Comment répondre à un appel d'entrevue téléphonique

Coécrit par Lucy Yeh

Si vous n’habitez pas à proximité d’une entreprise où vous avez postulé ou si le chargé de recrutement est très occupé par les candidatures, l’on pourrait vous demander de passer une entrevue par téléphone. L’objectif d’une entrevue téléphonique est de passer à la phase suivante du processus de sélection afin de décrocher un entretien en personne. Pour faire une bonne impression, comportez-vous comme vous le feriez pour un entretien d’embauche traditionnel. Répondez de façon professionnelle et adoptez un ton courtois tout au long de la conversation ^{[1]
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Méthode 1

Méthode 1 sur 4:
Répondre correctement à l’appel

1
Saluez l’intervieweur de façon professionnelle. L’aspect le plus important d’une entrevue téléphonique est sans doute la façon dont vous décrochez le téléphone. Vous attendez avec impatience l’appel. Même si l’on vous appelle sur votre numéro personnel, décrochez l’appel comme si vous répondiez au téléphone dans un bureau ^{[2]
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- Lorsque le téléphone sonne, décrochez dès que possible, avant la troisième sonnerie si possible. Dites bonjour et indiquez clairement votre nom complet. Par exemple, vous pouvez dire ceci : « bonjour, c’est Jules Leroy ».
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Confirmez que vous attendiez l’appel. Après la salutation, votre interlocuteur vous saluera en retour et se présentera. Notez bien son nom pour ne pas l’oublier et faites-lui savoir que vous attendiez avec impatience cet appel ^{[3]
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- Voici un exemple : « bonjour, Franck ! Merci d’avoir pris le temps de me contacter aujourd’hui. J’ai hâte de discuter de la possibilité de collaborer avec votre entreprise ».
3
Restez poli. Pour renforcer le fait qu’il s’agit d’un interview professionnel, essayez de vous vêtir de façon professionnelle et de bien vous assoir à une table ou à un bureau. Même s’il s’agit d’un entretien d’embauche au téléphone, assurez-vous de ne pas paraitre plus décontracté ^{[4]
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- Chaque fois que vous voulez appeler l’intervieweur par son nom, utilisez son nom de famille précédé d’une dénomination (monsieur, madame) ou d’un titre (professeur, maitre, etc.). Vous pouvez aussi l’appeler tout simplement par monsieur ou madame.
- Ne vous adressez à lui par son prénom que s’il vous le demande expressément.
- S’il vous complimente ou fait un commentaire positif à votre sujet, n’oubliez pas de le remercier.
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Méthode 2

Méthode 2 sur 4:
Réussir l’entretien

1
Prenez des notes pour structurer vos idées. L’un des avantages des interviews téléphoniques est que les candidats peuvent prendre des notes pendant que l’interlocuteur parle ou pose des questions. En effet, c’est une excellente façon de préparer votre discours et de bien répondre aux questions que l’on vous pose ^{[5]
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- Si l’on vous pose une question qui doit être répondue en plusieurs parties, donnez un aperçu de la question en notant un ou deux mots afin de vous souvenir de chaque partie. Vous impressionnerez à coup sûr votre intervieweur si vous répondez de façon organisée, en énumérant les différentes parties de sa question.
2
Écoutez et faites une pause avant de répondre. Lorsque vous ne comptez que sur une voix sans un moyen visuel, vous pourriez avoir du mal à vous concentrer. Concentrez-vous sur les propos de votre interlocuteur et essayez de ne pas vous distraire ou de ne pas trop réfléchir à ce que vous allez dire ^{[6]
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- Patientez quelques secondes avant de commencer à parler. Non seulement vous serez sûr que l’intervieweur a fini de parler, mais vous pouvez également recueillir vos pensées avant de prendre la parole.
- Si vous manquez une partie d’une question ou si vous n’avez pas bien compris une question, demandez des éclaircissements avant de songer à y répondre.
3
Parlez clairement et articulez bien vos mots. Peu importe la clarté de la connexion, vous pourriez avoir plus de mal à comprendre quelqu’un au téléphone que si vous parliez en personne. Surmontez cela en parlant lentement et d’une manière consciencieuse ^{[7]
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- Si vous avez de la difficulté à bien articuler ou si vous avez tendance à marmonner, essayez de vous améliorer en vous entrainant pendant les entrevues téléphoniques.
- Tout au long de la conversation, assurez-vous de vous assoir au lieu de rester pencher ou allonger et ne vous touchez pas le visage. Ce sera plus facile si vous portez un écouteur ou que vous mettez le hautparleur pour éviter de tenir le téléphone devant vous.
4
Posez des questions complémentaires pour exprimer votre intérêt. Un entretien d’embauche efficace devrait ressembler plus à un dialogue. Le recruteur vous demandera probablement à la fin de l’entretien si vous avez des questions, mais vous devriez aussi prendre l’initiative d’en poser durant tout l’appel lorsque l’occasion se présentera ^{[8]
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- Par exemple, supposons qu’il vous a posé une question qui vous rappelle un article que vous avez lu au sujet d’un tout nouveau produit qui va être dévoilé par l’entreprise. Après avoir répondu à la question, vous pouvez dire ceci : « cela me fait penser à l’article que j’ai lu dans Tech Magazine sur votre Widget ! Comment voyez-vous l’impact de ce produit sur la communication quotidienne ? »
5
Envoyez un mot de remerciement après l’entrevue. Une fois l’entretien terminé, prenez quelques minutes pour écrire un mot de remerciement et l’envoyer à votre futur employeur. Idéalement, elle ne devrait pas dépasser trois phrases. Remerciez simplement la personne pour son temps et pour l’occasion qui vous est offerte et précisez que vous avez hâte d’avoir des nouvelles de l’entreprise bientôt ^{[9]
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- Essayez d’être aussi précis que possible. Si quelque chose a vraiment retenu votre attention au cours de l’entretien, essayez de mentionner cela.
- Si l’on vous a donné un délai de réponse précis, mentionnez-le spécifiquement dans la note de remerciement.
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Méthode 3

