Comment organiser un spectacle de jeunes talents

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Les spectacles de talents constituent un excellent moyen de récolter des fonds et de réunir votre communauté. Bien que ces concours requièrent beaucoup de temps et de l'engagement, ce sont des évènements divertissants et rentables qui exhibent les talents et les compétences des participants. Ils constituent également une opportunité d'interagir avec des gens qui exercent dans d'autres domaines comme les arts de la scène, l'administration publique, ainsi qu'avec les étudiants.

Partie 1

Partie 1 sur 4:
Organiser le spectacle

1
Déterminez le type de talent que vous recherchez. Décidez si vous voulez faire un spectacle d'exhibition ou de levée de fonds. Statuez sur le type de performance que vous voulez et s'il s'agira d'une compétition. Une fois cela fait, vous pourrez choisir le complexe adéquat et l'équipe d'organisation.
- Si le spectacle est une compétition, déterminez alors les récompenses des gagnants. Vous devez prévoir des prix pour la 1ere place, la 2de et la 3e. Pensez également à un gagnant par catégorie de prestation.
- Établissez des critères d'évaluation. Si vous avez des jurés, créez dans ce cas des catégories et un système de comptage. Par exemple, 20 pour l'originalité, 20 pour l'habillement, etc. Créez des pénalités pour ceux qui iront au-delà du temps imparti pour maintenir la compétition équitable.
2
Faites un budget. Le budget est le lien vital de votre show. Vous serez tenu d'organiser votre concours à un endroit, de faire la promotion et d'acheter le nécessaire. Déterminez l'envergure de votre spectacle ainsi que le budget qu'il vous faudra pour que l'organisation soit une réussite.
- Trouvez des mécènes pour vous aider à réunir les fonds pour l'organisation du spectacle et fournir les récompenses.
- Les frais de demande et les ventes de tickets vous permettront de récupérer vos dépenses initiales.
- Déterminez une limite de dépenses pour chaque catégorie du concours comme la publicité et les frais de location.
3
Mettez sur pied un comité d'organisation. Réunissez un groupe constitué des membres de votre communauté comme les parents, les propriétaires d'entreprise locales et les enseignants et formez un comité. Ce dernier vous aidera à planifier, promouvoir et à organiser le concours des talents ^{[1]
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- Un comité d'organisation ne vous servira pas seulement à vous soulager, mais il vous apportera également de l'aide en cas d'urgences.
- Désignez un trésorier pour garder une trace de tout ce qui a rapport à votre budget et à vos dépenses.
4
Choisissez un complexe. Pensez à l'envergure de l'évènement. Vous devrez être en mesure de vous adapter au public. Si l'évènement est petit et que les performeurs ont besoin d'une assistance technique minimale, alors une petite salle de conférence est la meilleure option. Les plus grandes salles requièrent plus d'équipement technique avec des systèmes d'amplification
- Trouvez une école locale ou un cinéma pour accueillir l'évènement. Si le complexe que vous choisissez dispose déjà d'une salle, contactez la personne qui gère son calendrier.
- Considérez votre public. Vous devez fournir le nombre de sièges adéquat en fonction du lieu où se déroulera le concours. Si vous choisissez par exemple un hall vide, vous pouvez décider d'installer des rangées de chaises pliables ou de tabes pour que le public s'y asseye ^{[2]
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Définissez votre date. Faites-le dans les meilleurs délais. Vous devrez vous assurer que le lieu du spectacle est disponible pour le réserver le plus tôt possible. Définissez votre date en fonction des autres évènements majeurs auxquels les participants pourraient prendre part. Par exemple, s'ils sont en majorité des élèves, vous aimeriez planifier le spectacle vers la fin de la période des évaluations.
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Mettez sur pied une équipe d'assistance. Vous aurez besoin de personnes qui ne sont pas des acteurs et qui ne font pas partie du jury pour gérer le spectacle. Vous aurez au moins besoin d'un machiniste et d'un régisseur, d'opérateurs de sons et de projecteurs, ainsi que de juges (s'il s'agit d'une compétition). Recrutez dans votre communauté des personnes qui veulent aider, mais qui ne souhaitent pas être acteurs ^{[3]
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- Il est crucial de penser à tous les aspects de votre spectacle. Vous aurez besoin de gens pour monter et gérer le spectacle, assister le public et pour faire le nettoyage.
- Réservez un jour pour la formation technique. Il peut arriver que certaines personnes n'ayant aucune expérience sur les aspects techniques veuillent apporter leur aide à l'organisation. Cela leur permettra d'acquérir de nouvelles connaissances, tout en contribuant à la réussite de l'évènement.
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Partie 2

