Comment rédiger un mail de candidature à un stage

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Dans notre monde numérique d'aujourd'hui, il est de plus en plus courant de faire une demande de stage par courriel. Si vous voyez une annonce de stage ou que vous souhaitiez vous informer de la possibilité de faire un stage, vous pouvez envoyer un courriel au contact mentionné. Faites en sorte de rédiger votre courriel d'une façon aussi formelle que pour une lettre classique. Utilisez les formules de politesse, de clôture et une grammaire correctes. Relisez votre travail plutôt deux fois qu'une et préparez-vous à recevoir des réponses !

Partie 1

Partie 1 sur 4:
Préparer la rédaction du courriel

1
Créez une adresse électronique professionnelle. Vous devriez utiliser une adresse claire et professionnelle pour ce qui est de votre correspondance professionnelle. Évitez les surnoms ou les symboles et les nombres non nécessaires. Une variation de votre nom pourrait faire l'affaire. Par exemple, isabelle.martin@entreprise.com serait très bien.
- Si votre adresse électronique actuelle est connectée à un profil de réseau social pouvant contenir des choses non professionnelles, créez et utilisez une adresse différente. Pensez également à régler les paramètres de confidentialité sur les réseaux sociaux.
2
Faites des recherches sur l'entreprise. Avant de faire une demande de stage, vous devriez faire des recherches sur l'entreprise dans laquelle vous aimeriez travailler. Allez voir leur site web. Lisez les actualités les concernant. Si cette entreprise propose un produit accessible (par exemple un réseau social), utilisez-le pendant une semaine pour le tester. Utilisez vos appréciations pour écrire votre lettre. Les employeurs éventuels apprécient les candidats qui connaissent déjà quelque chose sur l'entreprise et peuvent montrer leurs connaissances de façon cohérente.
3
Trouvez un contact mutuel. Il est utile d'avoir déjà un contact dans l'entreprise. Utilisez les réseaux sociaux comme LinkedIn ou Facebook pour faire des recherches par mot-clé sur l'entreprise. Si vous trouvez des contacts, vérifiez quelles sont leurs positions dans l'entreprise. Demandez-leur poliment un entretien par téléphone ou en personne. Demandez-leur des conseils pour votre candidature.
- Grâce à LinkedIn, vous pouvez voir si des contacts de vos contacts travaillent dans cette entreprise. Si c'est le cas, n'hésitez pas à demander à votre contact commun de vous introduire. Faites cependant preuve de tact et ne demandez pas toujours à la même personne de vous aider.
- Beaucoup d'universités ont des bases de données des anciens élèves sur leur site web. Vous pourriez rechercher les personnes occupant certains postes grâce à ce type de sites. Les personnes qui publient leurs coordonnées de contact sont souvent ouvertes à recevoir des courriels ou des appels de la part des étudiants.
- Lorsque vous discutez de l'entreprise avec votre contact, dites-lui que vous aimeriez y faire un stage. Posez des questions sur la structure organisationnelle de l'entreprise, sur l'environnement de travail, sur les objectifs, etc.
4
Déterminez le destinataire. Est-ce que la proposition de stage inclut le nom de la personne à contacter ? Si oui, utilisez le nom et l'adresse électronique de cette personne. S'il n'est pas précisé quelle personne vous devez contacter, appelez l'entreprise pour demander qui est la personne en charge du recrutement (généralement le DRH, directeur des ressources humaines). S'il n'y a pas de responsable en particulier, adressez votre courriel au gérant, au directeur ou au responsable de l'entreprise. Si vous avez déjà eu des contacts avec un membre de l'entreprise, vous pourriez le mentionner au début de votre courriel.
- Lorsque vous ne pouvez pas trouver de noms de responsables de secteurs, adressez votre courriel à « Cher Monsieur ou Madame, ».
5
Soyez spécifique dans le champ « Objet » du message. Vous devez faire en sorte que votre courriel soit remarqué dans la boite de réception du destinataire qui contient peut-être beaucoup d'autres choses. Vous pourriez par exemple écrire : « Demande de stage de Isabelle Martin ». Utilisez le champ « Objet » du courriel.

