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Si estás abrumado con las tareas diarias, un horario es una excelente manera de volverte más productivo, eficiente y organizado. Experimenta al usar un cuaderno, una agenda o una aplicación para estructurar tu tiempo, y cíñete al método que funcione mejor para ti. Asegúrate de establecer expectativas razonables, y logra un equilibrio entre tus responsabilidades y tu tiempo libre. Para mantener el rumbo, haz que planificar tu cronograma sea parte de tu rutina, y date una recompensa cada vez que taches una tarea de la lista.
Pasos
Parte 1
Parte 1 de 3:Crear el horario
Parte 1
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1Identifica cuánto tiempo te toma hacer las actividades de tu rutina. Lleva la cuenta de cuánto te toma alistarte en la mañana, comer, lavar la ropa, hacer las compras en el supermercado, responder correos electrónicos, hacer la tarea y completar otras tareas de tu rutina. Mantén un registro de los tiempos durante una semana en un cuaderno, una hoja de cálculos o una aplicación de notas.[1]
- Mantener un registro de tu rutina en el curso de una semana te ayudará a estimar adecuadamente cuánto tiempo debes asignar para las tareas específicas.
- Adicionalmente, es posible que quieras buscar otras maneras en las que puedas volverte más productivo. Por ejemplo, es posible que hayas pasado 10 horas jugando un videojuego, y deberías haber pasado más tiempo estudiando.
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2Experimenta al usar un cuaderno, una agenda y aplicaciones de horarios. Prueba con los diferentes métodos escritos y digitales cuando empieces a hacer tu primer horario. Si quieres empezar de cero, trata de usar un libro o una aplicación de notas. Si quieres usar una cuadrícula lista con fechas y franjas horarias, opta por una agenda o una aplicación de calendario.[2]
- Escoge un método que se ajuste a tus preferencias personales. Si odias lidiar con papeles, utiliza una aplicación. Si escribir a mano te ayuda a tener un registro, opta por usar un lapicero y un bloc.
- Tendrás una idea de tus gustos y disgustos a medida que utilices tu horario. Cuando encuentres el método correcto, cíñete a este. Ten todas tus tareas organizadas en un lugar, ya sea un cuaderno, una agenda o una aplicación.
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3Anota las fechas y los días de la semana en caso sea necesario. Si las fechas y los días de la semana no están incluidos de manera automática, llénalos en la parte superior de las páginas del horario. Dedica una página entera para un día de tal manera que puedas enfocarte en las tareas actuales y apuntar notas cuando sea necesario.[3]
- Incluir el día de la semana te ayuda a mantener un registro de las actividades que suceden en días específicos, como clases de música los lunes y los miércoles.
- Si vas a usar un cuaderno en blanco, puedes usar la página en la izquierda para hacer un horario cronológico, y escribe las prioridades y otras notas en la página derecha.
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4Completa los bloques de tiempo fijos. Las clases, las reuniones regulares y otras tareas fijas son el marco de tu horario. Empieza llenando bloques de tiempo fijos, como “Introducción a la Psicología a las 8:00 a. m.” o “clase de yoga a las 4:00 p. m.”.[4]
- Si vas a usar un cuaderno en blanco o una hoja de cálculo, es de gran ayuda completar los intervalos de tiempo de media hora en el lado izquierdo de la página. Deja 2 o 3 líneas entre cada intervalo de media hora para que tengas espacio para hacer anotaciones debajo de una tarea.
- Si vas a usar una agenda o una aplicación de horario, probablemente ya tenga intervalos de tiempo.
Parte 2
Parte 2 de 3:Estructurar el tiempo
Parte 2
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1Haz una lista de las tareas en una hoja de papel aparte. Completar tus tareas fijas es fácil, pero estructurar el resto de tu tiempo puede ser complicado. Empieza al anotar todo lo que tengas que cumplir en una hoja de papel en blanco o en un nuevo documento en un teléfono celular o computadora. Dale prioridad a las tareas al escribir un número o una letra al costado de cada una.[5]
- Por ejemplo, escribe 1 (o A) al costado de las tareas más importante. Estas serán las tareas que escribirán primero en tu horario. Escribe 2 (o B) al costado de las tareas de prioridad media, y 3 (o C) al costado de las tareas de baja prioridad.
- Cuando escribas una tarea en tu horario, puedes marcar el nivel de prioridad al lado de ella o simplemente hacer un asterisco o signo de exclamación junto a tus prioridades principales.
