Comment faire une excellente présentation PowerPoint

Coécrit par Maureen Taylor

PowerPoint est un programme de Microsoft Office Suite que l'on utilise pour faire des présentations en combinant du texte et des images pour rendre un exposé plus intéressant et captivant. Cependant, on oublie souvent que faire une excellente présentation PowerPoint est un véritable savoir-faire. Si vous sentez que votre présentation aurait besoin d'un petit quelque chose en plus, continuez la lecture pour la faire passer de « pas mal » à « incroyable » !

Partie 1

Partie 1 sur 3:
Élaborer sa ligne narrative

1
Décidez ce que vous voulez que votre audience retienne. Avant de commencer, il vous sera nécessaire de déterminer votre enseignement principal, celui que les personnes qui vous écoutent doivent retenir. Cela doit être un argument ou une idée important(e), identifiable et soutenu(e) par l'ensemble des informations que vous allez donner. Si vous allez faire une présentation dans un cadre académique, c'est l'équivalent de la thèse principale. Si vous allez faire votre présentation dans un cadre commercial, ce sera le produit ou le service que vous proposez ou défendez.
2
Allez à l'essentiel. Une fois que vous avez défini votre message principal, rassemblez toutes les informations le concernant et réduisez-les à l'essentiel. Votre but est de présenter uniquement des informations primordiales pour votre audience. Vous éviterez ainsi d'avoir une présentation trop longue ou trop compliquée.
3
Déterminez la structure. Maintenant que vous savez quelles informations vous allez inclure, commencez à structurer votre présentation. Vous avez intérêt à planifier autant que possible ce que vous allez dire et montrer. Structurez vos paroles, mais aussi les slides.
- La structure d'un exposé dans un cadre universitaire doit suivre dans les grandes lignes la structure d'une dissertation académique. Vous devez d'abord introduire votre argument principal, l'étayer avec des informations puis finir par une courte conclusion.
- Pour les présentations commerciales, Guy Kawasaki (un gourou du markéting et du commerce en général) propose cette structure standard ^{[1]
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  Source de recherche}.
  - Le problème.
  - Votre solution.
  - Le modèle commercial.
  - La technologie sous-jacente.
  - La stratégie markéting et les ventes.
  - La concurrence.
  - L'équipe.
  - Les projections et les objectifs.
  - Le statut et la chronologie.
  - Un résumé et un appel à la participation.
CONSEIL D'EXPERT(E)

Maureen Taylor
Conseillère en communication institutionnelle
Maureen Taylor est PDG et fondatrice de SNP Communications, une entreprise de communication institutionnelle basée dans la région de la baie de San Francisco. Depuis plus de 25 ans, elle aide les dirigeants, les fondateurs et les innovateurs de tous les secteurs à peaufiner leurs messageries et leurs prestations.

Maureen Taylor
Conseillère en communication institutionnelle

Employez vos présentations pour étayer ce que vous dites. Maureen Taylor, la fondatrice et présidente de SNP Communications, nous dit : « PowerPoint est là pour améliorer votre présentation. Lorsqu'une image apparait, dites au public ce qu'il voit, par exemple : ceci est un graphique montrant les pertes et les profits. Cela lui donne le temps de digérer l'information avant d'entrer dans les détails. Avant de montrer l'image suivante, faites une transition. Vous pouvez par exemple dire : maintenant, nous allons parler du nombre d'employés nécessaires pour atteindre cet objectif. Vous montrez l'image après, et dites ce qu'elle représente. »

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Partie 2

Partie 2 sur 3:
Mettre le format à son service

1
Limitez les textes. Lorsque vous utilisez un PowerPoint, le but des slides est d'augmenter la qualité de votre exposé et non d'exister comme un simple supplément. Le meilleur moyen de faire ceci est de vous assurer que les slides ne font pas que répéter ce que vous dites. Vous ne devez pas lire vos propres slides. En vrai, vous voulez que votre PowerPoint présente le moins de texte possible. Si votre audience doit lire beaucoup de texte, cela le déconcentrera et le détournera de ce que vous avez à lui dire. Gardez cela en tête et minimisez l'utilisation de texte qui doit aussi être facile à lire. Vous pouvez par exemple le présenter sous forme de tirets.
2
Distribuez une version papier. Il ne faut donc pas abuser du texte dans les slides. Comment alors communiquer à votre public toutes les informations que vous n'avez pas le temps de présenter à l'oral ? Par des versions papier ! Faites une version papier de 1-2 pages pour chaque membre du public. Ce document doit avoir un paragraphe pour chaque slide ou chaque partie de votre exposé. Vous pouvez y mettre des informations supplémentaires ou des points centraux de votre argumentation qui étaient déjà dans votre exposé.
3
Utilisez des graphiques. Les graphiques, c'est ce qui rend une présentation PowerPoint vraiment intéressante. Ils peuvent en effet donner un tout nouveau point de vue à votre auditoire sur ce que vous essayez de leur enseigner. Ils peuvent donner des informations difficiles à exprimer à l'oral, sous la forme de tableaux et d'infographies. Vous devez cependant vous assurer qu'ils apportent réellement quelque chose à votre présentation et ne servent pas juste de distractions.
4
Enlevez tout son ou élément visuel qui n'est pas nécessaire. Avec l'information précédente en tête, vous devez être absolument certain de ne pas inclure de sons ou d'éléments visuels non nécessaires. Évitez par exemple les transitions animées, les images par défaut, les effets de son, les arrières-plan... C'est en abusant de ces artéfacts que l'on rend une présentation PowerPoint ennuyeuse, vieillotte et inutile ^{[2]
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Source de recherche}. Tous ces éléments déconcentrent l'auditoire et n'ajoutent rien à la présentation. Ils empêchent même le public d'absorber correctement les informations que vous leur présentez.

