Cómo responder una llamada telefónica de tu jefe

Algunas veces, las llamadas entrantes de tu jefe pueden causarte una sensación de ansiedad, sobre todo si tu jefe suele hacerte sentir nervioso e inseguro. La mejor forma de atender las llamadas telefónicas de tu jefe es practicar siempre la etiqueta profesional en el teléfono y estar preparado para recibir encargos y preguntas relacionadas con el trabajo.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Practicar la etiqueta profesional en el teléfono

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Habla de forma clara y directa en el micrófono. De esta forma, evitarás los malentendidos con tu jefe, los cuales podrían causarte problemas en el futuro. Además, tu jefe podría sentirse frustrado si tiene dificultades para comunicarse contigo debido al sonido apagado y de mala calidad.^{[1]
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- También debes tratar de sonreír cuando respondas y hables por teléfono. La mayoría de las personas, incluyendo a tu jefe, pueden escuchar la sonrisa a través del tono y la voz. Esto puede darle una buena impresión a tu jefe, sobre todo si trabajas en una industria relacionada con las ventas y el servicio al cliente.
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Préstale toda la atención a tu jefe. Cuando hables con tu jefe por teléfono, asegúrate de prestarle atención. Deja de trabajar por un momento, aunque se trate de un encargo que tu jefe te haya pedido, y prepárate para escuchar lo que diga.
- Como regla general, evita responder a las distracciones externas cuando tu jefe hable contigo. Por ejemplo, si un compañero entra a tu oficina, señala con un gesto amable el teléfono que tienes en la mano para indicarle que no puedes hablar en ese momento.
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Responde la llamada después de que el teléfono suene dos o tres veces.^{[2]
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Fuente de investigación} De esta forma, parecerás productivo y ocupado. Si respondes muy pronto, podría parecer que no estás muy ocupado, y si esperas demasiado para contestar, parecerá que no le das prioridad a la persona.
- En un entorno profesional, debes hacerlo sin importar quién te llame. No reserves este ni ningún otro aspecto de la etiqueta en el teléfono para cuando veas a tu jefe en el identificador de llamadas, porque todos los compañeros, clientes y proveedores serán más receptivos si tienes una conducta amable y profesional. Además, no sabes con seguridad si tu jefe podría llamarte de otra línea.
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Usa un saludo profesional. Cuando respondas el teléfono, esfuérzate por sonar agradable y profesional. Por ejemplo, si las llamadas entrantes suelen ser de tus compañeros o si sabes que tu jefe es quien llama, di: “Habla Carlos Pérez. ¿Cómo puedo ayudarle?”.
- Si trabajas en una organización grande donde hay varios departamentos, podrías incluir el nombre del departamento en el saludo: “Habla Carlos Pérez de Ventas. ¿Cómo puedo ayudarle?”.
- Cuando contestes una llamada de una línea externa, debes mencionar el nombre de la empresa, aunque sospeches que podría ser tu jefe quien llama. Por ejemplo, podrías decir: “¡Buenas tardes! Aparatos ABC. Mi nombre es Carlos Pérez. ¿Cómo puedo ayudarle?”.
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Traga la comida o escupe la goma de mascar. Será mejor que lo hagas antes de responder el teléfono, pero si no te da tiempo de hacerlo, la siguiente opción es terminar la acción de la forma más discreta y silenciosa que puedas. Si hablas con comida o con goma de mascar en la boca, sonarás poco profesional y las personas que llaman suelen detectarlo.

