Cómo completar un proyecto a tiempo

Parece que nunca se consigue terminar un proyecto a tiempo. Siempre se trabaja hasta el último minuto, las cosas se rompen en el peor momento y las personas de las que se depende olvidan hacer su trabajo. Sin embargo, completar un proyecto a tiempo es más fácil de lo que crees, siempre que estés dispuesto a tomarte el tiempo necesario para prepararte como un profesional.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Organizarte para tener éxito

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Aclara todas las reglas, los reglamentos y las directrices específicos lo antes posible. Si tienes alguna duda, no esperes para preguntar. Esperar a obtener respuestas puede llevar a un trabajo redundante o inútil o, peor aún, a hacer el trabajo equivocado por accidente. Asegúrate de aclarar todo por adelantado.
- Cuando sea posible, obtén esta información por escrito para poder recurrir a ella si te olvidas.
- Consigue la información de contacto de tu profesor, director de producto o cliente desde el principio y pregunta si hay una buena forma de ponerse en contacto si tienes preguntas más adelante.^{[1]
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Escribe tu objetivo general o producto final antes de empezar a trabajar. Para llegar de forma efectiva al final del camino necesitas saber a dónde vas. Haz una lluvia de ideas y escribe cómo es tu visión del proyecto terminado, ya sea una idea de tesis, una hoja de cálculo organizada o la búsqueda de un nuevo almacén para tu empresa. Esto te ayudará a redactar los pasos necesarios para llegar allí.
- Aprovecha este momento para asegurarte de que tu plan es realista para tu marco de tiempo. Una gran parte de terminar a tiempo es elegir un proyecto que realmente puedas terminar.
- Si todavía no sabes muy bien a dónde vas, no pasa nada. Por ejemplo, si aún no has decidido el tema de una presentación, puedes seguir esbozando objetivos. Puede que aún no sepas el tema, pero sabes que debes ir a la biblioteca y empezar a investigar uno.
- Tu "proyecto final" puede cambiar de aquí al final; el objetivo no es conseguir una idea perfecta del proyecto ahora, sino crear un plano en el que puedas trabajar.^{[2]
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Haz una lista de todos los materiales necesarios, cuándo se necesitan y cómo conseguirlos. No podrás completar un proyecto hasta que tengas el material necesario para hacer el trabajo. Una vez que sepas lo que realmente hay que hacer, haz una lista maestra de las cosas necesarias para hacerlo. Puede ser útil compartirla con tu equipo, si tienes uno, y tachar los suministros a medida que los consigues. Toma nota de lo siguiente:
- el artículo
- la cantidad necesaria
- la fecha en que se necesita
- el propósito
- el costo
- el lugar o la tienda para comprar
- cualquier consideración especial (color, tamaño, etc.)^{[3]
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Divide el proyecto completo entre objetivos más pequeños y manejables. Encontrar un nuevo almacén para tu empresa, por ejemplo, no es algo que se haga sin más. Tienes que hablar de las necesidades específicas de tu empresa, ponerte en contacto con un agente inmobiliario, decidirte por un almacén, hacer que lo inspeccionen y, a continuación, completar los importantes trámites fiscales, hipotecarios e inmobiliarios. Tanto si trabajas solo como en equipo, puedes dedicar mejor el tiempo y el dinero a estas cinco tareas más pequeñas que a una enorme.^{[4]
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- Haz que tus objetivos sean mensurables. En vez de "averiguar lo que mi jefe quiere para el almacén", establece objetivos específicos para conocer la ubicación adecuada, el presupuesto, el tamaño y las comodidades esenciales.
- Puede que no tengas ni idea de cuánto tiempo se tarda en comprar un almacén, pero sabes que hablar con tu jefe lleva un día, encontrar un agente inmobiliario dos o tres días, la inspección una o dos semanas, etc. Es mucho más fácil determinar el tiempo para los objetivos más pequeños que para los grandes.^{[5]
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Establece fechas para completar tus objetivos más pequeños. Si tu proyecto vence el 31 de mayo y tienes diez cosas diferentes que hacer, no querrás completar las diez para el 31. Averigua qué cosas puedes tener hechas para el día 10, cuáles puedes terminar para el 20 y qué cosas tienen que esperar hasta el final del mes para ser completadas.
- En general, las personas son más efectivas al trabajar en una tarea a la vez, no en 10 a la vez. Tacha cada objetivo de uno en uno en vez de trabajar en todos a la vez para conseguir la máxima eficacia.
- La mayoría de los proyectos tienen trabajos que no pueden terminarse hasta que se hayan hecho otros. Por ejemplo, no puedes escribir el informe de un libro hasta que lo hayas leído. Averigua qué trabajo debe hacerse antes que los demás y priorízalo.^{[6]
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Date más tiempo del que crees que necesitarás. Las cosas siempre pueden salir mal: un artículo que necesitas está agotado, algo se rompe, cambios de planes de última hora, etc. No programes los pasos de forma que estés bajo presión todos los días de trabajo. Siempre que sea posible, agrega uno o tres días más para poder ajustarte cuando surjan complicaciones.
- Nadie se ha enfadado por terminar un proyecto antes de lo previsto. Si planificas días adicionales y no los necesitas, simplemente tienes unos días libres.
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Cumplir con el cronograma

