Cómo organizar los archivos del personal de una empresa

Organizar los archivos del personal puede parecer una tarea abrumadora, pero escoger y aferrarte a un método puede simplificar el proceso de manera significativa. Probablemente, tengas que organizar los expedientes impresos y los archivos electrónicos por separado. Ordena los documentos de manera cronológica por cada empleado o según el tipo de documento. Asegúrate de etiquetar cuidadosamente los archivos y de tomar las medidas de seguridad correspondientes para proteger la información confidencial.

Método 1

Método 1 de 3:
Organizar los archivos impresos

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Utiliza un sistema de organización cronológico. Este tipo de sistema es más útil para aquellas personas que tienden a categorizar en sus mentes los acontecimientos de manera cronológica. De todas formas, es una cuestión de preferencias personales. Para organizar la información, crea un archivo separado por cada empleado para incluir toda la documentación pertinente en orden cronológico.
- Por ejemplo, el archivo de un empleado puede comenzar con su solicitud de empleo, su currículo y su formulario W-4 (si fuera el caso). Luego, coloca cualquier información reciente como, por ejemplo, la evaluación su rendimiento anual.
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Organiza los archivos según el tipo de documento. Este sistema es más útil para las personas que tienen una visión más generalizada. De todas formas, es una cuestión de preferencias personales. Para organizar los archivos, tendrás que agruparlos según el tipo de documento y colocar todos los archivos similares de cada empleado. Por ejemplo, puedes tener un archivo que contenga todas las pruebas de drogas de un empleado, otro para las evaluaciones de rendimiento y otro para los registros médicos necesarios.
- Dentro de cada grupo, organiza los archivos alfabéticamente para que sea más sencillo encontrar cada formulario cuando lo necesites.
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Incluye toda la documentación necesaria. La mayoría de los gobiernos cuentan con leyes vigentes relacionadas con los documentos que cada empresa debe tener de sus empleados. Asegúrate de leer las leyes locales y nacionales para cumplir con los requisitos relacionados a los archivos del personal.^{[1]
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Fuente de investigación}
- El archivo del personal debe incluir toda la información relacionada con el proceso de solicitud y de contratación, como así también la relación entre el empleado y la empresa. Esto incluye las evaluaciones de rendimiento, los reconocimientos y las sanciones disciplinarias aplicadas.
- Muchas leyes exigen que las empresas conserven la documentación (incluso luego de que un empleado haya sido despedido) por al menos tres años. De todas formas, es recomendable conservarla durante al menos cinco años para cubrir todas las bases en caso de que surja un asunto imprevisto.^{[2]
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  Fuente de investigación}
4
Haz una copia electrónica de seguridad de la documentación impresa. Si bien es importante organizar y conservar los documentos originales, es una buena ideal crear copias electrónicas de dicha documentación, ya que podrían ser de utilidad en caso de que algo le suceda a las copias impresas (pérdida, daño o destrucción).
- Recuerda crear copias de seguridad constantemente para asegurarte de que la red de protección esté actualizada.

Método 2

Método 2 de 3:
Organizar los archivos electrónicos

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Escoge entre la organización basada en el empleado o en el tipo de documento. Para organizar los archivos, debes crear carpetas que expliquen claramente tu método de organización. Si decides organizar los archivos por empleado, tendrás que crear una carpeta con su nombre y colocar toda su documentación aquí. Dentro de la carpeta del empleado, puedes crear subcarpetas para una mayor organización como, por ejemplo: “evaluaciones de rendimiento”. Alternativamente, para ordenar la información por tipo de archivo tendrás que crear una carpeta con la etiqueta del tipo de documento que incluyas como, por ejemplo, “evaluaciones de rendimiento” o “documentos de la solicitud” e incluir la información del empleado en una subcarpeta claramente etiquetada. De todas formas, no importa el método que escojas; todo se resume a una preferencial personal.^{[3]
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Fuente de investigación}
2
Presta mucha atención al etiquetar las carpetas. Al organizar los archivos electrónicos del personal, es esencial etiquetar los archivos correcta y claramente de modo que cualquiera que tenga acceso a la información pueda comprender las etiquetas que has asignado.^{[4]
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- Asegúrate de escribir los nombres con un orden consistente: “Apellido, nombre”.
- Un ejemplo de un documento bien etiquetado podría ser “Smith, John. Evaluación de rendimiento. Abril de 2017”, de modo que se incluye el nombre, tipo de documento y fecha de la información.
- Un ejemplo de un documento poco claro podría ser “Smith, evaluación, abril”. Si bien figura el apellido del empleado, esto puede ser confuso si existe más de una persona con el mismo apellido. Además, tampoco se indica de manera clara qué tipo de evaluación o de año se trata, sino que únicamente figura el mes.
- Esto evitará que los archivos se pierdan o extravíen. Además, las personas podrán encontrar la información rápidamente cuando la necesiten.
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Crea una copia de los archivos. Crea una copia impresa de todos los archivos electrónicos de personal. De lo contrario, puedes guardarlos en otro disco duro o en un sistema de almacenamiento seguro en la nube. No querrás perder toda la información del personal en caso de que algo ocurra con el sistema o el ordenador donde guardas los documentos.
- Crea copias de seguridad regularmente para proteger y conservar los archivos del personal. Una buena regla general es hacerlo cada cuatro o seis semanas, aunque esto dependerá de la cantidad de empleados y archivos que tengas.

Método 3

Método 3 de 3:
Tomar las precauciones necesarias

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Guarda las copias impresas de la información confidencial en un gabinete asegurado y bloqueado. Si tienes archivos con información confidencial, debes mantenerlos bajo llave en todo momento para evitar el acceso no autorizado. Asegúrate de que únicamente las personas autorizadas tengan acceso a este gabinete.
- Esto incluye cualquier documentación con información relacionada con registros médicos, discapacidades, edad, raza, género, nacionalidad, creencias religiosas, estado civil y cualquier tipo de datos identificatorios como, por ejemplo, los números del seguro médico.
- Considera invertir en un gabinete resistente al fuego. Ten en cuenta que suelen ser algo caros. Analiza si es más conveniente aprovechar los beneficios de tener una protección adicional o si prefieres contar únicamente con las copias de seguridad electrónicas.
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Protege los archivos de información confidencial con contraseña. Asegúrate de implementar un procedimiento de autenticación para acceder a cualquier archivo electrónico que quieras proteger por razones de privacidad. Solo unas pocas personas pueden tener acceso a estos archivos, por lo cual es importante protegerlos con contraseña.^{[5]
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- El ingeniero de redes o profesional de TI (tecnología de la información) de la empresa puede proteger determinados archivos con contraseña.
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Permite que el Departamento de Nómina organice sus propios archivos. Este departamento debe organizar y proteger sus propios archivos. Dado que la mayoría de estos documentos contienen información confidencial, es necesario que tengan un acceso restringido. Únicamente los gerentes del Departamento de Nómina pueden acceder a estos archivos bloqueados y asegurados.^{[6]
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- Esta información incluye formularios, información de pagos, embargos, registros de horarios del personal y formularios de retenciones estatales.
- Es posible que otros departamentos necesiten llevar un registro de su documentación. Por ejemplo, quizás el Departamento de Recursos Humanos necesite conservar los documentos relacionados con la salud y los antecedentes médicos, como así también las denuncias entre oficinas o cualquier medida disciplinaria relacionada con el comportamiento del empleado.