Cómo escribir una carta pidiendo una extensión

Hay muchas veces en la vida en las que quizás necesites pedir una extensión. Quizás estés en la universidad y necesites algo de tiempo adicional para un trabajo escrito, o quizás tengas dificultades para completar un proyecto de trabajo a tiempo. Para ello, es importante escribir una carta apropiada y efectiva pidiendo una extensión. Pasa algo de tiempo considerando la naturaleza exacta de tu solicitud: ¿cuánto tiempo necesitarás y por qué? Luego, escribe la carta en un estilo formal y envíala por correo con rastreo para calmarte.

Método 1

Método 1 de 3:
Seguir las convenciones formales de redacción de cartas

1
Prepara una sección de encabezado. La fecha debe ir en la esquina derecha superior de la página. Deja una línea debajo de ella y luego escribe tu dirección, igualmente justificada a la derecha. Luego, deja otra línea y escribe la dirección completa del destinatario alineada a la izquierda de la página.
- Si envías la solicitud por correo electrónico, puedes omitir la fecha y las direcciones, y comenzar con un saludo. Sin embargo, asegúrate de utilizar un asunto efectivo y claro. Por ejemplo, si le envías un correo electrónico a tu profesor, el asunto podría ser “José Martínez HIST 359 solicitud de extensión del trabajo escrito”.
2
Utiliza un saludo formal y completo. Comienza al escribir “Estimado” o “Estimada” y luego sigue con su título y apellido. Por ejemplo, “Estimado Sr. Gonzales” o “Estimada Sra. Pérez”. Algunos títulos pueden ser más complicados, como “Estimado profesor Rodríguez” o “Estimado senador López”.
- Incluso si los conoces informalmente, esta es una solicitud oficial, así que mantén el tono y el contenido formal. No escribas, “Hola, Juan”.
- Trata de encontrar una persona específica a la que puedas dirigir la carta. De lo contrario, puede parecer una carta modelo. Por ejemplo, es preferible escribir “Estimado senador López” que “A quien corresponda”.^{[1]
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3
Utiliza un formato conciso de párrafo. El cuerpo de la carta debe comprender de 1 o 3 párrafos. En muchos casos, puedes comenzar con 1 o 2 oraciones, explicar tu solicitud en 2 o 4 oraciones y concluir en 1 o 2 oraciones. Si tienes que expandirlo a 3 párrafos, solo separa la introducción, el cuerpo y la conclusión.
- Para comenzar la carta, podrías decir “Soy José Martínez, un estudiante de su clase matutina de historia en el salón 456”. Esto surtirá efecto en la memoria de tu profesor y le ahorrará el tiempo de buscarte.
4
Presta atención a tus comentarios de conclusión. No ignores la importancia de una conclusión consistente. Utiliza las oraciones finales para volver a expresar tu caso (en una oración) y para agradecerle por su tiempo. Podrías escribir “Aprecio que considere mi solicitud”.
- Es preferible terminar con una “despedida” oficial antes de tu nombre. Algunas de las mejores opciones son: “Atentamente”, “Mis mejores deseos” y “Saludos cordiales”.^{[2]
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- Si necesitas una respuesta para cierto tiempo, también debes incluir esa información en este punto. Tienes la opción de agruparlo con tu agradecimiento. Por ejemplo “Le agradezco por su consideración y espero con ansias saber de usted la próxima semana”. Solo ten cuidado de no parecer muy insistente.^{[3]
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5
Incluye tu nombre completo y tu firma. Debajo de “Atentamente”, deja un espacio de 3 o 4 líneas. Luego, escribe tu nombre completo y justifícalo a la izquierda. Utiliza el espacio en blanco para firmar tu nombre a mano. Si planeas enviar tu carta por correo electrónico, puedes borrar esos espacios e ir directamente a tu nombre escrito.^{[4]
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Método 2

