Cómo responder

La forma en que decidas responder puede afectar la visión que los demás tengan de ti. Afortunadamente, es posible aprender cuándo y cómo responder para mejorar cada día más. Por ejemplo, durante una conversación presencial, es fundamental que le prestes atención a tu interlocutor y permitas que exprese sus pensamientos antes de brindar una respuesta elaborada. En el caso de las conversaciones por mensaje de texto, existen algunas reglas implícitas que debes seguir para poder comunicarte con éxito. Los correos electrónicos son un medio de comunicación más formal con una etiqueta profesional que debes seguir para transmitir la información de manera efectiva y responder apropiadamente.

Método 1

Método 1 de 3:
Responder mensajes de texto

1
Usa un vocabulario casual al enviar un mensaje de texto. Los correos electrónicos, las cartas e incluso las conversaciones en persona pueden adoptar una estructura más formal. Debido a la naturaleza breve y limitada de los mensajes de texto, es apropiado utilizar un vocabulario más relajado que permite transmitir la sensación de que la conversación es más personal.^{[1]
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- Por ejemplo, puedes escribir “Q” en vez de “Que” para ahorrar espacio, escribir un mensaje más rápido y transmitir un tono relajado.
- Por lo general, las reglas de puntuación son mucho más permisivas a la hora de enviar un mensaje. Por ejemplo, una adhesión rígida al uso de la coma puede hacer que la conversación parezca más formal.
- De todas formas, no creas que todas las conversaciones por mensaje de texto pueden ser tan informales. Sin embargo, si la otra persona utiliza un vocabulario informal, es importante que hagas lo mismo para que se sienta más cómoda.
2
Haz preguntas abiertas para ampliar una conversación. Si quieres que la conversación por mensaje de texto siga, haz preguntas abiertas para que la otra persona pueda expresarse más y transmitir su opinión con respecto a determinado tema. Las preguntas que se pueden responder rápidamente con un “sí” o “no” harán que la conversación termine.^{[2]
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- Por ejemplo, al hablar con alguien acerca de un tema comercial, puedes preguntarle algo así como: “¿Qué piensas del proyecto nuevo?”.
- Si quieres conocer la opinión de una persona con respecto a un tema, puedes enviarle un mensaje de texto que diga algo así como: “Estoy de acuerdo contigo, pero ¿por qué crees que es así?”.
3
Evita enviar respuestas breves o de una sola palabra. Los mensajes de texto deben ser relativamente breves, pero las respuestas cortas y abruptas pueden indicar que estás molesto o enojado con la otra persona. Si quieres responder un mensaje, proporciona una respuesta verdadera de una o dos oraciones.^{[3]
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- En ocasiones, está bien responder “Ok” o “Está bien” si tiene sentido en función del contexto. Sin embargo, evita responder “K”, dado que puede parecer grosero y demasiado abrupto.
Consejo: si sueles brindar respuestas breves, tiene sentido que lo sigas haciendo.
4
Usa la puntuación y los emoticonos para transmitir el tono. Debido a la naturaleza impersonal de los mensajes de texto, las personas pueden interpretar un tono o una emoción a través de una respuesta breve. Incluye a la puntuación y los emoticonos para transmitir lo que quieres decir con claridad si crees que tu mensaje podría sonar ambiguo.^{[4]
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- Por ejemplo, puedes responder: “Comprendo. Gracias :)” para que no dar la sensación de que estás molesto o eres demasiado seco o escueto con la otra persona.
- En ocasiones, un punto puede dar la sensación de que estás frustrado. Por ejemplo, un mensaje como “No, no es así” suena más relajado que “No. No es así”.
5
Revisa el mensaje antes de enviarlo. Antes de presionar el botón de enviar, tómate un segundo para revisarlo. Verifica que no haya errores tipográficos y asegúrate de transmitir la información de manera correcta y con el tono apropiado.^{[5]
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- Una vez que envíes el mensaje, ¡no podrás revertirlo! Por lo tanto, es mejor que lo revises rápidamente antes de enviarlo.
6
No envíes muchos mensajes consecutivos. Muchas notificaciones y varios mensajes de texto pueden ser molestos y frustrantes para la otra persona. Envía un mensaje en respuesta que tenga todo lo que quieres decir, en vez de enviar varios mensajes breves.^{[6]
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- Está bien agregar otro mensaje si has olvidado incluir algo o necesitas hacer una aclaración.
- Si una persona no responde dos mensajes seguidos, es posible que no quiera hablar contigo o que no tenga su teléfono a mano. De cualquier forma, dale tiempo y espacio para que responda.
7
Sugiere una llamada telefónica si la conversación es lo suficientemente importante como para no hablar por mensaje. Los mensajes de texto son breves y concisos. Si la conversación por mensajes no te permite expresarte adecuadamente, pregúntale a la otra persona si puede llamarte para poder elaborar o debatir el asunto con una mayor profundidad.^{[7]
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- Por ejemplo, puedes enviarle un mensaje que diga algo así como: “Será mucho más sencillo explicarlo por medio de una llamada. ¿Puedes avisarme cuando tengas un momento? ¡Gracias!”.
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Método 2

