Comment organiser une manifestation

Vous pensez probablement que l'organisation d'une manifestation est une tâche accablante. Cela peut être cas si vous n'avez pas le sens de l'organisation ni de la planification. Mais rassurez-vous, car nous verrons ensemble comment faire, depuis la préparation, qui peut durer des mois, jusqu'au jour de la manifestation.

Partie 1

Partie 1 sur 4:
Se préparer des mois à l'avance

1
Définissez l'objet de la manifestation. Une phrase clé ou deux peuvent vous aider à définir clairement l'objet de votre manifestation et à la maintenir dans son cadre. Avez-vous l'intention de former les membres de votre communauté ? Cherchez-vous à convaincre des donateurs de financer certains de vos projets ? Voulez-vous honorer certaines personnes ou un groupe de personnes ? Efforcez-vous de réduire le plus possible le champ de votre action. Indépendamment de ce que vous allez faire, éduquer, persuader ou rendre hommage, etc., répondez à la question : pourquoi allez-vous organiser cette manifestation ?
- Prenez-le comme un énoncé de mission. Votre cadre de travail pour réussir. Lorsque vous saurez clairement ce que vous voulez faire, il vous sera plus simple d'agir !
2
Fixez-vous des objectifs. Que voulez-vous réaliser exactement ? Non pas quel sera le nombre de participants ou même si l'évènement aura bien lieu, que souhaitez-vous qu'il ressorte de cet évènement ? 5 personnes qui tournent le dos à une nouvelle composante de votre organisation ? Une collecte de 1 000 € ? Un changement de mentalité ? Un public enthousiaste ?
- Identifiez les trois premières choses que vous cherchez à accomplir à travers l'organisation de votre manifestation et concentrez-vous pour les concrétiser. Il se peut que vous ayez un objectif financier, un objectif social et un objectif personnel. Cela ne dépend que de vous !
3
Rassemblez des bénévoles. Vous aurez besoin d'une bonne équipe regroupant des compétences différentes. Vos bénévoles peuvent vous aider de différentes façons, par exemple préparer des programmes, des invitations et des affiches ou accueillir les participants et ranger les lieux après la manifestation. En d'autres termes, ils peuvent vous aider à faire le travail. Et si vous le pouvez, ayez des bénévoles sur lesquels vous pouvez compter !
- Assurez-vous que les responsables ainsi que les membres de vos équipes respectent votre calendrier de travail. La collaboration peut faciliter bien des choses. Lorsque vous leur demandez de donner un coup de main, dès le départ soyez clair concernant leurs attentes et leur degré d'implication.
- Si vous ne pouvez pas faire appel à des bénévoles, engagez une équipe ! Tout dépend de la nature de la manifestation que vous organisez. Les responsables du site d'accueil de votre manifestation peuvent mettre à votre disposition une équipe, sinon vous pouvez passer par l'intermédiaire d'une agence de travail temporaire.
4
Préparez un budget. Vous devez inclure dans votre budget toutes les dépenses possibles, les recettes, les dons et les dépenses imprévues. Si vous ne budgétisez pas, vous finirez par avoir un paquet de factures entre les mains, un portefeuille vide et aucune idée sur le dernier problème en date. Soyez réaliste dès le début pour éviter les surprises le jour de la manifestation.
- Cherchez des moyens pour diminuer vos couts. Pouvez-vous recruter des bénévoles qui travailleront gratuitement ? Pouvez-vous opter pour un site d'accueil meilleur marché, comme la maison de l'un de vos amis ? Souvenez-vous qu'une rencontre simple, mais réussie, est plus impressionnante qu'une manifestation qui se met sur son 31, mais qui tourne au fiasco.
5
Décidez du lieu et de la date. C'est la chose la plus importante à faire, lorsqu'il s'agit de votre manifestation. Quel est le lieu et quelle est la date qui feront dire à quelqu'un : « ouais, j'irai voir ça ! » Choisissez un moment où tout le monde est libre, un lieu facilement accessible et quelque chose à portée de vos moyens !
