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En ocasiones, puedes sentir como si hubieras trabajado todo el día sin detenerte, pero cuando revisas tu trabajo, te parece que no has logrado mucho. Trabajar de forma más inteligente implica conocerte a ti y tus hábitos usando dicho conocimiento a tu favor. Crear una lista de cosas por hacer y un horario es un paso importante para terminar las cosas, pero también necesitas tener en cuenta tus fortalezas, cuándo trabajas mejor y las herramientas que pueden ayudarte a trabajar mejor. Esfuérzate por minimizar las distracciones y fijarte un ritmo que te parezca coherente. Por último, ¡no olvides cuidarte de modo que puedas descansar, recuperar energías y alistarte para seguir otro día de trabajo!
Pasos
Método 1
Método 1 de 3:Asignarle prioridades a tu carga de trabajo
Método 1
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1Crea una lista de cosas por hacer realista para todo lo que tengas que terminar en el día. Antes de empezar a trabajar, reflexiona sobre lo que puedas y debas terminar en un día. Sé realista. Puede ser fácil desanimarse si siempre te das demasiadas tareas para un solo día y no las terminas todas. Enumera todo lo que tengas que terminar y dales prioridad aproximadamente a 3 tareas de las más importantes por día.[1]
- Si hay ciertas tareas que haces a diario o varias veces a la semana, crea una rutina para ayudarte a superar estas tareas con la mayor rapidez posible. Por ejemplo, si escribes “responder a los correos electrónicos” en tu lista de cosas por hacer todos los días, elige una hora todos los días en la que puedas dedicarte a estas tareas con la mayor eficacia.
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2Cíñete a un horario. Ten una lista de verificación (ya sea en tu mente o en papel) y síguela en orden. Mientras más importante sea la tarea, más temprana deberá ser la hora en la que figure en el horario. Por ejemplo, si tienes que investigar para escribir un reporte, tendrás que investigar lo más pronto posible. Las tareas que tomen menos tiempo también deben ir a una hora temprana en el horario. Si algo te tomará 5 minutos, termínalo primero para poder concentrarte en terminar el trabajo que requiera más atención.[2]
- Crear un horario evitará que repitas los pasos, dupliques los esfuerzos de los demás, cometas errores y olvides las tareas.
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3Di no cuando sea necesario. Puede ser difícil no aceptar un nuevo proyecto o responsabilidad, pero es importante que reconozcas cuando has alcanzado tu límite. Si tu horario ya está ajustado y estás apresurándote para terminar los proyectos antes del plazo límite, será poco sensato que le agregues más a tu carga laboral.
- No asignes demasiado a tu horario y sé realista sobre lo que puedes lograr en un solo día.
- Reconoce cuándo debes dejar tu trabajo en el trabajo. Podrías terminar más tareas si también trabajas desde casa, pero también te agotarás, no descansarás lo suficiente y quizás debilites tus relaciones.
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4Haz la mayor parte de tu trabajo cuando tengas la mayor cantidad de energía. Si eres una persona matutina, trata de reservarte un tiempo para dedicarte a las tareas más apremiantes antes de la hora del almuerzo. Si “persona matutina” es la última frase que usarías para describirte, programa las tareas que puedas terminar sin pensar demasiado hasta que empieces a sentirte normal.[3]
- Si hay partes de tu horario que no puedes controlar, como las reuniones o las clases, centra tu horario en ellas lo más que puedas. Por ejemplo, si tienes clase durante tus principales horas de trabajo por la mañana, trata de empezar tu día laboral un poco más temprano, de modo que puedas incluir un poco de productividad antes de que tu energía disminuya.
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5Emplea algunos minutos al final del día para prepararte para el siguiente. En los últimos 15 minutos del día laboral, analiza tu lista de cosas por hacer para el día y determinar qué es lo que ya has terminado. Luego identifica lo más importante que debas terminar al día siguiente.[4]
- Dedica algunos minutos por la mañana a revisar lo que has decidido terminar para el día y reevalúalo. No habrá problema si algo más apremiante surge.
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6Pide ayuda si no puedes aguantar tu carga laboral por tu cuenta. Por más que priorices, a veces tendrás mucho que terminar. Pídele a un colega de confianza que te ayude con las tareas más apremiantes. ¡Tan solo prepárate para devolverle el favor![5]
- En el caso de los estudiantes, no duden en pedir una extensión para una asignación importante si están abrumados, o conversen con su profesor sobre lo que tengan problemas para entender.