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Partie 2

Partie 2 sur 4:
Écrire le premier paragraphe

1
Adressez-vous au destinataire d'une façon formelle. Sur la première ligne, commencez votre courriel par « Cher M./Mme/Mlle Payet », en fonction du nom, du titre et du genre de la personne. N'écrivez surtout pas « Salut Marie » ! Utilisez les mêmes formulations que lorsque vous écrivez une lettre officielle.
- Si vous n'avez pas pu déterminer le genre de la personne, adressez-vous à elle avec son nom complet. Par exemple, écrivez « Cher Camille Renaud ».
- Si la personne a un titre spécifique, utilisez-le. Vous pouvez par exemple écrire « Cher docteur Dupont ».
2
Présentez-vous. Informez votre destinataire de votre nom et de votre statut (par exemple, en troisième année de licence de biologie à l'université X). Expliquez comment vous avez eu connaissance de l'offre de stage, si c'était sur un site web, dans un journal ou via le bouche-à-oreille. Si vous avez un contact en commun, mentionnez-le le plus tôt possible. Vous pourriez par exemple écrire : c'est (le directeur du programme / mon professeur, etc.) (titre et nom), qui m'a suggéré de vous contacter.
3
Mentionnez vos disponibilités. Donnez vos dates potentielles de début et de fin de stage, ainsi que votre niveau de flexibilité. Si vous étiez par exemple disponible pour un stage au printemps, suivi par un temps plein durant l'été, dites-le. Spécifiez le nombre d'heures par semaine où vous pourrez travailler ^{[1]
X
Source de recherche}.
4
Écrivez l'objectif du stage. Devez-vous faire un stage pour valider votre année ? Si c'est le cas, dites que vous souhaitez faire un stage en premier lieu pour acquérir de l'expérience et que vous êtes flexible en termes de responsabilités et de rémunération. Écrivez les compétences que vous souhaitez acquérir grâce au stage ^{[2]
X
Source de recherche}.
5
Partagez ce que vous admirez à propos de l'entreprise. Mentionnez quelque chose que vous connaissez à propos de l'entreprise ou encore ce que vous pensez de ses valeurs. Évitez de mentionner une actualité négative. Faites en sorte que votre mot reste positif. Vous pourriez par exemple écrire : (nom de l'entreprise) a une réputation d'excellence et j'accorde de l'importance à votre engagement dans la prise en charge des animaux abandonnés.

CONSEIL D'EXPERT(E)

Lucy Yeh
Conseillère personnelle
Lucy Yeh est directrice des ressources humaines, responsable de recrutement et conseillère personnelle certifiée (CLC) ayant plus de 20 ans d'expérience. Forte d'une formation en accompagnement personnel et en réduction du stress basée sur la pleine conscience (MBSR), acquise auprès de InsightLA, Lucy a exercé avec des professionnels de tous les niveaux pour les aider à mener une existence équilibrée et améliorer leur carrière, leurs relations personnelles et professionnelles ainsi que la promotion de leur image de marque.

Lucy Yeh
Conseillère personnelle

Notre experte confirme : « Le stagiaire idéal(e) est la personne qui se passionne pour la mission de l'entreprise. Commencez vos mails avec enthousiasme en parlant de choses spécifiques que vous avez apprises en effectuant des recherches sur l'entreprise. Parlez ensuite de l'honneur que vous ressentiriez en effectuant ce stage en faisant une liste avec des puces. »

