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Parfois, on dirait que chaque fois que vous voulez vous poser pour vous mettre au travail, un énième email arrive sur votre smartphone ou un de vos colloques débarque dans le salon avec un plat de nouilles infâme. Lorsque vous avez du travail, vous devez faire abstraction de dizaines de distractions et c'est une situation qui peut être compliquée à gérer. Mais vous pouvez changer les choses. Vous pouvez apprendre à organiser vos tâches par ordre de priorité et identifier celles qui vous demandent le plus d'attention afin de vous organiser pour rayer les choses les plus importantes de votre liste de tâches en minimisant les distractions.
Étapes
Partie 1
Partie 1 sur 3:Lister les tâches par ordre de priorité
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1Notez toutes les tâches que vous devez accomplir. Si vous vous sentez surchargé(e) et que vous ne parvenez pas à vous concentrer, une liste vous aidera rapidement et facilement à simplifier les choses et à vous aider à planifier votre programme. Pour apprendre ce sur quoi vous devez vous concentrer et comment mettre le reste de côté, faites une liste des choses qui se bousculent dans votre tête.
- Les tâches les plus pressantes doivent être réalisées en priorité. Vous devez les réaliser aujourd'hui ou avant la fin de la semaine ? Décidez du temps que vous y accorderez, mais essayez de le faire aussi urgemment que possible.
- Les tâches les moins urgentes sont aussi importantes, mais seulement si vous les scindez en une liste de petites tâches plus urgentes et réalisables dans l'immédiat. Si « devenir médecin » est sur votre liste des tâches à accomplir sur le long terme et que cela vous stresse, ce n'est pas une tâche que vous pourrez réaliser avant le déjeuner. Mais vous pouvez commencer à chercher des facs de médecine.
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2Ordonnez votre liste. La façon dont vous choisirez de donner de l'importance à vos tâches et votre méthode de priorisation dépendra de vous et de votre liste, mais il existe plusieurs façons de vous y prendre et de faciliter votre boulot. Ne passez pas trop de temps à modifier votre liste, suivez votre instinct et organisez les tâches pour pouvoir vous y mettre. Vous pouvez vous organiser avec la méthode A B C.
- A. Obligé ! C'est quelque chose de très important, vous devez le faire aujourd'hui. Il peut par exemple s'agir d'un rapport que vous devez remettre à 16 h 30.
- B. Ce n'est pas urgent, mais cela deviendra une priorité. Vous devez par exemple réunir tous vos papiers pour le calcul de vos impôts que vous devez déclarer dans 1 mois.
- C. Cela a peu d'importance. Vous devez par exemple éliminer les fichiers en double de votre ordinateur.
- Organisez votre liste par ordre d'importance. Identifiez les tâches les plus importantes et placez-les en haut de la liste pour les ranger en fonction de leur priorité. Si vous devez rédiger une dissertation aujourd'hui, ranger votre lessive et rendre un DVD au vidéoclub, vous devriez probablement organiser vos tâches dans cet ordre.
- Organisez vos tâches en fonction de leur difficulté. Pour certaines personnes, ranger les tâches les plus difficiles en premier pour s'en débarrasser au plus vite est la meilleure façon d'organiser sa liste, tandis que d'autres personnes préfèrent commencer par ce qu'il y a de plus facile pour finir par les tâches les plus dures. Il est peut-être plus facile de se concentrer pour lire un chapitre de votre cours d'histoire si vous vous débarrassez d'abord de vos exercices de mathématiques.
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3Estimez combien de temps il vous faudra pour accomplir chaque tâche. À côté de chaque élément de votre liste, vous pourriez noter une estimation du temps qu'il vous faudra pour réaliser la tâche correspondante. Encore une fois, ne passez pas trop de temps là-dessus et ne vous stressez pas trop pour ce détail. À la limite, ce n'est même pas la peine d'écrire un chiffre, vous pouvez placer chaque élément dans la catégorie « rapide » ou « long » afin de savoir où placer chaque tâche.
- Si vous savez que vous ne serez pas capable de terminer toutes vos recherches pour le cours d'histoire dans les 10 minutes que vous avez devant vous, vous pouvez déplacer cette tâche et faire une autre activité pendant ces 10 minutes. Commencez votre lessive ou écrivez une note de remerciement à la personne que vous vouliez contacter. C'est une façon d'utiliser son temps sagement.