Método 2 de 3:
Elaborar el contenido de la carta

1
Escribe la carta de extensión tan pronto como puedas. Comienza de inmediato a prepararla tan pronto como sepas que la necesitarás. Tienes que darle al destinatario tanto tiempo como sea posible para tomar una decisión acerca de tu situación. Asimismo, querrás lucir preparado, a pesar de solicitar un ajuste del tiempo.
2
Determina cuánto tiempo adicional necesitarás. Considera todos los factores y envía una solicitud realista. Si pides muy poco tiempo, quizás necesites solicitar otra extensión. Evita incumplir con los plazos límite en la medida de lo posible. Por ello, es preferible excederse un poco en la estimación del tiempo.
- Quizás debas considerar a la carta como parte de una negociación continua, aunque dependerá de la situación. De esta forma, es mejor pedir un período de tiempo mayor de modo que puedas ceder y llegar a un acuerdo.^{[5]
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- Evalúa tu ritmo según tu progreso actual y las partes de proyecto que todavía faltan completar. Por ejemplo, si has trabajado en un proyecto de consultoría por tres meses, debes tener una buena idea de cuánto falta hacer.
- Ten en cuenta las limitaciones de tiempo que tiene también el destinatario. Quizás tenga un límite de tiempo que ahora tendrá que aplazar. Por ejemplo, los profesores de la universidad suelen tener que enviar las calificaciones de mitad de semestre y programar las fechas de presentación para los trabajos escritos como corresponda.
3
Sé consciente de las reglas existentes. Verifica la fecha indicada actual antes de pedir que se modifique. No querrás parecer una persona desorganizada al solicitar una extensión cuando no comprendes la situación actual. Por ejemplo, algunas entidades del gobierno requieren que envíes tu solicitud dentro de las 24 horas del contacto inicial con ellas. Si esto no funciona para ti, entonces tienes la opción de citar el tiempo ajustado de envío y recepción.^{[6]
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4
Incluye una explicación acertada para tu solicitud. Te tomas el tiempo para elaborar la carta, y el destinatario se tomará el tiempo de leerla, así que haz que valga la pena. Considera con detenimiento la verdadera razón por la que necesitas una extensión y transmítesela honestamente al lector. No mientas ni exageres ya que esto solo te perjudicará.
- Una buena razón podría ser que desees ser minucioso o precavido con tu trabajo. Por ejemplo, si completas un proyecto que podría impactar potencialmente en la seguridad de otras personas, señalar este hecho cuando pidas más tiempo podría favorecerte.
- Si tienes varias razones para tu solicitud, escoge la mejor y enfócate en ella. Por ejemplo, si retrasas una oferta laboral, quizás quieras indicar que te gustaría realizar una investigación adicional acerca de los costos de transferencia (si es de hecho cierto), en vez de informar que también esperas otra oferta.^{[7]
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5
Brinda algunos detalles escogidos con detenimiento como parte de tu solicitud. Los detalles le darán a la carta una sensación de legitimidad y destreza. Esto es muy importante si envías una carta a un grupo del gobierno u otro grupo que nunca hayas conocido personalmente.^{[8]
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- Por ejemplo, si tu abuelo muere dos días antes de la presentación de tu ensayo para la universidad, es preferible describir el incidente como una “emergencia familiar”, en vez de una “emergencia” general. Quizás también quieras mencionar su fallecimiento y alguna información acerca de los planes de viaje para ir a su funeral.^{[9]
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- Ten tu papeleo en orden antes de enviar la solicitud. Quizás necesites presentar una cronología de las acciones y solicitudes previas que has hecho, en especial si lidias con el gobierno u otra entidad oficial. Demostrar que has seguido todos los pasos del proceso hasta este punto solo puede favorecerte.^{[10]
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6
Mantén el positivismo en tu tono y el contenido. Nadie quiere leer una carta que consta de una oración implorante tras otra. En lugar de ello, describe los eventos negativos rápida y concisamente, y pasa a la solución positiva que propongas. Por ejemplo, si crees que una oferta inicial de salario es muy baja, podrías escribir “Necesito más tiempo para considerar su oferta. Sin embargo, creo que un salario mayor me permitiría hacer mi trabajo con mayor eficiencia”.
7
Corrige la carta antes de enviarla. Tómate algunos minutos para revisar la carta antes de enviarla. Fíjate en los errores de carácter editorial y los errores ortográficos cometidos al escribir. Ejecuta un software de revisión de gramática y ortografía en tu computadora. Envíala a un amigo confiable para que le dé una segunda lectura rápida. No apresures ni obvies este proceso, o parecerás descuidado, lo que podría impactar el resultado final.^{[11]
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Método 3

Método 3 de 3:
Enviar la carta al destinatario

1
Haz o guarda una copia de la carta. Tan pronto como hayas corregido el documento borrador y antes de enviarlo, tómale una foto (transfiérelo a PDF), guárdalo en línea o hazle una copia tradicional. Quizás también quieras anotar la fecha del correo si no concuerda con la que se encuentra en la parte superior de la carta. Guarda esta copia en un lugar seguro para tu registro personal.
2
Coloca la carta en el correo estándar. Llévala a la oficina postal local, entrégasela al cartero o déjala en el buzón. Si quieres más garantía de que la carta se entregó, tienes la opción de solicitar un servicio de rastreo adicional por una tarifa adicional.
- Si enviarás una forma impresa de tu carta, asegúrate de imprimirla o utilizar una impresora de alta calidad con un buen cartucho de tinta. Por lo general, no se acepta una solicitud de extensión escrita a mano.^{[12]
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3
Envía tu solicitud de extensión por correo electrónico. Es probable que esta sea la mejor manera de enviar tu solicitud ya que requiere de poco tiempo y es muy confiable. Verifica la dirección de correo electrónico del destinatario antes de enviar la carta e incluye tu número de identificación, si es relevante, en el asunto.
- El destinatario podría ver la carta en el mismo momento en el que enviaste el correo electrónico. Tenlo en cuenta si te gusta enviar correos electrónicos a altas horas de la noche.
- Mantén la formalidad en el correo electrónico, lo que también incluye la dirección que utilices. Envíaselo desde una cuenta que suene profesional. Por ejemplo, enviar un correo electrónico de trabajo desde “Juan.J.Luna@yahoo.com” es apropiado.
- Si envías la carta por fax, asegúrate de esperar la página de confirmación que demuestra que tu transferencia se envió y recibió satisfactoriamente.^{[13]
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4
Haz una llamada telefónica en vez de escribir una carta. Si la necesidad de extensión es urgente o muy repentina, quizás sea mejor que hables con la persona personalmente o la llames. Si esta es tu situación, sigue actuando formalmente y expresa tu caso de manera organizada.

Consejos

Trata de hacer que la carta sea de una página o menos. Esto hace que luzca completa, pero fácil de leer rápidamente.^{[14]
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Ten en cuenta si el destinatario te enviará algo como respuesta, como una carta de confirmación.^{[15]
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Advertencias

Sé realista con las promesas que hagas. No querrás conseguir una extensión solo para pasar el tiempo adicional completando un trabajo adicional.
Haz que esta solicitud de extensión única cuente. No querrás solicitar otra.^{[16]
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Fíjate de haber incluido todos los formularios necesarios con tu solicitud de modo que te asegures que todo esté bien. Asimismo, algunos grupos requieren que utilices su carta modelo como plantilla.^{[17]
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