Cómo preparar un registro de activos

El registro de activos (también conocido como registro de los activos fijos) es un informe que identifica claramente todos los activos fijos de una empresa. Estos activos se utilizan regularmente como herramientas para generar los ingresos de una empresa y, a diferencia de los activos como las existencias, no están destinados a la venta. El registro le permite al propietario recuperar rápidamente la información relacionada con un activo, como su descripción, fecha de compra, ubicación, precio de compra, depreciación acumulada y valor residual estimado.

Parte 1

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Prepararte para crear un registro de activos

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Comprende el propósito de un registro de activos. Por lo general, su propósito es ayudar a los propietarios a llevar un registro de sus activos fijos y sus detalles. Permite detectar el valor preciso de los activos que pueden ser útiles para fines fiscales, así como también para la gestión y el control de los activos. Un registro de activos fijos permite encontrar fácilmente y en un solo lugar todos los activos que una empresa posee.^{[1]
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- Los activos fijos son activos a largo plazo utilizados para producir los ingresos de una empresa y, generalmente, se refieren a activos como terrenos, maquinaria, edificaciones, mobiliario de oficina, marcas registradas y vehículos. En resumen, pueden considerarse bienes no destinados a la venta, sino herramientas utilizadas para fines de producción, a diferencia de los bienes de existencias.^{[2]
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- Por ejemplo, una empresa cuenta con una pequeña flota de camiones. El registro de activos fijos describirá los camiones (color, marca, modelo), la fecha y el valor de la compra, el monto de depreciación acumulada y su valor residual estimado.
- El registro de activos es un documento muy importante para llevar un registro de los activos que la empresa aún posee y que funcionan correctamente, y representa un sistema efectivo para rastrear su valor. Puede ser muy útil no solo para fines de gestión comercial, sino también para facilitar la labor del contador de la empresa para que pueda encontrar rápidamente la información relacionada con los activos y sus respectivos valores.^{[3]
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Identifica los activos fijos al observar el estado financiero de la empresa. Para que un registro de activos sea correcto, la información que contiene debe ser precisa, completa y detallada. Para ello, es importante asegurarte de incluir todos los activos fijos en el registro.
- Observa el estado financiero de la empresa y elabora una lista de los activos incluidos y registrados, dado que esto indica los activos que se encuentran actualmente en los libros de la empresa.
- Por lo general, estos activos se encuentran en la sección de activos del estado financiero. Los activos fijos suelen estar bajo el encabezado “Propiedades, planta y equipo” e incluyen terrenos, edificios, equipos y vehículos.
- Ten en cuenta que los activos fijos también pueden incluir activos como patentes, derechos de autor o marcas comerciales. Estos se llaman “activos intangibles” y se encuentran en la sección “activos intangibles” del estado financiero. Si planeas usar un recurso durante más de un año, considéralo un activo fijo.
- Los activos intangibles con un período de utilidad limitado se deben pasar a pérdida (amortizarse) durante el lapso de su vida útil. Por ejemplo, un derecho de autor es un activo intangible que solo tendrá valor durante su duración. Los activos con vida indefinida (como los fondos de comercio, las marcas registradas y las franquicias perpetuas) no se deben pasar a pérdida.
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Identifica los activos físicos a través de una auditoría física o un recorrido por las instalaciones de la empresa. Da un paseo por la empresa para verificar que todos los activos figuren en el estado financiero. Toma nota de aquellos que no estén enumerados.
- Por ejemplo, si encuentras una máquina que no está registrada en los libros de la empresa, asegúrate de tomar nota para incluirla en tu registro. Este último debe incluir tanto los activos fijos enumerados en los libros como aquellos que no figuren.
- Si un activo no figura en los libros, es probable que esto se deba a que se ha depreciado hasta un valor nulo y, por lo tanto, se ha eliminado del registro. Dicho en otras palabras, el valor se ha devaluado con el tiempo y ya no tiene ningún valor contable.
- Asegúrate de ser minucioso, y ten en cuenta que cualquier propiedad que quieras conservar y no convertir en dinero durante un año y que represente una herramienta para generar ingresos corporativos se debe considerar un activo fijo. Por lo tanto, los equipos de oficina, el mobiliario o ciertos artefactos son activos fijos duraderos y están involucrados, aunque a veces de manera indirecta, en la producción de ingresos.
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Escoge un método para organizar el registro de activos. Una vez que tengas una lista detallada de todos los activos fijos de una empresa (gracias al recorrido por las instalaciones y el libro de contabilidad), será hora de crear la estructura del registro. Ten en cuenta que puedes mantener un registro físico o digital, según tus preferencias. Si bien existen varias formas de organizar la información, estas son algunas a tener en cuenta:
- Si escoges un registro físico, puedes usar una carpeta con hojas sueltas y usar una página para cada activo. Cada una de ellas debe incluir al activo (por ejemplo, una flota de camiones) y enumerar las categorías de información relevantes. Dichas categorías se describirán más adelante. Puedes completar el registro de manera manual, aunque es preferible usar una computadora para imprimirlo.
- Si optas por una versión digital, es recomendable usar una hoja de cálculo. Una forma de organizarla es usar una fila para cada activo y columnas para ingresar la información correspondiente. Por ejemplo, cada fila del registro debe estar destinada a un solo activo específico, como un camión o máquina de fresado. Las columnas horizontales deben tener títulos como descripción, fabricante, número de serie o identificador, fecha de compra, precio de compra, etc. Más adelante se describirán los detalles de cada columna.
- Puedes encontrar muchos modelos de registros de activos en internet al ingresar las palabras “modelo de registro de activos fijos” en un motor de búsqueda.

