Cómo procesar las cuentas por cobrar

Si les proporcionas crédito a tus clientes, es importante que definas los procedimientos para contabilizar las cuentas por cobrar. Este concepto hace referencia a cuando le permites a un cliente que tome posesión inmediata de tu producto o reciba un servicio con la promesa de pagarte en el futuro. En otras palabras, autorizas a los clientes a que tomen posesión de tus productos antes de pagarte. Si aceptas tarjetas de crédito, la empresa emisora gestionará los riesgos. En el caso de que los clientes tengan que pagar con cheque o efectivo, deberás verificar los pagos y administrar los riesgos.^{[1]
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Fuente confiable
U.S. Small Business Administration
Ir a la fuente} Procesar las cuentas por cobrar implica establecer procedimientos para otorgar créditos, generar facturas, mantener los registros de los pagos pendientes y recibidos, y desempeñar funciones de contabilidad.

Parte 1

Parte 1 de 4:
Establecer las prácticas crediticias

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Elabora un procedimiento de solicitud de crédito. Decide si deseas otorgar créditos a los clientes individuales o solo a otras empresas. Pídeles a todos tus clientes que completen una solicitud con la información necesaria para evaluar su solvencia. Haz una verificación de crédito de todos los solicitantes.^{[2]
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Fuente de investigación}^{[3]
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Fuente confiable
U.S. Small Business Administration
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- Las personas deben proporcionarte su nombre, información de contacto, información laboral y número de seguro social.
- Las empresas deben proporcionarte el nombre de su empresa, la información de contacto de su Departamento de Contabilidad, referencias de otras compañías que les hayan otorgado créditos y los nombres de sus directores comerciales.
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Establece los términos y las condiciones de venta. Prepara un documento que explique los requisitos y las obligaciones de los clientes. Especifica también la fecha de vencimiento de los pagos. Por ejemplo, puedes indicar que los pagos se deben realizar dentro de los 30 días de la compra. Establece el interés por la demora en los pagos. Indica si el cliente debe asumir la responsabilidad del pago por las tarifas de los cheques devueltos o por el cobro de deudas.^{[4]
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Fuente de investigación}
- El formulario de solicitud debe incluir un espacio para que los solicitantes puedan confirmar y firmar que han leído y comprendido los términos y las condiciones.
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Respeta las leyes sobre los créditos al consumo. Por ejemplo, en Estados Unidos, la Comisión Federal del Comercio hace cumplir las leyes de protección al consumidor y regula la forma de comunicación con los clientes con respecto al crédito. Además, se asegura de que el cliente reciba toda la información relacionada con tus prácticas crediticias.^{[5]
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Fuente confiable
U.S. Small Business Administration
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- Debes comunicar claramente cuál es la tasa de interés.
- Debes responder a las quejas por errores de facturación dentro de un período específico de tiempo.
- Debes responder a las normas para el procedimiento de cobro de deudas.
- Ingresa en la página web de la Comisión de Comercio de tu país para conocer las reglas que regulan el cobro de deudas. Si vives en Estados Unidos, puedes visitar el sitio web de la Comisión Federal de Comercio en español. Además, verifica las Prácticas Justas de Recolección de Deudas de tu país y las leyes relacionadas con la igualdad de oportunidades de crédito vigentes. Si vives en Estados Unidos, ingresa aquí para más información.