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Comienza a trabajar lo antes posible, incluso si los planes no están del todo completos. La mejor manera de completar un proyecto a tiempo es simplemente empezar. Mucha gente teme no tener aún una idea definitiva, o necesitar que todo esté perfectamente alineado para empezar, pero nada más lejos de la realidad. Si hay tareas que se pueden empezar, empiézalas:
- Si estás diseñando un nuevo logotipo para el trabajo, no necesitas la idea total para hacer un boceto y redactar algunos prototipos. Aunque no los utilices, empieza a lanzar las ideas y ponte manos a la obra.
- Si tienes un proyecto de clase, termina todos los libros y deberes de esa clase lo antes posible. Quítate las cosas pequeñas de encima para poder centrarte en el proyecto más grande.
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Anticipa cualquier problema potencial antes de que ocurra. Siempre que empieces con un nuevo segmento o parte del proyecto, tómate un tiempo para pensar en todo lo que podría salir mal. Podrías enfermarte, un libro que necesitas podría haberse retirado, el proyecto podría romperse o podrían acabarse los suministros. Sean cuales sean las dificultades, escríbelas. Una vez que la lista esté completa, empieza la parte divertida: averiguar cómo manejar estos problemas si ocurren:
- Si te enfermas, ¿hay algún trabajo que puedas hacer desde la cama? ¿Hay alguien de confianza que pueda ayudar a tomar notas o hacer recados?
- Si han retirado el libro que necesitas, ¿puede la biblioteca pedir otro? ¿Puedes reservar el libro por adelantado?
- Si tu proyecto es frágil, ¿qué puedes hacer para asegurarte de que es perfectamente seguro? Si se rompiera, ¿cuánto tiempo se tardaría en crear otro? ¿Puedes construir piezas de repuesto o alternativas?
- Si se acaban los suministros, ¿hay algo más que puedas utilizar en su lugar? ¿Puedes comprar una o dos piezas adicionales de objetos esenciales o difíciles de encontrar para eliminar el problema?
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Delega sabiamente con tu equipo o socios para evitar solapamientos y ahorrar tiempo. Cuando se trata de completar un proyecto a tiempo con un grupo, rara vez es una buena idea que todos trabajen en las mismas cosas a la vez. En cambio, divide las tareas de manera que una o dos personas se encarguen de cada una de ellas. Intentar hacerlo todo por cuenta propia ralentizará a todos e impedirá un trabajo eficiente. Al delegar, ten en cuenta lo siguiente:
- Establece las expectativas con antelación. Haz saber a las personas lo que se quiere de ellas exactamente.
- Toma medidas para garantizar que todo se hace realmente cuando se necesita.
- Haz saber a todo el mundo el objetivo final del proyecto. De esta forma, todos trabajarán en la misma dirección.
- Pon los datos de contacto de todos en caso de que surjan problemas o preguntas.^{[7]
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Revisa el progreso general en varios puntos de control, ajustándolo si es necesario. Mientras trabajas en las partes individuales del proyecto, no pierdas de vista los objetivos generales. Por ejemplo, imagina que tienes que crear una presentación sobre la vida durante la Guerra Civil estadounidense y has decidido dividir tu proyecto entre una investigación, una presentación de diapositivas y una demostración sobre lo que comían los soldados. Todas estas son buenas ideas, pero tienes que asegurarte de que todas encajen entre sí mientras trabajas en ellas:
- Si bien la investigación profunda es buena, ¿se ajusta todo a tu objetivo final? ¿Hay suficiente información sobre los alimentos para hacer un proyecto, o deberías inclinarte hacia algo como la medicina, las armas, etc.?
- Al hacer la presentación de diapositivas, ¿se ajusta a la investigación? ¿Es lo suficientemente corta como para que quepa en tu presentación, o estarás presionado por el tiempo?
- ¿Tendrás que hacer comida de la Guerra Civil? Basándote en tu investigación, ¿sigue siendo posible, o sería más inteligente hacer otro tipo de demostración?
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Haz del proyecto una prioridad cada día. Las personas están ocupadas, y tú no eres una excepción. Si no priorizas el trabajo en el proyecto, no lo harás. Dedícale tiempo todos los días, aunque sea un poco. Cuanto más grande sea el proyecto, más tendrás que moverte o sacrificar otros compromisos para poder hacer las cosas.
- Un poco de trabajo cada día suele ser más efectivo que enormes tareas de forma ocasional. Si solo planeas trabajar los sábados, pero hay una emergencia familiar o un problema el sábado por la mañana, habrás perdido una semana entera de tiempo de trabajo.
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Parte 3

