Cómo crear una lista desplegable en Excel

Coescrito por Personal de wikiHow

Este wikiHow te enseñará cómo crear una lista desplegable en una hoja de cálculo de Microsoft Excel usando una computadora. Esta característica te permite crear una lista de objetos de entre los cuales elegir, e insertar un selector desplegable en cualquier celda vacía de la hoja de cálculo. La característica del menú desplegable solo está disponible en las versiones de escritorio de Excel.

Parte 1
Parte 1 de 2:
Crear una lista

  1. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 1
    1
    Abre el archivo de la hoja de cálculo de Excel que quieras editar. Es posible buscar y hacer doble clic en un archivo Excel de la computadora, o abrir Microsoft Excel y crear una hoja de cálculo nueva.
  2. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 2
    2
    Introduce la lista de valores para el menú desplegable en una columna. Asegúrate de introducir cada entrada en una celda separada y consecutiva en la misma columna.
    • Por ejemplo, en caso de que quieras una lista desplegable que incluya "Nueva York," "Boston," y "Los Ángeles," podrás escribir "Nueva York" en la celda A1, "Boston" en la celda A2 y "Los Ángeles" en la celda A3.
  3. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 3
    3
    Haz clic en la celda vacía donde quieras insertar la lista desplegable. Podrás insertar una lista desplegable en cualquier celda de la hoja de cálculo.
  4. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 4
    4
    Haz clic en la pestaña Datos de la barra de herramientas. Encontrarás este botón sobre la barra de herramientas en la parte superior de la hoja de cálculo. Hacerlo abrirá las herramientas de datos.
  5. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 5
    5
    Haz clic en el botón Validación de datos en la barra de herramientas "Datos". Este botón es similar a dos iconos de celdas separados con una marca de confirmación verde y una señal roja de parada. Se abrirá un menú emergente.
  6. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 6
    6
    Haz clic en el menú desplegable Permitir en el menú emergente "Validación de datos". Encontrarás este menú en la pestaña emergente de "Configuración".
    • El menú emergente de "Validación de datos" se abrirá automáticamente desde la pestaña "Configuración".
  7. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 7
    7
    Selecciona Lista en el menú desplegable "Permitir". Esta opción te permitirá crear una lista en la celda vacía que hayas seleccionado.
  8. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 8
    8
    Marca la opción
    Imagen titulada Windows10unchecked.png
    Desplegable en celda.     Al marcar esta opción, podrás crear una lista desplegable en la celda que hayas seleccionado en la hoja de cálculo.
  9. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 9
    9
    Marca la opción
    Imagen titulada Windows10unchecked.png
    Ignorar celdas vacías (opcional).     Al marcar esta opción, los usuarios podrán dejar la lista desplegable en blanco sin que aparezca un mensaje de error.
    • En caso de que la lista desplegable que vayas a crear sea un campo obligatorio, asegúrate de no marcar esta casilla aquí. De lo contrario, podrás dejarla sin marcar.
  10. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 10
    10
    Haz clic en el cuadro de texto debajo de "Fuente" en el menú emergente. Aquí podrás seleccionar la lista de valores que quieras insertar en la lsita desplegable.
  11. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 11
    11
    Selecciona los valores para la lista desplegable en la hoja de cálculo. Usa el ratón para seleccionar la lista de valores que quieras insertar en la lista desplegable en la hoja de cálculo.
    • Por ejemplo, en caso de que tengas "Nueva York," "Boston," y "Los Ángeles" en las celdas A1, A2, y A3, asegúrate de seleccionar el rango de celdas de la A1 a la A3.
    • Como alternativa, podrás escribir manualmente los valores de la lista desplegable en el campo de texto "Fuente". En este caso, asegúrate de separar cada entrada con una coma.
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Parte 2
Parte 2 de 2:
Personalizar las propiedades de la lista

