Cómo hacer una lista de quehaceres

Coescrito por Annie Lin, MBA

Es posible que te sientas abrumado cuando tienes mucho qué hacer. Entre las responsabilidades laborales y personales, la vida puede volverse estresante y empeora cuando olvidas algo importante. Si creas listas organizadas de tareas, podrás asignarles prioridades a los quehaceres, darle seguimiento a lo que esté pendiente, y sentirte productivo y preparado en todas las áreas de tu vida.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Pensar en las tareas

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Elige el medio que funcione mejor para ti. Si tienes el teléfono en la mano durante todo el día, usa la aplicación de Notas para crear la lista. Si odias ver la pantalla del teléfono o de la computadora, toma un bolígrafo o un lápiz y crea la lista a mano. La lista no será útil si no quieres ni imaginar hacerla o usarla, así que elige el medio de tu preferencia.^{[1]
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- Puedes descargar algunas aplicaciones, como Any.do, Wunderlist y Pocket Lists, que pueden ayudarte a organizar los quehaceres de distintas formas.^{[2]
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Incluye todas las tareas que debas llevar a cabo. Pueden abarcar desde “Ducharte”, “Terminar la presentación para el trabajo la próxima semana” hasta “Comprar un regalo para el cumpleaños de mamá el próximo mes”. Como puedes ver, la naturaleza, la importancia y el tiempo que llevan estas tareas varían. No te preocupes por seguir un patrón u organizarlas, ya que lo harás posteriormente. Por el momento, simplemente anota todas las responsabilidades que se te ocurran.^{[3]
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- Si anotas todo, lo sacarás de tu mente y lo pondrás en el papel. De esta forma, te asegurarás de no olvidar nada y, quizás tu mente se sienta menos agobiada.
- La lista de todas las tareas que tienes pendientes se denominará lista principal.^{[4]
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Delega las tareas que puedas. Después de enumerar los quehaceres, analiza si puedes pedir ayuda. Esto es aún más importante si estás abrumado o tienes poco tiempo. No temas pedir ayuda, delega las tareas y resiste el deseo de controlar de forma excesiva cada detalle. Si no es necesario que una tarea pendiente esté en tu lista, elimínala.

Parte 2

Parte 2 de 3:
Organizar las tareas

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Ordena la lista principal en categorías. Por ejemplo, puedes crear una lista para el trabajo y otra para la casa. Si creas listas separadas, puedes concentrar tu atención y energía en un grupo de tareas a la vez. No tendría sentido que leas tu lista personal mientras estás en la oficina, ¡así que guárdala!
- Para ser más productivo, debes tener una visión estrecha sobre las tareas pendientes. Crea listas específicas según la situación para eliminar las perturbaciones y el estrés de las tareas futuras.
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Haz una lista únicamente para el día actual. Debe ser sencilla. Esta te ayudará a organizar las tareas según la prioridad, y evitarás sentirte abrumado por las tareas que debes hacer mañana, la semana siguiente o el mes próximo. Sé realista sobre lo que puedes terminar en 24 horas. Debes incluir menos de diez cosas, y quizás incluso menos de cinco, en las listas diarias.^{[5]
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- Si no sabes por dónde empezar, puedes hacer esto. Imagina que te adelantas hasta la hora de acostarte. ¿Qué tarea quieres haber terminado antes de hacerlo? Esta deberías colocarla en la parte superior de la lista.
- Usa la lista principal para crear las listas diarias. Después de hacer la lista diaria, guarda la lista principal.
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Calcula el tiempo que te llevará cada tarea. ¡Sé realista! Si adoptas demasiados compromisos y constantemente sientes que se te agota el tiempo para terminar los quehaceres de la lista, crearás un estrés innecesario. Será difícil que seas productivo si te sientes aturdido. A un lado de cada tarea, anota el tiempo que creas realmente que te llevará cada una. Usa estos cálculos para planificar tu día.^{[6]
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- Deja un margen de 10 a 15 minutos entre cada tarea. En realidad, no puedes pasar de una tarea a la otra sin un tiempo de transición, así que tenlo en cuenta cuando hagas tu horario.
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Haz la lista estéticamente atractiva. Quizás te parezca superficial o innecesario, pero puede cambiar mucho la forma en que ves la lista. Escríbela con tu color favorito. Créala en un material de oficina, pégala en un lindo tablero de anuncios o crea un documento elegante en tu teléfono. Simplemente debes hacer una lista que te inspire para mantener la motivación y terminar todo.

Parte 3

Parte 3 de 3:
Hacerte responsable

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Anota las fechas de vencimiento a un lado de cada tarea de la lista principal. Esto te ayudará a hacer las listas diarias. Cuando tienes muchísimas tareas pendientes, algunas cosas podrían escaparse por accidente. Todos los días, cuando hagas la lista diaria, revisa la lista principal y asegúrate de incluir las tareas con las fechas de vencimiento que se avecinan.
- Si una tarea en particular no tiene una fecha de vencimiento, elige una fecha realista en la que te gustaría terminarla.
- Si no te fijas metas, es posible que nunca hagas las cosas menos urgentes.
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Coloca la lista en un lugar donde la veas con frecuencia. No tiene sentido hacerla si la guardarás en una gaveta y te olvidarás de ella. ¡Asegúrate de verla constantemente! Quizás creas que no olvidarás nada o que mantendrás la productividad, pero ver físicamente la lista de tareas pendientes puede motivarte mucho.
- Llévala contigo. Colócala en el espejo del baño. Mantén una copia en el bolso y en el auto. Simplemente colócala en un lugar donde esté frente a ti.
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Comparte la lista con otra persona. Podría ser con uno de tus padres, con un amigo, con tu pareja o con un compañero del trabajo. Solo asegúrate de que sea alguien que revisará la lista y te preguntará sobre tu avance. Es probable que no te sientas muy bien si le dices que no terminaste nada de la lista durante un día completo.^{[7]
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- No necesitas tener una niñera y es probable que nadie quiera serlo. Sin embargo, es de mucha ayuda tener a alguien a quien debas rendirle cuentas.