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4Choisissez la première tâche que vous devez accomplir. Après avoir un peu réfléchi à l'importance de chaque tâche et au temps que cela vous prendra, vous aurez placé une tâche en haut de la liste. Décidez de ce qui nécessite toute votre attention à ce moment précis et placez cette tâche en haut de la liste. C'est probablement la plus importante tâche de votre liste ou celle qui vous prendra le plus de temps, mais quoi qu'il en soit c'est une tâche sur laquelle vous allez travailler jusqu'à ce qu'elle soit terminée ou du moins jusqu'à ce que vous soyez allé(e) suffisamment loin dans vos objectifs.
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5Mettez la liste de côté. Soyez sûr(e) de vous, le fait d'avoir rédigé une liste devrait vous rassurer et vous permettre de la mettre de côté pendant un temps. Une fois que vous saurez quelle tâche vous allez devoir accomplir en priorité, si vous gardez la liste sous les yeux cela vous distraira et vous empêchera de vous concentrer. Mettez donc votre liste de côté, dans un tiroir ou quelque part où vous ne l'aurez pas sous les yeux. À présent, rien ne devrait être plus important que la tâche que vous devez accomplir.
- Pour les gens qui travaillent sur ordinateur, le pense-bête de bureau peut constituer un super outil, mais pensez à le masquer lorsque vous devez vraiment vous concentrer sur quelque chose. Ne stressez pas à propos de la fête que vous devrez organiser plus tard alors que vous essayez de rédiger une dissertation. Enlevez-vous la liste de la tête en l'éliminant de votre vue.
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6Faites une liste de choses « à ne pas faire ». Cela peut vous paraitre contrintuitif, mais en fait, éliminer des tâches qui ne sont pas importantes va vous permettre de vous concentrer sur celles qui le sont.
- Vous travaillez par exemple tard et ne pourrez pas préparer le diner.
- Vous avez rendez-vous chez le dentiste et vous devez aller faire des courses. Vous ne pouvez pas faire les 2 choses.
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Partie 2
Partie 2 sur 3:Éliminer les distractions
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1Trouvez un endroit tranquille pour travailler. Placez-vous dans un endroit où vous ne risquez pas d'être dérangé(e) par le bruit de la télévision, des discussions et autres bavardages alentours, c'est absolument essentiel si vous voulez apprendre à vous concentrer. Vous pouvez parfois penser que le fait de vous assoir dans le salon avec vos colocataires ou avec les autres membres de votre famille vous permettra de travailler mieux et sans stress, mais au final vous prendrez deux fois plus de temps et votre travail sera deux fois moins bon. Si vous devez effectuer une tâche qui demande toute votre attention, placez-vous dans un coin tranquille de votre chambre au rendez-vous à la bibliothèque.
- Si vous ne trouvez pas d'endroit calme où travailler, penser à investir dans un casque à réduction de bruit. Cela vous aidera à faire abstraction des bavardages et à vous concentrer sur ce que vous êtes en train de faire, quelle que soit cette tâche. Si vous ne voulez pas acheter quelque chose de trop sophistiqué, chercher des sites qui proposent d'écouter du bruit blanc, celui-ci va « noyer » le son des conversations autour de vous.
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2Éteignez votre téléphone et rangez-le. Posséder un téléphone ne signifie plus simplement recevoir des appels et des SMS, cela signifie aussi se connecter aux réseaux sociaux, recevoir des emails ou de nouveaux challenges à « Words with Friends », et ce toutes les cinq secondes. Il n'y a rien de plus distrayant qu'un téléphone portable. Éteignez-le et mettez-le de côté quand vous devez vous concentrer.
- Si vous vous contentez de garder votre téléphone sur silencieux et près de vous, vous savez très bien que vous continuerez à y jeter un oeil. Il vaut mieux le placer dans un endroit où il sera difficile d'accès. Si vous travaillez dans notre chambre, mettez votre téléphone dans une autre pièce.
- Si votre téléphone est vraiment trop distrayant, penser à éliminer les applications les plus chronophages. Vous n'avez pas vraiment besoin d'avoir Facebook et Twitter sur votre téléphone.
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3Estimez une durée de temps spécifique à accorder à chaque tâche. Avant de commencer, regardez l'heure. Combien de temps voulez-vous travailler ? De combien de temps avez-vous besoin pour réaliser cette tâche ? Combien de temps pourrez-vous y accorder aujourd'hui ? Décidez de la durée que vous accorderez à chaque tâche et lancez-vous.
