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Savoir comment rédiger une proposition commerciale irrésistible est l'une des compétences les plus importantes pour réussir dans le monde des affaires. Une proposition devrait fournir une solution précise et rentable au problème d'un client. Beaucoup d'industries se servent d'un système appelé « demande de propositions » pour trouver des soumissionnaires potentiels capables d'offrir un produit ou un service de qualité. Si vous arrivez à présenter une excellente proposition, vous pourrez décrocher des contrats et être plus performant que vos concurrents.
Étapes
Partie 1
Partie 1 sur 5:Déterminer les politiques concernant les offres de services de son entreprise
Partie 1
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1Définissez les produits et services que vous comptez offrir au client. Vous devez définir clairement votre offre afin de comprendre les projets qui conviennent le mieux à votre société. Vous pouvez utiliser ces lignes directrices comme référence pour décider si oui ou non vous allez poser votre candidature pour un travail [1] .
- Vous devez déterminer les compétences dont auront besoin vos clients. Supposons que vous dirigez une entreprise qui installe des toits et des gouttières. Certains clients demandent votre aide pour aménager un terrain paysagé. D'après vos compétences, vous préférez ne pas fournir ce type de service.
- Si vous devez offrir des services d'aménagement paysager, vous devez engager un personnel compétent et former tous vos employés. En outre, un autre employé devra gérer les ouvriers qui fournissent ce genre de travail. Votre entreprise doit acheter l'équipement nécessaire pour réaliser des projets d'aménagement paysager. Après cette analyse, vous vous rendez compte que le temps et les efforts investis l'emporteront sur les bénéfices que vous devez avoir. Vous décidez par conséquent de ne pas offrir ce service.
- Les politiques concernant les offres de services devraient tenir compte de la taille des projets que vous vous apprêtez à accepter. À supposer que vous avez 3 équipes capables d'installer des toits pour 10 logements en une semaine, en vous basant sur cette ressource, vous préférez ne pas accepter des offres d'installation de toiture commerciale pour les immeubles d'habitation. En fait, vous ne disposez pas du personnel nécessaire pour terminer ce travail dans les délais raisonnables.
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2Décrivez à quoi ressemblerait votre client idéal. Toute entreprise qui se respecte doit faire une analyse du profil de son client idéal, qui présente toutes les caractéristiques que l'on peut retrouver chez vos meilleurs clients [2] .
- Si vous vendez à des acheteurs individuels, ces caractéristiques peuvent inclure le sexe, la profession, l'âge et le niveau de revenu de vos clients.
- Supposons que vous intervenez dans la fabrication de vélos tout-terrain. Votre client idéal pourrait être un homme âgé entre 25 et 45 ans. Il fait du vélo tous les weekends et a un revenu supérieur à la moyenne.
- Votre clientèle idéale désire avoir un vélo qui peut résister aux sentiers terriblement ardus. Elle est prête à payer plus cher pour un produit de grande qualité.
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3Choisissez des produits que recherche votre client idéal. Supposons que votre compagnie de fabrication de vélo tout-terrain mentionnée plus haut a pu recueillie d'excellents éléments d'informations sur la clientèle idéale. Vous avez la possibilité de revoir la conception des vélos pour offrir aux acheteurs ce qu'ils recherchent. Vous pouvez fabriquer de nouveaux produits afin de répondre aux besoins des acheteurs [3] .
- Imaginons que vous acceptez d'apporter des changements au désign des vélos pour répondre aux exigences du client idéal, comme avec l'ajout d'une petite boite métallique sur le cadre de la bicyclette qui servira à ranger le portable du propriétaire. Cela aidera vos acheteurs à faire du vélo tout en ayant sur eux leur téléphone pour ne pas l'abimer.
- En outre, vous décidez de prolonger les heures du service clientèle jusqu'au weekend. L'avantage ici, c'est que la majorité de vos acheteurs utilisent leur vélo pendant le weekend.
- Une société qui offre ses services à d'autres compagnies peut se trouver un client idéal dans une industrie spécifique. Par exemple, une entreprise spécialisée dans le revêtement de sol d'usage commercial peut vendre et installer des planchers de haut de gamme et se concentrer principalement sur les hôpitaux. Le client idéal pourrait également être une personne qui a un projet de grande envergure. L'entreprise spécialisée dans les revêtements de sols pourrait accorder une préférence aux travaux qui génèrent des revenus entre un et trois millions d'euros.