- Si vas a planificar tu semana, haz una lista de tus tareas semanales. Escribe tus tareas diarias si vas a planificar un solo día.
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2Asigna las tareas más importantes para los momentos en los que estás más alerta. Completa el horario empezando con las tareas más importantes. Estima el tiempo que te tomará hacer cada tarea, y programa tus prioridades principales para los momentos en los que estás más alerta y libre de distracciones. Para enfocar tu atención a las tareas de alta prioridad, dibuja asteriscos, subráyalas o resáltalas.[6]
- Por ejemplo, si eres más productivo en la mañana, programa tus proyectos de alta prioridad antes de la hora de almuerzo. Ahorra tiempo al archivar y eliminar los correos electrónicos para más tarde en el día.
- Haz tu mejor esfuerzo para establecer expectativas razonables. No trates de reducir el tiempo para hacer las tareas o una reunión con un cliente a 30 minutos cuando sabes que 1 hora es mucho más realista.
- Después de haber escrito las tareas más importantes, ahora puedes completar las tareas más pequeñas, como lavar la ropa o hacer las compras.
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3Incluye detalles para recordar exactamente lo que tienes que hacer. A medida que completas las tareas, incluye información específica para que no te olvides del significado de cada entrada. Si anotas una frase a medias o una palabra, es posible que no recuerdes lo que quieres decir con “ir a la reunión” o “investigar”.[7]
- Si tienes que ir a una reunión, incluye el tiempo, el lugar y quiénes irán. Es posible que también quieras añadir los puntos clave del tema de la reunión.
- No es necesario que escribas un ensayo para cada tarea. Simplemente incluye los detalles necesarios que te ayudarán a mantenerte en carrera.
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4Incluye la hora de inicio y final para cada tarea. Ya sea que programes las tareas en una aplicación o en un cuaderno, los tiempos de inicio y final te ayudarán a mantener tu día estructurado. Tendrás una mejor idea de cómo será tu día y dónde estarás a horas específicas.[8]
- Por ejemplo, es posible que tengas que hacer un bosquejo de 9:30 a. m. a 10:30 a. m., ir a clase de 11:00 a. m. a 12:15 p. m., almorzar a las 12:30 p. m. y tener una reunión de 1:00 p. m. a 1:45 p. m.
- Recuerda establecer expectativas razonables. Revisa el registro del seguimiento de tu tiempo para estimar con exactitud cuánto tiempo te toma hacer una tarea.
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5Separa tiempo para la diversión, el tiempo en familia y la relajación. No puedes ser 100 % productivo todo el día, así que separa tiempo para tus seres queridos, salir y divertirte. Si eres el tipo de persona que se olvida de los descansos, incluir recordatorios para relajarte y divertirte es realmente importante.[9]
- Por ejemplo, incluye entradas como: “jueves, 6:30 p. m.: cenar con Samuel y Paul (¡terminar trabajo a las 5:45!” o “sábado, 12:00 p. m.: sacar a pasear a Tobby al parque”.
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6Deja libre alrededor del 25 % de tu tiempo. Completar tu día con tareas consecutivas no te da espacio para las revisiones. En su lugar, separa algo de tiempo para lidiar con interrupciones o retrasos. Dejar al menos 15 minutos entre tareas es una buena manera de dejar un poco de tiempo de maniobra en tus planes.[10]
- Si tienes que conducir hacia algún lado, recuerda dejar de 10 a 15 minutos adicionales en caso de que haya tráfico.
- Incluso si no vas a llegar tarde o te distraes, puedes usar partes de tu tiempo de maniobra para tomarte descansos, ejercitarte o hacer un poco de trabajo adicional.
Parte 3
Parte 3 de 3:Respetar el horario
Parte 3
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1Establece tu horario al mismo tiempo cada día. Si haces tu horario a la misma hora cada día, la planificación se volverá parte de tu rutina diaria. Ya sea que revises tu lista de tareas cuando tomes café en la mañana o lo hagas antes de dormir, haz que planificar tu horario sea un ritual diario.[11]
- Es posible que te sea de ayuda planificar tu semana una noche de domingo, y luego hacer ajustes y organizar las tareas de listas diarias cada noche o mañana.
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2Ten el horario donde puedas verlo. Ya sea un libro, agenda o aplicación, siempre ten tu horario a la mano. Si dejas que se empolve, lo más probable es que no respetes tus objetivos de gestión del tiempo.[12]
- Si vas a usar una aplicación, instálala y sincronízala con tu cuenta en todos los dispositivos electrónicos que uses. Trata de usar un escritorio o un componente (también conocido como widget) en la pantalla de inicio para asignar tareas a las pantallas principales de tus dispositivos electrónicos.