Método 2 de 3:
Hablar en persona

1
Escucha con atención a tu interlocutor. Siempre que alguien te hable, haz contacto visual y presta atención a sus palabras para demostrar que lo escuchas y que comprendes lo que dice.^{[8]
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- Préstale toda tu atención a tu interlocutor para que se sienta cómodo al hablarte.
- Inclínate hacia la persona o pregúntale si pueden ir a otro lugar más tranquilo, en el caso de que tengas problemas para escuchar con claridad.
2
Presta atención a las señales no verbales de tu interlocutor. El lenguaje corporal puede transmitir tanto (sino más) como las palabras. Cuando alguien te hable, observa su lenguaje corporal para saber cómo responder.^{[9]
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- Por ejemplo, si mira hacia otro lado o cambia el pie de apoyo, es posible que esté nervioso o asustado. En este caso, lo mejor es que le preguntes si se siente bien antes de responder lo que haya dicho.
- Además, presta atención a la forma en que habla. Si su voz es demasiado elevada o agresiva, es posible que se sienta molesto o enojado con la conversación. En este caso, adopta un abordaje diferente al responder para evitar que la situación empeore.
3
Evita planificar tu respuesta mientras tu interlocutor hable. La otra persona notará y podría molestarse si observa que te emocionas demasiado o estás ansioso por responder algo antes de que termine de hablar. Por lo tanto, espera a que concluya y hayas escuchado todo lo que quiera decir antes de planificar tu respuesta.^{[10]
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- Interrumpir a alguien con tus pensamientos es un comportamiento muy grosero.
Consejo: escucha y haz una nota mental de los puntos clave que quieres responder mientras tu interlocutor hable, pero no bloquees el resto de sus palabras para elaborar una respuesta más rápida o lista.
4
Espera a que la persona termine de hablar antes de hacer un comentario. Durante una conversación, permite que tu interlocutor termine de expresar su pensamiento antes de responder. De esta forma, contarás con todos los hechos y la información que quiere transmitir para poder elaborar una respuesta considerada e informada.^{[11]
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- En ocasiones, las personas agregan un poco más de información después de expresar sus pensamientos. Por ejemplo, tu interlocutor podría decir: “Espera, me he olvidado de decirte algo”. En este caso, permite que termine de decir lo que quiere decir.
5
Piensa tu respuesta para hablar con seguridad. Antes de responder, tómate un momento breve para evaluar toda la información que has recibido. Si proporcionas una respuesta desinformada, tu interlocutor podría pensar que no has escuchado lo que te ha dicho.^{[12]
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- Tomarte un momento para pensar también te permitirá elaborar una respuesta más inteligente.
6
Haz preguntas si necesitas una aclaración o más información. Si no has podido escuchar o entender las palabras de tu interlocutor, no respondas con un entendimiento parcial o incorrecto. En cambio, pregúntale qué ha dicho o qué ha querido decir para poder darle una respuesta real.
- Si no estás seguro de la intención de alguien o quieres que explique qué ha querido decir antes de responder, haz preguntas abiertas como: “¿Qué quieres decir con eso?”.^{[13]
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- No hay nada de malo en pedirle a alguien que repita lo que ha dicho si no has podido escuchar o no has comprendido sus palabras.
7
Habla de manera directa y clara al responder. Después de evaluar las palabras de tu interlocutor y pensar en lo que quieres decir, transmite tu pensamiento con claridad y confianza. No uses palabras ambiguas o contradictorias para sonar más inteligente o listo. Las personas valoran la sinceridad; brinda respuestas genuinas que demuestren que te importa y que comprendes sus palabras.^{[14]
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- Asegúrate de que tu interlocutor te preste atención para no tener que repetir tus palabras.
- Observa si alguien quiere decir algo y permite que hable.
- También es importante que permitas que tu interlocutor responda a lo que dices. No te alejes o termines la conversación solo porque ya has podido expresarte.
8
Comprende que las personas no siempre estarán de acuerdo contigo. Por más que hayas pensado tu respuesta, siempre existe la posibilidad de que alguien no esté de acuerdo con tu opinión. ¡Eso está bien! Solo prepárate para que tu interlocutor dispute o quiera desacreditar tus palabras.^{[15]
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- Conserva la calma y no pierdas los estribos si alguien intenta provocarte.
- Permite que los demás puedan expresar sus creencias y opiniones, y no intentes forzarlos a que acepten tu visión.
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Método 3

