Cómo hacer bloques de tiempo

Coescrito por Michelle Shahbazyan, MS, MA

Hacer bloques de tiempo es un tipo de planificación que te puede ayudar a administrar mejor el tiempo. En lugar de trabajar dependiendo de un reloj, puedes centrarte en terminar tareas grandes y pequeñas de una en una. Esto te ayuda a limitar tus distracciones, a terminar las cosas más rápido y a agobiarte menos debido a las largas listas de tareas. Para crear bloques de tiempo de forma efectiva, necesitas decidir qué tienes que hacer cada día, cada mes y cada año. De esta manera, puedes establecer un programa y llevarlo a cabo.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Desglosar la carga de trabajo

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Identifica tus principales prioridades. Piensa en qué es lo más importante que trabajes cada día, como por ejemplo terminar poco a poco un proyecto a largo plazo o acabar los deberes de una clase muy difícil. Haz una lista con las tres tareas más importantes y prioritarias.^{[1]
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Haz una lista con las típicas tareas que realizas un día normal de trabajo. Además de grandes quehaceres, es probable que haya toneladas de cosas diferentes por hacer, y que requieran que les dediques tiempo todos los días. Escribe estas pequeñas tareas y anota cuánto tardas en hacerlas.^{[2]
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- Estas pueden ser contestar correos electrónicos y llamadas, promocionar tu empresa en las redes sociales y publicar un comentario en línea sobre el libro que lees para tus clases de inglés.
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Haz una lista con las actividades no laborales. Piensa en lo que es importante para ti y que no esté relacionado con el trabajo, como pasar tiempo con la familia, tener una cita con alguien especial y ver una película cada cierto tiempo. ¡No te olvides de apuntar unas grandes vacaciones!^{[3]
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Establecer el programa

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Planifica terminar las tareas y no trabajar dependiendo del reloj. En lugar de hacer que tu día de trabajo gire en torno a un reloj, debes tener varias tareas y distribuirlas en bloques de tiempo para terminarlas. Cuando finalices las tareas, habrás terminado de trabajar.^{[4]
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- En lugar de tener una lista de cosas aleatorias por hacer y que debas terminar antes de las cinco, ten varios bloques de tiempo dedicados a finalizar determinados proyectos, de uno en uno.
- Esto no significa que no tengas una rutina. Los bloques de tiempo deben ser constantes todos los días.
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Reserva las tareas más difíciles para cuando te sientas más productivo. Para la mayoría de las personas, esto sucede al principio de la jornada laboral. Dedícale como mínimo una hora a la tarea que tenga máxima prioridad. Empieza por ahí y después sigue con el siguiente bloque de tiempo, en orden de prioridad.^{[5]
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- Si, por ejemplo, sabes que trabajas mejor antes del mediodía, planifica tener el bloque con la tarea más difícil, como una propuesta de presupuesto prevista para dentro de seis meses, antes de hacer el descanso para almorzar.
- Normalmente los bloques de tiempo no son efectivos si duran más de unas pocas horas.
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Programa el resto del día por tareas. Planifica el resto del día en bloques cortos con una tarea por bloque. Estos bloques deben seguir un orden de prioridad, dado que tu nivel de energía probablemente disminuirá en el transcurso del día. Te sentirás mejor si sabes que las tareas más difíciles se hacen lo antes posible.
- Si eres el tipo de persona cuya energía aumenta a lo largo del día, siéntete libre de reservar para entonces las otras tareas que tengas que realizar. ¡Haz que el programa sea el adecuado para ti!
- Si, por ejemplo, estás realizando la tarea más complicada a primera hora de la mañana, parte la tarde en dos, tres y cuatro bloques de tiempo (de una o dos horas cada uno). El primero puedes dedicarlo a hacer un esquema de las estrategias de venta futuras, y los siguientes a reunirte con tu equipo y demás.
- El horario de cada uno es diferente, por eso necesitas decidir qué es lo más importante para tu trabajo cada día.
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Ponte con las tareas menos prioritarias al final del día. Deja los trabajos menos complicados para el final del día, cuando estés cansado y probablemente no te sientas particularmente ni productivo ni creativo. Estas deben ser tareas relativamente mecánicas y monótonas, que no requieran un pensamiento crítico.
- Las tareas con menos prioridad pueden ser responder los correos electrónicos y las llamadas. Debes de planificar hacerlo todos los días a la misma hora. Hazles saber a tus compañeros de trabajo que este es tu horario de oficina y que siempre podrás responder los correos electrónicos y las llamadas durante este bloque de tiempo.
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Añade bloques para planificar. Debido a que hacer bloques de tiempo consiste en programar y planificar con antelación, también necesitas tener tiempo para esto. Reserva un día todos los años para una planificación anual (para proyectos a largo plazo); una hora todos los meses para una planificación mensual y una hora todas las semanas para una planificación semanal.^{[6]
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- Esto significa que toda la programación y la creación de listas de cosas por hacer se deben llevar a cabo solo en los bloques que has reservado para la planificación.
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No te olvides de dejar días libres. Programa tiempo pasarlo con tu familia y amigos cada semana. Añade un bloque de tiempo grande para tener unas buenas vacaciones, una o dos veces al año. Recuerda también añadir bloques para trabajar en casa y hacer la limpieza.^{[7]
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Planifica un bloque de tiempo vacío cada día para poder tener flexibilidad. No tiene que ser un bloque grande. Trata de que sea un bloque de 30 minutos cada día, y agrándalo si lo necesitas. Este puede ser para las tareas que rebasan su bloque de tiempo establecido y para imprevistos con los que tengas que lidiar de forma inmediata. ^{[8]
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Parte 3

