Comment créer une agence évènementielle

Créer une agence évènementielle peut être une occasion enrichissante et profitable pour toute personne sociable, organisée, portée sur le détail et qui a le sens d'animer et de coordonner des évènements. Contrairement à d'autres entreprises émergentes, une agence évènementielle ne nécessite pas beaucoup de capitaux ou d'espace réservé. Toutefois, avant de pouvoir ouvrir une telle société, vous devez tenir compte de certaines étapes essentielles à toutes les entreprises installées à domicile, ainsi que quelques étapes qui sont spécifiques à ce secteur d'activité.

Partie 1

Partie 1 sur 3:
Démarrer les activités

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Donnez un nom à votre entreprise. Choisissez un nom sans équivoque qui indique exactement aux clients potentiels les activités de votre entreprise. Essayez de trouver un nom avec une adresse web simple et disponible.
- Vous pouvez utiliser des outils tels que Id2nom pour vérifier gratuitement la disponibilité de votre nom commerciale. Si le nom de votre société est semblable à un nom déjà enregistré, il est préférable d'en choisir un autre ^{[1]
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  U.S. Small Business Administration
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- En France, vous pourriez devoir enregistrer votre nom commercial à l'Institut national de la propriété intellectuelle (INPI). Rendez-vous sur le site de cet organisme pour plus d'informations ^{[2]
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Enregistrez votre nouvelle entreprise si nécessaire. Apprenez-en davantage sur le droit commercial de votre pays pour déterminer si votre entreprise nécessite un enregistrement, une licence ou une autorisation.
- Outre le recouvrement des impôts, vous pourriez devoir être soumis à un enregistrement en particulier. Cependant, assurez-vous de bien examiner les politiques gouvernementales pertinentes avant de vous engager à faire des affaires. Lisez cet article pour en apprendre davantage sur les formalités à remplir pour créer son entreprise ^{[3]
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  U.S. Small Business Administration
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Installez votre bureau. Bien que minime par rapport à d'autres types de sociétés, vous aurez tout de même besoin d'espace pour travailler efficacement. Un grand nombre d'organisateurs installent simplement leur bureau dans leur maison. Il vous faudra un ordinateur personnel et une imprimante capable de traiter un grand nombre de tâches administratives et publicitaires. Votre bureau doit disposer d'un endroit où le matériel, notamment les articles de fête, sera entreposé en toute sécurité et à l'abri de la saleté. Un grand placard ou quelques bacs de rangement suffisent.
- Vous avez la possibilité de louer un bureau à occuper de façon permanente ou une salle de conférence temporaire pour rencontrer les clients.
- Bon nombre des professionnels autonomes rencontrent leurs clients dans des espaces publics, par exemple dans les cafés ou restaurants ^{[4]
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Démarquez-vous de vos concurrents. Tenez compte de votre niche et comparez vos services avec ceux de vos organisateurs. Au moment de faire connaitre vos services ou de rencontrer des clients, tâchez de mettre en valeur ce qui vous rend unique.
- Au début, il peut être plus logique d'être un généraliste et d'organiser différents types de fêtes et de manifestations. Au fur et à mesure que votre réputation prend plus d'ampleur, vous pouvez commencer à vous concentrer davantage sur certains types de fêtes afin de devenir un spécialiste ^{[5]
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Fixez correctement les prix de vos services. Le cout moyen pour organiser une soirée est de 4 500 €, sachant qu'il y a beaucoup de facteurs à prendre en considération au moment de définir le prix de votre service.
- Quels sont vos tarifs habituels ? Vérifiez les tarifs de vos concurrents pour avoir une bonne idée du prix à facturer. En général, dans les villes où le cout de la vie est élevé, vous allez devoir fixer des tarifs plus élevés.
- Combien d'années d'expérience avez-vous ? Un organisateur avec une expérience professionnelle diverse devra établir un tarif plus élevé qu'un organisateur qui vient de débuter. Pour attirer la clientèle, vous pourriez devoir proposer des prix bas et augmenter graduellement vos tarifs au fil des ans, à mesure que vous gagnez une bonne réputation.
- Allez-vous proposer strictement une fracturation à l'heure ou allez-vous ajouter des frais supplémentaires ? Généralement, les organisateurs facturent des frais supplémentaires d'environ 15 % pour chaque article sous contrat. Par exemple, si vous coordonnez un évènement dont le cout est de 500 € et le service de traiteur de 200 €, vous pouvez ajouter 105 € à vos heures facturables. En revanche, d'autres professionnels ajoutent à leurs heures facturables un forfait par projet. Cette méthode de facturation est beaucoup plus répandue chez les organisateurs de fêtes dont la clientèle est composée d'entreprises ^{[6]
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Soyez flexible et préparez-vous à l'imprévu. Comme le savent tous ceux qui ont organisé un évènement, tout peut arriver. Un bon organisateur doit pouvoir organiser une fête réussie, peu importe ce qui se passe. Votre traiteur peut tomber malade ou le toit des locaux peut s'effondrer la veille. Ne paniquez pas. Au lieu de cela, préparez un plan B pour chaque évènement. Disposez d'une longue liste de traiteurs fiables, d'établissements et d'animateurs possédant des compétences et des spécialités multiples.
- Cela est d'autant plus important lorsque vous organisez des manifestations en plein air. C'est difficile de prédire le temps qu'il fera tous les jours, mais en tant qu'organisateur évènementiel, vous devez élaborer régulièrement des plans des mois à l'avance. Vous n'avez aucun moyen de savoir dès le début si vous ferez face aux intempéries. Assurez-vous de pouvoir changer de site ou protéger vos invités à tout moment.
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Partie 2

