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Les employés qui travaillent à distance peuvent constituer un atout majeur pour votre organisation. Toutefois, leur formation peut poser des défis particuliers. Si vos employés résident loin des locaux de votre entreprise, assurez-vous de mettre en place une plateforme de communication constante et fiable. Faites-leur parvenir des supports de formation bien élaborés, de sorte qu'ils apprennent par eux-mêmes les exigences du métier. Enfin, une supervision directe et des commentaires réguliers peuvent les aider à s'adapter de façon efficiente et efficace.
Étapes
Partie 1
Partie 1 sur 3:Choisir une plateforme de communication
Partie 1
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1Demandez-leur de se rendre dans l'entreprise si possible. Même si un employé travaille à distance, vous pourriez l'amener dans l'entreprise pour qu'il se fasse former. C'est généralement l'option de formation la plus pratique et la moins couteuse pour les salariés qui travaillent à distance, mais qui vivent non loin d'un bureau ou d'une filiale de la société. Toutefois, s'ils vivent trop loin, cette possibilité peut être exclue [1] .
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2Organisez des vidéoconférences pour une formation personnalisée. Les appels et les téléconférences donnent une touche personnelle au processus de formation et peuvent servir à clarifier des détails importants relatifs au travail. Des conversations à intervalle d'une semaine vous permettront de suivre les progrès de votre personnel [2] .
- Les vidéoconférences sont plus efficaces pour les employés qui travaillent à distance et qui sont impliqués dans la stratégie ou le markéting de l'entreprise : ce canal vous permet de discuter librement avec eux des idées et des modes opératoires.
- Si l'employé et vous n'avez pas les mêmes fuseaux horaires, assurez-vous de choisir une heure qui vous convient tous deux.
- Voici quelques applications géniales pour les vidéoconférences : Skype, Zoom ou Slack.
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3Utilisez un service de messagerie instantanée. Pour des entreprises dont les activités nécessitent une collaboration et des communications fréquentes entre employés, un service de messagerie instantanée apparait comme l'option la plus appropriée, car il assure aux travailleurs une communication en temps réel [3] .
- Si l'employé a des questions au cours de la formation, il lui est possible de se référer à vous par le biais de la messagerie instantanée pour obtenir une réponse rapide. Aussi, vous pourrez lui envoyer en temps réel des commentaires et messages relatifs à son travail via le même canal.
- Voici quelques services non payants que votre entreprise peut utiliser : Skype, Google+ Hangouts et Spark.
- La messagerie instantanée pourrait ne pas être la meilleure option si votre salarié ne travaille pas aux mêmes heures que le reste de l'équipe.
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4Envoyez des emails aux travailleurs indépendants. Le courrier électronique est une bonne option si l'employé n'a pas les mêmes heures de travail, a un fuseau horaire différent ou établit ses propres horaires. Faites-lui parvenir vos notes, supports de formation, liens et pièces jointes facilement par courriel [4] .
- Veillez à ce qu'il sache le temps qu'il doit mettre pour répondre à un courrier.
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Partie 2
Partie 2 sur 3:Créer des matériels de formation efficaces
Partie 2
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1Concevez un manuel de formation ou un guide pour l'employé. La disponibilité d'un manuel de formation permet aux salariés de savoir quoi faire toutes les fois qu'ils ont une question ou une mécompréhension. Envoyez le manuel à votre personnel par courrier électronique ou partagez-le dans un système de stockage en nuage. Vous devriez inclure [5] :
- les premières responsabilités du poste,
- la politique de l'entreprise,
- la manière d'exécuter des tâches à l'aide de logiciels, d'interfaces en ligne ou d'autres outils,
- le mode de communication avec la direction.
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2Donnez des détails spécifiques quant à la manière d'exécuter les tâches. Faites l'effort d'anticiper les problèmes ou questions que l'employé pourrait avoir et incluez-les dans votre manuel. Les détails spécifiques permettent au personnel de comprendre les tâches à exécuter en priorité [6] .
- Par exemple, au lieu de juste dire : « veuillez rendre votre travail après l'avoir achevé, » dites plutôt ceci : « veuillez cliquer sur le bouton Envoyer pour nous faire parvenir votre travail après l'avoir achevé. Cela va actualiser la page et vous ramener à l'interface principale. »
- Veillez à inclure des détails, notamment comment rapporter les heures, où soumettre son travail ou qui contacter s'il y a un problème.
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3Établissez des quotas et des objectifs pour chaque tâche. Après avoir dit au travailleur comment exécuter une tâche, veillez à ce qu'il comprenne les règles, les quotas ou les directives qu'il aura à suivre. Quelle quantité de travail doit-il accomplir par semaine ? Quelle doit être la fréquence de sa communication avec vous ? Quel délai a-t-il pour soumettre le travail [7] ?
- À titre d'exemple, vous pourriez dire ceci : « nous nous attendons à ce que vous preniez cinq (5) appels toutes les heures » ou « vous devez consulter vos courriers électroniques une fois au moins toutes les heures entre 9 h et 17 h. »
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4Fournissez du contenu éducatif pour les logiciels et matériels. S'il existe des programmes ou des matériels spécifiques dont l'employé doit se servir, en plus des instructions écrites, fournissez des supports visuels clairs indiquant comment il doit procéder [8] .