Partie 2 sur 4:
Organiser les auditions

1
Élaborez un formulaire d'inscription pour les participants. Ces formulaires enregistrent les participants ainsi que les normes et accords juridiques. Cela vous aidera à organiser les concurrents en fonction des catégories du spectacle et à relever les besoins techniques. Cela indiquera également tout ce qui est inopportun pour le show. Par exemple, si vous ne voulez pas des cas de nudités ou des produits pyrotechniques, mentionnez cela dans la fiche d'inscription.
- Assurez-vous que les participants de moins de 18 ans apportent une autorisation parentale.
- Dressez une liste des différentes catégories de façon à ce que les concurrents puissent cocher la catégorie qui les intéresse le plus.
- Prélevez des frais d'inscription pour constituer une cagnotte plus importante qui contribuera au financement de l'évènement.
- Indiquez le moment où les prix seront distribués.
2
Faites l'annonce de vos auditions. Réalisez des dépliants portant l'heure, la date et le lieu où les auditions seront tenues. Indiquez la tranche d'âge, les types de prestations et les récompenses. Précisez où les participants peuvent s'inscrire.
- Faites apparaitre les frais d'inscription s'il y en a.
- Précisez si les concurrents devraient se mettre en tenue de scène ou pas.
- Fournissez des coordonnées pertinentes au cas où quelqu'un aurait des questions au sujet de leur prestation ou de votre spectacle.
3
Trouvez un endroit pour tenir les auditions. Vous devrez réserver un endroit avec beaucoup d'espace où tout le monde pourra s'exprimer à pleine puissance. Choisissez une heure qui convient à la fois aux membres du jury et aux participants. Par exemple, si les jurés travaillent pendant la journée où les participants vont à l'école, vous feriez bien de tenir les auditions en soirée ou pendant le weekend.
- Tout espace extérieur, salle de danse ou gymnase constitue un excellent endroit pour tenir les auditions.
- N'utilisez pas le domicile d'un particulier. Vous ne serez pas en mesure de recevoir le nombre de personnes participantes à l'audition et vous risquez d'amener des étrangers de chez vous. Si quelque chose tournait mal, le propriétaire de la maison pourrait être tenu pour responsable ^{[4]
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- Assurez-vous que les participants disposent d'un espace où ils pourront attendre et s'entrainer avant leur audition.
4
Faites enregistrer les participants dès leur arrivée. Ayez une liste d'enregistrement. Cela vous aidera à savoir le nombre exact de personnes que vous auditionnez et vous permettra de répartir leur temps de prestation.
5
Élaborez un calendrier. Ce calendrier sera basé sur le nombre de personnes qui sont arrivées et qui se sont inscrites. Faites savoir aux participants le moment auquel ils passeront de façon à ce qu'ils puissent faire des va-et-vient si nécessaire ^{[5]
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Limitez le temps d'audition. Cela donne à chacun un temps de prestation égal. Cela vous permettra également de suivre à la lettre le calendrier. Utilisez un jeu de lumière ou un son pour introduire chaque participant.

