Comment rédiger une lettre d'attestation

L'obtention d'une licence professionnelle ou une demande d'admission à un examen exige la plupart du temps de rédiger une lettre d'attestation afin de prouver que vous remplissez les conditions requises. Aussi, vous pourriez devoir rédiger une telle lettre pour un ancien collègue ou un employé qui serait en train de postuler un nouvel emploi. Cette correspondance atteste que vous avez été personnellement témoin de quelque chose ou que vous avez la certitude d'un fait. En règle générale, elle peut être rédigée sous la forme d'une lettre d'affaires officielle ^{[1]
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Partie 1

Partie 1 sur 3:
Suivre le format approprié

1
Utilisez du papier à entête si possible. Si vous écrivez surtout une lettre à titre professionnel, il est préférable d'utiliser le papier à entête de votre entreprise. Toutefois, l'usage de ce dernier pour rédiger une lettre à titre personnel est déconseillé ^{[2]
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- Par exemple, vous pourriez utiliser le papier à entête de votre entreprise pour rédiger une lettre d'attestation pour un ancien employé afin de témoigner de son savoir-faire et de son expertise.
- N'utilisez pas aussi le papier à entête de la compagnie pour votre propre lettre si le sujet que vous abordez n'a pas de point commun avec votre travail pour l'entreprise.
2
Choisissez une police lisible. Pour une lettre d'attestation, il est souhaitable de choisir une police de caractères plus formelle et plus classique comme Times New Roman. Par ailleurs, cette dernière est disponible sur tous les logiciels de traitement de texte ^{[3]
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- Vous pouvez aussi utiliser les polices Arial ou Helvetica par défaut.
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Datez votre lettre. La première ligne de la missive devrait être réservée à mettre la date à laquelle vous l'écrivez. Si vous ne pensez pas pouvoir l'envoyer par la poste pendant un jour ou deux, essayez dans ce cas de la dater. Écrivez le mois en toutes lettres au lieu d'utiliser des chiffres ^{[4]
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- Si vous utilisez un modèle de courrier professionnel dans votre logiciel de traitement de texte, vous pourriez devoir insérer la date du jour par défaut.
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Indiquez l'adresse du destinataire. Mettez le nom complet du destinataire et son titre s'il est connu. Cependant, lorsque votre courrier est adressé à un établissement scolaire, une société ou une commission professionnelle, mettez simplement le nom de l'entité ^{[5]
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- Mettez l'adresse en format bloc s'il s'agit d'un courrier professionnel, de la même façon que vous l'écrirez sur une enveloppe. Si vous utilisez un modèle de votre logiciel de traitement de texte, ces champs de textes seront déjà configurés par défaut.
- Écrivez d'abord votre nom et votre adresse au premier bloc si vous ne rédigez pas votre lettre sur du papier à entête. Vous indiquerez ensuite le nom et l'adresse du destinataire.
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Indiquez l'objet du message. L'objet du message indique au destinataire de quoi il s'agit. Cela est très important si votre courrier n'est pas adressé à une personne en particulier. Celui qui l'ouvrira devrait savoir comment la faire parvenir au destinataire ^{[6]
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- La ligne d'objet sera normalement la raison pour laquelle vous écrivez le courrier. Si vous le rédigez pour une autre personne, mettez simplement son nom comme objet. Par exemple, vous pourriez écrire : « Lettre d'attestation pour Corine Leroy. »
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Créez votre bloc-signature. Sautez quelques lignes de sorte à laisser de l'espace pour le corps de la lettre, puis continuez et procédez au formatage de votre champ de signature. Utilisez une formule de clôture simple telle que « sincèrement » puis descendez de quatre lignes, puis entrez votre prénom et votre nom de famille ^{[7]
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- Si vous prévoyez de faire une légalisation de la copie originale, il est également important d'inclure un bloc-signature. Recherchez sur Internet un modèle de bloc de signature notarié.
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Partie 2