Parte 2

Parte 2 de 4:
Facturar a los clientes

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Comprende qué es una factura. Una factura es un documento que un comprador recibe por parte del vendedor en el momento de la venta. La misma detalla los productos o servicios otorgados, su valor y la fecha de pago esperada.^{[6]
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Fuente de investigación} Una factura es diferente a un recibo. Un recibo de compra se emite únicamente si el cliente paga el monto total en el momento de la compra. Si paga en una fecha posterior o en cuotas, deberás emitir una factura.
- La factura es diferente a un estado de cuenta. El estado de cuenta se le envía al cliente con una o más facturas actuales y especifica el monto total adeudado. Su función principal es simplificar el proceso de facturación.
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Escoge el método de facturación. Tienes dos opciones: puedes emitir las facturas por cuenta propia o contratar a una empresa para que lo haga por ti. Si recién estás empezando, hazlo tú mismo para profundizar tus conocimientos sobre las finanzas de tu empresa. Luego, podrás designarle esta tarea a otra persona.^{[7]
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Fuente de investigación}
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Incluye toda la información relevante en la factura. La palabra “factura” debe figurar claramente. Además, incluye información específica que identifique al cliente y los productos o servicios proporcionados. No olvides indicar claramente su nombre, el nombre de tu empresa y la dirección a la que los clientes deben enviar sus pagos.^{[8]
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Fuente confiable
Official UK government website
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- Cada factura debe tener un número único.
- La fecha debe figurar claramente.
- Debe incluir el nombre y la dirección tanto del cliente como de tu empresa.
- Proporciona una descripción clara del producto o servicio adquiridos y la fecha de compra.
- Indica el monto que debe pagar y la fecha de vencimiento del mismo.
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Decide si quieres emitir facturas electrónicas o en papel. Puedes enviar facturas en papel por correo, facturas electrónicas por correo electrónico o ambas opciones. El cliente deberá indicarte cómo desea recibir sus facturas. La facturación electrónica es más conveniente y menos costosa que la facturación en papel. Sin embargo, a algunos clientes no les gusta compartir su información financiera en internet. Además, si cambia de dirección de correo electrónico, podría ser difícil encontrar su dirección nueva.^{[9]
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Fuente de investigación}
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Incluye un sobre de devolución o respuesta a la factura. De esta forma, tus clientes podrán enviar sus pagos con mayor facilidad. Imprime tu dirección en el sobre. Si lo deseas, puedes usar un sobre con ventana, imprimir tu dirección en el comprobante del envío e informarle al cliente que se asegure de que tu dirección se vea a través de la ventana. Si un cliente generalmente paga en línea o en persona, toma nota de ello. Si no necesita recibir un sobre de respuesta, respeta su deseo y ahorra el gasto innecesario.^{[10]
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Fuente de investigación}
- Para facilitar el proceso de pago, configura un sistema de depósito directo para deducir automáticamente los precios facturados de las cuentas de los clientes y recibirlo en la cuenta empresarial. En general, es fácil configurar este tipo de sistemas a través de los bancos con los que operes.

Parte 3

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Hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar

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Escoge un sistema de gestión de las cuentas por cobrar. Es posible que prefieras un sistema de entrada manual fuera de línea, como Excel. Sin embargo, si tu empresa está creciendo, puedes automatizar el proceso de administración de las cuentas por cobrar con un programa como QuickBooks. También puedes utilizar una herramienta web de administración financiera como Sage^{[11]
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Fuente de investigación} o Ecount.
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Utiliza un sistema manual de registro de las cuentas por cobrar. Si escoges esta opción, podrás preparar una hoja de cálculo en Excel. Crea columnas para la fecha, el nombre del cliente, el monto adeudado, el número de la factura y la fecha de pago. Ingresa la información en la hoja cuando envíes las facturas y recibas los pagos.^{[12]
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Fuente de investigación}
- Tendrás que crear una plantilla de factura y utilizarla para emitir manualmente todas tus facturas.
- Ten un archivo de cuentas por cobrar y una carpeta de las facturas pagadas.
- Las facturas pendientes de pago se guardan en la carpeta de las cuentas por cobrar.
- Una vez que recibas el pago por las facturas, elimínalas de la carpeta de cuentas por cobrar y colócalas en la carpeta de facturas pagadas.
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Haz un seguimiento de las cuentas por cobrar con un programa. Si usas un programa de contabilidad con la opción de ingresar las cuentas por cobrar, podrías utilizarlo para realizar un seguimiento fácil de las facturas y los pagos adeudados. Además, podrás editar directamente la información del cliente y de las ventas en el sistema. Esto te permitirá generar facturas electrónicas y en papel. Si el programa utiliza internet, puedes enviarles las facturas digitales por correo electrónico a tus clientes. También podrás obtener un informe que indique cuáles son las facturas pendientes, para no tener que mantener archivos separados en papel para las facturas pagadas y adeudadas.^{[13]
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Fuente de investigación}
- Un programa de contabilidad también permite realizar un análisis de vencimiento de las facturas. Este proceso consiste en separar las facturas impagas por el número de días de retraso en el pago, lo que permite aplicar una política de cobro que estipula ciertas acciones cuando los pagos se retrasan 30, 60 o 90 días.
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Emite estados de cuentas mensuales para tus clientes. Un estado de cuenta es diferente a una factura. El primero se emite una vez al mes y detalla todos los montos adeudados de las facturas anteriores. También incluye los pagos recibidos. Por último, calcula el saldo pendiente de pago.^{[14]
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Fuente de investigación} En el caso de las cuentas que sigan impagas, debe existir un sistema para identificar, rastrear y recuperar cuentas pendientes o morosas.

