Comment rédiger un rapport de gestion

Présentez une idée. Un rapport présentant une idée est un rapport de recommandation ou de justification. Vous pouvez l'utiliser pour faire des suggestions à la direction de l'entreprise ou à d'autres décideurs. De manière générale, ce document contient un résumé et un corps. Le résumé décrit la demande en termes généraux et le corps de texte explore les avantages, les risques, les couts et d'autres facteurs pertinents.

• Par exemple, supposons qu'il vous faut une imprimante 3D pour le service dans lequel vous travaillez. Si vous voulez convaincre votre gestionnaire de commander une imprimante 3D, il vous faut rédiger un rapport de recommandation ou de justification pour faire la demande officiellement.

Présentez les risques associés à une possibilité. Un rapport d'enquête permet de déterminer les risques inhérents à un certain plan d'action. Pour une entreprise, ce document est utile, car cela lui permet de prévoir les conséquences possibles. Il doit contenir une introduction, un corps et une conclusion. L'introduction présente le problème à examiner. Le corps aide à énumérer les faits ainsi que les résultats de l'enquête. La conclusion est destinée à faire une synthèse.

• Par exemple, supposons que la société pharmaceutique X cherche à devenir partenaire de la firme pharmaceutique Y, mais qu'elle a des inquiétudes. La compagnie X ne veut pas s'associer à une entreprise qui a des problèmes financiers dans le présent ou qui en a eu dans le passé. En conséquence, elle fait une enquête. Elle produit ensuite un rapport pour analyser en profondeur les informations financières de la firme Y et ses gestionnaires.

Rédigez un rapport de conformité pour un organisme gouvernemental. Ce document vous permet de constater la responsabilité d'une entreprise. Une société utilisera un rapport de conformité pour prouver à un organisme gouvernemental (municipal, régional, national, etc.) qu'elle respecte non seulement toutes les lois et tous les règlements applicables, mais qu'elle investit également son capital de manière adéquate. Les trois parties de ce type de rapport sont l'introduction, le corps et la conclusion. L'introduction donne généralement une vue d'ensemble des sections principales du document. Le corps présente des données et des faits spécifiques, en d'autres termes, les informations nécessaires à l'organisme de règlementation. La conclusion sert à faire un résumé.

• À titre d'exemple, en 2010, l'agence étasunienne de gestionnaire de fonds institutionnels CALPERS devait prouver à son conseil d'administration qu'elle se conformait à toutes les lois et règlementations en vigueur. Elle a ensuite élaboré un rapport de conformité annuel afin de présenter les activités menées au cours de cette année.

Présentez la faisabilité d'une idée ou d'un projet que vous proposez. Le rapport de faisabilité est une enquête et sert à déterminer si une idée peut fonctionner ou pas. Il comporte deux sections : le résumé et le corps. Le résumé présente l'initiative. La deuxième partie quant à elle énumère les avantages, les couts associés, les problèmes potentiels et d'autres facteurs liés à la proposition. Une entreprise peut se servir de ce document pour examiner certaines questions.

• Le projet peut-il être achevé sans dépasser le budget ?
• Le projet sera-t-il rentable ?
• Pourrons-nous achever le projet dans les meilleurs délais ?

Exposez les résultats d'une étude. Un rapport de recherche illustre une étude menée sur un problème ou une question. Il décrit une situation très spécifique en détail. Il comporte plusieurs sections comme le résumé, l'introduction, la liste de méthodes et de résultats, la conclusion, les recommandations. Il convient également de mentionner l'étude ou les études considérées.

• Par exemple, une société peut mener des recherches internes pour déterminer s'il est nécessaire d'interdire de jouer à la pétanque dans la salle de repos. L'auteur de l'étude devrait rédiger un rapport sur les travaux d'enquête effectués.

Améliorez les produits ou politiques grâce à une surveillance constante. On parle ici de rapport périodique et un tel document est rédigé à intervalles fixes, par exemple hebdomadaire, mensuel, trimestriel, etc. Vous pouvez vous en servir pour examiner l'efficacité, les pertes, les profits ou d'autres paramètres tirés d'une période prédéterminée.

• Par exemple, un représentant pharmaceutique peut fournir un résumé mensuel de ses appels téléphoniques et de ses visites.

Produisez un rapport sur une situation particulière. Étant donné que dans ce cas un intervalle de temps fixe n'est pas pris en compte, un modèle différent est nécessaire, à savoir un rapport de situation. La situation peut être simple (comme les informations données lors d'une conférence) ou complexe (comme un rapport sur les interventions effectuées après une catastrophe naturelle). Ce document contient 3 parties, à savoir l'introduction, le corps et la conclusion. L'introduction est destinée à présenter l'évènement et anticiper brièvement les sujets que vous allez aborder dans le corps du texte. La conclusion décrit les actions prises ou qui seraient nécessaires pour résoudre la situation.

• Par exemple, un organisme gouvernemental pourrait demander un rapport de situation après un séisme.

Explorez différentes solutions à une situation ou à un problème. Un rapport comparatif évalue diverses solutions éventuelles pour faire face à une situation particulière. D'après les résultats, l'auteur du texte devrait recommander certaines mesures. Le document devrait contenir une introduction, un corps de texte et une conclusion. L'introduction explique le but du document. Le corps présente le problème ou la situation, avec de nombreuses solutions éventuelles. La conclusion indique quelle serait la meilleure voie à suivre.

• Par exemple, supposons que l'entreprise automobile ABC veut ouvrir une usine en Asie. En fonction des besoins de la compagnie, le rapport peut limiter les solutions à trois pays, puis indiquer dans la conclusion quel serait le meilleur endroit pour implanter la nouvelle usine.