- Prévoyez des pauses régulières. Un bon rythme est de travailler pendant 50 minutes puis prendre 10 minutes de pause pour se lever, marcher un peu, boire un coup et faire autre chose. Vous serez moins tenté(e) de délaisser votre travail pour regarder un sketch sur YouTube si vous savez que vous pourrez le faire dans 20 minutes sans vous sentir coupable.
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4Faites en sorte de ne pas pouvoir perdre de temps sur Internet. La plupart des gens travaillent sur ordinateur, et cela comporte des risques pour la plupart d'entre eux. Votre dissertation se trouve directement en compétition avec Facebook, Wikipédia et Topito, ce qui signifie que, quel que soit votre degré d'investissement dans votre travail d'écriture ou de recherche sur ordinateur, vous risquez à tout moment de tomber dans le piège de YouTube. Apprenez à reconnaitre les habitudes qui vous font perdre votre temps et débarrassez-vous-en.
- La façon la plus simple de ne plus perdre de temps en ligne consiste à couper votre accès à Internet. Coupez votre connexion WiFi afin de ne plus pouvoir vous connecter et perdre du temps.
- Vous pouvez installer des extensions telles que StayFocused, Anti-Social, LeechBlock et Cold Turkey sur votre ordinateur si vous devez utiliser Internet pour votre travail. Ces applications vont bloquer des sites spécifiques ou votre connexion Internet dans sa totalité pendant une durée que vous délimiterez vous-même. Si vous êtes dans ce cas de figure, cela peut être une bonne idée [1] .
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5Optimisez vos filtres sur les réseaux sociaux et sur vos boites de réception. Parfois, même avec les meilleures intentions, vous pouvez vous faire prendre dans la spirale des réseaux sociaux. Vous vous dites « J'ai cinq minutes à tuer, je vais jeter un coup d'oeil rapide à Facebook… » et une heure plus tard vous vous retrouvez enfoncé(e) jusqu'au cou dans les photos de vacances d'il y a 6 ans d'un faux ami de lycée de votre colocataire. Comment en êtes-vous arrivé là [2] ?
- Faites en sorte de ne pas être distrait(e) par les applications de réseaux sociaux (en les mettant sur muet ou en vous désinscrivant) qui ne vous apportent rien. Si vous vous retrouvez distrait par les discours antigouvernementaux d'un de vos amis d'enfance sur Facebook, ne perdez pas votre temps à les lire. Bloquez ces informations ou, mieux encore, retirez de votre liste d'amis tous les amis imaginaires que vous possédez sur les réseaux sociaux. Concentrez-vous sur des choses plus importantes.
- Paramétrez votre boite de réception de sorte à ne pas recevoir d'alerte chaque fois qu'un email arrive et dirigez vos emails professionnels et personnels dans différents dossiers ou comptes afin de rester concentré(e). Vous ne vous soucierez pas de cet email de réponse que vous devez envoyer à votre grand-mère pendant les heures de travail si vous ne l'avez pas sous les yeux. Les emails ne devraient pas retenir votre attention immédiate.
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6Identifiez vos distractions émotionnelles. Il n'y a pas de YouTube qui puisse vous distraire. Parfois, alors que vous êtes totalement concentré(e) sur cette nouvelle que vous devez lire pour le cours de français, votre ex apparait soudainement dans votre tête. Et là, c'est fini, vous n'êtes plus capable de vous concentrer ! Si vous êtes distrait par des sentiments d'anxiété ou des problèmes émotionnels, apprenez à reconnaitre vos habitudes afin de mieux les combattre [3] .
- Si vous commencez à avoir l'esprit qui vagabonde, n'essayez pas davantage de vous concentrer, mais prenez plutôt une pause. Si vous continuez à vous dire « Ne pense pas à un éléphant rose », cet éléphant ne quittera pas votre esprit. Laissez votre esprit divaguer pendant une minute, laissez-vous distraire et évacuez. Puis, mettez cette pensée de côté.
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Partie 3
Partie 3 sur 3:Venir à bout de sa liste
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1Faites de la méditation tous les jours. Prenez quelques minutes de votre journée pour vous assoir dans le silence et dans la contemplation. Cela peut aider à diminuer votre niveau de stress, à vous recentrer et à faire taire les pensées lancinantes qui pourront vous distraire plus tard au moment où vous vous mettrez à travailler. Si vous avez l'esprit vagabond, entrainez-vous à méditer plusieurs fois par jour pour vous y habituer, puis mettez au point une méthode qui fonctionne pour vous.