- Vérifiez le calendrier des évènements de votre localité et déterminez votre public. Si vous ciblez des personnes qui passent leur temps à la maison, votre meilleure option consiste à organiser votre réunion dans le quartier, pendant la journée, en offrant peut-être un service de garde d'enfants. Mais si vous visez des étudiants, le mieux est de tenir votre réunion le soir, en centre-ville. Si vous pouvez, allez là où votre public se trouve déjà.
- Bien sûr, dans certains cas vous serez obligé de réserver votre site. Contactez dès que possible le responsable du lieu que vous utiliserez. N'oubliez pas qu'il est probablement aussi occupé que vous !
6
Pensez à la logistique. Il vous faut de la logistique pour tout. Quelles seront les possibilités de stationnement ? Quels sont les moyens d'accès pour les personnes handicapées ? Que pouvez faire en fonction de la taille de votre lieu de rencontre ? De quel équipement aurez-vous besoin ? Quels sont les articles supplémentaires, comme les boissons, les badges, les brochures, dont vous aurez besoin et qui nécessiteront des dépenses additionnelles ? De combien de personnes avez-vous besoin pour que la manifestation se déroule sans incident ?
- Réfléchissez à toutes ces questions avec votre équipe et discutez de tous les aspects du problème. Pouvez-vous anticiper certains imprévus et ainsi les éviter ? Y a-t-il des invités particuliers dont il faut s'occuper ? Devez-vous faire des exceptions ?
7
Pensez à la commercialisation et à la publicité. Pendant que vous y êtes, préparez une affiche. Elle doit contenir la date, le lieu, l'heure, le nom de l'invité d'honneur, le titre et le thème ou le slogan de l'évènement. Étant donné que vous êtes encore dans la phase préliminaire, vous pouvez prendre votre temps pour régler ces détails. Cependant, il est intéressant de faire rapidement une fiche provisoire pour avoir une vue d'ensemble sur votre organisation !
- Pensez aussi à d'autres moyens pour diffuser l'information. Un emailing ? Un mailing ? Facebook, Twitter ou une demi-douzaine d'autres sites web évènementiels (plus d'info un peu plus loin) ? De quoi aurez-vous besoin avant la manifestation pour attirer les participants et quels seront vos besoins pendant la manifestation pour entretenir leur intérêt ?
8
Organisez-vous. Il est probablement que pour l'instant tout s'embrouille dans votre tête et que vous ne savez plus par quel bout commencer. Respirez un bon coup et ouvrez Excel. Préparez un calendrier provisoire de votre manifestation. Créez quelques feuilles de calcul pour organiser vos idées. Cela peut vous sembler inutile, mais dans deux mois vous vous féliciterez d'avoir fait ce travail.
- Pour chaque activité, préparez un calendrier avec des délais. Écrivez les noms de vos collaborateurs et précisez leurs tâches et les périodes d'exécution. Ainsi, vous pourrez vous organiser et répondre à leurs questions éventuelles.
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Partie 2

Partie 2 sur 4:
S'organiser deux semaines avant

1
Assurez-vous que tout va bien. Fixez la date et le lieu de votre évènement, choisissez votre invité d'honneur, vos collaborateurs, le thème et le slogan de votre évènement. Quels sont les points qui risquent de poser des problèmes ? Quelles sont les questions qui peuvent surgir à la dernière minute ? À ce stade, vous devez finaliser tous vos détails.
2
Réunissez-vous avec votre équipe. Faites approuver votre budget, le calendrier, etc., par les membres de votre équipe, ainsi que par les responsables. Le moment est venu pour examiner et résoudre toutes les questions. Est-ce que vos collaborateurs ont compris ce qu'ils doivent faire ? Se sentent-ils à l'aise avec l'ensemble de la procédure ?
