Comment rédiger une lettre de confirmation

Utilisez un papier à entête. Les lettres de confirmation doivent être rédigées sur une lettre à entête si elles concernent des questions professionnelles ^[1] . Cela leur donne un aspect plus formel et en fait des documents d'entreprise officiels. Juste au-dessus des salutations, ajoutez le nom complet et l'adresse du destinataire de la lettre. Cela inclut le nom de la personne à qui vous écrivez, son titre exact, le service auquel elle appartient ou l'entreprise pour laquelle elle travaille ainsi que l'adresse de l'entreprise.

• S'il s'agit d'un sujet personnel ou que vous répondez personnellement à l'entreprise, utilisez le bon format. Notez votre adresse en haut à gauche et la date en haut à droite. Sautez une ligne, puis écrivez l'adresse du destinataire de la lettre sous la date.

Commencez par les salutations appropriées. Lorsque vous envoyez une lettre de confirmation, vous devez utiliser les bonnes salutations et le nom et titre de la personne. Le format qui est généralement accepté est « Cher(e) M., Mme, Mlle, Dr » suivi du nom de famille de la personne.

• N'appelez pas une femme « Mlle », sauf si vous savez qu'elle n'est pas mariée. Dans les administrations, mademoiselle est « interdit », cela peut aussi être interprété comme de la discrimination par certaines personnes ^[2] .
• Si vous rédigez une lettre de confirmation plus informelle, plus personnelle, vous pouvez utiliser le prénom de la personne.

Confirmez les détails de l'accord dans le premier paragraphe. Entrez dans le vif du sujet. Ce n'est pas la peine d'ajouter des informations introductrices ou des civilités. Utilisez plutôt le premier paragraphe pour exposer les grandes lignes des détails de ce que vous confirmez. Il peut s'agir de dates, d'horaires et de lieu. Soyez précis.

• Voici quelques façons courantes de débuter ces paragraphes : « Je vous écris pour confirmer... », « J'aimerais confirmer... » ou « Cette lettre confirme ^[3] ... »
• Si vous envoyez une confirmation de réception d'objets, dites-le dans le premier paragraphe. Soyez précis en faisant une liste exacte des objets, leur quantité et le numéro de commande. Commencez le paragraphe en écrivant : « Je suis heureux de confirmer » ou « J'ai reçu avec plaisir ».

Précisez d'autres détails. Que ce soit dans le même paragraphe ou dans un deuxième paragraphe bref, mentionnez tout autre détail qui pourrait être pertinent. Ce peut être des accords monétaires, des termes et conditions ou toute autre chose qui doit être confirmée. Ces détails peuvent aussi être des responsabilités concernant des tâches précises ou celles qui restent à terminer.

• Vous devriez toujours rappeler les termes et conditions sur lesquels vous vous êtes mis d'accord pour vous assurer qu'il n'y aura aucune incompréhension. Faire cela aide aussi à clarifier ce qu'on attend de vous.
• Si vous voulez que quelqu'un prenne la responsabilité d'une tâche, suggérez de vous le confirmer lorsque l'accord sera passé. Vous pouvez indiquer que vous avez besoin qu'on vous le confirme par écrit, par téléphone ou par e-mail.
• Les lettres de confirmation ne servent pas qu'à confirmer un rendez-vous, un accord ou la réception d'objets : ce sont également des traces écrites. Ce sont des documents destinés aux deux parties et qui servent de preuve de correspondance. Ils aident à couvrir les deux parties en cas de problème ou d'incompréhension ^[4] .

Demandez un suivi si vous en avez besoin. Le dernier paragraphe doit inclure une ligne qui encourage le destinataire à vous contacter si nécessaire. Dites-lui de vous signaler tout problème, comme une demande de clarification, une incompréhension ou un souci.

• Voici quelques exemples à écrire : « Veuillez m'informer si vous avez besoin d'informations complémentaires... » ou « Merci de répondre si vous avez quelque chose à ajouter ^[5] ... »

Terminez la lettre par un remerciement. Assurez-vous de la terminer correctement. Utilisez un terme comme « Cordialement », « En vous remerciant », « Salutations » ou « Respectueusement ». Ajoutez votre nom et signez en dessous. Utilisez votre nom complet pour les lettres professionnelles.