Cómo crear la documentación de una red

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Muchos administradores de red le prestan poca atención a la documentación. ¿Por qué razón? "No tengo tiempo", "Es útil, pero no sé cómo hacerla", "Eso debería hacerlo otra persona". En la práctica, no hay redes que trabajen sin fallas. Los errores pueden tener diferentes causas y aparecer en cualquier momento. No querrás llegar al punto en el que no puedas dormir debido a que no entiendes como resolver un problema y los usuarios necesitan trabajar sin demoras.

Todo lo que puedes hacer es tomar las medidas necesarias para prevenir los problemas y resolver los errores rápidamente cuando aparezcan. Mantener una buena documentación de la red podría ser una ayuda invaluable en ese sentido. Levantar la misma puede ser un proyecto grande, pero es un paso necesario para administrar apropiadamente una red de computadoras.

Si contratas a un integrador de sistemas o a un consultor para ayudarte a implementar nuevas cosas en tu red, debes pedirle que levante la documentación de todo lo que haga. No puedes recordar todos los detalles y, más adelante, cuando la necesites, apreciarás el tener una documentación buena y clara.

Pasos

1
Pide ayuda. El sentido común dice que, si eres un nuevo empleado y necesitas comprender como trabaja la red, puedes pedirle la documentación correspondiente a tus nuevos colegas. De no poder encontrar dicha documentación, probablemente tendrás la suerte de encontrar un colega que quiera compartir contigo los detalles. Podrías encontrarte con la sorpresa de tener personas que no quieran compartir la información con el resto del equipo; cosa triste pero cierta.
2
Trabaja en el formato. Si quieres crear la documentación de red tú mismo desde cero, lo más probable es que entiendas la necesidad de tenerla y sepas el uso que le podrás dar. Necesitarás determinar en qué formato guardar la información y otros aspectos tales como qué personal tendrá acceso para trabajar y actualizar la misma.
3
Piensa en qué información necesitas recopilar en dicha documentación; por ejemplo: el número de localidades físicas (donde opera tu empresa), como se conectan dichas localidades entre sí (a través de cables o de forma inalámbrica), número de routers, switches, firewalls, servidores en cada localidad (con sus contraseñas, tipos de sistema operativo, gestión de actualizaciones, tipos de hardware, tipos de RAID, periodo de garantía ofrecida tanto para hardware como para software, las reglas del firewall); una lista de personas responsables de la administración y servicio de asistencia (help desk); una lista de contactos con empresas que ofrecen soporte al hardware y software; procedimientos documentados y probados para recuperación de desastres; lugares para almacenar los respaldos (en sitio y con terceros); procedimientos para restauraciones de prueba. Debes entender cómo trabaja tu red a fin de establecer qué información necesitarás tener a la mano cuando surjan problemas.
4
Hazla tan simple o tan compleja como la necesites. Si quieres hacer algo sencillo, puedes bajar por internet un software de documentación de red asegurándote de tener los accesos necesarios para instalar el programa, así como para entrar a los servidores y subredes pertenecientes a la red. Después de correr el software, obtendrás una representación esquemática de los servidores, computadoras y otros dispositivos conectados a la red. Las palabras clave para este paso podrían ser “derechos y permisos apropiados para instalar” o “ejecutar este software de documentación de redes”.
5
Analiza ese diagrama para verificar si estas satisfecho con los detalles de cada dispositivo. Si trabajas en una red con muchos servidores y otros dispositivos de red, puedes usar este software, pero en caso de tener una red más sencilla y pequeña, es preferible crear algunos esquemas por tu cuenta.
6
Debes tener una fotografía de cómo están conectados los dispositivos y de cómo llegar físicamente a cada uno. La misma es necesaria porque, por ejemplo, puede suceder que un servidor este caído y no sepas la razón exacta de la falla, siendo una de las posibles razones que algo no haya salido como se esperaba después de aplicar actualizaciones. También puedes tener fallos de hardware (otro ejemplo), lo que indudablemente puede tener una larga lista de causas.
7
Mejora el cumplimiento. Si tienes un buen diagrama de red, podrás probar que cumples con las políticas y estándares de seguridad, lo que no solo te ayudará a ti, sino que mejorará la confianza de la gerencia en el departamento de TI.

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Consejos

No importa si conoces bien o no la manera en que se interrelacionan los dispositivos de red. Puedes adquirir este conocimiento poco a poco, trabajando día a día. Lo importante es hacer el esfuerzo.
Si quieres elaborar un diagrama de red manualmente, puedes hacerlo paso a paso; de estar demasiado ocupado, puedes recoger la información de un dispositivo hoy, la de otro mañana y así sucesivamente.
Es importante entender que esto no es tarea de un día. Si crees que tomará mucho trabajo, es posible que te desanimes. Así que, una vez más, tómalo poco a poco. De lo contrario, terminarás diciendo lo que otros dicen: "No tengo tiempo" o "No me importa" y te darás por vencido.
Ahorrarás tiempo y dinero si limitas el número de documentos que necesitan actualizaciones y utilizas software especializado para actualizar los diagramas en caso de que hagas cambios en los dispositivos de red.
Puedes tener resultados muy buenos utilizando software para hacer mapas mentales. Cada nodo podría ser un dispositivo de tu red y podrías guardar información acerca de cada dispositivo. Las versiones comerciales de software para mapas mentales ofrecen incluso la posibilidad de agregar archivos a los nodos.
Algunos de los paquetes de documentación de red más reconocidos son Smartdraw, Microsoft Visio, Netmapper de OPnet o Graphical Networks' netTerrain.

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Advertencias

Documentar una red es una tarea mucho más compleja que dibujar los simples diagramas que ofrecen los paquetes de software de gestión de redes.
En general el software de gestión de redes (como Solar winds, Cisco Prime, HPoV, etc.) es bueno para monitorear, pero ofrece capacidades muy básicas en cuanto a documentación de redes. Probablemente querrás utilizar un software que tenga la capacidad de documentar elementos no visibles en la red, añadir comentarios, documentos, colaboraciones, así como ofrecer acceso basado en roles a las personas interesadas que estén fuera del centro de operaciones de red.
Puedes mantener tanto una versión electrónica de esa documentación como una versión en papel. Debes ser muy cuidadoso al determinar claramente quien deberá tener acceso a esa documentación, así como dónde guardarás la misma con sus respectivos respaldos.
Ten en cuenta que deberás actualizar dicha documentación cada vez que ocurra algún cambio, por lo que estarás asumiendo esta tarea como una más de las que tienes asignadas en tu trabajo. En caso de que la empresa para la que trabajas utilice una herramienta de monitoreo de las actividades de los trabajadores, tendrás que agregar esta tarea en dicha herramienta. Esto es necesario debido a que algunos gerentes no poseen un entendimiento real acerca de las tareas que abarcadas en la administración de redes, por lo que agregarlas les permitirá comprender de mejor forma como utilizas tu tiempo, dándoles además pruebas de tu seriedad como profesional de la TI. Algunas personas tienen la impresión de que los miembros del departamento de TI trabajan poco o nada.
Si ejecutas un software especializado para crear la documentación de la red te darás cuenta de que no todo el tiempo correrá perfectamente y es posible que sucedan algunos inconvenientes que hagan que tus diagramas no sean tan precisos como desearías. Necesitarás solucionar ese problema.

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