- Encore une fois, réunissez-vous avec vos collaborateurs et avec vos bénévoles pour discuter de tous les problèmes possibles. C'est aussi le moment idéal pour mettre au point un plan d'action.
- Assurez-vous que votre équipe ne rencontre pas de problèmes internes. Restez en relation avec les chefs et les membres de chaque groupe, ainsi qu'avec vos bénévoles.
3
Déléguez des responsabilités à certains de vos collaborateurs et chargez le plus expérimenté d'entre eux de coordonner l'ensemble des activités. S'il s'agit d'une manifestation gigantesque, chargez plusieurs personnes de coordonner plusieurs activités, sous la supervision d'un seul responsable. N'oubliez pas que les membres d'un groupe doivent avoir confiance dans leur chef de groupe.
- Le jour de l'évènement, pensez à affecter une ou deux personnes pour rencontrer et accueillir les participants au fur et à mesure de leur arrivée sur les lieux. En principe c'est le comité de réception qui est chargé de remonter le moral à chacun et de donner le sentiment aux participants d'être entre de bonnes mains.
4
Assurez-vous de maintenir à jour les sites internet en relation avec la manifestation. Vous êtes probablement sur Facebook et Twitter, mais il existe plusieurs autres sites que vous pouvez utiliser pour mieux promouvoir votre manifestation. Eventbrite ^{[1]
X
Source de recherche}, Evite ^{[2]
X
Source de recherche} et Meetup ^{[3]
X
Source de recherche} sont 3 sites parmi les plus importants auxquels vous devez penser. Si vous ne les connaissez pas encore, allez sur internet tout de suite !
- Et bien sûr, n'oubliez pas votre propre site web, votre blog ou bien votre page Facebook, si vous en avez. Vous pouvez envoyer des rappels, publier des images et gérer vos demandes de réponse (RSVP). Plus vous êtes actif, mieux vous serez remarqué par tout le monde.
5
Demandez aux délégués de financer et de parrainer certaines activités. Vous aurez à faire face à plusieurs dépenses au cours des prochains jours et vous n'allez tout de même pas tout payer de votre poche ! Rassemblez au moins un peu d'argent pour couvrir les frais de départ, comme la location de la salle et des équipements et peut-être les traiteurs. Il est possible que vous ayez à payer d'avance pour certaines choses ou certains services.
- Assurez-vous de mettre en place une procédure administrative adéquate, pour la réception, la confirmation et la facturation des services dont vous aurez besoin. Vous devez garder une trace de tout ce que vous faites pour pouvoir vous y référer plus tard et donc vous avez intérêt à vous organiser dès le début, surtout si vos partenaires commerciaux font des bêtises.
6
Faites de la publicité pour votre manifestation. Préparez des brochures, diffusez des annonces publicitaires, informez les médias, faites du publipostage, donnez des coups de fil, envoyez des messages à des groupes et rendez visite à des participants ou à des parrains potentiels. Que faire d'autre pour inciter les gens à venir ? Prenez soin de diffuser une information complète qui laisse peu de place aux questions. Mais après tout, vous cherchez aussi à susciter la curiosité de votre public !
- Définissez votre audience cible. Si vous essayez de toucher des personnes âgées, vous n'allez pas perdre votre temps à leur envoyer des snapchats. Allez aux endroits fréquentés par vos participants et employez les outils qui leur sont familiers. Efforcez-vous d'être très accessible et comportez-vous normalement.
7
Rassemblez tout ce dont vous avez besoin pour votre évènement. Par exemple, des médailles, des jeux, des petits souvenirs, des prix ou des certificats. Il y a plein de machins et de bidules qui peuvent passer inaperçus pour un œil inexpérimenté, mais vous connaissez chaque recoin et chaque fente et tout ce qui peut aller dedans. Et n'oubliez pas les tables, les chaises, la sonorisation, les affiches, les nappes et toutes ces choses importantes !
