Cómo encontrar duplicados fácilmente en Microsoft Access

Comprende qué hace que se "duplique" la información. Una información duplicada no significa que todos los campos son idénticos. Por ejemplo, un cliente que se introdujo en la base de datos dos veces puede tener dos números de identificación diferentes y alguna que otra diferencia ortográfica. Por otra parte, si el nombre es común puede haber dos clientes diferentes. Necesitas comparar la información disponible y revisar cada resultado cuidadosamente para determinar si es un duplicado o no.

Haz un respaldo a tu base de datos. Es recomendable crear un respaldo nuevo antes de cambiar la base de datos. De esta forma, si borras alguna entrada por error, puedes restaurarla sin problemas.

• Haz clic en el menú de "Archivo" y selecciona "Guardar como" o "Guardar & Publicar".
• Haz clic en "Realizar copia de seguridad de la base de datos" en la sección de "Avanzadas". Sigue las indicaciones en pantalla para crear el respaldo.

Informa a otros usuarios que estás a punto de hacer otros cambios. Para evitar conflictos, asegúrate de que ningún otro usuario añada información a la base de datos. No es requisito, pero te puede ayudar a evitar muchos dolores de cabeza en un futuro si algo sale mal.

• Convierte la base de datos a modo "Exclusivo", si te es posible. Esto evitará que otros usuarios hagan cambios en la base de datos. Haz clic en el menú de "Archivo" y selecciona "Opciones", después selecciona "Configuración de cliente". En la sección "Modo predeterminado de apertura", selecciona "Exclusivo". Si la base de datos no se usa por muchas personas, no te preocupes por esto.

Abre el "Asistente para consultas". La herramienta de consultas te puede ayudar a encontrar entradas que contengan contenido duplicado. El proceso para abrir el asistente depende de qué versión de Access usas:^[1]

• 2013/2010: haz clic en la pestaña de "Crear" y después "Asistente para consultas".
• 2007: haz clic en la pestaña de "Insertar" o "Crear" y selecciona "Asistente para consultas".
• 2003: abre la ventana de "Base de datos" y selecciona la pestaña de "Consultas". Haz clic en el botón de "Nueva".

Selecciona el "Asistente para búsqueda de duplicados". Este asistente te ayuda a comparar campos para encontrar entradas duplicadas.

Selecciona la tabla en la que quieres realizar la búsqueda. Aparecerá una lista con todas las tablas en tu base de datos. Selecciona la tabla que quieres revisar.

• Para revisar los duplicados, mantén seleccionada la vista de "Tablas".

Selecciona los campos que piensas pueden tener duplicados. Selecciona todos los campos que quieras comparar. Incluye suficientes campos como para poder juzgar si está duplicado o no. Puedes usar expresiones para encontrar coincidencias parciales.^[2]

• Evita usar campos generales. Evita usar campos como fecha o ubicación para evitar que se acumulen muchas entradas para comparar.
• Sin muchos campos para crear una diferencia entre los récords o con campos que son muy generales, tendrás muchos resultados de duplicados.

Selecciona campos adicionales para revisar. Un campo adicional o dos te pueden ayudar a decidir si la información está duplicada. Por ejemplo, un campo de "ID de orden" te ayuda a determinar si el mismo nombre que está dos veces son entradas separadas. Incluye al menos un campo extra para ayudarte a hacer la distinción y evitar borrar información por accidente.

Crea la consulta. Se te indicará que le des un nombre a la consulta. Haz clic en "Finalizar" para ver los resultados.

Revisa los resultados con mucho cuidado. Los duplicados basados en tus criterios aparecerán en la pantalla. Revisa cada resultado y utiliza tu conocimiento de la compañía para decidir si una entrada está duplicada. Verifica con exactitud si un récord está duplicado antes de borrarlo.

• Si no puedes decidir, vuelve a crear una consulta con campos adicionales que te ayuden a tomar la decisión.