Cómo escribir una hoja de balance

Entiende los conceptos básicos de la hoja de balance. En primer lugar, debes saber que la hoja de balance siempre tiene que cuadrar. Es decir, al final, los activos totales deben equivaler a total de los pasivos más el patrimonio del propietario. Dicho de otra forma, el patrimonio debe ser igual a la diferencia entre el activo total y el pasivo total (activo - pasivo). En la hoja de balance comercial, el patrimonio tiene la misma función que en la hoja de balance personal.^[10]

• Generalmente, las empresas deben hacer hojas de balance como parte de sus memorias anuales, pero quizá también deban hacer una para mostrársela a los inversionistas o a los prestamistas potenciales.^[11]

Aplica un formato a la hoja de balance. En la columna de la izquierda, enumerarás los activos. En la columna de la derecha listarás los pasivos y debajo de estos, el patrimonio. También podrías enumerar todos los datos en una sola columna e indicar los activos, los pasivos y el patrimonio (en ese orden) de arriba a abajo.^[12]

• Todas las hojas de balance comercial oficiales siguen el mismo formato.^[13] Para encontrar una hoja de balance, descargable o imprimible, que pueda completarse con tu información financiera, intenta buscar "plantilla de hoja de balance" en Google. También podrías crear tu propio balance utilizando un programa de hoja de cálculo. Además, algunos programas contables podrían generar las hojas de balance de la empresa, si optaras por invertir en ellos.

Reúne la información financiera. Para hacer la hoja de balance, debes saber cuáles son los valores actuales de los activos, incluidos los saldos de las cuentas, el saldo de caja, el valor del inventario, así como los valores de mercado de las inversiones, los terrenos, los equipos y los otros activos. También tienes que reunir los saldos de todos los pasivos, incluidos los sueldos devengados, los saldos de los préstamos y las cantidades adeudadas a los proveedores y a las empresas de servicios públicos. En el patrimonio, debes incluir cualquier aporte económico que hayan hecho los propietarios, o los inversionistas, en la empresa, así como el monto de las ganancias acumuladas (las utilidades que se hayan reinvertido en la empresa).^[14] Una gran parte de esta información puedes encontrarla en los estados financieros anteriores y en el Libro Mayor de la empresa.

• Ten en cuenta que toda esta información debe ser de la misma fecha exacta. Por ejemplo, un hoja de balance al 31 de diciembre totalizaría todos los saldos hasta el final de las operaciones comerciales de ese día.^[15]

Registra los activos. Los activos son los recursos de la empresa. Entre estos se incluyen el dinero en efectivo, las cuentas por cobrar, los inventarios, los terrenos, los edificios, la maquinaria y mucho más. Los activos se registran en la parte superior de la hoja de balance, o al lado izquierdo si estuviera dividida en columnas. En una hoja de balance clasificada, los activos se dividen en las siguientes categorías:

• Activo circulante: incluye el dinero en efectivo (cualquier dinero depositado en las cuentas bancarias), las cuentas por cobrar (el dinero que te deban), los equipos de oficina, el inventario (incluidos los artículos incompletos), los valores (acciones y bonos), los gastos pagados por adelantado (como el alquiler pagado por adelantado o los servicios públicos) y todo lo que se espere recibir o utilizar dentro de un año.^[16]
• Activo fijo (también llamado activo a largo plazo): incluye los artículos que la empresa tiene y que le generan ingresos, como los terrenos, los inmuebles, la maquinaria, los vehículos, los muebles y cualquier otro objeto que se espera que dure más de un año.^[17]
  • Para tener una idea exacta del valor de los activos, debes restar la depreciación. Así reducirás la sobrevaloración de los activos.^[18] Para obtener más información, revisa el artículo “ Cómo calcular la depreciación de los activos fijos”.

Registra los pasivos. Los pasivos son las obligaciones de la empresa. Incluyen los salarios adeudados, los pagos de los préstamos y las cuentas por pagar; se registran debajo del activo o al lado derecho de la hoja balance, según el modelo que utilices. Los pasivos se dividen en dos categorías:

• Pasivo corriente: incluye todas las deudas que vencen en menos de un año, como las cuentas por pagar (a los proveedores o a otras empresas), los impuestos y la planilla. También puede incluirse parte de la deuda a largo plazo que se devengue durante los siguientes doce meses.
• Pasivo a largo plazo: incluye los préstamos, las hipotecas y los arrendamientos que se pagarán a más de un año desde la fecha de la hoja de balance.^[19]

Registra el patrimonio. El patrimonio será el monto que los propietarios o accionistas hayan invertido en la empresa. Además, incluye las ganancias acumuladas o las ganancias netas que se reinvierten en la empresa. Independientemente del modelo de hoja de balance que utilices, el patrimonio se registra a continuación del pasivo.^[20]

Totaliza las categorías. En la parte inferior de cada categoría principal (activos, pasivos y patrimonio), suma cada elemento para obtener un total. Utiliza la ecuación de la hoja de balance (activo = pasivo + patrimonio) para verificar si los montos cuadran. Si no fuera así, significaría que has descuidado algo o que hay un registro mal hecho en la hoja de balance. Vuelve atrás y fíjate si puedes ubicar el error.

• En algunos casos, quizá no estés seguro de cuáles fueron las contribuciones a la empresa o las retenciones. Si es así, simplemente resta los pasivos de los activos para calcular el patrimonio del propietario.^[21]