- Cette question, à elle seule, mérite toute une séance de travail avec vos collaborateurs. N'arrêtez pas d'y penser jusqu'à repérer 5 oublis, comme les stylos, la trousse de premiers secours, les piles, de la glace et les rallonges. Vous devez vous assurer, à n'importe quel prix, que vous avez tout couvert.
8
Organisez-vous pour tout. Prenez vos dispositions pour faire des photos et des vidéos. Organisez les déplacements des invités. Prenez vos dispositions également pour la nourriture et l'équipe de nettoyage. La liste peut s'allonger de jour en jour, mais c'est normal, car vous êtes en train d'organiser votre manifestation !
- Occupez-vous de la nourriture et des rafraichissements. C'est également le moment de prévoir les installations spéciales, comme celles destinées aux personnes handicapées, etc. Vérifiez aussi si certains participants sont végétariens ou s'ils ont des besoins alimentaires particuliers.
- Prévoyez des chaises, des tables, le décor, les microphones, les hautparleurs, les ordinateurs, les projecteurs à cristaux liquides (ACL), les podiums, bref, tout le matériel nécessaire pour aménager convenablement le site de la manifestation.
9
Préparez la liste des personnes à contacter. Vous aurez besoin des numéros de téléphone, adresses et email de l'ensemble de vos collaborateurs. De même, préparez la liste des VIP et de vos fournisseurs. Ces listes vous seront utiles si quelqu'un s'absente ou est en retard.
- Supposez que vos traiteurs soient en retard ? Qu'allez-vous faire ? Vous prenez votre belle liste et vous leur passez un coup de fil. Ont-ils vraiment pensé que vous allez chercher ces 100 kg de porc effiloché ? Bon, peu importe. Vous donnez la liste à François et vous lui demandez d'aller avec son camion à l'adresse indiquée. Et le tour est joué ! Maintenant, vous savez ce qu'il vous reste à faire, soit ne plus faire appel à eux ou bien être plus précis en communiquant vos coordonnées !
10
Allez sur le lieu de la manifestation en compagnie de vos collaborateurs. Faites-y un tour et vérifiez soigneusement les aires de stationnement, les toilettes, les salles vertes, la disposition des entrées et des sorties. Repérez dans le voisinage des endroits où vous pourrez faire des photocopies ou téléphoner et faire des achats en cas d'urgence. En un mot, efforcez-vous de connaitre le terrain comme votre poche.
- Parlez aussi à votre personne de contact. Elle doit connaitre l'endroit mieux que quiconque. Existe-t-il un problème particulier que vous devez connaitre ? Y a-t-il des contraintes horaires ? Seriez-vous obligé(e) de garder les portes fermées à certaines heures ? Y aura-t-il, que Dieu vous en préserve, des exercices d'incendie de routine pendant la manifestation ?
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Partie 3

Partie 3 sur 4:
24 heures avant l'évènement

1
Gardez votre calme. Vous êtes presque arrivé au bout de vos peines. Il est extrêmement important de garder les idées claires et de ne pas perdre les pédales. Vous avez passé des mois à préparer ! Tout ira bien. Si vous gardez votre calme, votre équipe se comportera comme vous et la manifestation se déroulera dans de bonnes conditions. De plus, tout sera terminé très vite !
- Sérieusement, vous êtes presque arrivé au bout de vos peines. Vous avez tout prévu, vous avez pensé à tous les problèmes possibles. S'il arrive quelque chose, vous saurez surmonter la difficulté. Et Souvenez-vous que personne ne vous fera de reproche. Un invité bruyant, une nourriture médiocre, ne vous en faites pas trop, car les participants savent que vous ne pouvez pas tout contrôler. Donc, détendez-vous, tout se passera bien.
2
Procédez aux dernières vérifications avec votre équipe. Assurez-vous d'avoir indiqué à tout le monde l'heure de la manifestation et comment y aller. Vous ne voulez quand même pas que le jour de l'évènement tous vos collaborateurs vous demandent en même temps où se trouve cette sacrée porte de service.