Parte 2

Parte 2 de 2:
Crear tu registro de activos fijos

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Crea un registro para cada activo fijo. Como se ha mencionado previamente, cada activo debe tener su propia “cuenta” o área para guardar su información. Si escoges usar una carpeta con hojas sueltas, cada página debe ser para un solo activo con su información relevante. Si optas por una hoja de cálculo, deberás ingresar un activo en cada fila. Independientemente del formato que elijas, tendrás que ingresar la siguiente información para cada activo:^{[4]
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- Descripción. La descripción sirve para distinguir un activo específico de otro similar. Por ejemplo, una empresa que tiene varios camiones Ford podría diferenciarlos por color, modelo y año de fabricación (Ford, 2012, F 250, marrón). Además, debe aclarar si es nuevo, usado o reacondicionado, e incluir su ubicación física.
- Número de serie. Esta es la identificación asignada por el fabricante. Si tu empresa también le ha asignado un número de identificación, asegúrate de anotarlo en tu registro.
- Fecha de compra. Incluye la fecha de compra del activo.
- Precio de compra. Incluye el precio de compra del activo.
- Cobertura de seguro. Incluye todos los detalles relacionados con la póliza del seguro, incluido el nombre de la empresa.
- Información de la garantía. Si corresponde, incluye la información de contacto del proveedor de la garantía.
- Fecha de puesta en servicio del activo. Anota el primer día del uso del activo.
- Vida útil estimada. Aquí, deberás ingresar cuánto tiempo esperas que dure el activo en cuestión de años u horas. Esto se conoce como período de depreciación, tema que se tratará en detalle en la siguiente parte.
- Valor residual. Ingresa el valor residual, es decir, el precio de reventa de un activo al final de su vida útil. En muchos casos, esto no aplica, dado que el activo se utiliza hasta que ya no se puede revender.
- Método de depreciación. El término depreciación se refiere a la pérdida de valor de un activo con el paso del tiempo, lo cual se establece a través de distintos métodos.
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Selecciona un período de depreciación apropiado. El período de depreciación es el lapso durante el cual el valor del activo disminuirá. Para poder calcularlo, es importante conocer primero el marco de tiempo de referencia.
- Un porcentaje del valor del activo se convierte en un gasto al final de cada período contable durante el período de depreciación del mismo. El importe invertido en el activo en cada ejercicio contable se determina mediante el método de depreciación, el cual se explicará más adelante.
- El período de depreciación se basa en la vida útil estimada del activo. Comunícate con el fabricante para una determinación más precisa.
- Con frecuencia, el período de depreciación de ciertos activos está sujeto a tasas tributarias. Verifica esta información con las autoridades fiscales.
- Además, tendrás que determinar si un activo intangible tiene una vida útil finita. Por ejemplo, las plusvalías tienen una vida indefinida, por lo que no se amortizan o deprecian. Los activos intangibles con una vida útil finita se deben amortizar según su precio registrado.
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Escoge el método de depreciación más adecuado. Dado que cada activo se deprecia con el paso del tiempo, es importante saber cuáles son los métodos de depreciación más comunes, y elegir el que utilizarás en el registro de los activos fijos.^{[5]
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- Al igual que el período de depreciación, los métodos de depreciación permitidos suelen estar impuestos por las autoridades fiscales.
- La depreciación lineal es un método muy común para depreciar los activos. Con este método, el porcentaje del valor del activo a depreciar es el mismo para cada período. Por ejemplo, si un activo tiene un período de depreciación de cinco años, entonces el 20 % del valor del activo se convertirá en gasto cada año.
- La depreciación acelerada incrementa el costo de un activo a corto plazo, lo cual resulta en un ingreso neto menor en los períodos iniciales de la depreciación del activo. Esto implica que la mayor pérdida de valor que sufre el activo se produce en poco tiempo, en lugar de distribuirse en varios años, por lo que los gastos fiscales se difieren a años posteriores. Sin embargo, ten en cuenta que la depreciación acelerada también reduce los recursos propios más rápido. Consulta con un contador para determinar si este método es adecuado para tu empresa, dado que podrías aprovechar algunos beneficios fiscales.
- El método de depreciación no se puede cambiar una vez que un activo se haya puesto en servicio y el método ya se haya aplicado.
- Para más información, consulta con un contador o un profesional contable.
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Lleva a cabo auditorías periódicas para verificar la exactitud del registro de activos fijos. Cada año, comprueba la precisión del registro a través de una verificación física del inventario. Como se ha mencionado previamente, compara los activos físicos con aquellos registrados en los libros, y asegúrate de que esté siempre actualizado.
- Los activos perdidos, robados o que ya no funcionan no tienen valor para la empresa. Por lo tanto, se debe eliminar su valor residual. Sin embargo, es muy importante mantener todos los registros, incluso de aquellos activos que ya no tengan valor o no estén en funcionamiento.