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4Calculez la marge bénéficiaire que vous trouvez acceptable. La marge bénéficiaire est calculée comme suit : bénéfice net ou profit net/ventes en euros. Le revenu net et le bénéfice net veulent dire la même chose dans notre cas [4] .
- Imaginez qu'un de vos projets vous permette de réaliser une marge bénéficiaire de 10 % (10 000 € de profit pour 100 000 € de ventes). Ce pourcentage justifie-t-il l'acceptation du projet ?
- Vos différents investisseurs peuvent demander à votre société de générer une marge bénéficiaire minimale. Si le pourcentage prévu laisse à désirer, n'acceptez pas l'offre.
- Le fait d'accepter un projet vous donnera-t-il l'occasion de décrocher d'autres contrats par la suite ? Imaginez que vous avez découvert qu'un nouveau client achète fréquemment un produit auprès de l'un de vos concurrents. S'il est prêt à soumettre plusieurs commandes, les investisseurs pourraient être prêts à accepter une marge bénéficiaire inférieure.
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5Pensez aux répercussions que cela aura sur votre trésorerie. L'augmentation des ventes est importante. Cependant, une grosse commande vous obligera à dépenser plus. Pour fournir un produit ou un service et parvenir à livrer une grosse commande, l'investissement sera naturellement plus élevé [5] .
- Chaque entreprise doit prévoir quelles seront ses recettes et dépenses. Au fur et à mesure que votre entreprise prospère, vous aurez à dépenser plus d'argent pour vendre votre produit ou votre service.
- Lorsque vous faites ces prévisions, vous devez estimer la date à laquelle les clients vous payeront en liquidité pour leurs commandes. Les rentrées de trésorerie sont nécessaires pour rendre la société opérationnelle.
- En vous basant sur votre expérience antérieure, vous estimez qu'un client vous payera 20 jours après la livraison du produit. Êtes-vous d'accord avec ce délai ? Arriverez-vous à gérer l'entreprise avec le solde disponible ? Sinon, demandez au client de faire un dépôt en espèces dès qu'il aura passé sa commande.
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Partie 2
Partie 2 sur 5:Se renseigner au maximum sur le client
Partie 2
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1Étudiez les exigences de la demande de proposition. La majorité des clients lanceront une demande de proposition en bonne et due forme. Ce document fournit des instructions complètes sur le produit ou le service dont aura besoin l'entreprise qui émet l'appel d'offres. C'est un outil qui sert à évaluer les différentes offres valables à l'égard d'un projet.
- Vous devez comprendre les objectifs, le budget, le calendrier du client, ainsi que la raison qui explique cet appel d'offres.
- Généralement, les entreprises organisent une réunion ou une audioconférence pour expliquer en détail l'appel d'offres en question. Participez à ces rencontres et essayez de poser toutes sortes de questions, si besoin est.
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2Essayez de déterminer si le projet cadre avec vos compétences et est adapté à vos ressources. Avant de répondre à une demande de proposition, cette analyse est cruciale. Déterminez si votre compagnie est en mesure de proposer une solution efficace et rentable au problème du client.
- Examinez également si votre entreprise est en mesure de régler le problème tout en créant une plus-value pour votre client. Le projet mérite-t-il également d'être réalisé de façon stratégique pour vous ?
- Supposons que vous avez une petite entreprise de gestion de propriétés commerciales et cherchez à vous lancer dans le domaine du BTP. Vous décidez de répondre à une demande de proposition pour un projet moins bien rémunéré. Cependant, il s'avère que le client a une multitude de travaux dans le domaine de construction. Même si vous réalisez un faible bénéfice sur ce projet, votre travail pourrait aider à décrocher d'autres contrats avec le même client.
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3Parlez au client et informez-vous au maximum sur le projet. Si le travail répond à vos besoins et cadre avec vos compétences, n'hésitez pas à le contacter et lui poser toutes sortes de questions concernant le projet. Cette étape montre à quel point vous tenez absolument à respecter ses besoins [6] .