- La méditation n'implique pas nécessairement de psalmodies ridicules et d'encens. C'est tout sauf compliqué. Faites-vous une tasse de café ou de thé et buvez-la sur votre terrasse en regardant le soleil se lever chaque matin. Promenez-vous en silence dans le parc et asseyez-vous sur un banc. Assoyez-vous simplement. Pendant cet instant, ne pensez pas à toutes les choses que vous avez à faire. Contentez-vous de vous assoir.
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2Travaillez au même endroit tous les jours. Pour certaines personnes, garder les mêmes habitudes au quotidien aide à la productivité. Si vous allez tous les jours dans le même café ou si vous vous assoyez systématiquement sur la même chaise pour faire votre travail, vous serez plus productif/productive, plus apte à vous concentrer et vous serez moins distrait(e) par un nouvel environnement chaque fois que vous devrez faire quelque chose. Choisissez un endroit et appropriez-vous cet endroit.
- Au contraire, si le fait de rester enfermé(e) dans le même vieux bureau tous les jours vous empêche de vous concentrer, changez d'environnement. Trouvez un café différent chaque jour, immergez-vous dans les bruits blancs des conversations et faites-vous plaisir avec de nouvelles pâtisseries. La diversité aide certaines personnes à mieux se concentrer.
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3Travaillez jusqu'à ce que vous sentiez l'agitation revenir, puis allez vous promener. David Carr, un rédacteur du New York Times, se force à écrire jusqu'à ce qu'il se sente ralentir, jusqu'à ce qu'il n'arrive plus à se concentrer. À partir de là, il considère que continuer de travailler devient non productif [4] .
- Au lieu de vous taper la tête contre le mur, mettez votre projet de côté pendant une minute. Sortez, allez promener le chien. Allez vous promener pendant 10 minutes dans le voisinage. Prenez un café et réfléchissez au problème que vous rencontrez, alors que vous n'avez pas la capacité de le résoudre dans l'immédiat. Une fois la pause terminée, revenez à votre bureau, frais et dispos.
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4Faites quelque chose de physique pendant votre pause. Personne ne peut ou ne devrait s'assoir devant un ordinateur pendant 10 heures d'affilée. Si vous pouvez faire une pause, il est important d'utiliser ce laps de temps pour faire quelque chose de physique. Bougez-vous. Levez-vous et allez vous promener, même si vous n'avez nulle part de spécial où aller.
- Cela peut sembler banal, mais soulever régulièrement des poids légers pendant que vous lisez peut vous aider à mieux enregistrer les informations. La recherche montre que l'exercice léger aide à mémoriser les informations [5] .
- Prenez un gouter. Une faible glycémie empêche le cerveau de fonctionner à plein régime, ce qui signifie qu'une poignée de noix ou un fruit consommé en cas de baisse d'énergie dans l'après-midi vous remettra sur les rails et vous aidera à vous concentrer à nouveau.
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5Célébrez chaque avancée. Chaque fois que vous rayez une tâche de votre liste, prenez une minute pour célébrer le moment. Même si votre unique récompense est une petite tape dans le dos ainsi que la chance de pouvoir rayer cette tâche de votre liste, relaxez-vous pendant une minute avant de vous lancer dans autre chose. Vous l'avez bien mérité.
- Récompensez-vous pour les petites choses accomplies dans la vie de tous les jours. Si vous avez terminé un projet professionnel, barrez-le de votre liste et récompensez-vous avec un verre de vin. Ou alors, déchirez la liste et brulez ce qu'il en reste. Vous avez terminé !
- Mettez le paquet pour les réalisations les plus importantes. Offrez-vous un bon restaurant lorsque vous avez terminé de postuler à toutes les formations qui vous intéressent ou faites-vous vraiment plaisir après la réalisation d'un long et difficile projet.
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Conseil
- Vous serez étonné(e) de réaliser que lorsque vous vous mettez au travail avec l'esprit libre et que vous ne vous concentrez que sur une chose à la fois, vous travaillez beaucoup mieux, beaucoup plus vite et beaucoup plus aisément. C'est là tout le secret de comment rester concentré.
Références
- ↑ http://www.myrkothum.com/how-to-develop-a-laser-sharp-mental-focus/
- ↑ http://tech.co/7-ways-avoid-distraction-increase-productivity-2013-09
- ↑ http://lifehacker.com/5895509/train-your-brain-for-monk-like-focus
- ↑ http://bits.blogs.nytimes.com/2012/10/17/some-advice-from-authors-to-avoid-online-distractions/?_php=true&_type=blogs&_r=0
- ↑ http://www.helpguide.org/life/improving_memory.htm
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