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Partie 3

Partie 3 sur 3:
Passer au niveau supérieur

1
Entrainez-vous. Vous devez passer beaucoup de temps à vous exercer avant de présenter votre exposé. Assurez-vous que ce que vous dites correspond bien à vos slides. Vous devez aussi faire attention au timing de ce que vous dites, surtout si vous mettez le PowerPoint en mode automatique pour éviter à avoir à vous arrêter de parler pour faire dérouler les slides.
2
Faites votre exposé comme s'il n'y a pas de PowerPoint. Les slides ne sont pas vos béquilles. Ils doivent ajouter de la valeur à vos paroles, pas les porter. Si vous faites votre exposé comme si vous n'aviez pas de PowerPoint en étant un orateur motivé, engageant et enthousiaste, votre public sera ravi et se souviendra de votre exposé.
3
Allez à l'essentiel. Ne vagabondez pas d'une idée à l'autre. N'incluez aucune information contingente. Dites au public ce qu'il doit savoir sans perdre de temps. N'oubliez pas que les exposés ne doivent pas faire plus de 20 minutes normalement. Si vous enseignez et que vous devez faire plusieurs heures, entrecoupez votre exposé d'activités. Devoir écouter une présentation pendant plus de 20 minutes fera décrocher la plupart des personnes et c'est exactement ça que vous voulez à tout prix éviter.
4
Inspirez votre auditoire. Trouvez des moyens d'inspirer votre public. Vous devez leur procurer un lien émotionnel avec les informations que vous exposez. Ils seront plus intéressés et retiendront beaucoup mieux et beaucoup longtemps vos enseignements. Soyez enthousiaste lorsque vous présentez et montrez clairement à votre public pourquoi ce que vous dites est important.
- Il n'est pas suffisant de montrer que ce que vous dites a de l'importance pour quelqu'un, vous devez faire en sorte que votre public le trouve lui-même important. Faites-leur comprendre pourquoi ils devraient s'y intéresser. Par exemple, si vous faites un exposé d'Histoire, ne vous dites pas que les étudiants vont être automatiquement intéressés. Vous devez leur montrer en quoi l'Histoire influe sur le présent et les impacte, eux, dans leur vie de tous les jours. Cherchez des parallèles et des corrélations directes pour lier vos informations à votre auditoire.
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Conseils

N'oubliez pas la règle des 10/20/30 -- pas plus de 10 slides, pas plus de 20 minutes, et aucune police de taille inférieure à 30.
Avec chaque nouvelle version de PowerPoint viennent de nombreux nouveaux effets, graphiques et animations. Ne tombez pas dans le piège qui consiste à vouloir montrer vos compétences en PowerPoint en essayant de tous les utiliser. Concentrez-vous sur le contenu et laissez votre PowerPoint vous aider dans votre exposé.
Observez les maitres du PowerPoint pour apprendre quelles méthodes sont efficaces et lesquelles ne le sont pas. Steve Jobs par exemple était bien connu pour être un excellent exposant. Les TED Talks sont aussi de très bons exemples de présentations PowerPoint réussies.
Si vous utilisez des images trouvées sur internet ou ailleurs, indiquez toujours à qui elles appartiennent (tout un slide de références peut être inclus à la fin du PowerPoint).
N'utilisez pas les images de quelqu'un d'autre si vous n'êtes pas sûr d'en avoir le droit.

Avertissements

Ne lisez jamais vos slides.
Parfois, le projecteur peut vous causer des problèmes. Soyez patient et laissez les techniciens s'en occuper. Ne jurez pas et ne vous mettez pas à transpirer, ça arrive à tout le monde ! Puis, une fois le problème technique réglé, vous pouvez rependre là où avez été interrompu avec un sourire ou une petite blague. Dans le cas d'une longue interruption, vous devez peut-être rependre votre exposé depuis le début.
Si vous oubliez un slide ou un sujet, évitez de le chercher désespérément. Continuez votre présentation, puis à la fin, dites que vous voudriez attirer l'attention de l'auditoire sur des slides que vous avez gardé pour la fin. Puis retrouvez les slides en question et présentez-les. Vous ne devez à aucun moment donner l'impression de ne pas gérer votre propre PowerPoint.
Entrainez-vous, c'est ce qu'il y a de plus efficace. Finissez votre exposé et verbalisez-le. Répétez jusqu'à ce que vous soyez à l'aise.