- Avant d'entrer en contact avec le client, apprenez-en davantage sur son entreprise. Vous devez connaitre ses produits, ses services et depuis combien de temps il opère sur le marché. Découvrez également sa position concurrentielle sur le marché.
- Pendant la discussion, cherchez à savoir les méthodes que le client emploie pour évaluer les propositions qu'il reçoit. Cela vous aide à comprendre exactement ses besoins, afin qu'il puisse mieux vendre votre idée.
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Partie 3
Partie 3 sur 5:Dresser un plan pour réussir la proposition
Partie 3
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1Mettez au point un procédé pour trouver une solution efficace au problème. Imaginez que vous vous êtes suffisamment renseignées sur le client ainsi que sur le projet. La prochaine étape consiste à élaborer un plan pour régler le problème du client [7] .
- Le plan doit décrire exactement la façon dont vous comptez satisfaire le client. Il doit décrire les différentes étapes à mettre en œuvre pour permettre au client d'atteindre son objectif.
- Si vous proposez une solution concrète au problème et en informez le client, vous aurez plus de chances de vous faire embaucher. De plus, exposer les grandes lignes de la méthode choisie vous permettra de collaborer efficacement et réaliser les bénéfices attendus.
- Définir un calendrier précis pour les opérations à mettre en œuvre est très crucial, mais aussi pour avoir une idée du prix qu'occasionnera chaque étape, ainsi que des ressources nécessaires.
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2Faites en sorte que votre plan réponde aux désirs du client. Il est important de vous rappeler que vos objectifs sont prioritaires. Vous devez vous servir de vos recherches et des discussions que vous avez eues avec le client pour être sûr que chaque mesure répond adéquatement aux besoins de la société. Si vous formulez méthodiquement votre proposition, vous répondrez à toutes les exigences du client [8] .
- Imaginez que vous êtes le propriétaire d'une petite société de gestion immobilière. Vous décidez de répondre à un appel d'offres pour assurer un service d'entretien hivernal à une grande propriété publique. L'objectif principal du client est de limiter les couts et de réaliser le projet à peu de frais.
- La grande priorité de votre proposition de demande devrait être de réduire les couts. Vous devriez concevoir le projet selon le meilleur rapport cout-efficacité. Cela peut impliquer l'utilisation de plus d'équipements pour réduire les couts de la main-d'œuvre requise ou de production.
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3Concentrez vos actions sur les éléments qui feront que votre solution créera de la valeur pour la société. L'un des secrets pour vous démarquer est de vous concentrer sur les stratégies qui aideront votre proposition à créer de la valeur pour le client. Par exemple, vous pouvez aider le client à économiser plus d'argent que ses concurrents ou l'aider à augmenter ses ventes [9] .
- Pour ce faire, vous devez vous concentrer sur vos qualités. Si vous dirigez une petite compagnie, vous pouvez souligner la qualité du service offert. Par exemple, vous pouvez fournir une ligne d'assistance sans frais à la clientèle disponible 24 heures sur 24.
- Si vous avez une plus grande entreprise, vous pouvez essayer de profiter de votre renommée pour toucher des prix très avantageux sur les livraisons ou sur le capital. Cela vise à réduire les couts du projet.
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Partie 4
Partie 4 sur 5:Rédiger sa proposition
Partie 4
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1Décrivez le problème de votre client. Commencez cette étape en décrivant amplement la question qui est à l'origine de l'appel d'offres. Expliquez les raisons pour lesquelles ce problème a un impact négatif sur l'entreprise de votre client.
- Vous pouvez fournir à cette étape des détails sur l'impact du problème. À supposer qu'une entreprise manufacturière lance un appel d'offres pour une nouvelle usine, cette usine aidera l'entreprise à produire davantage de marchandises dans de meilleurs délais. La conception de cette usine permettra de limiter les frais d'entretien et de réparation associés à la production.
- Allez au-delà du problème décrit dans l'appel d'offres. Exploitez les informations recueillies pendant vos conversations pour améliorer votre projet.