Méthode 3 sur 4:
Avoir l’air professionnel et confiant

1
Asseyez-vous bien à un bureau ou à une table. Ce n’est pas lorsque vous avez un interview téléphonique qu’il faut vous allonger sur le lit ou vous détendre sur le canapé. Votre posture influe sur le son de votre voix et il est fort probable que votre interlocuteur sache si vous êtes penché ou pas. Cela peut donner l’impression que vous ne prenez pas l’entrevue au sérieux ^{[10]
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- Le fait de rester couché peut également réduire la qualité de l’appel ou causer beaucoup de bruits de fond et de chuchotement lorsque vous changez de position.
- Le fait de vous tenir bien droit projettera autorité et confiance en vous pendant l’entretien téléphonique.
2
Considérez cet interview comme une entrevue en personne. Même s’il est vrai que la personne qui vous fait passer l’entrevue ne pourra pas vous voir, votre habillement et votre présentation auront un effet sur votre voix et votre attitude en général. Elle le remarquera sans aucun doute ^{[11]
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- Vous n’êtes pas tenu d’aller jusqu’au bout pour vous habiller comme vous le feriez si vous alliez à un vrai entretien, mais à tout le moins, habillez-vous proprement et de façon professionnelle avant l’appel téléphonique.
- Songez à préparer votre entretien d’embauche de la même façon que vous le feriez si vous étiez embauché par l’entreprise.
3
Évitez de manger ou de boire. Même si la conversation a lieu sur hautparleur, la personne à l’autre bout du fil pourra entendre si vous mangez ou buvez. Si vous avez une fois entendu une personne manger ou boire en pleine conversation téléphonique, vous comprenez à quel point cela peut être distrayant ^{[12]
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- Si vous considérez l’entrevue téléphonique comme une interview d’embauche traditionnelle, vous ne devez pas faire quelque chose que vous ne feriez pas si vous étiez face au recruteur, par exemple manger, boire ou mâcher du chewing-gum.
- Assurez-vous de garder un verre d’eau à portée de main juste au cas où vous auriez la gorge sèche. Ne regardez même pas le verre et évitez d’ajouter des glaçons qui pourraient faire du bruit et être entendus au téléphone.
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Souriez quand vous parlez. Quand on sourit, le visage est plus détendu et la voix devient automatiquement plus amicale et plus claire. Même si votre interlocuteur ne pourra pas vous voir, votre voix rayonnera de positivité et d’enthousiasme ^{[13]
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Méthode 4

Méthode 4 sur 4:
Se préparer à l’appel

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Faites des recherches sur l’entreprise avant l’entrevue. Même si vous avez mené des recherches sur la société avant de poser votre candidature, une fois que vous devez passer une entrevue par téléphone, il est temps de creuser davantage. Essayez de découvrir les activités internes de l’entreprise et les nouveautés dans l’industrie en général ^{[14]
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- Consultez les nouvelles et rendez-vous sur le site Web de la société pour lire les communiqués de presse et pour découvrir les nouveaux services ou produits qu’elle va bientôt dévoiler. Si vous voulez poser des questions sur certains sujets, prenez des notes.
- Vous devez aussi avoir une idée globale des activités des principaux concurrents de la société. Faites également des recherches sur l’ensemble de l’industrie afin de comprendre les forces du marché.
CONSEIL D'EXPERT(E)

Lucy Yeh
Conseillère personnelle
Lucy Yeh est directrice des ressources humaines, responsable de recrutement et conseillère personnelle certifiée (CLC) ayant plus de 20 ans d'expérience. Forte d'une formation en accompagnement personnel et en réduction du stress basée sur la pleine conscience (MBSR), acquise auprès de InsightLA, Lucy a exercé avec des professionnels de tous les niveaux pour les aider à mener une existence équilibrée et améliorer leur carrière, leurs relations personnelles et professionnelles ainsi que la promotion de leur image de marque.

