Cómo contabilizar las deudas de cobro dudoso

Coescrito por Michael R. Lewis

En el mundo de los negocios, los clientes no siempre te pagarán por los bienes o servicios de inmediato, e incluso algunos ni siquiera lo harán. La mayoría de las empresas deben vender sus productos a crédito, lo que implica que el comprador recibe el producto y una factura que indica el plazo de pago establecido. Este modelo presenta el riesgo de que los clientes nunca paguen o solo lo hagan en parte, resultando en un "incumplimiento". Dado que pueden ser un mal necesario para los negocios, los vendedores deben ser capaces de reconocer estos incumplimientos como gastos y de mantener una reserva para el incumplimiento de las cuentas "de cobro dudoso". Aprender a contabilizar estas deudas implica únicamente mantener un registro de las reservas en el lugar correcto y en el momento indicado.

Parte 1

Parte 1 de 2:
Calcular la reserva para las deudas de cobro dudoso

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Reúne toda la información relacionada con las cuentas por cobrar. Al vender productos o servicios a crédito, es poco probable que una empresa pueda recolectar todo el dinero adeudado, dado que algunos clientes incumplirán con sus pagos. Para poder contabilizar este aspecto, comienza con los registros de las cuentas por cobrar actuales e históricas de tu empresa. Deberás detallar los distintos clientes y el monto de sus pedidos, y aclarar si han pagado o no sus deudas en el pasado.^{[1]
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Escoge un método de estimación. Dado que las reservas de las cuentas de cobro dudoso se calculan para los posibles pagos futuros, no es una medición de gastos directa, sino un cálculo de los posibles futuros incumplimientos de pago.^{[2]
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Fuente de investigación} Esto significa que, a diferencia de la factura de electricidad o el precio del papel de la impresora, no es posible saber cuál será el costo real de las deudas de cobro dudoso. Esto se debe a que, al reportar los gastos, habrás registrado todos los pedidos de los clientes como ganancias, independientemente de si han pagado o no. Por lo tanto, la presentación requiere el cálculo del monto total de las órdenes de compra que no se pagarán.
- Existen distintas formas de calcular los gastos estimados como, por ejemplo:
  - usar un porcentaje de las ventas totales
  - usar un análisis individual de riesgo
  - usar una combinación de ambos
- El método más efectivo en tu caso dependerá de la composición de tu base de clientes. La base de clientes ideal y el proceso de estimación de cada método se explicarán en los siguientes pasos.
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Usa un porcentaje de las ventas totales. En el caso de las empresas con un número relativamente alto de cuentas más pequeñas (clientes que solo compran pequeñas cantidades de productos) o aquellas que han experimentado solo un pequeño monto de cuentas sin pagar, la mejor y más sencilla opción es estimar o calcular la reserva como un porcentaje de ventas. Para calcular un porcentaje razonable de ventas, sigue los pasos que figuran a continuación:
- Examina el registro histórico de las cuentas de ventas sin pagar. Analiza tus registros y determina cuándo no se han pagado las ventas. Por lo general, una buena idea es examinar los últimos cinco años, y evaluar las ventas totales de cada año y el valor total de las cuentas sin pagar de dicho período.
- Determina el porcentaje promedio de las ventas totales sin pagar. Para cada año, divide el valor de las cuentas sin pagar entre las cifras de las ventas totales. El resultado será el porcentaje de las ventas totales que no se han pagado.
- Aplica dicho porcentaje a la cifra de ventas actuales. Por ejemplo, si no se ha pagado el 3 % de las deudas históricas, la empresa tendrá que ajustar las reservas para las cuentas de cobro dudoso al 3 % de las ventas totales del período contable actual.^{[3]
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Usa el análisis de riesgo. Si tu empresa acostumbra a lidiar con un número relativamente bajo de clientes, utiliza un análisis individual para cada uno de ellos. Esto requiere organizar a los clientes en categorías según su riesgo histórico de cuentas sin pagar. Por ejemplo, algunos clientes podrían representar un riesgo elevado, mientras que otros podrían presentar un riesgo medio o bajo. Luego, cada categoría se asignará a un porcentaje de cuentas de cobro dudoso que refleje la probabilidad de que el cliente de dicha categoría no pague sus cuentas. Multiplica estos porcentajes por las ventas totales de cada categoría de clientes para obtener una reserva estimada para las cuentas de cobro dudoso.^{[4]
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- Esto método es un arte más que una ciencia. Por ejemplo, no puedes asignarle una tasa de riesgo histórico a un cliente nuevo. En este caso, puedes utilizar un porcentaje histórico de las ventas para todas las cuentas (lee el siguiente paso) o recurrir a tu propio criterio u opinión del cliente. Además, un cliente que no ha pagado sus cuentas en el pasado podría volverse más confiable con el paso del tiempo o mejorar el negocio. Este podría ser un motivo más que suficiente para elevar su calificación de riesgo por encima de lo que sugiere su análisis histórico.
- Para ilustrar esta situación con un ejemplo, imagina que un cliente ha pagado sus deudas todas o prácticamente todas las veces, quizás fallando alguna vez durante los momentos más difíciles. Clasifica las ventas de dicho cliente y otros en una situación similar como "bajo riesgo" y asígnales un porcentaje bajo de deuda mala como el 0,5 %. Luego, multiplica este porcentaje por las ventas totales de dicha cuenta para obtener el gasto de deudas malas de las cuentas de "bajo riesgo".
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Usa un análisis combinado. Si tu empresa cuenta con una gran cantidad de clientes, pero también unos pocos grandes clientes que conforman una parte desproporcionada de las ventas totales, considera la posibilidad de combinar los dos métodos. Usa el método del análisis de riesgo para los grandes clientes y el método de porcentaje de ventas para los más pequeños. Esto requiere separar las ventas totales de los grandes clientes de las ventas totales de los clientes más pequeños, pero es más preciso que simplemente usar un porcentaje histórico de ventas en general.^{[5]
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- Por ejemplo, imagina que tienes tres clientes que, juntos, conforman el 60 % de las ventas totales. Todos ellos se encuentran en una buena posición y casi siempre pagan los productos a tiempo. En este caso, asígnales un porcentaje bajo de reserva de deudas malas (como el 0,5 %) y multiplica este número por las ventas totales de dichos clientes para obtener un monto estimado de los gastos de deudas malas. El 40 % restante está conformado por clientes más pequeños que solo compran algunos productos a la vez. En este caso, deberás examinar las deudas y las ventas totales de dichos clientes para crear un porcentaje histórico de deudas impagas como, por ejemplo, del 4 %.
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Crea un cronograma de la antigüedad de las cuentas por cobrar. Esta opción adicional sirve para todos los tipos de bases de clientes, y es un proceso más complejo que utiliza la información histórica para determinar la probabilidad de pago según los días transcurridos desde la factura. Básicamente, deberás determinar un punto medio en el cual las cuentas muy retrasadas se convierten en cuentas incobrables y calcula las cuentas de cobro dudoso por antigüedad.^{[6]
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- Este cronograma clasifica las cuentas como actuales (no adeudadas por el momento), entre 1 y 30 días, entre 30 y 60 días, entre 60 y 90 días o más de 90 días de retraso. Determinar el porcentaje de deudas malas a través de este proceso puede ser complicado, y es mejor realizarlo a través de un programa contable que calcule esta información con precisión y rapidez.^{[7]
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Parte 2