- Si vous travaillez sur une plateforme informatique, servez-vous d'un logiciel de capture d'écran pour prendre des photos ou des vidéos de l'écran, expliquant en détail chaque étape du processus.
- Les diagrammes et les graphiques peuvent être d'une grande utilité pour les employés qui doivent procéder à l'installation d'un équipement ou d'un logiciel donné.
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5Investissez dans un programme de formation en ligne. Si vous travaillez avec un grand nombre de personnes à distance, vous pouvez louer les services d'une agence pour l'élaboration d'un module de formation en ligne avec pour but d'automatiser une partie du processus de formation. Vous pourrez travailler en collaboration avec l'agence afin de créer une plateforme personnalisée contenant des vidéos et des outils interactifs [9] .
- De telles agences peuvent se présenter au public comme des cabinets de formation ou de recrutement.
- En dépit du cout élevé qu'implique cette option, elle vous évitera de perdre du temps précieux si vous devez former vos employés régulièrement.
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Partie 3
Partie 3 sur 3:Superviser le personnel
Partie 3
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1Fixez à votre employé des objectifs à atteindre. Créez une chronologie dans les tâches qu'il doit accomplir et définissez des objectifs spécifiques qu'il doit atteindre ainsi que le délai pour les atteindre. Cela aide à donner à vos travailleurs à distance une directive et les encourage à devenir productifs plus rapidement [10] .
- Par exemple, dites ceci : « nous souhaitons que vous soyez en mesure de vous servir de notre logiciel d'appel avant la fin de la première semaine. Dès la fin du premier mois, vous devriez réaliser au moins 10 000 euros de ventes. »
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2Faites des commentaires spécifiques sur les premières tâches. Faites des commentaires constructifs sur chaque tâche pendant les deux ou trois premières semaines ou jusqu'à ce que le salarié maitrise les différentes étapes de son travail. Ce genre de commentaire peut l'aider à prendre la mesure des directives et des espérances relatives au travail qu'il effectue [11] .
- Par exemple, dites quelque chose comme : « ces images que vous avez conçues sont vraiment bonnes. Toutefois, nous pensons qu'elles seraient mieux adaptées à la marque de notre entreprise si vous vous en teniez à un seul schéma de couleurs. De même, nous préférons une police plus petite. »
- Sa première tâche doit être assez simple avec un délai court. Par exemple, demandez de rédiger un petit article ou de réaliser un tableur pour la fin de la journée. Cela vous aidera à lui donner une rétroaction rapide.
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3Demandez des commentaires et des questions. Encouragez le salarié à vous aborder avec toutes les questions qu'il pourrait avoir. Une fois la formation achevée, demandez-lui s'il a un avis honnête sur le processus. Cela vous aidera à rendre le processus plus clair pour les potentiels employés qui travaillent à distance [12] .
- Si le travailleur vous aborde avec une question, répondez-y du mieux que vous pouvez. Si vous avez l'impression que la réponse se trouve dans le support de formation, essayez de l'y référer en lui précisant la section.
- Si le nouveau salarié ne vous adresse aucune question, vous pouvez lui envoyer un simple message avec un contenu similaire : « juste pour avoir des nouvelles. Comment se passe la formation ? Auriez-vous des questions ? »
- Si vous le souhaitez, laissez les commentaires de façon anonyme pour qu'il ait l'impression de pouvoir s'exprimer librement. Utilisez un site de sondage en ligne pour créer un formulaire de réponse.
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4Communiquez de façon régulière avec tous vos travailleurs. Aussi bien au cours qu'après la formation, gardez le contact avec eux et tenez-les au courant des actualités de l'entreprise. Les bulletins d'information, les séminaires en ligne ou même des conférences téléphoniques hebdomadaires peuvent les tenir informés [13] .
- Les salariés qui travaillent à distance ont tendance à se sentir isolés ou mis en marge des décisions, des nouvelles et des évènements ayant cours au sein de l'entreprise. C'est pour cela qu'il est important de les soutenir et de les encourager à aborder et à collaborer avec les autres membres de l'équipe et de l'entreprise à travers les réseaux sociaux, la messagerie instantanée ou les vidéoconférences.
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Références
- ↑ https://www.themuse.com/advice/pros-in-different-area-codes-how-to-train-remote-employees
- ↑ https://www.inc.com/ric-edelman/how-to-provide-training-for-remote-workers.html
- ↑ https://www.inc.com/ric-edelman/how-to-provide-training-for-remote-workers.html
- ↑ https://www.inc.com/ric-edelman/how-to-provide-training-for-remote-workers.html
- ↑ https://www.themuse.com/advice/pros-in-different-area-codes-how-to-train-remote-employees
- ↑ https://www.themuse.com/advice/pros-in-different-area-codes-how-to-train-remote-employees
- ↑ https://www.entrepreneur.com/article/253535
- ↑ https://www.trainingzone.co.uk/community/blogs/alexk/how-to-train-remote-workers-effectively-0
- ↑ http://www.fao.org/docrep/015/i2516e/i2516e.pdf
- ↑ https://www.inc.com/ric-edelman/how-to-provide-training-for-remote-workers.html
- ↑ https://www.themuse.com/advice/pros-in-different-area-codes-how-to-train-remote-employees
- ↑ https://www.inc.com/ric-edelman/how-to-provide-training-for-remote-workers.html
- ↑ https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-magazine/1017/pages/how-to-use-technology-to-support-remote-teams.aspx
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