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Partie 3

Partie 3 sur 4:
Faire la publicité de votre spectacle

1
Faites la publicité du spectacle. Vous devez annoncer la nouvelle au public. Il existe plusieurs façons de faire la publicité. Concevez des dépliants sur lesquels seront marqués l'heure, la date et le lieu où se tiendra le show. Assurez-vous de lister les types de prestations qu'il y aura pour créer de l'excitation.
- Faites vraiment la publicité à l'avance de façon à ce que les gens puissent se préparer pour s'y rendre.
- Si vous connaissez quelqu'un avec des compétences en conception graphique, recrutez-le. Cela pourrait être un moyen efficace de faire des dépliants professionnels.
- Faites circuler les prospectus dans des universités locales, des salles de performances et dans des cafés pour non seulement attirer un public, mais aussi des performeurs ^{[6]
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- Si vous devez vendre des tickets, faites la publicité dans des endroits où ils peuvent être achetés. Si vous vendez des tickets avant la date prévue ou en ligne, veillez à inclure cette information.
2
Servez-vous d'Internet. Créez une page Facebook, Twitter et un compte Google+ pour le spectacle. Envoyez des rappels par rapport à la date et l'heure. Mettez en vedette les performeurs pour créer du buzz.
- Trouvez un membre de la collectivité locale prêt à créer un site web contenant tous les détails pour votre spectacle. Si vous avez suffisamment de fonds, envisagez de recruter une personne à cet égard.
3
Mettez en place un numéro de téléphone. Cette ligne téléphonique sera utilisée pour répondre à n'importe quelle question qu'un performeur ou qu'un membre du public pourrait avoir.
- Trouvez des volontaires pour répondre sur cette ligne. Veillez à définir des heures pour la permanence téléphonique, de façon à ce que les volontaires ne soient pas débordés.
4
Faites du bouche-à-oreille. Parlez à toutes les personnes que vous connaissez et encouragez-les à faire de même. Plus vous êtes excité, plus ces personnes seront prédisposées à parler à d'autres gens de votre spectacle. Il s'agit là de l'une des meilleures et plus rentables façons de faire la publicité de votre spectacle de talents.