Parte 2

Parte 2 de 3:
Hablar con tu jefe

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Toma notas cuando hables con tu jefe. De esta forma, estarás preparado por si tu jefe te da información importante, como horarios, fechas, direcciones o instrucciones para realizar una tarea específica. Además, podrás anotar cualquier pregunta que tengas para hacer.
- Puedes mantener una libreta y un bolígrafo sobre el escritorio o en la gaveta superior, donde puedas acceder a ellos fácilmente. Si tienes una libreta a la mano, podrás tomar notas durante las llamadas planificadas y las inesperadas.
- Si no tienes una libreta disponible, pero estás frente a la computadora, puedes abrir el bloc de notas o un procesador de texto para tomar notas. Ten en cuenta que tu jefe escuchará si tecleas con fuerza; debes tener especial cuidado para demostrarle a tu jefe que le escuchas de forma activa y evitar que se pregunte si los clics del teclado en realidad se relacionan con la conversación.
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Mantén la tranquilidad. Respira profundo unas cuantas veces y toma un poco de agua, si fuera necesario, para mantenerte tranquilo. Los síntomas de la ansiedad pueden escucharse a través del teléfono, sobre todo si respiras con dificultad o tu voz suena temblorosa y nerviosa. Si mantienes la calma, te sentirás y sonarás más seguro y controlado.
- Si sabes que tu jefe está a punto de llamarte, trata de salir a caminar un poco para liberar la energía causada por los nervios. Aún una caminata por tu oficina o tu departamento puede ayudarte. Solo asegúrate de regresar con suficiente tiempo de anticipación para recibir la llamada.
- Si necesitas calmarte de inmediato antes o durante la llamada, trata de respirar profundo. Inhala por la nariz de la forma más silenciosa que puedas durante cuatro o cinco segundos; aguanta la respiración durante tres segundos y luego exhala en silencio durante otros cuatro o cinco segundos. El aumento del oxígeno aliviará la tensión y despejará tu mente.^{[3]
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Escucha de forma activa todo el tiempo. Debido a que la conversación no es en persona, es importante que entiendas con claridad todo lo que te diga. No temas pedirle a tu jefe que repita o te explique algunas cosas que no hayas escuchado o entendido bien la primera vez.
- De hecho, es recomendable que pidas una aclaración o confirmes los detalles de vez en cuando, aunque hayas comprendido claramente las instrucciones. Para hacerlo, podrías simplemente resumir las instrucciones con tus propias palabras antes de colgar. Si demuestras que escuchas de forma activa, tu jefe tendrá la seguridad de que le prestaste atención y tu actitud en general es profesional.
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Responde de forma breve y ve al grano. De esta forma, demostrarás que estás preparado y le permitirás a tu jefe llegar a la razón de la llamada sin muchas distracciones. En la mayoría de los casos, tu jefe estará ocupado y es probable que solo quiera información relacionada con el motivo de su llamada. A menos que específicamente te pida todos los detalles, trata de informarle exactamente lo que quiere.^{[4]
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- Por supuesto, esto no significa que no debas pedirle las aclaraciones necesarias. Es probable que tu jefe esté ocupado, pero por lo general, será mejor usar otros 60 segundos para hacer la pregunta, que pasar muchas horas después corrigiendo los errores. Si tienes más preguntas y no queda más tiempo, puedes preguntarle si podrías recurrir a un compañero o si hay algún manual de instrucciones que puedas consultar para aclarar tus dudas.
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Asiente durante la conversación. Para hacerlo, puedes decir algunas afirmaciones como “sí”, “de acuerdo”, “entiendo” y “ya veo”. Estas frases indican que escuchas de forma activa.
- Por supuesto, debes ubicar correctamente estas frases en la conversación. Espera una pausa después de recibir una instrucción o una explicación para hacer estas afirmaciones.
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Mantén una actitud positiva durante toda la llamada. Si tienes una actitud positiva y predispuesta, le demostrarás a tu jefe que tienes seguridad, eres competente y no tienes miedo de enfrentar los retos laborales. Por ejemplo, si tu jefe te llama para hablar acerca de un problema, infórmale sobre las resoluciones que podrías implementar.^{[5]
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- Aunque tu jefe critique tu trabajo o tu conducta, sé lo más receptivo que puedas. Reconoce la crítica resumiéndola con tus propias palabras y luego habla sobre las posibles soluciones para el problema. Puedes expresar cualquier preocupación sincera que tengas para continuar, pero debes evitar buscar excusas para los errores o los problemas pasados.
- Cuando tengas que plantear tus preocupaciones o explicar los problemas pasados, hazlo con oraciones en primera persona y no en segunda persona. De esta forma, evitarás que tu jefe se ponga a la defensiva y te responda con enojo o negatividad. Por ejemplo, si tu jefe te llama para hablar sobre un proyecto que no terminaste a tiempo, dile “Tuve problemas para reunir los recursos” en lugar de decirle “No me diste todos los recursos a tiempo”.
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Agradécele a tu jefe por tomarse el tiempo de llamarte. Aunque tu jefe haya sido quien llamó y no al revés, agradecerle por llamarte es una forma excelente de expresarle gratitud por su tiempo. Por ejemplo, puedes decirle “Sé que este es un día ajetreado; gracias por tomarte el tiempo para llamarme”.^{[6]
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- Puedes hacerlo en cualquier llamada que recibas de tu jefe, pero es aún más importante si te llama para explicarte un proyecto, expresarte una preocupación o criticar tu trabajo. La idea es demostrarle tu buena disposición para hacer las tareas que te asigne. Además, si le agradeces por su tiempo, reconoces que su llamada te permitirá hacer un buen trabajo.