- Même si vous ne recevez pas de questions, faites de votre mieux pour évaluer le comportement de vos collaborateurs. Sont-ils satisfaits par la description de leurs tâches ? S'entendent-ils entre eux ? Sinon, discutez avec eux et essayez d'aplanir la difficulté ensemble. Peut-être que quelqu'un serait plus à l'aise à faire autre chose ou à travailler avec quelqu'un d'autre.
3
Vérifiez toutes les invitations et les réponses que vous avez reçues. Faites la liste des invités et chargez quelqu'un pour compter les personnes présentes. Dans la plupart des cas, le nombre de personnes présentes sera différent de celui des personnes qui ont répondu. Vous pouvez avoir reçu 50 réponses affirmatives et vous retrouver avec 5 ou 500 personnes présentes. Ainsi, même en connaissant le nombre de réponses que vous avez reçues, tenez-vous prêt à faire face aux situations extrêmes !
- Pendant que vous y êtes, rappelez la manifestation à vos invités de marque. Vous serez surpris par le nombre de personnes qui vous diront : « oh oui, c’est vrai ! C'est demain n'est-ce pas ? » Vous pouvez éviter les oublis en donnant un simple coup de fil ou en envoyant un SMS.
4
Allez sur le lieu de la manifestation et vérifiez que tout est prêt. Est-ce que la salle est propre et disponible ? Est-ce que l'équipement électronique est installé ? A-t-on fait les essais de bon fonctionnement ? Pouvez-vous installer un équipement à l'avance, si nécessaire ? Est-ce que le personnel est prêt ?
- Vérifiez si le nombre de personnes présentes pour encadrer la manifestation est suffisant. Bien sûr, c'est toujours mieux d'avoir du monde en plus. Vous pourriez avoir besoin de quelqu'un qui puisse faire une course urgente, accueillir un invité d'honneur ou bien pour régler un imprévu ; ou pour chercher du café, tout simplement.
5
Préparez les trousses des participants. Chaque trousse peut comprendre une bouteille d'eau, une collation légère, un carnet, un stylo, une brochure, ainsi que les informations nécessaires. Vous pouvez également inclure de petits souvenirs. C'est vraiment le détail qui poussera les participants à penser que l'évènement a été bien conçu et bien organisé. Et ils penseront vraiment que vous prenez soin d'eux !
- Ceci peut être réservé aux invités ou à vos collaborateurs ou aux deux ! Qui n'aime pas recevoir une barre de granola et un stylo ?
6
Faites un script. C'est une liste qui contient toutes les informations nécessaires classées en fonction de l'horaire et de la salle. Préparez un programme minuté pour les activités importantes. La structure de la fiche dépend de vous. Efforcez-vous de ne pas la charger de façon à en faciliter la lecture.
- Si vous êtes vraiment pointilleux et très appliqué(e), vous pouvez établir plusieurs scripts. Les orateurs peuvent vous demander une liste des autres intervenants avec leur lieu et horaire de passage. Votre équipe voudra la liste des équipements, horaires et règles des opérations de nettoyage. Si vous avez le temps de les préparer, ces listes peuvent vous être utiles.
7
Préparez une liste de vérification des actions à entreprendre lors de la manifestation. Ce serait une catastrophe si vous êtes là, tout est là, chacun est là et que soudain vous réalisez que vous avez oublié chez vous les 1 200 gobelets pour la pause-café. Vous auriez tout gâché. Donc, faites une liste de vérification et prenez avec vous tout ce dont vous aurez besoin !
- Si les choses ont tendance à s'accumuler, affectez une tâche précise à chaque membre de votre équipe. Ainsi, le jour de la manifestation, vous ne perdrez pas votre temps à courir à droite et à gauche, en piquant des crises. Deux mains de plus allègent le fardeau… comme dit le proverbe.