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2Apportez une solution au problème en décrivant explicitement les étapes à suivre pour accomplir la tâche. Après avoir lu l'appel d'offres et discuté avec le client, vous pouvez lui présenter différentes procédures pour achever les travaux. Reliez chaque opération du processus au problème que vous essayez de résoudre [10] .
- Supposons que vous gérez une entreprise de transport. Selon l'appel d'offres, la société recherche un moyen qui l'aidera à transporter des articles et des équipements de sport d'une usine à une dizaine de magasins. Votre projet devrait expliquer exactement comment vous comptez gérer la chaine logistique et combien de temps il vous faudra pour chaque livraison.
- Supposons que vous vous portez candidat pour fournir du cuir destiné à la fabrication de gants de baseball. Votre demande de proposition décrira dans les moindres détails le type de cuir que vous offrirez et la façon dont il sera livré au fabricant. Aussi, vous devez décrire la politique à appliquer s'il arrivait qu'un remplacement d'un article défectueux ne réponde pas aux critères de qualité du client.
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3Présentez les couts et les prix de votre prestation. Assurez-vous de décrire clairement les produits ou services que vous fournirez. Expliquez également votre système de facturation. Vous pourriez inclure les dates, ainsi que les montants spécifiques de chaque facture que vous enverrez au client.
- Évitez autant que possible d'utiliser un jargon technique. De cette façon, vous éviterez des confusions sur les couts et les prix que vous fixez pour le travail. N'utilisez même pas les abréviations typiques du secteur.
- Considérons que votre proposition sera lue par différentes personnes au sein de l'entreprise. Votre projet doit être compris par les responsables du département juridique, financier et de la fabrication, mais aussi par la direction générale.
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Partie 5
Partie 5 sur 5:Présenter sa proposition et assurer le suivi de sa candidature
Partie 5
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1Préparez-vous pour la présentation. Si le processus de demande de proposition vous donne la possibilité de faire une présentation en personne, répétez votre exposé. Vous pouvez même enregistrer vos répétitions pour améliorer vos performances [11] .
- Essayez d'être agréablement sociable. Mettez en évidence le problème de votre client. Utilisez des anecdotes pour expliquer comment vous aviez fait pour résoudre des difficultés similaires dans le passé.
- La présentation devrait apporter une solution claire au problème de la société qui lance l'appel d'offres.
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2Indiquez spécifiquement les nouvelles mesures à suivre et communiquez-les à l'entreprise. Si la société souhaite choisir votre proposition, vous devez indiquer par quel moyen elle pourrait entrer en contact avec vous. Il est préférable d'être contacté par téléphone [12] .
- Assurez-vous que votre client sache par quel moyen vous poser des questions complémentaires au besoin. La façon la plus efficace de procéder est de le faire en personne ou par téléphone.
- Répondre le plus rapidement possible aux questions devrait être une priorité. Cela permettra au client d'avoir toutes les informations nécessaires pour prendre sa décision.
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3Ayez un plan pour rester en contact avec le client. Tout le monde a beaucoup de choses à faire. Votre client pourrait perdre la notion du temps et ne pas contacter les candidats ayant postulé à l'offre [13] .
- Expliquez-lui que vous aimeriez prendre de nouvelles du statut de votre candidature à une date prise. Ainsi, il ne sera pas surpris de votre appel au moment opportun.
- Soyez poli, mais restez toujours en contact avec le client. N'arrêtez pas de prendre des nouvelles de votre candidature jusqu'à ce qu'il ait pris une décision. Vu toutes les exigences inhérentes à la gestion d'une entreprise, le choix final peut être retardé.
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Références
- ↑ http://www.juliasilvers.com/rfp.htm
- ↑ http://sixteenventures.com/ideal-customer-profile
- ↑ http://sixteenventures.com/ideal-customer-profile
- ↑ http://www.hongkiat.com/blog/calculate-breakeven-point/
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_06.htm
- ↑ http://www.onvia.com/business-resources/research-you-need-win-government-bids
- ↑ https://www.mbopartners.com/resources/article/top-tips-rfp-and-rfq-responses
- ↑ http://www.captureplanning.com/articles/10639.cfm
- ↑ http://www.sophia.org/tutorials/writing-a-winning-business-proposal
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