- También es útil colocar una pizarra o calendario en tu área de trabajo con información puntual, como fechas claves y objetivos semanales.
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3Marca las tareas completadas para mantenerte motivado. Tan simple como suena, hacer una marca al lado de una tarea completada es realmente satisfactorio. Marcar una tarea completada puede darte la sensación de progreso y te puede ayudar a tener una visión general de tus responsabilidades.[13]
- No entres en pánico si no completas todas las tareas. Si no pudiste terminar algo en el día, revisa tu horario y haz que sea una prioridad para el día de mañana.
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4Date una recompensa por completar las tareas. Cuando tienes algo que esperas, es más fácil completar tareas, sobre todo las que son tediosas o aburridas. Por ejemplo, si tienes un día lleno de presentaciones, reuniones y entregas finales, date recompensas con descansos, un cono de helado u otro pequeño regalo.[14]
- Además de darte pequeñas recompensas por completar tareas individuales, date una gran recompensa después de terminar un día productivo. Toma un baño largo y relajante, juega videojuegos, ve una película o haz otra actividad que te guste más.
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5Usa una aplicación de productividad para bloquear las distracciones. Si eres propenso a navegar en Internet o echar un vistazo a las redes sociales, descárgate una aplicación omo StayFocused o Focusbar. Estas aplicaciones bloquean los sitios web que distraen durante los horarios que has designado para trabajar.[15]
- También es útil guardar tu teléfono en tu bolsillo o mochila en lugar de tenerlo en el escritorio. Está ahí si lo necesitas, pero tenerlo fuera de tu vista alejará las distracciones de tu mente.
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6Programa tiempo libre regular para evitar el agotamiento. Un horario lleno y sin descansos es abrumador, y hará que postergues tus tareas. Adicionalmente, no tendrás un buen rendimiento si estás cansado. Separa algo de tiempo libre para hacer que tu carga de trabajo sea más manejable y puedas refrescar tu cuerpo y mente.[16]
- Por ejemplo, es bueno usar un día del fin de semana para hacer las cosas de la casa. Si embargo, si podas el césped, lavas la ropa y limpias la casa el sábado, tómate la mayor parte del domingo para relajarte.
- Cada tarde, esfuérzate para programar por lo menos 1 o 2 horas para relajarte antes de acostarte. Usa este tiempo para leer un libro relajante, tomar un baño o escuchar música suave.
Consejos
- Ten tus tareas organizadas en un solo horario, ya sea un bloc de notas, una agenda o una aplicación. Podrías olvidarte de una tarea si distribuyes diferentes tareas en diferentes horarios.[17]
- Sé flexible, escribe con lápiz y revisa tu agenda según sea necesario. No entres en pánico cuando las cosas no salgan de acuerdo a lo planeado.[18]
- Sácale provecho a los pequeños espacios de tiempo. En lugar de explorar las redes sociales durante 15 minutos antes de una cita, trata de avanzar con una tarea diaria. También puedes usar el tiempo para tener un refrigerio saludable, estirarte o caminar enérgicamente.[19]
- Planifica las distracciones, pero haz tu mejor esfuerzo para controlarlas. Si alguien te visita a la oficina o recibes una llamada telefónica, di “Solo puedo hablar unos minutos” o “Estoy feliz de escuchar tu pregunta, pero tendré que responder un poco más tarde”.[20]
- No postergues las cosas. Las tareas se te acumularán a medida que las aplazas, y tu horario se atascará cada vez más.[21]
- Si no puedes cumplir las tareas de tu horario, no pierdas la confianza. Cámbialo un poco y luego haz lo posible para cumplirlo.
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Referencias
- ↑ http://www.apa.org/gradpsych/2013/03/hours.aspx
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/234145
- ↑ https://pennstatelearning.psu.edu/time-management
- ↑ https://www.oberlin.edu/sas-programs/make-schedule
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- ↑ https://pennstatelearning.psu.edu/time-management
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- ↑ https://www.entrepreneur.com/article/243962
- ↑ https://www.sba.gov/sites/default/files/files/PARTICIPANT_GUIDE_TIME_MANAGEMENT.pdf
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- ↑ https://students.dartmouth.edu/academic-skills/learning-resources/making-schedule
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