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Partie 4

Partie 4 sur 4:
Gérer le déroulement de la manifestation

1
Soyez de bonne heure sur les lieux de la manifestation avec vos collaborateurs et vos bénévoles. Vérifiez que tout le monde est présent et assurez-vous du bon fonctionnement du matériel électronique. Y a-t-il des questions de dernière minute ? S'il vous reste du temps, distribuez une boisson, dites-leur quelques mots d'encouragement, ensuite accordez-leur une petite pause ! Vous l'avez mérité. Vous êtes prêt.
- Assurez-vous que les organisateurs portent un badge distinctif ou tout autre insigne remarquable, pour permettre aux participants de les repérer facilement en cas de besoin. Parfois, porter des treillis n'est pas suffisant.
2
Installez tout. À l'intérieur comme à l'extérieur. Devez-vous accrocher des ballons à la boite aux lettres ou un tableau d'affichage au coin ? Et que pensez-vous des portes et du hall d'entrée principal ? Si les participants doivent emprunter un chemin compliqué, placez autant de signes que vous pouvez pour mieux les guider.
- N'oubliez pas les banderoles de bienvenue et les banderoles informatives qui sont très utiles. Pensez à faciliter aux participants le repérage du lieu de la manifestation. Cela va de soi !
- Installez un comptoir de réception et d'enregistrement. Dès leur arrivée sur les lieux, les participants doivent remarquer ce dont ils ont besoin pour se guider. Autrement, ils risquent de tourner en rond et de se sentir mal à l'aise. Vous Souvenez-vous du comité de réception dont nous avons parlé précédemment ? Placez quelqu'un à l'entrée pour accueillir les participants et répondre à leurs questions.
- Diffusez un peu de musique ! Elle peut dissiper toute gêne qui autrement aurait alourdi l'ambiance.
3
Assurez-vous que les personnes importantes sont au courant du déroulement des évènements. Si un orateur prend du retard, recalez votre emploi du temps et informez les personnes intéressées. Si le repas dure plus longtemps que prévu, vous devez les alerter du changement de programme. Il est rare que les choses aillent selon l'horaire fixé, par conséquent assurez-vous d'informer les gens au fur et à mesure des changements qui arrivent.
4
Prenez des photos ! Vous souhaitez probablement garder des souvenirs de votre manifestation. Et voir quelqu'un se promener avec un appareil photo peut exciter les participants. N'oubliez pas la banderole du parrain, la vôtre, l'entrée, la réception, etc. Peut-être que vous pourrez les utiliser l'année prochaine !
- Si possible, demandez à l'un de vos amis ou à un photographe professionnel de prendre soin de tous ces détails. Là, vous avez suffisamment de quoi faire ! Mais vous devez prendre soin de vos invités, donc chargez quelqu'un de s'occuper des photos, etc.
5
Offrez un souvenir. Vos participants ont probablement appris quelque chose en assistant à votre manifestation et vous voulez qu'ils partent en pensant à quelque chose ou en se posant des questions ou bien avec l'idée de passer à l'action. Distribuez donc un dépliant ou quelque chose qu'ils peuvent emporter avec eux de façon à leur donner des idées pour agir après l'évènement.
- Pensez à créer un forum pour les retours d'expériences. Offrez aux participants la possibilité de faire le suivi, de dire ce qu'ils pensent, de proposer des améliorations et de vous faire part de leurs souhaits quant à la prochaine manifestation. Et bien sûr, comment ils peuvent s'impliquer !
6
Nettoyez le lieu de la réception ! Relevez le compteur électrique, décrochez les bannières, enlevez les tables, etc. Remettez les lieux dans leur situation initiale, comme ils étaient avant la manifestation. Ceci est particulièrement important, si vous avez loué la salle et que vous souhaitez y revenir. Les propriétaires peuvent vous facturer des frais, que vous auriez pu éviter autrement. Répartissez les tâches de façon à faciliter l'opération au maximum.
