Cómo utilizar una máquina de fax

Coescrito por Personal de wikiHow

Si bien actualmente las máquinas de fax ya se no utilizan con tanta frecuencia, todavía son dispositivos valiosos para transmitir documentos importantes, formularios y notas escritas a mano de manera rápida y eficiente, en especial en las oficinas. Las máquina de fax utilizan líneas de teléfono fijas y activas para enviar y recibir documentos y usarlas es tan fácil como marcar un número telefónico. Una vez que alistes de manera adecuada tu máquina de fax y que te familiarices con los métodos para enviar y recibir un fax, estarás enviando documentos con facilidad en un instante.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Alistar la máquina de fax

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Acomoda la máquina de fax. Coloca la máquina de fax en una superficie plana cerca de un tomacorriente y de una toma de teléfono. Asegúrate de que la alimentación de papel esté orientada hacia el exterior. Esto permitirá que los faxes que ingresen y los documentos escaneados no se atasquen entre la pared y la máquina y ya no se dañarán.
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Conecta la fuente de energía. Conecta la máquina de fax con la tomacorriente más cercana. Asegúrate de que la conexión sea firme y de que el enchufe se ajuste bien en el tomacorriente. Una vez que la máquina de fax esté conectada con la fuente de energía, asegúrate de que se mantenga lejos del resto de cosas.
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Asegura la línea telefónica. Una máquina de fax utiliza una línea telefónica para enviar y recibir información a fin de crear e imprimir documentos. No funcionará a través de una línea telefónica que utiliza Internet. Asegúrate de tener una línea telefónica activa y un número telefónico para la máquina de fax de modo que pueda transmitir y recibir señales para crear los documentos.^{[1]
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Fuente de investigación}
- Llama a tu proveedor de telefonía y cable para configurar tu línea fija si es necesario.
4
Conecta el cable telefónico. Debes conectar un cable telefónico estándar a la toma de teléfono de la máquina de fax, la cual por lo general estará en la parte posterior de ella. El otro extremo del cordón debe estar asegurado directamente hacia la toma de teléfono más cercana en la pared. Verifica bien para ver que el cable esté conectado a la máquina y a la toma de teléfono de la pared.
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Agrega papel y tinta. El fax necesitará papel y tinta para crear e imprimir los documentos que ingresan. Asegúrate de tener estos suministros a la mano.
- Antes de colocar el papel, separa o desjunta la pila de papel para que te asegures de que las hojas no se queden pegadas. Esto ayudará a evitar que el papel se atasque.^{[2]
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  Fuente de investigación}
- Cada máquina tendrá un determinado tipo, tamaño y cantidad de cartuchos de tinta. Asegúrate de revisar las instrucciones de la máquina a fin de optar por la mejor tinta que funcione con tu máquina.
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Revisa la conexión. Una vez que tu máquina de fax esté conectada y que hayas puesto el papel y la tinta, enciéndela y revisa la conexión telefónica. La conexión debe estar asegurada a fin de utilizar la máquina de fax.
- Levanta el receptor de la máquina de fax si tiene uno para que así revises que la línea fija esté adecuadamente conectada. El receptor se debe parecer a un teléfono. Escucha el zumbido de tono de marcado, el cual indicará que la conexión está asegurada.
- Si el fax no tiene receptor, puedes conectar un teléfono a través de la toma externa de teléfono de la máquina de fax. Debes escuchar el zumbido de tono de marcado si la conexión está firme.
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Enviar un fax

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Enciende la máquina. Asegúrate de que la máquina esté encendida y de que el cable de teléfono esté asegurado en su lugar antes de enviar un documento. También podrías levantar el receptor para escuchar el tono de marcado y así asegurarte de que la conexión está asegurada.
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Utiliza una hoja de presentación. Una hoja de presentación es una manera excelente de garantizar que tu documento llegue a la persona correcta. Esto será muy útil cuando envíes faxes a empresas en la que varios empleados podrían estar usando el mismo dispositivo. Una hoja de presentación debe incluir el nombre del destinatario, su número de fax y el tuyo, tu información de contacto y el número de páginas que el destinatario debe esperar a recibir en el fax.^{[3]
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Fuente de investigación}
- Incluir la cantidad de páginas en la hoja de presentación es útil para el destinatario ya que así sabrá si recibió todas las páginas necesarias.
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Ordena los documentos de manera adecuada. Asegúrate de agregar números de página y pon los documentos en el orden en que deseas que el destinatario los reciba. No querrás que el destinatario reciba en desorden todas las páginas. Esto puede causar confusión y podría interferir con la finalidad del documento. Ordenar y numerar las páginas garantizará una transferencia eficiente de información.
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Inserta los documentos en el escáner. La mayoría de máquinas de fax requerirán que coloques el documento hacia arriba o hacia abajo en el escáner que tienen. No hay un método estándar para todos los dispositivos. La mayoría de máquinas de fax indicarán el método a usar con un símbolo fácil de leer en la parte frontal del dispositivo.^{[4]
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Fuente de investigación}
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Marca el número de fax del destinatario. En el teclado de la parte frontal del fax, marca el número de fax del destinatario (incluyendo el código de área). Si vas a mandar un documento a otro país por fax, deberás insertar el código de país. Si hay un número corporativo que se utiliza para llamar a alguien fuera de la empresa (con frecuencia “7” o “9”), asegúrate de marcar ese dígito antes del código de área o país y del número de fax.
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Envía los documentos. Una vez que hayas marcado el número, la mayoría de máquinas de fax te pedirán que pulses el botón de “Enviar” o “Empezar” para transmitir el documento. Fíjate cómo se va enviando el mensaje en caso de que haya un error o un atasco de papeles. Cuando se haya completado la transferencia del documento, el fax imprimirá un reporte de progreso o una página de confirmación. Si recibes un mensaje de error, procura enviar de nuevo el documento.

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Parte 3

Parte 3 de 3:
Recibir el fax

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Verifica la conexión. Asegúrate de que la máquina de fax esté encendida. También es importante que te asegures de que la máquina de fax esté conectada a una fuente de energía y toma de teléfono a fin de recibir los faxes. Es posible que desees revisar el receptor y escuchar el tono de marcado para que te asegures de que hay una conexión adecuada.
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Revisa el suministro de papel y tinta. Tendrás que colocar suficiente papel y tinta en la máquina de fax. Si recibes muchos documentos por máquina de fax, asegúrate de verificar estos suministros con frecuencia. De lo contrario, eso podría impedir que recibas un documento completo o que demore en llegar.
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Escucha el tono de llamada. La máquina de fax sonará o hará un sonido de marcado cuando esté recibiendo un documento entrante. La máquina está configurada para procesar de manera automática estos documentos; por lo tanto, no será necesario que hagas algo en ese momento. Evita pulsar los botones de la máquina en ese momento o, de lo contrario, la conexión se podría interrumpir o desconectar.
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Revisa el documento. Una vez que la máquina de fax haya recibido el documento de manera exitosa, imprimirá las páginas en el orden en que el remitente las colocó. Revisa la hoja de presentación para que te asegures de que seas el destinatario previsto y de que todas las páginas se transmitieron e imprimieron muy bien.
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Consulta con el remitente. Si deseas confirmar que recibiste el fax o si te preocupa que no has recibido toda la información necesaria, es posible que desees consultar con el remitente por teléfono o correo electrónico. La información de contacto podría estar en la hoja de presentación; por lo tanto, revisa esta página si no tienes a la mano la información del remitente.

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