Comment écrire une lettre de motivation au secteur des ressources humaines

Lorsque les gestionnaires des ressources humaines reçoivent des curriculums vitae (CV) pour un emploi, ils s’attendent généralement à ce qu’une lettre de motivation les accompagne. Une lettre de motivation renforce votre qualité de demandeur d’emploi, et vous accorde la possibilité de vous présenter et d’expliquer brièvement pourquoi vous pensez que votre CV est le mieux indiqué par rapport à l’offre en question. Étant donné que la plupart de votre expérience et de votre parcours de formation seront répertoriés sur votre CV, vous pouvez utiliser la lettre de motivation pour expliquer pourquoi vous souhaitez travailler pour une entreprise en particulier ou pour faire la différence entre vous et les autres candidats. Écrivez une lettre de motivation originale, efficace et professionnelle sans fautes grammaticales ou orthographiques.

Partie 1

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Se préparer à écrire la lettre

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Déterminez le but de la lettre. Avant de commencer à écrire la lettre, pensez à ce que vous visez en l’écrivant. Une lettre de motivation à un employeur est le plus souvent jointe à votre curriculum vitae ou CV lorsque vous postulez pour un poste bien défini. Il y a aussi des moments où vous pourriez écrire à une entreprise pour exprimer votre intérêt à y travailler, en ne postulant pas pour un poste spécifique. Même dans ces cas, rendez vos motivations claires ^{[1]
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- Si vous postulez pour un poste particulier, votre lettre devra être bien orientée et expliquer votre qualification à ce poste.
- Si vous écrivez une lettre de façon générale, vous soulignerez toutes vos compétences et votre expérience éventuelles.
- Dans les deux cas, vous devriez forcément expliquer avec concision et précision ce que vous pouvez apporter à l’entreprise et non ce que vous pensez qu’elle devra vous apporter ^{[2]
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Pensez à celui qui vous lira. Lorsque vous préparez votre lettre de motivation, pensez à celui à qui vous écrivez exactement. Si vous postulez pour un poste, la direction des ressources humaines pourrait lire en premier votre lettre avant qu’elle ne soit transférée au responsable du poste à pourvoir. Les personnes qui travaillent à la direction des ressources humaines et du recrutement savent beaucoup de choses sur une lettre de motivation. Il est donc important que vous fassiez une bonne impression dans l’introduction de votre lettre ^{[3]
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- Si vous ne connaissez pas le nom du responsable ou la personne à qui adresser votre lettre, faites des recherches en ligne pour essayer de trouver celui du chef de l’entreprise ou celui du responsable des ressources humaines.
- Des choses apparemment insignifiantes comme l’adressage de la lettre de motivation à une personne réelle peuvent aider à faire une bonne impression.
- Si vous ne parvenez pas à trouver de nom, vous pouvez appeler l’entreprise en question et vous renseigner sur le destinataire approprié de la lettre.
- Si vous avez des doutes sur le genre de la personne, alors utilisez des astuces comme : « Au Responsable de … ».
- Les noms tels que Brice et Love peuvent également être utilisés tant pour les hommes que pour les femmes. Faites des recherches sur le site web de l’entreprise pour essayer de déterminer le genre afin d’éviter des confusions.
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Examinez la description du poste et l’appel à candidatures. Si vous écrivez une lettre de motivation pour un poste en particulier, il est très important que vous adaptiez votre lettre à ce poste. Prêtez attention à la description et l’offre et notez tous les mots-clés, les tâches et les responsabilités. Vous devriez utiliser la lettre de motivation pour dire en quoi vous répondez aux critères de sélection et aussi indiquer vos expériences, vos compétences et ce que vous apporteriez à l’entreprise en question ^{[4]
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- Effectuez des notes sur les exigences énoncées dans l’offre d’emploi et priorisez-les selon les critères essentiels, souhaitables et optionnels.
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Rédigez un plan pour votre lettre. Une fois que vous avez identifié ce que vous devez mettre dans votre lettre, rédigez un plan afin de savoir comment procéder. Essayez de rédiger des paragraphes courts pour chacun des points clés que vous souhaitez inscrire dans votre lettre. Souvenez-vous qu’il est important d’être aussi clair et concis que possible ^{[5]
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Source de recherche}. Structurez votre lettre de motivation en une série de paragraphes. Vous pouvez structurer la lettre de la manière suivante.
- Introduction : expliquez brièvement pourquoi vous écrivez la lettre. Par exemple, « Je viens par cette lettre postuler pour le poste de... ».
- Deuxième paragraphe : expliquez pourquoi vous êtes la personne la mieux indiquée pour le poste en faisant un lien avec vos qualifications académiques, professionnelles et aux compétences énumérées dans l’offre d’emploi.
- Troisième paragraphe : dites ce que vous pouvez apporter à l’entreprise et vos objectifs professionnels.
- Quatrième paragraphe : réitérez vos raisons et résumez pourquoi vous seriez meilleur que les autres candidats. Dites aussi que vous êtes disponible pour répondre à une interview.
- Signez avec votre nom et votre signature ^{[6]
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Partie 2