Partie 2 sur 3:
Faire un travail préparatoire

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Spécialisez-vous. Alors que de nombreux organisateurs collaborent avec plusieurs clients et offrent différents types de services, la plupart trouvent leur niche et se spécialisent. Vous pouvez toujours changer votre spécialité plus tard, mais il est utile de réfléchir à ces questions à l'étape de la planification.
- Quel type de clients voulez-vous servir ? Il y a deux marchés clés de clients : les entreprises et les particuliers. Une agence évènementielle qui répond aux besoins des entreprises organise de grandes réunions, des fêtes de départ en retraite, des conférences, des réceptions et des salons professionnels. Une agence évènementielle qui répond aux besoins des particuliers organise toutes sortes de fêtes, notamment les anniversaires, les réceptions nuptiales, les fêtes prénatales et les réunions familiales.
- Quel genre de soirées voulez-vous organiser ? Beaucoup d'organisateurs choisissent une niche qui leur plait le plus. Il peut s'agir d'un type d'évènement, comme les anniversaires ou d'un style ou d'un thème particulier que vous proposez.
- Voulez-vous travailler avec des enfants ? Les fêtes organisées à l'intention des petits sont très différentes des réunions de famille et des réceptions réservées aux adultes. Tout, de la décoration à l'animation en passant par les boissons, doit être adapté à la tranche d'âge appropriée. De ce fait, certains organisateurs préfèrent se spécialiser dans les fêtes pour enfants. D'autres choisissent de ne pas proposer ce type de service ^{[7]
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Tenez compte de vos études et de votre expérience. Certes, vous n'êtes pas obligé d'avoir un diplôme universitaire avant de pouvoir vous lancer dans l'organisation des fêtes, mais beaucoup d'organisateurs détiennent un grade de bachelier et un diplôme d'études supérieures dans divers domaines connexes. Les filières envisageables pour quiconque désire acquérir des compétences précieuses dans ce domaine comprennent l'administration des affaires, le markéting et la gestion hôtelière ^{[8]
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Source de recherche}. Certaines universités et organisations professionnelles offrent également des programmes sanctionnés par un certificat en planification d'évènement ^{[9]
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Consultez un avocat. Discutez avec un avocat ou avec quelqu'un qui maitrise les lois concernant les petites entreprises locales. Généralement, les organisateurs d'évènement n'ont pas besoin d'obtenir un permis, mais il est préférable de détenir à tout le moins une licence commerciale ^{[11]
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Source fiable
U.S. Small Business Administration
Aller sur la page de la source}. Étant donné que les fêtes sont souvent fréquentées par de grandes foules et parfois incontrôlables, il est par ailleurs sage de posséder sa propre assurance responsabilité. Cela vous protègera en cas de blessure ou d'endommagement des lieux de fête. Consultez un avocat pour savoir quel type d'assurance conviendrait le mieux à votre entreprise.
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Étudiez vos concurrents. Renseignez-vous sur les autres organisateurs et entreprises qui organisent des manifestations dans votre région. Appelez-les ou rendez-leur visite et posez-leur quelques questions.
- Renseignez-vous sur les concurrents locaux et tenez compte de leurs styles et approches. Ayez cela à l'esprit au moment de déterminer votre niche. Essayez de vous distinguer en offrant un service ou une expérience hors pair.
- Cherchez à nouer de nouvelles relations professionnelles et renseignez-vous sur les établissements où se tiennent souvent des manifestations dans votre localité. En tant qu'organisateur, vous devrez connaitre un grand nombre de traiteurs, de fournisseurs, d'animateurs et d'autres professionnels. Votre travail est d'organiser et de coordonner ces différents services afin de créer un évènement mémorable.
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Élaborez un plan d'affaires. Dans votre plan d'affaires, précisez la niche que vous prévoyez d'occuper et décrivez les moyens à mettre en œuvre afin d'y parvenir ^{[12]
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U.S. Small Business Administration
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- Élaborez une analyse de marché pour votre secteur. Utilisez les renseignements issus de vos recherches pour déterminer la taille de votre marché potentiel. Déterminez le montant que vous allez facturer pour vos services et vos objectifs de revenu ^{[13]
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- Estimez les frais de démarrage qui pourraient être nécessaires, comme les frais de publicité et de location d'un espace de bureau si vous ne voulez pas travailler à la maison. Essayez de savoir si vous pouvez financer vous-même votre agence ou s'il va falloir contracter un petit prêt pour couvrir les couts initiaux ^{[14]
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  U.S. Small Business Administration
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Partie 3

