Cómo organizar un horario

Coescrito por Kathi Burns, CPO®

Haz tiempo a diario para trabajar, para divertirte, para tus seres queridos y para estar a solas. Para hacerlo, deberás organizar la información de una manera que sea adecuada para tu estilo de vida. Compra o haz una agenda que se adapte a la manera en que quieres hacer el horario. Haz un horario según las prioridades para que puedas controlar el ritmo de las tareas diarias y semanales.

Parte 1

Parte 1 de 2:
Conseguir una agenda

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Compra una agenda de papel. Visita la librería local o contáctalos en línea para comprar una agenda. Puedes comprar una de papel que dure uno o más años. Elige una agenda que te guste para que te agrade verla. Elige una agenda pequeña o plana que te quepa en el bolso para que puedas llevarla a donde vayas.
- Puedes usar una agenda de escritorio que quepa cómodamente en una mesa si prefieres no llevarla.
- Asegúrate de que la agenda tenga suficiente espacio para anotar las actividades diarias.
- Consigue una agenda con espacios grandes por día si tienes un horario variable con muchas actividades cortas.
- Si tienes muchos proyectos en curso con plazos flexibles, elige una agenda con espacios pequeños por día, pero con mucho espacio adicional en páginas en blanco semanales para que puedas hacer una lista de tareas pendientes.
- Para la mayoría de las personas, es útil incluir una lista de tareas pendientes, así que considera una agenda con páginas en blanco para cada semana.
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Haz un horario en línea. Si coordinas el horario con otras personas, o si haces la mayoría de las cosas en el teléfono y la computadora, para organizarlo podría ser más adecuado elegir una aplicación, un sitio web o una extensión del servicio de correo electrónico que usas. Puedes buscar aplicaciones web y móviles gratuitas que se adapten a lo que requieres. Si piensas compartir la información de la agenda en línea con amigos, familiares o colegas, pregúntales qué servicio usan para usar uno compatible.
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Haz un horario en la computadora. La mayoría de las computadoras vienen con una aplicación de calendario. Puedes coordinar la aplicación con el correo electrónico y otros sitios web que utilices. Busca el calendario en la computadora o revisa la carpeta de aplicaciones.
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Haz tu propia agenda de papel. Puedes encontrar plantillas imprimibles en línea o puedes diseñar una a mano o en la computadora. Compra un estuche para la agenda, como una carpeta de tres argollas o la tapa de un libro. Si vas a imprimir plantillas y ponerlas en una carpeta, ábreles agujeros con una perforadora y colócalas dentro.
- Si vas a encuadernarla, puedes quitarle las páginas a un libro viejo de tapa dura. Coloca la tapa sobre la mesa para medirla.
- Puedes buscar un papel que sea un poco más pequeño que el largo y el ancho de la tapa en posición horizontal, o cortarlo a medida.
- Dobla cada página individual por la mitad para hacer dos páginas de la agenda.
- Dibuja líneas en cada página de acuerdo con el diseño que prefieras para la agenda con una regla y un bolígrafo, un lápiz de color, un marcador o un pincel. Busca plantillas en línea para darte una idea.
- Apila las páginas. Asegúrate de que quepan en la tapa. Es posible que debas crear tres pilas distintas para que la agenda quede plana.
- Anota las fechas una vez que tengas las páginas en orden. ¡No olvides los días festivos!
- Encuaderna la agenda. Usa un punzón o una aguja grande. Haz uno o dos agujeros en la tapa en el mismo lugar. Cósela con un hilo resistente.

Parte 2

Parte 2 de 2:
Administrar el tiempo

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Haz un horario según las prioridades. No hagas una lista larga de tareas que crezca cada vez más. En su lugar, integra la lista de tareas pendientes en el horario diario. Cuando sepas de una nueva tarea, divídela en partes y anota cada parte debajo de la fecha en que la realizarás. Asegúrate de anotar la fecha límite, en caso de que no la veas a tiempo.^{[1]
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Fuente de investigación}
- Es buena idea mantener un horario de tareas diarias y una lista de tareas pendientes de los proyectos en curso, pero considera mantener una semanal y una mensual en lugar de una lista larga.
- Si haces una lista de tareas sin programar, los proyectos te agotarán incluso antes de hacerlos.
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Empieza con las tareas más importantes. Comienza el día abordando la tarea más importante de la agenda. Programa la primera tarea del día de manera que sea lo único que debes cumplir sin falta ese día. De esa manera, si te interrumpen más tarde, al menos habrás hecho lo más importante. Todo lo que sea necesario o que sea especialmente importante es un buen candidato para ser la primera tarea.^{[2]
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Fuente de investigación}
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Divide cada tarea. Programa cada parte de cada tarea, incluyendo los correos electrónicos que debes enviar, lo que debes planificar y los elementos que debes conseguir. De lo contrario, podrías perder el tiempo si te sientas a hacer algo solo para darte cuenta de que te hacen falta los elementos esenciales.^{[3]
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Fuente de investigación}
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Piensa antes de actuar. Antes de comenzar cada tarea, dedica unos minutos a pensar en el resultado que quieres lograr. De esta manera, podrás orientarte y concentrarte más. Anota las metas de cada día o cada tarea en la agenda, o simplemente siéntate a pensar. Si realizarás la tarea con alguien, dile los objetivos en voz alta.^{[4]
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Divide los días en bloques. Asigna una tarea a cada bloque. En general, es menos eficiente realizar varias tareas simultáneamente. Concéntrate en un proyecto, incluso si tiene varias partes, durante cada bloque.^{[5]
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Tómate un tiempo libre. Programar un tiempo libre suena contradictorio, pero ayuda. No planees trabajar demasiado. Solo debes seguir trabajando aunque estés agotado y tengas necesidades corporales en caso de emergencia. Programa descansos cortos cada 45 minutos a una hora, ya que esta es la mayor cantidad de tiempo en que la mayoría de las personas logran concentrarse.
- Tómate un tiempo lejos del escritorio o la computadora.
- Programa un tiempo para tus seres queridos, un tiempo para preparar comidas y un tiempo para estar a solas.
- Si eres propenso a la ansiedad, procura programar un "tiempo para preocuparte". De esa manera, si te sientes preocupado mientras intentas trabajar, puedes dejarlo de lado para más tarde.^{[6]
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  Fuente de investigación}
- Programa tiempo para descansar y deja las distracciones para ese momento. En lugar de revisar el teléfono, el correo electrónico y las redes sociales constantemente, hazlo durante los bloques programados.