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Partie 4

Partie 4 sur 4:
Diriger le spectacle

1
Assurez-vous que tout le monde vienne tôt. Veillez à ce que chacun arrive sur les lieux une heure, voire une heure trente plus tôt. De cette façon, vous avez le temps de vous occuper des choses majeures avant le début du spectacle.
- Utilisez ce temps pour passer en revue toute la logistique du spectacle avec votre comité et les volontaires.
- Assurez-vous que tout le monde est informé de tout changement de dernière minute.
- Mettez en place une ligne téléphonique d'urgence. Autrement, procurez-vous une nouvelle ligne ou utilisez le numéro de quelqu'un comme un numéro d'urgence. Gardez ce numéro séparé de votre ligne d'information. Cette ligne sera destinée aux performeurs qui sont en retard ou qui ne sont pas en mesure de se présenter au spectacle.
2
Faites un contrôle d'effectif. Rassemblez l'équipe technique pour vous assurer que les lumières et le son fonctionnent. Ensemble avec le directeur des coulisses, vérifiez que tous les acteurs sont bien présents et se préparent dans les coulisses pour leur prestation.
- Demandez à l'équipe technique de contrôler les lumières. Veillez à avoir des ampoules de rechange au cas où les lumières ne fonctionneront pas.
- Demandez à l'équipe technique de contrôler aussi le son. Ayez des câbles de rechange et des équipements de secours au cas où quelque chose ne fonctionnerait pas.
- Assurez-vous que les performeurs disposent de tout ce dont ils ont besoin pour leur prestation. Des instruments de musique aux écrans en passant par des ordinateurs portatifs.
3
Installez une billetterie. Installez une petite table à l'entrée principale du site. Trouvez deux volontaires pour y travailler. Ils collecteront les tickets auprès des personnes qui les ont achetés à l'avance et en vendront également.
- Disposez une caisse avec beaucoup de monnaie. Assurez-vous que le trésorier enregistre la somme d'argent que contenait la caisse avant et après l'évènement, pour pouvoir vérifier le nombre de tickets vendus.
4
Installez des stands de vente de nourriture. Décidez à l'avance du type de nourriture que vous voulez vendre à l'avance. Emballer à l'avance des snacks requiert plus d'effort que le fait de vendre des plats chauds. Si vous souhaitez servir des plats chauds, vous aurez à gérer en plus la vaisselle et la cuisine.
- Respectez les ordonnances locales pour éviter d'être condamné à une amende. Vous aurez probablement besoin d'une personne avec une formation en salubrité des aliments pour s'occuper des repas. Vous devrez aussi respecter les normes sécuritaires en matière d'incendie.
- Apportez des ustensiles et des plats jetables de façon à ne pas avoir de vaisselle à faire. Trouvez un endroit pour le recyclage.
- Apportez des produits de nettoyage tels que des chiffons d'essuyages et un seau pour rincer la vaisselle. Utilisez de l'eau de Javel.
- Prévoyez également une caisse pour le stand de vente de nourriture.
5
Commencez le spectacle. Demandez au maitre de cérémonie de lancer le spectacle et d'annoncer les performeurs. Prenez ce temps pour profiter des performances, mais tout en étant prêt à répondre à toute question ou préoccupation lorsqu'ils surviendront.
- Assurez-vous d'avoir un présentateur ou un maitre de cérémonie pour déchainer le public entre les prestations. Cela permettra de garder l'audience galvanisée et de donner aux machinistes le temps de mettre en place un nouveau numéro.
6
Faites le ménage. Assurez-vous de nettoyer le complexe après que le spectacle soit terminé. Si vous avez des volontaires, réunissez-les pendant que tout le monde s'en va. Vous devez laisser dans un meilleur état le lieu du spectacle, exactement comme vous l'avez trouvé à votre arrivée.
- Désignez des équipes pour nettoyer certaines zones. Cela rendra le nettoyage plus rapide et plus organisé.
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Conseils

Faites preuve de souplesse. Lorsque vous organisez un spectacle de cette envergure, les acteurs ou les machinistes ne seront peut-être pas en mesure de le faire. Modifiez votre calendrier si nécessaire. Ayez des remplaçants pour ces positions-clés telles que le régisseur et le maitre de cérémonie.
Faites des suggestions aux acteurs par rapport aux lumières, aux costumes et aux accessoires pour que le spectacle se déroule bien.
Si vous avez des jurés, assurez-vous de choisir des gens très expérimentés. Vous devez opter pour une personne spécialisée dans les grandes catégories comme le chant, la danse et la musique, mais aussi un généraliste qui s'y connait en sport. De cette façon, il n'y aura que des opinions, mais plutôt des opinions d'une personne qui saura apprécier les prestations.
Répartissez des prestations similaires aux performeurs pendant le spectacle. Vous devez maintenir l'attention du public.
Faites une compilation ou un CD des prestations qui se feront avec de la musique préenregistrée. Assurez-vous d'en faire des copies au cas où quelque chose arriverait à l'original.
Envisagez la mise en place d'une politique d'annulation en cas d'intempéries ou d'autres situations similaires. Prévoyez une seconde date au cas où vous serez amené à annuler la première.

Avertissements

Assurez-vous de prendre connaissance des lois locales pour ce qui est de servir de la nourriture. Lorsque vous ne disposez pas des permis requis dans le domaine de la salubrité alimentaire et que vous vendez de la nourriture, vous pourriez vous exposer à une amende.
Faites attention aux règlements spécifiés par les dirigeants du site. Vous éviterez ainsi de payer des frais.
Faites attention à toutes les règles en matière de sécurité. Vous n'aimerez pas voir quelqu'un se blesser durant votre spectacle.