Comment convertir un fichier Word en fichier Excel

Comprenez comment le document sera converti. Lorsque vous importez un document sur Excel, certains caractères sont utilisés pour déterminer quelles données vont dans quelles cellules sur la feuille de calcul Excel. En réalisant quelques étapes de formatage afin de faire l'importation, vous pourrez contrôler l'apparence finale de la feuille de calcul et minimiser la quantité de formatage manuel que vous devez réaliser. C'est particulièrement utile si vous importez une grosse liste d'un document Word sur Excel.

• Cette méthode fonctionne mieux si vous avez une liste avec des entrées multiples, chacune étant formatée de la même façon (liste d'adresses, de numéros de téléphone, d'adresses électroniques, etc.).

Analysez le document. L'objectif est de détecter d'éventuelles erreurs de formatage. Avant de commencer le processus de conversion, vous devez vous assurer que chaque entrée est formatée de la même façon. Cela implique de corriger toute erreur de ponctuation ou de réorganiser les entrées qui ne correspondent pas au reste. Ainsi, vous assurerez un bon transfert des données.

Affichez les caractères de formatage dans votre document Word. En affichant les caractères de formatage habituellement masqués, vous déterminerez plus facilement la meilleure façon de séparer vos entrées. Vous pouvez les afficher en cliquant sur le bouton Afficher/Masquer les marques de paragraphes dans l'onglet d'accueil ou en pressant Ctrl+⇧ Shift+*.

• La plupart des listes comportent une marque de paragraphe à la fin de chaque ligne ou une à la fin de la ligne et une dans la ligne vierge entre les entrées. Vous utiliserez les marques afin d'insérer les caractères utilisés par Excel pour différencier les cellules.

Supprimez les espaces inutiles. Replacez les marques des paragraphes entre chaque entrée afin de vous débarrasser de tout espace supplémentaire. Excel utilisera par la suite les espaces entre les entrées pour déterminer les rangées, mais pour le moment, vous devez vous en débarrasser afin de favoriser le formatage. Ne vous inquiétez pas, vous les ferez bientôt réapparaitre. Cela fonctionnera mieux si vous avez une marque de paragraphe à la fin d'une entrée et une dans l'espace entre les entrées (deux dans une rangée).

• Pressez Ctrl+H afin d'ouvrir la fenêtre « Rechercher et remplacer ».
• Tapez ^p^p dans le champ « Rechercher ». Il s'agit du code correspondant à deux marques de paragraphes dans une rangée. Si chaque entrée est composée d'une ligne unique et qu'il n'y a pas de ligne vierge entre chacune, utilisez un seul ^p.
• Entrez un caractère de délimitation dans le champ « Remplacer ». Faites en sorte qu'il ne s'agisse pas d'un caractère qui apparait déjà dans le document, comme ~.
• Cliquez sur Remplacer tout. Vous remarquerez que les entrées peuvent se combiner, mais que cela ne constitue pas un problème du moment que le caractère de délimitation est bien placé (entre chaque entrée).

Séparez chaque entrée dans des champs différents. Maintenant que vos entrées sont séparées de façon à apparaitre dans des rangées subséquentes, vous devez définir quelles données vont apparaitre dans chaque champ. Si par exemple chaque entrée est un nom sur la première ligne, une adresse postale sur la deuxième ligne et un pays et un code postal sur la troisième ligne, vous pouvez :

• presser Ctrl+H pour ouvrir la fenêtre « Rechercher et remplacer »,
• supprimer l'un des repères ^p dans le champ « Rechercher »,
• modifier le caractère dans le champ « Remplacer » pour mettre une virgule , à la place,
• cliquer sur Remplacer tout. Tous les symboles de paragraphes seront remplacés par un séparateur virgule, qui séparera chaque ligne en champs.

Remplacez le caractère de délimitation. Vous terminerez ainsi le processus de formatage. Une fois que vous avez terminé les étapes « Rechercher et remplacer » décrites ci-dessus, votre liste ne ressemble plus à une liste. Tout est sur la même ligne, avec des virgules entre chaque donnée. Cette dernière étape de « Rechercher et remplacer » retransformera vos données en liste, en conservant les virgules qui permettent de définir les champs :

• pressez Ctrl+H afin d'ouvrir la fenêtre « Rechercher et remplacer »,
• entrez ~ (ou n'importe quel caractère que vous avez choisi au début) dans le champ « Rechercher »,
• entrez ^p dans le champ « Remplacer »,
• cliquez sur Remplacer tout. Cela permettra de séparer à nouveau vos entrées en groupes individuels séparés par des virgules.

Sauvegardez le fichier comme un fichier texte brut. Maintenant que votre formatage est terminé, vous pouvez sauvegarder votre document en tant que fichier texte. Cela permettra à Excel de lire et de distinguer vos données pour les placer dans les champs appropriés.

• Cliquez sur l'onglet Fichier et sélectionnez Enregistrer sous.
• Cliquez sur le menu déroulant Enregistrer en tant que et sélectionnez Texte brut.
• Nommez le fichier et cliquez sur Enregistrer.
• Si la fenêtre de conversion du fichier apparait, cliquez simplement sur OK.

Ouvrez le fichier dans Excel. Maintenant que le fichier est sauvegardé en texte brut, vous pouvez l'ouvrir dans Excel ^[1] .

• Cliquez sur l'onglet Fichier et sélectionnez Ouvrir.
• Cliquez sur le menu déroulant Tous types de fichiers Excel et sélectionnez Fichiers texte.
• Cliquez sur Suivant > dans la fenêtre de l'assistant d'importation de texte.
• Sélectionnez Virgule dans la liste de délimitation. Vous pouvez voir comment les entrées sont séparées dans la prévisualisation qui se trouve en bas. Cliquez sur Suivant >.
• Sélectionnez le format de données pour chaque colonne et cliquez sur Terminer.