Lucy Yeh
Conseillère personnelle

Notre experte confirme : « Relisez la description du poste proposé et réfléchissez au rôle que vous aurez à jouer. Faites également des recherches sur l'industrie, les entreprises concurrentes, les coupures de presse, les pages internet de l'entreprise et tout ce qui la concerne avant l'entretien téléphonique. »
2
Rédigez des exemples de réponses à des questions courantes. Lors d’une entrevue téléphonique, votre interlocuteur ne vous verra pas. Utilisez cela à votre avantage en rédigeant de petites notes pour vous aider si l’on vous pose des questions très complexes ^{[15]
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- Par exemple, les intervieweurs demandent souvent aux candidats d’énumérer leurs forces et faiblesses. Vos réponses doivent être organisées et concises. Elles doivent aussi se rapporter au poste que vous convoitez et non à la personne qui vous fait passer l’entretien.
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Entrainez-vous à parler au téléphone. Faire un entretien d’embauche par téléphone n’a rien à voir avec les conversations que vous avez avec vos amis et les membres de votre famille. Surtout si vous n’avez pas une grande expérience de l’usage professionnel du téléphone, essayez d’appeler plus souvent des personnes dans les jours qui précèdent votre entretien ^{[16]
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- Lors des conversations téléphoniques, on manque de repères visuels permettant de savoir quand l’interlocuteur a cessé de parler ou quand l’on doit répondre. Le fait de vous entrainer peut vous aider à vous adapter pour que l’entretien se déroule sans heurt le jour J.
- Si vous n’avez pas une vraie raison d’utiliser le téléphone, dites à l’un de vos amis ou à un parent de vous aider. Faites en sorte qu’il appelle à un moment précis et considérez ce petit exercice comme un véritable entretien d’embauche.
4
Trouvez un endroit paisible pour prendre l’appel. Aménagez un endroit à la maison ou dans un environnement calme où vous pouvez réduire le bruit de fond ainsi que les activités autour de vous. Si vous utilisez votre portable, recherchez un endroit ou il y a un bon signal réseau ^{[17]
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- S’il y a trop de bruits dans votre maison à cause de la présence des enfants ou des allées et venues de vos colocataires, trouvez un autre lieu un peu intime. Beaucoup de bibliothèques disposent de salles de conférence ou d’étude à huis clos que vous pouvez réserver. Assurez-vous simplement de réserver une salle le plus tôt possible.
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Désactivez les notifications et éteignez les appareils. Si votre interlocuteur entend des sonneries ou des bips d’un appareil pendant l’entrevue, il aura l’impression que vous faites autre chose pendant que vous lui parlez. Accordez-lui toute votre attention, comme s’il s’agissait d’un entretien d’embauche traditionnel ^{[18]
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- Certains dispositifs peuvent également interférer avec le signal réseau et affecter la qualité de la réception si vous utilisez votre portable. Éteignez tous les dispositifs Wifi dans vos alentours ou déplacez-les dans une autre pièce pendant toute la durée de l’entretien.
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Rassemblez toute la documentation nécessaire. Organisez vos notes, toute information sur la société, la copie de votre curriculum vitae et d’autres documents de façon à pouvoir y jeter facilement un coup d’œil pendant que vous êtes au téléphone pour l’entrevue ^{[19]
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- Organisez ces documents de sorte que vous puissiez y accéder facilement sans devoir trop les chercher ou vous déplacer. Votre interlocuteur peut vous entendre au téléphone et vous pourriez avoir l’air plus distrait et désorganisé que vous ne l’êtes en réalité.
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Essayez des exercices de respiration. Vous serez surement nerveux au fur et à mesure que l’heure de l’entretien approche. Respirez profondément pour vous calmer, vous détendre et vous concentrer ^{[20]
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- En plus de respirer profondément pendant quelques secondes, vous pouvez aussi essayer quelques exercices pour préparer vos cordes vocales, comme le font les chanteurs ou les acteurs avant de monter sur scène. Cela vous aidera à éviter d’avoir la voix enrouée ou qui tremble et à mieux la contrôler.
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