, ofrece tu ayuda y enséñales a tus familiares y amigos. Tus padres pueden recompensarte con dinero adicional en tu mesada.
Omite o posterga algunas tareas si son de baja importancia y requieren mucho esfuerzo.
Debes distribuir tu tiempo de forma exacta y planificar con anticipación, también debes mantener una buena actitud y no postergar las cosas.

Otro consejo

Distribuye tu tiempo de forma exacta, planifica con anticipación y no postergues las cosas.
Recuerda el mantra "¡puedo hacerlo, debo hacerlo y lo haré!" y no te quejes de la carga de trabajo.
La paciencia y el trabajo duro definitivamente serán recompensados.

Advertencias

Tu propia seguridad y la de los demás es la prioridad número uno de todas las tareas.
Tu vida personal, tu felicidad y tu integridad deben estar en lo más alto de tu lista de prioridades.