- Vérifiez que rien de précieux n'a été oublié sur les lieux et si c'est le cas, instaurez un service des objets perdus
- Portez à la connaissance du responsable des lieux, les dommages qui ont pu arriver au cours de la manifestation. Il vaut mieux être honnête et direct.
- Occupez-vous des ordures et agissez selon vos moyens. Le service de nettoyage prendra en charge cette question.
7
Occupez-vous de toutes les tâches qui découlent de la tenue de votre évènement. En fait, cela dépend de la nature de l'évènement en question. Il se peut que vous n'ayez pas grand-chose à faire, mais vous pouvez aussi vous retrouver avec une longue liste de personnes à remercier et une recette à gérer. Voici quelques idées pour commencer.
- Remerciez tous les membres de votre équipe, les bénévoles et les parrains. Vous n'auriez pas pu réaliser votre évènement sans eux !
- Mettez à jour et finalisez vos comptes. Cette tâche doit être accomplie le plus rapidement possible. Il vaut mieux avoir un minimum de détails à régler.
- Organisez une réception de remerciement pour tous ceux qui vous ont aidé, vos collaborateurs doivent se sentir appréciés et vos donateurs avoir le sentiment d'avoir participé à une bonne cause.
- Distribuez aux personnes concernées des souvenirs ou des brochures.
- Distribuez aux parrains et aux personnes concernées leurs parts de la recette.
- Publiez les photos de la manifestation sur votre site web.
8
Organisez une réunion d'évaluation après la manifestation pour améliorer votre organisation à l'avenir. Maintenant que vous avez tout accompli, y a-t-il des choses que vous auriez pu réaliser différemment ? Quels sont les points qui ont bien marché et ceux qui n'ont pas fonctionné ? Accepteriez-vous d'organiser à nouveau un tel évènement ? Qu'avez-vous appris ?
- Si vous recevez un retour d'information, tenez-en compte. Si vos invités n'en font pas, demandez à vos collaborateurs de le faire ! Que pensent-ils de l'évènement ? Au moins, l'ont-ils apprécié eux-mêmes ? Bien sûr puisqu'ils ont eu une barre de granola et un stylo, n'est-ce pas ?
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Conseils

Le jour de la manifestation, chargez quelqu'un de s'occuper :
- de la coordination générale
- de la chambre verte
- de la nourriture
- des activités sur scène
- du maitre des cérémonies
- des ordinateurs et projecteurs à cristaux liquides
- de la photographie
- de la réception
- de la gestion du public et des relations publiques avec les participants
- des aires de stationnement
- de la sécurité
- de la distribution des cadeaux et des certificats aux personnes concernées et aux participants
Avant la tenue de l'évènement, chargez quelqu'un de prendre soin des points suivants :
- les parrains
- les participants locaux
- l'invité d'honneur et les orateurs
- l'élaboration, l'impression, les recueils d'articles et l'évaluation
- les prix, les souvenirs, les cadeaux, les bannières, les certificats
- le transport, les traiteurs, le lieu de la manifestation, la décoration, la toile de fond, le stationnement
- les médias, les relations publiques, le markéting
Pensez aux points suivants en choisissant et en négociant la location d'un espace pour votre manifestation :
- la capacité d'accueil, en nombre de délégués, sans tenir compte des délégués indécis
- les dispositions pour servir des repas, si vous prévoyez d'en offrir
- l'horaire, qui inclut le début et la fin de la manifestation
- les dispositions relatives à l'éclairage, en particulier en cas d'un évènement nocturne
- la climatisation
- la fourniture des équipements nécessaires, comme les micros, les hautparleurs, etc.
- la fourniture de meubles et d'accessoires, comme les tables, les chaises, les nappes, etc.
- la possibilité de diffuser de la musique pour les évènements informels
- le générateur de secours, en cas de panne
- l'accès, même si la manifestation se déroule au centre-ville, où les participants peuvent venir directement sans problème
- les salles réservées à un usage particulier, aux organisateurs ou bien aux orateurs, etc.