Parte 2 de 2:
Contabilizar las cuentas de cobro dudoso

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Registra la entrada de diario para identificar una venta a crédito. Contabilizar las deudas de cobro dudoso presupone las ventas a crédito. Por lo tanto, comienza por registrar las ventas del libro diario. Por ejemplo, imagina que tu empresa le vende a un cliente $2000 en servicios a crédito. Para registrar la entrada de diario, tendrás que debitar $2000 de las cuentas por cobrar y acreditar $2000 a los ingresos por servicios.
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Registra la entrada de diario para crear una reserva de las cuentas de cobro dudoso. En el ejemplo previo, imagina que tu empresa decide calcular las cuentas incobrables como el 2 % del total de los ingresos por servicios. Por lo tanto, la reserva necesaria será (0,02 x 2000), o $40. Para registrar la entrada y establecer la cuenta de reserva o correctora, debita $40 de los gastos de deudas malas y acredita $40 a la reserva de las cuentas de cobro dudoso.
- Resta la reserva de las cuentas dudosas de las cuentas por cobrar para obtener lo que se denomina "valor neto realizable de las cuentas por cobrar". Este será el monto total estimado de las cuentas por cobrar que puedes esperar cobrar en verdad.^{[8]
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- Registra el gasto de acuerdo al principio de concordancia. Por más que un cliente pueda pagar el producto o servicio por completo, registra el gasto para que concuerde con su ingreso correspondiente.^{[9]
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Ajusta el balance de las cuentas de reserva cuando sea necesario. Si la empresa registra otros $10 000 en concepto de venta de servicios, tendrá que crear una entrada de diario para incrementar la cuenta de reserva. Debita $200 del gasto de deudas malas y acredita $200 a la reserva de las cuentas de cobro dudoso. El balance de la cuenta de reservas será de $240.^{[10]
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- Si utilizas algún tipo de categorización de riesgos, recuerda ajustar el ingreso adicional del porcentaje de cuentas de cobro dudoso según su cliente o categoría de riesgo.
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Registra una entrada de diario para identificar las cuentas incobrables. Al identificar una cuenta individual como incobrable (por ejemplo, si el comprador ha quebrado y ha perdido todos sus activos), será necesario añadir una entrada de diario. En el ejemplo previo, imagina que el balance de la cuenta de un cliente es de $100 y se considera incobrable. Para cancelar la cuenta, debita $100 de la reserva de cuentas de cobro dudoso y acredita $100 en las cuentas por cobrar. De esta forma, el balance de la cuenta de reservas servirá para cubrir la reducción de las cuentas por cobrar.^{[11]
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Invierte la entrada después del cumplimiento del pago. Con frecuencia, un pago registrado como incobrable podría pagarse de forma total o parcial. Por lo general, esto se debe a las medidas tomadas por las agencias de recolección. En este caso, tendrás que invertir la entrada al debitar el monto del pago recuperado de las cuentas por cobrar y acreditar la reserva en la cuenta de cobro dudoso por la misma suma.^{[12]
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