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Écrire la lettre

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Utilisez un format adéquat. Il est important de vous présenter de façon professionnelle avec une bonne mise en forme. Votre lettre devra inclure une date et un nom, votre adresse, aussi bien que celle du destinataire. Utilisez les exemples suivants pour vous assurer que votre lettre respecte le format requis.
- Inscrivez votre nom et votre adresse dans l’angle gauche en haut de la page.
- Signez sous la date dans l’angle droit en laissant une ou deux lignes. Écrivez le mois en lettre, le jour et l’année en chiffre : « Paris, le 14 juillet 2014 ».
- Laissez quelques lignes et inscrivez le nom et l’adresse de la personne à qui la lettre est adressée. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, alors utilisez un titre : « À Madame/Monsieur, gestionnaire des ressources humaines ». Ensuite, inscrivez l’adresse sous le nom.
- Laissez encore quelques lignes et revenez à la ligne pour la salutation. Par exemple : « Monsieur le directeur des ressources humaines ». Retournez à la ligne pour continuer votre lettre ^{[7]
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Introduisez votre lettre. Il est important de commencer par une phrase introductive claire et précise. Faites connaitre au lecteur en même temps le but de votre lettre. Faites référence au poste spécifique auquel vous postulez dans l’introduction de votre lettre. Commencez votre lettre par exemple avec : « Je viens par cette lettre postuler au poste d’assistant commercial ».
- Si possible, nommez la personne qui vous a recommandé. Mettez un nom que votre lecteur pourra facilement reconnaitre.
- Par exemple, dites : « Je viens présenter ma candidature au poste d’assistant commercial suite à une recommandation de Madame Marie Louise, secrétaire générale de votre organisation ^{[8]
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Restez fidèle à votre plan. Lorsque vous venez au corps de votre lettre de motivation, essayez de rester fidèle au plan que vous avez préalablement établi tout en vous expliquant de façon concise. Indiquez en quoi et comment vos compétences, vos qualifications et votre expérience répondent à la description du poste et assurez-vous de mettre l’accent sur les mots-clés et les exigences qui sont inclus dans l’offre d’emploi. Essayez d’expliquer vos compétences tout en fournissant un résumé de votre parcours professionnel ^{[9]
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- Par exemple, s’il est signifié dans l’offre d’emploi qu’il est recherché une personne ayant de bonnes compétences en communication, vous pouvez dire : « j’ai développé d’excellentes compétences en communication grâce à mon expérience de travail en tant qu’assistant commercial… », avant de faire valoir des exemples de situations concrètes au cours desquelles vous avez fait montre des compétences requises.
- Si vous réussissez à écrire une lettre de quatre paragraphes comme il a été mentionné plus haut, elle aura de fortes chances d'être lue ^{[10]
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Faites mention des expériences pertinentes. Le responsable de votre recrutement lira rapidement votre lettre, il est donc important que vous fournissiez des exemples pertinents de votre parcours professionnel en rapport avec le poste à pourvoir. Ceci vous aidera à vous démarquer des autres candidats et captiver l’attention du recruteur. Utilisez des puces pour rendre visible chacun de vos paragraphes.
- Une lettre bien présentée sera facile à lire, mais si vous écrivez en prose, vérifiez vos compétences en rédaction et en communication.
- Commencez par une expérience remarquable pour une première impression forte.
- Essayez d’être à la fois enthousiaste, professionnel et confiant.
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Finissez la lettre avec une expression d’appréciation. Il est important de terminer par une note positive en remerciant l’entreprise d’avoir lu votre lettre ou de prendre en considération votre candidature. Vous pourriez écrire par exemple : « Dans l’espoir d’une suite favorable à ma demande, je vous prie, Madame ou Monsieur de recevoir mes profonds respects ». Indiquez au lecteur la manière de vous contacter en vous référant à l’adresse que vous avez incluse au début de la lettre ou aux coordonnées de votre CV ^{[11]
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- Signez la lettre avec votre nom complet. Vous pouvez utiliser une formule de clôture comme : « votre dévoué » avant de signer la lettre.
- Assurez-vous que votre nom complet est inscrit sous votre signature.
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Gardez le format simple. Souvenez-vous qu’il s’agit d’une lettre formelle qui devrait être reflétée dans la mise en page ainsi que dans le langage que vous utilisez. Respectez un format simple avec des marges de 2,5 centimètres environ, une police indiquée et lisible en noir et blanc, comme Times New Roman ou Arial par exemple. Assurez-vous de l’imprimer sur un papier blanc propre et qui n’est pas froissé.
- Même si vous l’envoyez par courrier électronique, conservez le format en donnant à votre adresse électronique « un nom propre » et en traitant le destinataire de la même façon que dans une lettre.
- Si vous envoyez un courrier électronique formel, assurez-vous d’avoir une adresse électronique appropriée. Envoyez-le à partir d’un compte ayant une « adresse électronique simple » avec votre nom ou les initiales de votre nom, mais pas quelque chose comme corpssexxy99@yahoo.com.
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Relisez votre lettre. Il est absolument important que vous preniez le temps de relire et de corriger votre lettre avant de l’envoyer. Si vous envoyez un écrit contenant des fautes d’orthographe et de grammaire, des fautes de frappe ou d’autres fautes, vous donnerez immédiatement une mauvaise impression de vous-même et de votre professionnalisme. La lettre fait partie de la demande. Elle reflète votre état d'esprit, et constitue une démonstration de vos compétences en communication ^{[12]
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- Ne comptez pas uniquement sur la correction électronique.
- Lisez votre lettre de motivation à haute voix. Vos oreilles peuvent remarquer quelque chose que vos yeux n’ont pas réussi à voir.
- Laissez-la pendant un temps, puis revenez avec un nouveau regard.
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Conseils

Que votre lettre de motivation tienne sur une seule page. Les recruteurs apprécient une lettre courte et professionnelle.

Avertissements

À l’ère du numérique, beaucoup de gens envoient leurs CV et lettres de motivation par courrier électronique. Votre lettre doit toujours être formelle.
Restez professionnel dans la rédaction de votre lettre même si vous envisagez d’envoyer votre lettre par un service de messagerie électronique.