- le cout total
Lorsque quelqu'un vous offre son aide ou de l'argent, répondez immédiatement et remerciez sincèrement.
Souriez fréquemment. Soyez courtois avec tout le monde, votre équipe, et aussi avec les autres.
Pour décider de la date :
- vérifiez la disponibilité de l'invité d'honneur et des autres personnalités pour la date de l'évènement
- déterminez ce qui marche le mieux pour votre public
Les différentes tâches d'organisation sont similaires à des fonctions. Le budget et la comptabilité correspondent aux finances, l'information des délégués et la promotion de leur participation ressemblent à un travail de markéting, la gestion des équipes s'apparente à la gestion des ressources humaines, le transport correspond à la logistique, la manifestation elle-même est analogue à l'exploitation et avoir de bonnes relations avec les médias correspond aux relations publiques.
Identifiez les points qui doivent faire l'objet d'une sous-traitance, et ceux qui seront exécutés par les membres de votre équipe. La sous-traitance dépend, en particulier de votre budget, du facteur temps, de la qualité et de l'importance du travail à sous-traiter, etc.
Liste des documents à préparer :
- le budget
- la programmation et le temps alloué à chaque activité
- les invitations
- la liste des personnes à inviter
- le plan d'action
- les horaires
- les déclarations pour la conférence de presse
- les discours
- la liste des participants
- le tableau comparatif des notes et des C.V. des orateurs
- l'emploi du temps
- le déroulement du programme minute par minute
- la liste de contact des organisateurs et les numéros de leurs téléphones cellulaires
- la liste de vérification des choses à emmener
- la liste de vérification des travaux à faire
- le communiqué de presse, pour les médias
Soyez ponctuel dans tout ce que vous faites. Si vous êtes en retard, informez immédiatement la personne de laquelle vous dépendez.
Prenez l'initiative, essayez de trouver de quoi vous occuper et faites les travaux en attente.
En cas de difficulté, n'accusez pas les autres. Vous ne devez pas non plus endosser toute la responsabilité ou envenimer les choses, mais efforcez-vous plutôt de détendre l'atmosphère.
Ne critiquez personne à moins d'avoir une proposition constructive.
Ne chargez jamais quelqu'un d'autre de faire votre travail.
Si vous empruntez un objet, rendez-le à son propriétaire en temps voulu.
Ne répétez pas vos erreurs.
La planification est nécessaire. La planification des tâches importantes se fait lors des réunions de travail. Tâchez de vous y conformer.
Cependant, la planification en petit comité de méthodologie et de comment y arriver, etc., revêt aussi de l'importance.
Il est important de mettre en œuvre une idée correctement, par conséquent prenez vos dispositions pour tout réussir du début jusqu'à la fin.
Travaillez lentement et graduellement. Évitez de communiquer avec précipitation, car vous perdrez votre temps.
Soyez courtois et poli avec tout le monde, mais ne mendiez pas.
Prenez la responsabilité de vos actions.
Faites votre rapport spontanément à la personne qui vous a chargé de faire un travail, indépendamment du résultat que vous avez obtenu. Mais faites-le en temps voulu.
Notez tous les détails importants.
Ayez l'air réjoui, en particulier lorsque vous êtes avec les participants.
Ne quittez pas le poste qui vous a été assigné.

Avertissements

Tenez-vous prêt à faire face à n'importe quelle situation imprévue. Parfois, les évènements peuvent dégénérer. Si vous êtes membre d'un groupe, ne vous mettez pas en colère lorsque quelqu'un crie après vous, car la personne peut avoir perdu son sang froid. Si vous êtes chargé de la coordination, évitez de vous énerver ou de paniquer. Faites les choses calmement. Essayez d'anticiper les problèmes et les actions que vous pouvez entreprendre pour y faire face.
Ne perdez pas votre sang-froid et évitez de vous énerver. Un esprit pondéré prend les bonnes décisions au bon moment.