Comment sauvegarder ses fichiers

Sauvegardez régulièrement. Il arrive que les programmes plantent, souvent au moment où l'on s'y attend le moins. Prenez donc toutes les précautions nécessaires pour éviter le pire. Sauvegardez votre travail le plus régulièrement possible. Si vous devez apporter des modifications à votre fichier, mais ne souhaitez pas écraser l'original, utilisez l'option « Enregistrer sous » et créez-en une copie en l'intitulant différemment.

• De nombreux programmes disposent d'une fonction de sauvegarde automatique qui enregistrera systématiquement votre travail après un certain laps de temps. Cela peut s'avérer particulièrement utile en cas d'urgence, mais ne devrait pas vous dispenser de procéder à une sauvegarde manuelle régulière.

Nommez vos fichiers de façon pertinente. Lorsque vous enregistrez un nouveau document, vous êtes invité(e) à créer un nom de fichier. Assurez-vous qu'il vous permette de le retrouver facilement et qu'il contienne tous les éléments importants tels que la date et l'auteur.

Vérifiez le format de votre fichier lorsque vous l'enregistrez. Souvent, lorsque vous enregistrez un fichier pour la première fois ou que vous utilisez l'option « Enregistrer sous » pour en créer une copie, le programme vous donne la possibilité de changer de format. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant qui apparait sous le champ « Nom de fichier » et qui s'intitule « Type ^[1]  ».

• Le choix du format de votre fichier peut s'avérer particulièrement important si vous devez le transférer à une personne qui ne dispose pas de la même version du programme que vous.

Classez vos dossiers. La plupart des systèmes d'exploitation vont placer vos fichiers sauvegardés dans un dossier par défaut. Bien que cela vous donne une idée générale quant à l'emplacement de vos fichiers, prenez le temps d'organiser vos dossiers. Cela vous évitera de passer des heures à retrouver un fichier mal rangé.

• Classez vos dossiers par type de fichiers, par nom de projet, par date ou tout autre critère que vous jugerez utile.
• La plupart des récentes versions de Windows utilisent ce que l'on appelle les « bibliothèques ». Ces bibliothèques vous permettent de regrouper des fichiers de même genre en un seul emplacement, et ce, sans tenir compte de leur emplacement réel sur votre disque dur.

Utilisez les raccourcis clavier. Les raccourcis clavier vous permettront d'économiser du temps et de travailler plus efficacement. Grâce au raccourci Ctrl+S (Cmd+S sur Mac), vous pourrez sauvegarder votre fichier dans la plupart des cas.

• Le raccourci de sauvegarde diffèrera selon le programme utilisé. Sous Word, c'est la touche F12 qui ouvrira la boite de dialogue « Enregistrer sous » alors que dans Photoshop, vous devrez appuyer sur Shift+Ctrl+S.

Faites des copies de vos fichiers. Si un jour votre ordinateur tombe en panne, vous risquez de tout perdre. Veillez à copier vos documents sur un disque dur externe ou à les télécharger sur une plateforme de stockage partagé (plus communément appelé le « Cloud Storage »).

• N'hésitez pas à consulter ce guide pour plus d'informations quant à la sauvegarde de vos fichiers.