Partie 3 sur 3:
Développer son entreprise

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Faites bien connaitre votre entreprise. Au début, le markéting sera un élément crucial pour établir une réputation et développer une clientèle.
- Concevez un site web esthétique et facile à utiliser. Faites en sorte que le nom et les coordonnées de votre agence soient clairement inscrits sur chaque page.
- Concevez des dépliants pour mettre en valeur vos habiletés techniques en matière de désign graphique. Distribuez-les de porte en porte et demandez aux commerces locaux de les exposer sur leur tableau d'affichage.
- Parlez de votre entreprise à vos proches et demandez-leur de vous recommander à leurs connaissances à la recherche d'un organisateur.
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Développez une forte présence sur les médias sociaux. Les réseaux sociaux sont un excellent moyen de lancer une campagne de publicité très efficace et souvent gratuite. Créez des comptes officiels pour votre entreprise sur des réseaux sociaux populaires tels que Facebook, Instagram, Twitter et YouTube.
- Si vos clients actuels et potentiels envoient des demandes de renseignements via ces canaux (par exemple sur vos tarifs ou vos spécialités), répondez-les publiquement pour que d'autres puissent voir vos réponses. Interagissez activement et directement avec les clients pour leur montrer que vous les mettez au cœur de l'entreprise.
- Si vous essayez de trouver des moyens d'augmenter votre chiffre d'affaires pendant un jour férié ou les périodes de fête, essayez d'utiliser les hashtags appropriés. Par exemple, si vous voulez annoncer vos services pour les fêtes de Noël à Paris, vous pouvez utiliser dans vos publications le hastag #NoëlParis.
- Mettez votre expertise en valeur en publiant des photos et des vidéos des manifestations réussies que vous avez planifiées. Demandez toujours une autorisation par écrit à vos clients avant de publier des photos ou des vidéos ou ils apparaissent.
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Encouragez vos clients à laisser des avis sur des sites. Lorsqu'un client est satisfait de vos services, demandez-lui de laisser un avis sur internet. Ne demandez pas forcément un avis positif et ne mentionnez aucun site en particulier.
- Créez un compte sur les sites d'évaluation pertinents. Remerciez tous ceux qui ont pris le temps de laisser un avis. Répondez à toute préoccupation ou critique négative de manière honnête et avec maturité. N'oubliez pas que ces publications peuvent être la première impression que vous donnez à vos futurs clients.
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Faites du bénévolat. Offrez votre aide pour les manifestations communautaires, comme les activités scolaires. Certes, cela demande beaucoup de travail, mais ça ferait une bonne publicité pour votre agence. Assurez-vous d'écrire le nom et les coordonnées de votre entreprise sur tous les documents, dans les cas où cela serait approprié. Par exemple, il est courant de laisser de telles informations au verso de tout document.
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Continuez à établir des contacts. En tant qu'organisateur, vous devez acquérir de bonnes compétences relationnelles pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
- Vous devriez toujours être à l'affut de nouveaux services de traiteur et de nouveaux animateurs dans votre région. On ne sait jamais quand un client peut commander des plats spécifiques ou rechercher un artiste avec qui vous n'avez pas de contact. De plus, les entreprises peuvent finir par déménager ou fermer leurs portes. Il est important de garder votre liste de contacts à jour.
- Participez à des foires commerciales afin de rencontrer d'autres organisateurs et prestataires de services. Vous pouvez vous renseigner sur les dernières tendances et les nouveautés du secteur ou poursuivre vos études. Les expositions commerciales sont un excellent moyen de trouver de nouvelles idées pour votre entreprise.
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Conseils

Tâchez d'avoir de l'expérience dans l'organisation de petites fêtes avant de vous engager à créer une agence évènementielle. Tout le monde n'est pas fait pour cette profession étonnamment éprouvante. À moins d'avoir beaucoup de talents, il peut être difficile de faire de cette activité un métier. Vous devriez savoir ce qui vous attend avant d'investir du temps et de l'argent pour démarrer une entreprise.
Bien que la plupart des organisateurs s'occupent eux-mêmes des tâches administratives, si votre activité prend de l'ampleur, vous pouvez choisir d'embaucher un assistant. Même si ce métier présente peu de risque, vous devrez peut-être souscrire une assurance accidents du travail. Vérifiez les lois applicables dans votre région ^{[15]
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