Método 3 de 3:
Enviar una respuesta por correo electrónico

1
Responde los correos dentro de las 48 horas. Es importante que respondas los correos electrónicos de manera oportuna para ser cortés y profesional. No es necesario que respondas de inmediato, pero procura hacerlo dentro de al menos dos días.^{[16]
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- Por más que el correo no esté relacionado contigo o se haya enviado por error, responde para que la otra persona sepa que no eres a quien busca.
2
Usa un saludo profesional en tu respuesta. Con frecuencia, los correos electrónicos suelen ser más formales que los mensajes de texto o las llamadas telefónicas. Escribe “Buenos días” u “Hola” y el nombre de la persona al principio del correo para empezar con el pie derecho.^{[17]
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- Si la persona a quien quieres responderle prefiere cierto tipo de saludo o te pide que la llames por su nombre, respeta su deseo. Por ejemplo, si prefiere que uses una versión abreviada de su nombre, como “Adri” en vez de “Adrián”, usa su apodo.
3
Usa los signos de exclamación con moderación. Tu correo debe tener una buena gramática, ortografía y puntuación. Sin embargo, hacer un uso excesivo de los signos de exclamación puede dar la sensación de que eres poco sincero o que estás demasiado ansioso. Por lo tanto, evita usarlos, a menos que sea apropiado.^{[18]
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- Los signos de exclamación son ideales para felicitar a alguien o transmitir entusiasmo, pero, si se usan demasiado, pueden perder el efecto.
4
Evita las fuentes demasiado excéntricas al enviar un correo. Escoge una fuente clásica para que tu correo parezca profesional. No uses distintos colores o una tipografía como Comic Sans al enviar una respuesta.^{[19]
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- Una elección clásica es un tamaño entre 10 y 12 de Arial o Times New Roman.
5
Presta atención a quién le copias tu respuesta. En ocasiones, es útil copiar a otra persona en una respuesta para incluirla en el debate. Sin embargo, copiar a tu supervisor o compañero de trabajo de manera innecesaria puede molestar e incluso hacer enojar a la persona a quien quieres responderle.^{[20]
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- En caso de ser necesario agregar a alguien más a la cadena de correos, usa la opción de copia oculta o “CCO”.
6
Decide a quién quieres responderle en un correo electrónico grupal. Si lo apropiado es responderles a todos en un correo electrónico grupal, escoge “Responder a todos” al enviar tu respuesta. Sin embargo, si quieres preguntar algo o explicarle un tema específico o problema a una persona, respóndele directamente a ella.^{[21]
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- Si hay muchas personas incluidas en el correo, pero solo quieres responderles a algunas, escoge a aquellas que quieres que reciban tu respuesta.
7
Evita enviar un correo electrónico para agradecer, a menos que sea necesario. Los correos electrónicos breves que no aportan nada a una conversación no son necesarios. A menos que el remitente solicite la confirmación de la recepción y comprensión del correo, enviarle un mensaje que diga “Gracias” es innecesario y molesto.^{[22]
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Consejo: si el remitente te envía una confirmación de lectura, confirma que has recibido el correo al hacer clic en la opción para enviársela.
8
Revisa tu correo y confirma el destinatario antes de enviarlo. Un error gramatical u ortográfico puede hacer que el correo parezca poco profesional. Antes de hacer clic en el botón de enviar, tómate un momento para revisar tu respuesta. Verifica la ortografía y gramática, y asegúrate de enviarle el correo a la persona correcta.^{[23]
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- ¡No confíes únicamente en los correctores ortográficos, dado que no detectan todos los errores!
- Lee tu correo en voz alta antes de enviarlo para escuchar cómo suena.
- Las aplicaciones y los programas de correo electrónico suelen completar automáticamente los correos electrónicos a medida que se comienza a escribir el nombre del destinatario, lo que puede llevarte a enviarle el correo a la persona incorrecta de manera accidental.
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