Parte 3 de 3:
Terminar a tiempo

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Crea un plan de respaldo cuando se acerque la fecha de entrega. Imagina, por ejemplo, que has decidido construir una maqueta de una catedral para tu clase de historia medieval, y te falta una semana y todavía estás trabajando en el primer piso. Aunque siempre debes aspirar a terminar todo, no siempre es posible. En lugar de hacer un mal trabajo con la idea original, piensa en un proyecto o idea alternativa que puedas terminar a tiempo y seguir sintiéndote orgulloso:
- ¿Tu maqueta necesita una réplica de las vidrieras, o puedes hacer algo más sencillo?
- Si estás escribiendo un trabajo largo, ¿hay alguna sección que se pueda cortar o resumir sin comprometer tu punto general?
- Cuando trabajas en un negocio, ¿hay alguna forma de ampliar los plazos? Si no, ¿puedes conseguir que un compañero de trabajo te ayude a completar alguna sección a tiempo?
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Haz una práctica unos días antes de la fecha de entrega del proyecto. Incluso si las cosas no están hechas todavía, haz una prueba lo más completa que puedas ahora, prestando atención a los problemas, los obstáculos y las áreas de mejora. ¿Hay que cambiar las prioridades para terminar alguna sección con antelación? ¿Hay cosas que están más adelantadas de lo que habías planeado? ¿Hay algo que puedas agregar o quitar para que sea más probable terminar a tiempo?
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Dedica tu último día a revisar el proyecto en busca de errores. Una gran ventaja de programar tiempo adicional para trabajar es que permite el control de calidad. Tanto si estás probando tu proyecto de la feria de ciencias para ver si funciona como si entregas los informes de gastos trimestrales, dedica un día a buscar fallos y errores ortográficos.
- Si estás en la cuerda floja tratando de terminar a tiempo, reserva una hora al final para revisarlo. No dejes que semanas de duro trabajo parezcan descuidadas por un error tipográfico que se te haya escapado.^{[8]
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Organiza todo lo necesario para el proyecto en un lugar una o dos horas antes de que se requiera. No dejes que tu bonito proyecto se desmorone porque te has dejado la mochila en casa. Aunque estés corriendo para terminar, detente cinco minutos y respira profundamente. Utilizando una lista de comprobación, asegúrate de que tienes todo lo necesario para una presentación exitosa.
- Revisa tu proyecto original, los planos y la lista de materiales. ¿Está todo cubierto?
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Revisa tu éxito al final y encuentra formas de mejorar para la próxima vez. Es muy raro que un proyecto salga perfecto, y eso está bien. Lo más importante es que tomes esos errores y aprendas de ellos. ¿Dónde podrías haber programado mejor? ¿Qué riesgos o problemas no has previsto y puedes planificar para la próxima vez? ¿El proyecto final se ajusta a tus objetivos?
- No es necesario revisar justo después de terminar. Tómate dos o tres días para relajarte y luego revisa el proyecto con ojos nuevos.
- Si has trabajado con un equipo, pregúntales en qué creen que podrían mejorar todos la próxima vez.
- Si tienes dudas sobre tu calificación, revisión, etc., pregunta amablemente "¿Qué podría hacer para hacerlo mejor la próxima vez?".^{[9]
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