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Partie 3

Partie 3 sur 4:
Écrire le deuxième paragraphe

1
Discutez de vos qualifications et de vos expériences. Expliquez à travers quelques phrases votre programme de cours, vos expériences professionnelles passées et toute compétence utile. Montrez en quoi vos connaissances pourraient profiter à l'entreprise. Ajoutez des informations sur vos précédents postes et sur vos activités de volontariat et en quoi ces expériences vous seront utiles pour ce rôle. Mettez l'accent sur la façon dont vous pourrez contribuer à l'organisation ^{[3]
X
Source de recherche}. Votre employeur potentiel doit être convaincu que vous serez en mesure de mener à bien les tâches qui vous seront assignées ^{[4]
X
Source de recherche}.
- Décrivez vos expériences professionnelles en utilisant des verbes d'action. Plutôt que d'écrire : « J'ai fait un stage en markéting pendant 2 ans », déclarez « En tant que stagiaire en markéting, j'ai créé de nouveaux contenus, conçu des brochures en format papier et numériques et géré les médias sociaux pour une entreprise de 50 employés » ^{[5]
  X
  Source de recherche}.
- Les compétences peuvent être les réseaux sociaux, l'organisation d'évènements ou une myriade d'autres choses.
2
Mentionnez vos réussites scolaires ou extrascolaires. Écrivez quelles sont vos qualifications académiques. Si vous avez occupé des rôles de meneur, décrivez vos tâches et vos réussites. Avez-vous dirigé une commission ? Avez-vous entrainé une équipe ? Expliquez brièvement ces choses de façon à ne pas perdre l'attention de votre lecteur.
- Au lieu d'utiliser des adjectifs pour vous décrire, utilisez des exemples concrets montrant vos qualités. Au lieu de dire « Je suis un étudiant ambitieux », écrivez « Je suis constamment resté dans les 10 premiers de ma classe ^{[6]
  X
  Source de recherche} ».
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Partie 4

Partie 4 sur 4:
Conclure l'email

1
Discutez des possibilités de contact. Demandez quand et comment vous pourrez contacter l'employeur pour le suivi de votre candidature. Donnez vos coordonnées, c'est-à-dire votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et vos disponibilités. Vous pourriez écrire : « Je suis joignable par téléphone ou par courriel. Si vous ne pouvez pas revenir vers moi, je vous appellerai lundi prochain ».
2
Terminez le courriel. Il est poli de remercier le lecteur pour avoir pris le temps de consulter vos documents. Terminez par une formule de clôture cordiale, telle que « Cordialement ». Si vous avez déjà parlé à la personne par téléphone ou en personne, vous pourriez écrire « Salutations ». N'utilisez pas « Merci » pour conclure une correspondance formelle. Signez de votre nom complet, par exemple Isabelle Martin, plutôt que simplement Isabelle.
3
Considérez les pièces jointes. Ne joignez pas votre CV dans un courriel de candidature spontanée. À moins que l'entreprise ne soit en recherche active de stagiaire, ils pourraient ne pas ouvrir votre pièce jointe, particulièrement s'ils ont une politique de sécurité particulière par rapport aux pièces jointes. Si l'offre de stage demande un CV, joignez votre document en format PDF (et non en document Word, car le formatage risque d'être altéré lorsque le document sera ouvert sur un système différent).
- Certains employeurs pourraient spécifier qu'ils n'ouvrent pas les pièces jointes. Si c'est le cas, incluez votre CV et votre lettre de motivation dans le corps du courriel. Assurez-vous de les espacer pour que l'employeur puisse distinguer facilement chaque document.
4
Faites le suivi comme vous l'aviez indiqué. Si vous n'avez pas eu de retour de la part de l'entreprise, envoyez-leur à nouveau un courriel ou appelez-les directement (c'est préférable). Vous pourriez écrire : « Cher M. Fourcade, mon nom est (votre nom) et je reviens vers vous suite au courriel que je vous ai envoyé à propos de l'éventualité de réaliser un stage dans votre entreprise. J'aimerais avoir l'occasion de discuter de cette possibilité. Je vous en remercie par avance. Cordialement, Isabelle Martin ».

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Conseils

Le fait de joindre une lettre de motivation amène une certaine formalité à votre message, dans la mesure où les courriels sont un mode de communication assez informel. Si vous joignez une lettre de motivation, votre message doit être bref tout en étant respectueux. Il doit s'adresser à l'employeur, mentionner qui vous êtes, pourquoi vous candidatez et dire que vous avez mis votre CV et votre lettre de motivation en pièces jointes. Signez le message et incluez vos coordonnées de contact.
Évitez que votre message ne ressemble à un courriel type. Personnalisez chaque message que vous envoyez, de façon à ce que l'entreprise sache que vous n'avez pas une approche « robotisée » dans votre recherche de stage.