Método 2
Método 2 de 3:Terminar más en menos tiempo
Método 2
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1Lleva un registro del tiempo durante una semana para entender la manera en la que pasas el tiempo. Para tener una idea de a qué le dedicas la mayor parte de tu tiempo y esfuerzo, lleva un registro diario del tiempo por una semana. Anota todo lo que hagas y el tiempo durante el cual lo hagas.[6]
- Esta es una buena manera de identificar los malos hábitos, como pasar demasiado tiempo en las redes sociales, y de reconocer las áreas en las que podrías encontrar atajos. Por ejemplo, si notas que respondes la misma pregunta una y otra vez, ten una versión escrita que puedas copiar y pegar para todo aquel que la pida.
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2Trabaja en una cosa a la vez. Puedes sentir la tentación de trabajar en un par de tareas diferentes a la vez, pero esta es una manera certera de hacer un peor trabajo en dos cosas diferentes. Por ejemplo, podrías mantener tu correo electrónico abierto en una pestaña mientras escribes un reporte. Te distraerás con los nuevos correos que te lleguen mientras escribes, y al pensar en el reporte mientras respondes los correos. Mantén las dos pestañas separadas para darles toda tu atención y trabajar más rápido.[7]
- Si vas a trabajar en un proyecto colaborativo o estás esperando comentarios sobre un proyecto, revisa tu correo electrónico antes de iniciar tu trabajo. Anota todo lo que debas tener en cuenta y luego cierra tu correo. Vuelve a revisar dentro de una hora cuando tomes un descanso.
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3Mantén tu espacio laboral organizado para maximizar tu productividad. Sin importar si necesitas revisar a cada momento un plan de negocios, necesitas los apuntes de las clases para estudiar o tienes formularios que usas a diario, asegúrate de que los documentos físicos que uses mayormente sean lo más accesibles. Busca una carpeta o un archivador fáciles de reconocer para guardar tus papeles. Lo mismo aplica para los archivos digitales. Mantén los documentos que más uses en tu escritorio o en una carpeta específica.[8]
- Revisa todos los documentos en tu escritorio como mínimo una vez a la semana y deshazte de todo lo que ya no necesites.
- Busca un sistema de nombramiento para archivos digitales que te funcione. Por ejemplo, puedes usar Apellido_TipoDocumento_versión1 para llevar un registro de los documentos que has creado y qué versión es la más reciente.
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4Usa aplicaciones de productividad para administrar tu tiempo y no distraerte. Usa aplicaciones de calendario para mantenerte al tanto de tu horario y compartir las citas importantes con los demás. Para los estudiantes, las aplicaciones de productividad que te ayudan a evitar las redes sociales mientras estudias también pueden ser muy útiles.[9]
- Las aplicaciones de calendario como Google calendar, Outlook y iCal tienen integración con correo electrónico, por lo que podrás configurarlas para tomar los eventos de tu correo electrónico y compartirlos con tus contactos.
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5Usa programas de computadora para automatizar tu trabajo siempre que sea posible. Las herramientas que uses para terminar el trabajo pueden hacer que tu proyecto sea un éxito o un desastre. Por ejemplo, en los negocios, hay programas que pueden ayudarte a manejar las ventas, los horarios y la administración de empleados, entre otras cosas. Presta atención a las herramientas y los instrumentos tecnológicos que puedan facilitarte la vida.[10]
- Pagar más por una herramienta no siempre significa que será de más calidad. Lee las revisiones y usa el boca a boca para determinar qué funciona mejor para los demás.
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6Minimiza las distracciones a tu alrededor. Ser bombardeado a cada momento con notificaciones, correos electrónicos, chats y conversaciones puede causarte dificultades para ponerte a trabajar y terminar el trabajo importante. Esfuérzate por trabajar cuando sea el momento de hacerlo y disfrutar de estas actividades cuando sea el momento de tomar un descanso.[11]
- Desconecta el internet si no lo necesitas. Para centrarte de verdad en una tarea, deja tu teléfono boca abajo o en otra habitación.
- Bríndate permiso para revisar las redes sociales o leer algo por diversión durante 5 minutos, cuando te tomes un descanso.
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7Trabaja en periodos de una hora. Estructura tu lista de cosas por hacer de modo que no trabajes en alguna tarea por más de una hora y media a dos horas. Termina lo más que puedas dentro de ese periodo, toma un descanso corto y luego continúa con algo más.[12]
- Si es posible, cambia tu ubicación cuando cambies de tarea. Esto te ayudará a reenfocarte y adoptar una mentalidad diferente.
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8Delega tareas a las personas adecuadas en los momentos adecuados. Es importante que conozcas tus propias fortalezas y debilidades, así como las de las personas que te rodean. Por ejemplo, si trabajas bien con clientes, pero escribir un reporte te toma un poco más de tiempo que a un colega, forma equipo con alguien que escriba bien. Si eres un estudiante, júntate con alguien que tenga hábitos de estudio diferentes y dependan el uno del otro para ayudarse en las áreas en las que tengan dificultades.[13]
- Contrata a un ayudante, si puedes hacerlo. Agregar a tu equipo a alguien con habilidades diferentes a las tuyas te ayudará a trabajar con más eficacia.
