Comment se préparer à un entretien d'embauche en tant qu'assistant administratif

Si vous devez passer un entretien en tant qu'assistant administratif, sachez qu'il existe certaines méthodes de préparation que vous pouvez suivre pour en tirer le meilleur parti et avoir les meilleures chances d'obtenir l'emploi. En fait, il n'y a pas de « bonne » façon de se préparer à un interview, mais plutôt des stratégies permettant d'améliorer ses compétences. Suivez-les et vous serez prêt(e) pour cet entretien dont vous rêvez de réussir.

Étapes

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Apprenez-en sur les tâches générales du métier. Ces tâches comprennent la planification et l'enregistrement des rendez-vous, la maintenance des systèmes d'archivage physique et numérique, l'organisation des enregistrements, l'utilisation de bases de données pour saisir des informations et créer des rapports, la gestion d'un système téléphonique multiligne et la préparation de documents comme les notes internes, les lettres et les courriels
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Renseignez-vous sur la société. Si vous vous préparez à un entretien d'embauche, quel qu'il soit, vous devez en savoir le plus possible sur la compagnie avant de vous rendre à votre interview. Cela montre à l'employeur que vous êtes motivé(e) et intéressé(e) par la société et que vous ne vous contentez pas de chercher désespérément un emploi ^{[1]
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Source de recherche}.
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Familiarisez-vous avec le poste vacant. Chaque employeur recherche chez son salarié des compétences, des qualifications et des fonctions différentes. Pour se préparer à une entrevue, il est en partie important de se pencher sur les détails de l'offre d'emploi à laquelle vous postulez. Ainsi, un employeur peut accorder la priorité à la ponctualité et à la régularité, tandis qu'un autre peut mettre l'accent sur le désir de faire preuve de créativité, d'originalité et de flexibilité ^{[2]
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Source de recherche}.
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Décrivez votre expérience professionnelle antérieure. Indiquez vos qualifications, vos atouts et vos faiblesses. En fonction de l'offre spécifique, expliquez de manière brève et précise ces éléments essentiels lors des entretiens d'embauche.
5
Examinez votre CV. Vous devez pouvoir répondre à des questions et donner des précisions sur les informations contenues dans votre curriculum vitae. Par ailleurs, assurez-vous qu'il est à jour et qu'il reflète les compétences d'un assistant administratif.
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Entrainez-vous à la saisie de données. Habituellement, les employeurs procèdent à des tests pratiques de collecte de données dans le cadre des entretiens avec les candidats en tant qu'assistants administratifs. En d'autres termes, vous devez vous préparer à l'entretien en mettant à profit vos compétences en matière de dactylographie et de clavier numérique, en tenant compte des contraintes de temps et de précision.
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Répondez aux questions les plus courantes ^{[3]
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Source de recherche}. Soyez prêt(e) à démontrer lors de l'entrevue vos connaissances dans les domaines suivants.
- Vous devez être capable d'expliquer comment organiser et gérer un emploi du temps quotidien, en précisant les outils que vous maitrisez, comment programmer des rappels et comment gérer les conflits d'horaires.
- Un assistant administratif doit souvent consacrer une part importante de son travail au service à la clientèle, car il peut devoir répondre aux appels, servir d'intermédiaire entre son supérieur et d'autres partenaires commerciaux et accueillir les clients.
- Dans votre fonction d'assistant administratif, vous pouvez devoir vous occuper d'informations confidentielles. Attendez-vous à devoir expliquer comment vous traitez les données sensibles et les mesures que vous adoptez pour les protéger lors d'un entretien.
- Être multitâche est indispensable pour être assistant administratif, alors donnez des exemples de gestion simultanée de plusieurs responsabilités. Mettez l'accent sur les questions de gestion du temps, d'organisation et de délégation des tâches (le cas échéant).
- Vous devrez travailler avec plusieurs logiciels et équipements de bureau en tant qu'assistant administratif. En vue de préparer l'entretien, faites une liste complète des compétences que vous possédez dans ces domaines.
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Répétez vos réponses pour l'entretien ^{[4]
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Source de recherche}. Il n'est pas nécessaire de mémoriser les réponses telles quelles, mais vous devez pouvoir répondre avec aisance et fluidité aux questions avant de vous présenter à l'entretien.
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Décidez de la tenue vestimentaire appropriée. Quasiment toutes les sociétés, quel que soit leur environnement, ont besoin des services d'un adjoint administratif. Par conséquent, il est essentiel que vous portiez une tenue vestimentaire qui convienne à la société dans laquelle vous passez l'entretien ^{[5]
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Source de recherche}. Appelez le bureau d'accueil et renseignez-vous sur le code vestimentaire, puis choisissez une tenue qui soit d'un niveau supérieur. Par exemple, si le code vestimentaire de la société est une tenue d'affaires décontractée, vous pouvez ajouter un blazer à votre chemise et à votre pantalon kaki.

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Conseils

Si vous êtes convaincu de vous être bien préparé à l'entretien, demandez à un ami de jouer le rôle de l'employeur et simulez une séance pour vous évaluer. Si vous ne trouvez personne pour vous aider, répétez cet exercice devant un miroir.
Commencez votre préparation bien avant la date prévue de l'interview afin d'être prêt à donner le meilleur de vous-même le jour J.
Dans les 48 heures suivant l'entrevue, envoyez une lettre de remerciement à chaque responsable. Saisissez cette occasion pour manifester votre intérêt pour le poste et réaffirmez certaines de vos compétences les plus probantes. Voici à quoi pourrait ressembler votre message : « je tiens à vous adresser mes remerciements pour avoir pris le temps de m'interviewer. Cette opportunité m'intéresse vraiment, car je suis persuadé que mes compétences organisationnelles et mon expérience antérieure dans la gestion administrative feraient de moi un atout pour votre équipe. »