Parte 3

Parte 3 de 3:
Responder una llamada telefónica fuera de horas

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Responde la llamada cuando sea posible. Si tu jefe te llama fuera del horario de trabajo, debes contestarle siempre y cuando no interfiera con tus prioridades no laborales, sobre todo si empezaste este trabajo en los últimos seis meses.^{[7]
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- La voluntad de comunicarte con tu jefe después de las horas de trabajo demostrará tu dedicación para la empresa y el puesto.
- Sin embargo, si no puedes responder, debes comunicarte lo antes posible. Lo ideal es que escuches los mensajes de voz y devuelvas la llamada después de unos minutos. Según la cultura de la empresa y el tipo de llamada, podrías enviarle un mensaje de texto rápido o un correo electrónico para explicar la demora si no puedes hacer una llamada.
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Analiza la cultura de la empresa. En algunas empresas, se espera que mantengas el contacto por teléfono y por correo electrónico sin importar la hora o el día de la semana que sea. Aunque parezca injusto, tendrás que aceptarlo como parte de la cultura de la empresa si quieres conservar tu puesto.^{[8]
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- Si no sabes con seguridad cuál es el protocolo, consulta con tus compañeros. Quizás te indiquen que es totalmente aceptable demorar una respuesta por algunas horas o podrías descubrir que todos responden de inmediato. Averigua lo que se espera y cúmplelo.
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Mantén una actitud positiva y actúa según la situación. Debes ser amable y positivo cuando escuches a tu jefe, incluso durante una llamada fuera de horas. Dicho esto, tendrás que analizar cada situación de forma individual antes de decidir cuál es la respuesta correcta.
- Por ejemplo, si tu jefe te da una crítica general o una serie de instrucciones, toma notas durante la conversación, pero puedes volver a tus actividades no laborales cuando termine la llamada. Por lo general, puedes dejar la tarea para las horas normales de trabajo si el asunto no es urgente.
- Por otro lado, si tu jefe te llama por una emergencia, debes atender de inmediato y según lo que te pida.
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Evalúa tu satisfacción laboral en general. No es razonable que tu jefe espere que estés disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, pero no hay garantía de que tenga expectativas razonables. Si constantemente te llama después de las horas de trabajo y esto te molesta mucho o te hace sentir ansioso, quizás sea el momento de buscar otro trabajo.^{[9]
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- Puedes apagar el teléfono cuando sepas que tu jefe te llamará fuera de horas, pero a menos que haya un sindicato en la empresa donde trabajes, es probable que seas un empleado a quien pueden despedir en cualquier momento. Es posible que tu jefe deje de llamarte si entiende que no le responderás fuera de horas, pero también podría despedirte.

Consejos

Practica responder las llamadas de tu jefe en un lugar privado para sentirte más cómodo, seguro y preparado la próxima vez que te llame. Asimismo, practica hablar a solas con tu jefe o haz varias llamadas de prueba con la ayuda de tus amigos y familiares.
Comunícate con tu jefe de una forma que refleje la cultura de la empresa. Aunque tu jefe te llame específicamente para hablar de negocios, recuerda que las conversaciones privadas con tu jefe son oportunidades para darle una buena impresión duradera. Mira sus llamadas como interacciones positivas que pueden permitirte avanzar u obtener un reconocimiento laboral en el futuro.