Parte 3 de 3:
Hacer un seguimiento a largo plazo

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Usa un calendario de papel o digital para hacer un seguimiento de tus bloques. Una vez que comiences, puede resultar especialmente difícil hacer un seguimiento de los diferentes bloques. Usa una aplicación de calendario en tu smartphone con temporizador y recordatorios. También puedes comprar un calendario grande de escritorio y marcar los días, meses y los años con tus bloques. ^{[9]
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Codifica tu calendario con colores. Tanto la opción de papel como la digital te dan la posibilidad de codificarlo con colores, y debes sacarle provecho. Marca los diferentes bloques de tiempo con un determinado color. Incluso, puedes emparejar el color con la tarea dependiendo del orden de prioridad. El rojo puede ser para las tareas más prioritarias, el amarillo para las que no lo son tanto y el verde para las que tienen menos prioridad.
- Para un calendario de papel, usa rotuladores y marcadores de diferentes colores. Para el calendario digital, revisa la configuración de la aplicación o el programa que utilices, y sigue las instrucciones para codificarlo con colores.
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Sé flexible con el programa que tengas para tus compañeros de trabajo y tu familia. Para que tu horario funcione, el resto de personas que hay en tu vida tienen que aprender a respetarlo. Plantéate enviarles a tus compañeros de trabajo un correo electrónico con tus bloques de tiempo, de tal forma que sepan qué pueden esperar de tu jornada laboral. También le puedes contar a tu familia tus planes, y pedirles que te ayuden a llevarlos a cabo.
- No esperes que todo el mundo ajuste su agenda dependiendo de la tuya. Asegúrate de que tus bloques de tiempo no le causan ningún problema a ninguna persona con la que trabajes y vivas.
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Comprométete con la rutina al menos un mes. Como cualquier rutina, tienes que involucrarte con los bloques de tiempo para que funcionen. Es probable que al principio sientas que es excesivamente estricto, pero al menos dale la oportunidad treinta días laborales. A final de mes, serás capaz de saber si te ha ayudado a ser más productivo.^{[10]
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Elimina las distracciones cuando estés trabajando. Cuando estés en medio de un bloque de trabajo, es importante que te centres únicamente en la tarea que estés llevando a cabo. Pon el teléfono en silencio, minimiza el ruido de fondo y apaga las notificaciones de tus redes sociales y de tu correo electrónico.^{[11]
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Haz un seguimiento de tu productividad para ver si los bloques de tiempo te funcionan. Estos no son efectivos para todo el mundo. Asegúrate de que te den buenos resultados, comprobando si aumenta tu productividad cuando organizas tu programa de esta manera. Para medir tu productividad, calcula cuánto tiempo tardas en realizar tus tareas al principio y al final del primer mes, tras poner en marcha el nuevo programa.

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Consejos

Usa un temporizador en tu smartphone o en tu ordenador, para no distraerte durante tus bloques de tiempo. También puedes utilizar el temporizador para que te avise de volver al trabajo después del descanso.

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