Comment tenir un agenda

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Que votre planning soit professionnel, personnel, académique ou social, que vous le gardiez dans votre poche, sur un mur, dans votre téléphone, dans votre ordinateur ou dans votre agenda, ces quelques conseils d’ordre général vous aideront à rester organisé.

Étapes

1
Choisissez le type de calendrier qui vous convient. Aucun type de calendrier ne convient à tout le monde. Pour choisir celui qui vous conviendra le mieux, prenez en considération les éléments suivants.
- Si vous devez pouvoir consulter votre calendrier lors de rassemblements ou de réunions, choisissez-en un qui tient facilement dans un sac à main ou dans la poche.
- Même si vous utilisez un joli calendrier avec des photos ou des citations pour la décoration, celui que vous utiliserez pour noter vos rendez-vous doit surtout avoir des cases assez grandes pour tout noter.
- Choisissez un format qui vous convient : une page par jour, par semaine ou par mois, sur l’année civile ou sur l’année scolaire, avec beaucoup de place pour écrire ou non, etc. Faites les boutiques au moment de la rentrée scolaire ou en fin d’année pour comparer les différents modèles.
- Déterminez les informations que votre calendrier doit contenir. Doit-il y avoir une liste ou un répertoire téléphonique ? Une pochette pour y ranger les factures ? De quoi noter la liste des tâches à effectuer ou des notes personnelles ?
- Demandez-vous si votre calendrier doit être visible par toute la famille ou s’il s’agit de quelque chose de plus personnel et privé.
2
Gardez votre agenda à portée de main. Conservez également un stylo ou un crayon à côté. Cela vous permettra de noter vos rendez-vous au fur et à mesure en vérifiant au passage que vous êtes bien libre ce jour-là. Que cela implique de le transporter dans votre sac à main ou bien de le fixer au mur, veillez à y avoir accès :
- en cours,
- à votre bureau,
- près du téléphone,
- lorsque vous lisez vos emails,
- pendant vos sorties et lors des réunions,
- à tout moment.
3
Notez immédiatement les rendez-vous. Inscrivez les rendez-vous et les tâches à effectuer dès que vous en prenez connaissance ou que vous y pensez. Vous pouvez aussi noter des pense-bêtes en avance pour vous rappeler de réserver en avril les billets d’avion du mois d’aout ou d’acheter pendant les soldes les cartes de vœux pour l’année entière. Faites apparaitre ces évènements aux deux dates.
4
Référez-vous fréquemment à votre calendrier. Prenez l’habitude de le consulter à chaque fois que vous planifiez quelque chose de nouveau. Prenez un moment chaque jour, au moment qui vous convient, pour relire au moins l’emploi du temps du lendemain et de la semaine à venir. C’est également le bon moment pour ajouter les évènements que vous n’avez pas eu le temps de noter dans la journée et détecter les éventuels empêchements à venir.
5
Utilisez des rappels sur votre agenda électronique. Si vous utilisez un calendrier électronique, réglez-le de manière à recevoir des notifications à l’avance pour vous rappeler vos rendez-vous. La plupart des bons programmes vous permettent de régler combien de temps avant l’évènement la notification est envoyée. Prévoyez suffisamment de temps pour préparer votre présentation ou pour travailler sur un devoir à rendre. Laissez-vous également assez de temps pour interrompre ce que vous faisiez et vous rendre où vous devez aller.
- Si vous avez plusieurs choses à faire, créez plusieurs alertes et plusieurs rappels. Par exemple, programmez un rappel pour commander un gâteau d’anniversaire une semaine à l’avance, et un autre pour vous préparer à aller chercher le gâteau et de vous rendre à la fête à l’heure dite le jour de l’anniversaire en question.
6
Apprenez à programmer votre calendrier électronique. Si vous utilisez un calendrier ou un agenda électronique, mettez en place un évènement récurrent pour les dates qui reviennent chaque année, comme l’anniversaire de votre épouse ou l’anniversaire de mariage de vos parents. Programmez également les rendez-vous hebdomadaires ou mensuels, comme la réunion du mardi après-midi ou la date de paiement du loyer. Votre téléphone ou votre ordinateur peut vous envoyer une alerte chaque semaine, chaque mois ou chaque année.
7
Partagez votre calendrier électronique. Partagez votre emploi du temps ou bien certains évènements particuliers avec votre entourage. Vérifiez bien que le lieu de chaque évènement est bien mentionné, puis envoyez une invitation à des membres de votre famille ou à des collègues. Vous pouvez aussi partager votre emploi du temps avec vos collègues ou vos proches pour qu’ils sachent à quel moment vous êtes disponible.

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Conseils

Lorsque vous passez au calendrier de l’année suivante, feuilletez celui de l’année écoulée. Notez les anniversaires dont vous souhaitez vous souvenir, ainsi que tout ce que vous faites chaque année, même si la date n’est pas encore fixée.
Pour rectifier votre calendrier en cas de changement de programme, vous pouvez tenir un agenda sur support informatique ou bien écrire dans votre calendrier au crayon à papier.
Testez votre calendrier en fonction de vos habitudes pour voir ce qui fonctionne le mieux pour vous.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, utiliser des autocollants de différentes couleurs pour attirer l’attention sur certains évènements particuliers notés dans votre calendrier. En le personnalisant, vous le rendrez également plus attrayant. Un calendrier n’a pas besoin d’être austère.
Réunissez tout sur un grand calendrier, ou bien utilisez un calendrier pour vous, et un autre pour votre famille. Le fait de posséder plus de calendriers ne vous rendra pas service.
Installez votre calendrier dans un endroit visible et utilisez des couleurs vives.
Votre calendrier peut vous aider à simplifier vos démarches administratives. Si vous recevez un courrier qui requiert votre attention à un moment précis, ne conservez que le formulaire dont vous allez avoir besoin et notez tous les détails nécessaires dans le calendrier, avec le lieu où se trouve le formulaire.
Pensez également à prévoir des plages de temps libre. Tout le monde a besoin de passer un peu de temps à pratiquer des activités qui lui plaisent, à récupérer le sommeil en retard, à s’amuser et à passer du temps avec ses proches. Si vous êtes très occupé, réservez des plages de temps libre et souvenez-vous d’en profiter.

Avertissements

Votre calendrier est un outil. C’est vous qui le contrôlez et non l’inverse. Restez flexible et ne vous mettez pas la pression pour absolument faire tout ce qui est inscrit sur votre calendrier.