  1. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 12
    1
    Haz clic en la pestaña Mensaje de entrada en el menú emergente "Validación de datos". Se encuentra en la parte superior de la ventana emergente. Esta pestaña te permitirá crear un mensaje emergente que se muestre al lado de la lista desplegable.
  2. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 13
    2
    Marca la opción
    Imagen titulada Windows10unchecked.png
    Mostrar mensaje de entrada....     Esta opción te permitirá mostrar un pequeño mensaje emergente cuando se seleccione la lista desplegable.
    • En caso de que no quieras que se muestre un mensaje emergente, deja esta casilla sin marcar.
  3. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 14
    3
    Introduce un "Título" y un "Mensaje de entrada". Podrás usar esta área para explicar, describir o dar más información acerca de la lista desplegable.
    • El título y el mensaje de entrada que introduzcas aquí se mostrarán en una etiqueta emergente pequeña y amarilla al lado de la lista desplegable cuando se seleccione la celda.
  4. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 15
    4
    Haz clic en la pestaña Mensaje de error en la parte superior del menú emergente. Esta pestaña te permitirá mostrar un mensaje emergente de error cada vez que se introduzca un dato inválido en la celda de la lista desplegable.
  5. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 16
    5
    Marca la opción
    Imagen titulada Windows10unchecked.png
    Mostrar mensaje de error....     Al marcar esta opción, aparecerá un mensaje de error cuando el usuario introduzca tipos de datos inválidos en la celda de la lista desplegable.
    • En caso de que no quieras que aparezca un mensaje de error, no marques esta casilla.
  6. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 17
    6
    Selecciona un estilo de error en el menú desplegable Estilo. Aquí podrás seleccionar la opción "Parar", "Advertencia" e "Información".
    • La opción Parar mostrará un mensaje emergente de error junto al mensaje de error, y evitará que los usuarios introduzcan datos que no se encuentren en la lista desplegable.
    • Las opciones Advertencia e Información no evitarán que los usuarios introduzcan datos inválidos, pero mostrarán un mensaje de error con una exclamación "!" amarilla o un icono "i" azul.
  7. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 18
    7
    Introduce un "Título" y "Mensaje de error" personalizado (opcional). El título y el mensaje de error personalizado se mostrarán cuando se introduzcan datos inválidos en la celda de la lista desplegable.
    • Puedes dejar estos campos en blanco. En este caso, el título y el mensaje de error personalizado utilizarán la plantilla de error genérica de Microsoft Excel.
    • La plantilla de error genérica se titula "Microsoft Excel", y el mensaje es "El valor que has introducido no es válido. Un usuario ha restringido los valores que pueden introducirse en esta celda".[1]
  8. Imagen titulada Create a Drop Down List in Excel Step 19
    8
    Haz clic en el botón ACEPTAR en el menú emergente "Validación de datos". Hacerlo creará e insertará la lista emergente en la celda que hayas seleccionado.
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Consejos

  • Al terminar de crear la lista desplegable, ábrela para asegurarte de que todos los objetos que has introducido se muestran correctamente. En algunos casos, puede que necesites ampliar la celda para poder mostrar todos los objetos por completo.
  • Al escribir la lista de objetos para la lista desplegable, escríbelos en el orden en que quieres que aparezcan en el menú desplegable. Por ejemplo, puedes escribir las entradas en orden alfabético para les resulte más fácil a los usuarios encontrar determinados objetos o valores.
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Advertencias

  • No podrás acceder al menú "Validación de datos" si la hoja de datos está protegida o es compartida. En este caso, asegúrate de quitar la protección o dejar de compartir el documento, y después trata de acceder de nuevo al menú "Validación de datos".[2]
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Referencias

  1. ↑ https://support.office.com/en-us/article/create-a-drop-down-list-7693307a-59ef-400a-b769-c5402dce407b#ID0EAADAAA=Windows
  2. ↑ https://support.office.com/en-us/article/lock-or-unlock-specific-areas-of-a-protected-worksheet-75481b72-db8a-4267-8c43-042a5f2cd93a

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Categorías: Microsoft Excel
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