Cómo convertir de Excel a PDF

Coescrito por Personal de wikiHow

Si conviertes un archivo de Excel a PDF podrás abrirlo incluso aunque no tengas instalado Office. Así también es más fácil imprimir y distribuir tus hojas de cálculo. Excel te permite crear versiones PDF directamente desde el programa, pero si necesitas convertir un archivo y no tienes Excel instalado, también puedes utilizar un servicio de conversión en línea.

Método 1

Método 1 de 2:
Usar Excel (Windows)

1
Selecciona la parte de la hoja de cálculo que quieras convertir a PDF (opcional). Si solo quieres convertir una parte de la hoja de cálculo a PDF, selecciónala ahora. De lo contrario, continúa con el próximo paso.
- Ten en cuenta que no es fácil convertir los PDF nuevamente a hojas de cálculo, pero con este método no perderás la copia original.
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Haz clic en la pestaña "Archivo". Si vas a usar una versión vieja de Excel, entonces haz clic en el menú "Archivo".
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Haz clic en "Exportar". Si vas a usar Excel 2010 o una versión anterior, selecciona "Guardar como".
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Haz clic en "Crear PDF/XPS". Si vas a usar Excel 2010 o una versión anterior, entonces selecciona "PDF" en el menú desplegable "Guardar como tipo" de la ventana "Guardar como".
- Microsoft Excel tiene un convertidor de PDF incorporado para hacer que el proceso sea más sencillo.
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Haz clic en el botón Opciones…. Así podrás ajustar las configuraciones del archivo PDF que vas a crear.
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Selecciona lo que quieras incluir en tu PDF. En la ventana "Opciones" puedes seleccionar un intervalo de páginas, puedes decidir si quieres incluir solo la selección, el libro completo o la hoja de cálculo activa y si quieres conservar las propiedades del documento original.
- Una vez que estés conforme, haz clic en Aceptar.
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Elige una optimización (opcional). Arriba del botón Opciones…, puedes seleccionar cómo quieres optimizar el PDF. En la mayoría de los casos, conviene elegir "Estándar", a menos que la hoja de cálculo sea muy grande.
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Ponle un nombre al archivo y guárdalo. Escribe un nombre para tu archivo PDF y presiona el botón Publicar para crear el PDF (o Guardar si usas la versión 2010 o una anterior).
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Revisa el PDF. En forma predeterminada, el archivo PDF se abrirá después de crearlo para que puedas revisarlo. Si no puedes abrirlo, tal vez se deba a que no tienes instalado un lector PDF.^{[1]
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Fuente de investigación}
- Ahora será realmente imposible editar el PDF, así que, si necesitas hacer cambios, deberás hacerlos en Excel y crear un nuevo PDF.

Método 2

Método 2 de 2:
Usar Excel 2011 (Mac)

1
Asegúrate de que los encabezados y pies de página de todas las hojas sean iguales (opcional). Excel 2011 solo guardará las hojas como un archivo PDF si los encabezados y pies de página de cada hoja son idénticos. Si no lo son, se creará un documento PDF separado por cada hoja, pero igualmente podrás combinarlas más tarde en un solo documento.^{[2]
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Fuente de investigación}
- Selecciona todas las hojas de tu libro. Haz clic en la pestaña de la primera hoja, mantén presionada la tecla Mayús y luego haz clic en la pestaña de la última hoja para seleccionarlas a todas.
- Haz clic en la pestaña "Diseño", y luego en "Encabezado y pie de página".
- Haz clic en Personalizar encabezado… y Personalizar pie de página… para editar los encabezados y los pies de páginas de todas las hojas.
2
Selecciona la parte de la hoja de cálculo que quieras convertir a PDF (opcional). Si solo quieres convertir una parte de la hoja de cálculo a PDF, selecciónala ahora. De lo contrario, continúa con el próximo paso.
- Ten en cuenta que no es fácil convertir los PDF nuevamente a hojas de cálculo, pero con este método no perderás la copia original.
3
Haz clic en el menú Archivo y selecciona "Guardar como". Dirígete a la ubicación donde quieras guardar el archivo y escribe un nombre.
4
Haz clic en el menú desplegable "Formato" y selecciona "PDF". Al hacerlo, se guardará una copia de la hoja de cálculo con formato PDF.
- Utilizar un convertidor de PDF integrado de Excel es la manera más sencilla de convertir un archivo de Excel en un PDF.
5
Selecciona lo que quieras incluir en el PDF. En la parte inferior de la ventana, podrás seleccionar "Libro", "Hoja" o "Selección".
6
Haz clic en Guardar para crear el archivo PDF. Si los encabezados no son iguales, se creará un archivo distinto por cada hoja. Ten en cuenta que esto en ocasiones sucede incluso aunque los encabezados y pies de página sean exactamente iguales.
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Une los archivos PDF separados (si es necesario). Si, como resultado del proceso de conversión, ahora tienes varios archivos PDF, puedes unirlos rápidamente usando Adobe Acrobat Pro.
- Abre la carpeta que contenga los archivos PDF y selecciona todos aquellos que quieras combinar en un solo archivo.
- Haz clic en el menú "Archivo", selecciona "Crear" y luego "Combinar archivos en un solo PDF".
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Revisa el PDF. Abre el archivo PDF haciendo doble clic en él. Al hacerlo, se abrirá en "Vista Previa", donde podrás revisarlo antes de enviárselo a alguien. Ahora no podrás editar el PDF, así que si necesitas hacer algún cambio, tendrás que hacerlo en Excel y luego crear un nuevo PDF.

Consejos

Si vas a enviar una hoja de Excel grande a alguien que también tiene Microsoft Excel, o si necesitas enviar varios archivos, trata de comprimirlos en lugar de convertirlos al formato PDF.^{[3]
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Fuente de especialista

Luigi Oppido
Técnico de reparación de computadoras
Entrevista a especialista. 1 April 2020.}