Partie 2 sur 3:
Rédiger la lettre

1
Adressez la lettre à la personne ou à l'entité appropriée. D'habitude, dans un courrier professionnel, il n'est pas nécessaire de commencer par le mot « cher » dans la formule de salutation. Pour cela, mettez simplement le nom de la personne ou du département qui recevra la lettre ^{[8]
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- Par exemple, si vous rédigez une lettre pour certifier que vous avez satisfait aux exigences d'une formation continue pour l'obtention d'un permis, vous pourriez écrire « commission de délivrance des permis » et mettre ensuite deux points.
- Dans la mesure du possible, mettez le nom du service ou du conseil d'administration concerné, au lieu d'écrire « à qui de droit ».
- Si vous rédigez une lettre d'attestation au nom d'une autre personne, par exemple un ancien employé, essayez de vous adresser au destinataire par son nom si possible.
2
Présentez-vous si nécessaire. En particulier, si le courrier est écrit au nom d'une autre personne, présentez-vous dans le premier paragraphe. Vous pouvez préciser votre lien de parenté avec le destinataire et toutes les attestations applicables dont vous disposez ^{[9]
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- À titre illustratif, si vous rédigez ladite lettre pour un ancien salarié, essayez de commencer par décrire votre fonction dans l'entreprise et depuis combien de temps vous y travaillez.
- Si vous la rédigez pour vous-même, votre nom suffit largement pour vous présenter. Par exemple, vous pourriez écrire ceci : « Moi, Corine Leroy, atteste de ma présence au séminaire de fin de semaine au quartier Graslin, qui a eu lieu du 10 au 17 octobre. » Pour ce genre de courrier, le corps de la lettre n'excède pas généralement une ou deux phrases.
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Identifiez la personne pour qui vous écrivez la lettre. Si vous écrivez un courrier pour témoigner des qualifications professionnelles de quelqu'un d'autre, vous devez fournir son nom juste après vous être présenté. Il est également possible de l'inclure dans la première phrase, puis de vous présenter.
- Par exemple, si vous rédigez le courrier pour un ancien employé, vous pourriez écrire ceci : « Je suis Paul Dubois, président de Dubois Motors. Je vous écris pour témoigner des compétences en mécanique de Corine Leroy. »
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Fournissez des faits ou des renseignements pertinents. Dans le corps de la lettre, vous devez en grande partie fournir tout renseignement que vous voulez certifier à travers la correspondance. Selon vos raisons, cela peut se limiter à une phrase ou plusieurs pages ^{[10]
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- Tenez-vous-en aux faits et rédigez un texte aussi clair et cohérent que possible en employant un ton percutant.
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Faites une déclaration si vous écrivez le courrier pour vous-même. Supposons que vous rédigez la lettre à une entité ou une organisation pour attester quelque chose à votre sujet. Vous devez terminer par une déclaration selon laquelle tout le contenu est véridique et exact autant que vous sachiez ^{[11]
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- Par exemple, votre conclusion pourrait ressembler à quelque chose comme ceci : « Par ma signature apposée ci-dessous, je déclare que tous les renseignements fournis ci-dessus sont, à ma connaissance, vrais et exacts. »
- Ce genre de phrase est surtout important si vous prévoyez de légaliser le courrier après l'avoir signé.
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Partie 3

Partie 3 sur 3:
Finaliser la lettre

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Relisez-la attentivement. L'orthographe et la grammaire dans une lettre d'attestation peuvent avoir un impact sur sa réception. S'il y a beaucoup de fautes de frappe et d'erreurs, le destinataire peut ne pas vous prendre au sérieux ^{[12]
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University of North Carolina Writing Center
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- Vérifiez également vos informations. Apposer sa signature sur une lettre laisse paraitre l'authenticité de tout le contenu. Soyez sûr que vous avez bien écrit les chiffres, les dates et d'autres nombres.
2
Imprimez-la. Si vous allez l'envoyer par le poste, imprimez-la sur du papier à entête formel ou du papier de qualité supérieure. Veuillez ne pas utiliser du papier à photocopier ordinaire, car il ne donne pas une bonne impression. Si vous n'avez pas du papier de bonne qualité, allez simplement acheter un petit paquet à la librairie du coin ^{[13]
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- Assurez-vous que le courrier est imprimé comme il se doit et que les marges sont adéquates. Il doit y avoir au moins une marge de 2,5 cm sur chaque côté.
- S'il fait plusieurs pages, n'oubliez pas de les numéroter. L'utilisation du format numérique aidera le destinataire à confirmer qu'il a toutes les pages.
3
Signez le courrier en présence d'un notaire, si possible. Il n'est pas toujours nécessaire de faire authentifier une lettre d'attestation, car dans de nombreux cas, la signature seule suffit. Contactez le destinataire pour savoir si la légalisation est nécessaire ^{[14]
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- L'authentification notariée est souvent exigée si la lettre a une signification juridique. Supposons que vous voulez soumettre une lettre d'attestation pour certifier que vous avez satisfait aux exigences pour l'obtention de votre diplôme universitaire. Dans ce cas, une copie légalisée pourrait être exigée.
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Envoyez votre courrier au destinataire. Prenez contact avec ce dernier pour en savoir plus sur le moyen par lequel il souhaite recevoir votre lettre. Pour un tel document officiel, il est recommandé de l'envoyer par la poste si possible. Toutefois, certains destinataires préfèrent l'envoi par émail ou par fax ^{[15]
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- Si vous l'envoyez par courriel, imprimez-la et signez-la d'abord. Ensuite, scannez la copie originale afin de pouvoir joindre un fichier PDF de la lettre signée.
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