Parte 4

Parte 4 de 4:
Contabilizar las cuentas por cobrar

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Utiliza un programa de contabilidad para automatizar el proceso. Un programa de contabilidad te permitirá emitir facturas y generará tus estados financieros mensuales. La ventaja de dicha automatización es que ahorrarás mucho tiempo y evitarás el esfuerzo de tener que ingresar manualmente la misma información más de una vez. Además, reduce el riesgo de los errores tipográficos que podrían ocurrir al ingresar manualmente distintos montos o información sobre los diferentes informes.^{[15]
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Fuente de investigación}
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Lleva un registro de la venta de los servicios a crédito. En primer lugar, acredita en la cuenta de ventas el monto adeudado por el servicio. Luego, debita las cuentas por cobrar por la misma cantidad. Cuando el cliente pague, debita la cuenta de efectivo por el monto abonado. Luego, acredita la cuenta de las cuentas por cobrar por la misma cantidad.^{[16]
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Fuente de investigación}
- Por ejemplo, le envías una factura a un cliente por $5000 por la prestación de un servicio.
- Crea una entrada de débito de $5000 en las cuentas por cobrar. Esto incrementará el activo de las cuentas por cobrar en el balance general.
- Crea una entrada en las cuentas a crédito por $5000. Esto incrementará las ventas en el estado financiero.
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Registra la venta de bienes a crédito. En primer lugar, crea una entrada para registrar la venta y la cuenta por cobrar relacionada. Al igual que has hecho con el servicio, deberás acreditar la venta y debitar las cuentas por cobrar. Luego, tendrás que registrar la reducción en el inventario por el producto vendido al cliente como costo de bienes vendidos.^{[17]
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Fuente de investigación}
- Por ejemplo, has realizado una transacción comercial por $10 000 en la que le has vendido bienes a un cliente por $7000.
- Crea una entrada de compra a crédito por $10 000 y una de débito de las cuentas por cobrar de $10 000.
- Luego, crea una entrada de débito de $7000 por el costo de los bienes vendidos. Esto figurará como gasto en los estados financieros. Luego, registra un crédito de $7000 en la cuenta del inventario. Esto reducirá los activos del inventario por un total de $7000 en el balance.
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Contabiliza las deudas incobrables. El mejor método para contabilizar las deudas incobrables es estimar el número de facturas impagas que se acumulan cada mes en las entradas del registro. Este método permite registrar los gastos incobrables en el mismo mes en el que emites las facturas. Es consistente con el principio de conciliación que establece que todos los gastos se deben registrar en el mismo mes que los ingresos que han generado.^{[18]
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Fuente de investigación}
- Si no acumulas las deudas incobrables y simplemente esperas para contabilizarlas cuando un cliente no paga, violarás el principio de conciliación.
- Por ejemplo, si crees que no se pagará una factura por $40 000 en un mes, registra una entrada de gasto por $40 000 en la cuenta de las deudas incobrables. Esto aparecerá como una partida de gastos en el estado financiero.
- Además, crea una entrada de crédito por la misma cantidad en la cuenta de provisión de deudas incobrables en el balance general.
- Luego, cuando identifiques las facturas específicas que no se han pagado, solo tendrás que registrar un débito en la provisión de deudas incobrables y un crédito en las cuentas por cobrar.
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Contabiliza los descuentos por los pagos anticipados. Si ofreces un descuento por un pago anticipado, el cliente pagará un importe menor al de la factura. Por lo tanto, tendrás que registrar la diferencia como una reducción de ganancias en la cuenta de descuentos de ventas. Esto te permitirá conciliar las diferencias en el estado de ingresos.
- Por ejemplo, le has enviado una factura de $1000 a un cliente y le has ofrecido un descuento del 10 % (o $100) por pagar 10 días antes. Por lo tanto, dicho cliente solo pagará $900.
- Crea una entrada a crédito en las cuentas por cobrar por $1000.
- Registra el débito de ventas por $900, y otro débito por el descuento de $100.
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Prepara un informe de antigüedad de las cuentas por cobrar. Este informe incluye los detalles relacionados con las facturas pendientes. Su estructura permite mostrar la antigüedad de las facturas y cuenta con columnas para las facturas actuales, aquellas con un pago atrasado de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días, y de más de 90 días. Este informe te permitirá estimar la acumulación de las deudas incobrables, además de identificar las facturas que requieren una acción de seguimiento.^{[19]
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Fuente de investigación}