Método 3
Método 3 de 3:Cuidar de tu persona
Método 3
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1Toma descansos periódicos para recuperar energías. La mayoría de las personas solo pueden centrarse en una tarea hasta por 90 minutos seguidos. Sin importar si eres un estudiante, trabajas en una oficina o incluso si tienes tu propio negocio, tendrás que darte un tiempo para que tu mente se reorganice y se recargue.[14]
- Busca un ritmo que te funcione. Por ejemplo, podrías tratar de trabajar por una hora y luego descansar por 5 a 10 minutos, en lugar de trabajar por 90 minutos. Por otro lado, podrías notar que puedes terminar mucho en periodos de dos horas y recargar energías por 15 a 20 minutos.
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2Motívate para trabajar por algo que te importe. Piensa por qué quieres trabajar de forma más inteligente en lugar de más duramente. ¿Quieres pasar más tiempo con tu familia, dedicar más energía a un trabajo adicional o dejar un espacio en tu horario para un pasatiempo? Úsalo para motivarte cuando tengas ganas de postergar.[15]
- Coloca una foto de lo que te motive en donde puedas verla durante todo el día.
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3Reconoce cuando te estés agotando mentalmente. Trabajar siempre hasta el agotamiento te volverá propenso a cometer errores. Si estás tan cansado como para darte cuenta de que tardas dos o tres veces más de lo normal en terminar un trabajo, termina el día.[16]
- Descansa como mínimo unas horas al final del día. Si es necesario y puedes hacerlo, toma siestas energéticas durante el día para recargarte.
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4Recuerda que terminar el trabajo es más importante que dejarlo perfecto. Si has estado trabajando mucho en un proyecto por un largo tiempo, puede ser fácil convencerte de que hay otro toque final que agregar u otra ronda de ediciones que realizar. En cierto punto, reconoce que has hecho un buen trabajo y que es el momento de continuar con algo más.[17]
- Recuerda que nada es perfecto.
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5Empieza y mantén hábitos saludables para reducir el estrés en tu vida. Duerme alrededor de 7 u 8 horas por la noche. Ejercítate por un mínimo de 20 minutos todos los días. Dedica un tiempo a hacer algo que adores, como practicar un deporte o un pasatiempo creativo. Cuidar de tu persona fuera del trabajo te ayudará a sentir menos estrés.[18]
- La meditación también puede ser de ayuda si tienes un trabajo estresante.
Consejos
- Cuando te enfermes, quédate en casa y descansa hasta que estés bien. Cometerás muchos errores si estás enfermo o cansado, y no podrás “trabajar de manera inteligente”.
- Escucha a las personas que hayan pasado lo mismo que tú. Ellas por lo general estarán dispuestas a compartir sus historias. No siempre tendrás que cometer errores por tu cuenta para aprender maneras más inteligentes de hacer las cosas.
- Sé flexible. Tu día no siempre irá como lo planees. Debes estar dispuesto a probar nuevos métodos y hacer cosas nuevas.
Referencias
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- ↑ https://www.inc.com/john-rampton/work-smarter-not-harder-10-ways-to-be-more-effective-at-work.html
- ↑ https://www.fastcompany.com/40468024/this-is-how-to-actually-work-smarter-not-harder
- ↑ https://www.forbes.com/sites/johnrampton/2018/05/01/manipulate-time-with-these-powerful-20-time-management-tips/#68d3dfd257ab
- ↑ https://hbr.org/2018/05/how-to-get-the-help-you-need
- ↑ https://www.fastcompany.com/40468024/this-is-how-to-actually-work-smarter-not-harder
- ↑ https://www.forbes.com/sites/forbesagencycouncil/2018/01/05/want-to-work-smarter-not-harder-follow-these-14-tips/#5cc0b3754589
- ↑ https://www.inc.com/guides/2010/06/organize-your-workspace.html
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- ↑ https://www.inc.com/jeff-haden/5-scientifically-proven-ways-to-work-smarter-not-harder-tues.html
- ↑ https://www.inc.com/kevin-daum/8-things-really-efficient-people-do.html
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- ↑ https://www.inc.com/jeff-haden/5-scientifically-proven-ways-to-work-smarter-not-harder-tues.html
- ↑ https://www.inc.com/john-rampton/15-ways-to-increase-productivity-at-work.html
- ↑ https://www.inc.com/john-rampton/work-smarter-not-harder-10-ways-to-be-more-effective-at-work.html
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